Разработка автоматизированной системы для документооборота. Реферат вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота,
 Скачать 3.12 Mb.
|
|
3.6Пользовательский интерфейс системы электронного документооборота Работа в системе начинается со страницы авторизации (Рисунок 3.2), на которой необходимо ввести логин и пароль. Рисунок 3.2 – Авторизация После авторизации пользователь переходит на главную страницу (Рисунок 3.3), с возможностью просмотра и выбора документов, перехода к другим страницам, выхода из системы. 69 Рисунок 3.3 – Dashboard Основная работа в системе с документами производится на странице «Документы»(Рисунок 3.4), с возможностью фильтрации, поиска, распределения по группам, скачивании, создании. Рисунок 3.4 - Список документов 70 Пользователь может просмотреть документ, скачать его, отправить в архив, удалить, редактировать (изменить), распечатать, отправить контрагенту, подписать ЭЦП, создать другой документ (счёт, счёт-фактуру, накладную) на основе данного, экспортировать документ (в Word, в Excel, в PDF), выбрать связанный документ (Рисунок 3.5). Ссылка «Удалить» отображается только для автора файла, возможность редактирования доступа также имеет только автор. Рисунок 3.5 - Документ На странице «Контрагенты» (Рисунок 3.6) пользователь видит список контрагентов, имеет возможность отфильтровать клиентов и поставщиков, скачать и добавить документы, связанные с контрагентами, осуществить поиск по контрагентам и создать нового контрагента. Также пользователь видит последнее действие, произведенное над документом контрагента. 71 Рисунок 3.6 - Список контрагентов Пользователь может просматривать данные о контрагенте (Рисунок 3.7), реквизиты поставщика, операции и связанные документы контрагента, изменять статус документа, изменить данные о контрагенте. Нельзя удалить контрагента, с которым уже связаны документы. Рисунок 3.7 – Контрагент 72 4 Система управления контентом (CMS-система) Система управления контентом (Content Management System – CMS) – это автоматизированный редакторский комплекс, позволяющий управлять содержанием и структурой Интернет-ресурса в режиме on-line. На практике это означает, что любой, даже незнакомый с информационными технологиями пользователь, может совершенно самостоятельно управлять содержанием своего сайта, не прибегая при этом к услугам технического персонала. Системы управления контентом могут быть интересны с той точки зрения, что: Не требуют профессиональной технической подготовки при использовании. Могут быть успешно интегрированы во внутрикорпоративную информационную систему и служить для организации документооборота. Экономически целесообразны при организации внутрикорпоративных систем и информационных порталов. Сайт (от англ., site, участок) – это именно участок сервера, то есть раздел, полностью посвященный какой-либо одной теме. Разумеется, практически все сайты включают в себя множество подразделов, каждый из которых может дробиться на еще более мелкие составляющие. Но в любом случае все части сайта объединяет некая общая идея, смысловая направленность, общий стиль исполнения. Сточки зрения все сайты можно условно разделить на два основных вида: статические и динамические. В 90-е годы наиболее распространенной системой управления контента была следующая: в качестве программного обеспечения использовался web-сервер, предоставляемый в составе услуги хостинга, редактор HTML-документов (от Notepad до Macromedia DreamWeaver) и FTP-клиент (например, CuteFTP, gFTP, FAR или TotalCommander). Страницы создаются с помощью редактора и размещаются на сервере с помощью FTP-клиента. Структура сайта обеспечивается ссылками с одних страниц на другие и, возможно, присутствием меню на некоторых страницах. Сейчас такую систему называют статической. Название связано с тем, что содержимое (контент) страниц находится в статических (постоянно расположенных на диске) файлах, в противоположность динамически создаваемым страницам (генерируемым на лету с помощью программы, находящейся на сервере). 4.1 Классификация систем управления контентом До сих пор не разработано достаточно чёткой классификации систем управления контентом. Это происходит потому, что рынок контент – систем достаточно молод, и разработчики такого рода программных продуктов в значительной степени разобщены. Сложность классификации контент -систем состоит еще и в том, что при этом необходимо учитывать десятки 73 параметров, отличающих одну CMS от другой. Поэтому всякую классификацию можно назвать в достаточной мере условной. Для обобщенной классификации используются следующие критерии: пользовательский сервис – наличие тех или иных функций и модулей, понятность и доступность пользователю; технологичность – использование технологий, позволяющих повысить пропускную способность и надежность системы; совместимость (аппаратная и программная) – возможность функционирования системы на различных платформах, совместимость с СУБД, возможность подключения дополнительных модулей; масштабируемость – возможность развития и наращивания системы. 1) Простая CMS система Пользовательский сервис. Контент-система собирается из программных модулей, набор которых определяется в индивидуальном порядке для каждого отдельного проекта. Модули единожды настраиваются разработчиком, чем жестко закрепляется структура проекта. Для дальнейшего изменения структуры сайта и его параметров требуется участие технического персонала. От пользователя системы требуется знание идеологии HTML. Технологичность. Динамическое формирование страниц (каждый раз при запросе пользователя), ограниченная пропускная способность (в зависимости от аппаратного обеспечения) – до 3 000-5 000 посетителей в сутки. Система инсталлируется разработчиком.. Совместимость (аппаратная и программная). Система совместима с определенными платформами и типами СУБД. Попытка внедрения дополнительных модулей, в зависимости от используемых технологий, может привести к полной переработке проекта.. Масштабируемость. Достигается путём перевода сайта на новую, более приспособленную к текущим задачам, версию системы управления контентом. 2) Шаблонная CMS система. Пользовательский сервис. Единый модуль или набор модулей с жестко закрепленной структурой сайта. Система содержит набор сервисных функций, позволяющих выполнить стандартные действия с сайтом: сформировать новостную ленту, создать / удалить новый раздел, выбрать шаблон для работы с информацией (текст, фотоальбом, форум и т.п.), загрузить файл и расставить по тексту картинку, установить атрибуты текста и т.д. Технологичность. Динамическое формирование страниц или с использованием кэширования данных. В зависимости от методов формирования страниц – от 5 000 до 50 000 посетителей в сутки. Инсталлируется разработчиком.. 74 Совместимость (аппаратная и программная). Система совместима с определенными платформами и типами СУБД. Попытка внедрения дополнительных модулей, так же, как и в предыдущем случае, ограничена. Масштабируемость.Достигается путём перевода сайта на новую, более сложную, версию системы управления контентом. 3) Профессиональная CMS система Пользовательский сервис. Интуитивно понятный интерфейс, визуализация и расширенные возможности редактирования. Возможность изменения структуры проекта – создание самых разнообразных сайтов. Технологичность. Возможность подключения дополнительных модулей как от разработчика, так и прикладного ПО. Кэширование формируемых динамических страниц. Пропускная способность не ограничена (зависит от аппаратного обеспечения). Совместимость (аппаратная и программная).Совместимость с различными программно- аппаратными платформами (наличие Application Programming Interface – API). Масштабируемость. Возможность безболезненного подключения дополнительных модулей без нарушения структуры и идеологии управления web-ресурсом. 4) Универсальная CMS система Пользовательский сервис. Продвинутые средства управления контентом, настройка функциональности системы, возможность переопределения атрибутов объектов сайта. Система предоставляет средства для разработки новых сервисов и возможностей. Технические особенности. Расширенные возможности АPI, наличие готовых прикладных решений, в т.ч. с участием программных продуктов третьих фирм. Система полностью приспособлена к внутрикорпоративному использованию в связке с ERP-пакетами. Наличие сертифицированной системы обеспечения безопасности – разграничение прав доступа к контент- системе на внутрикорпоративном уровне. Кэширование формируемых динамических страниц. Пропускная способность – не ограничена. Совместимость (аппаратная и программная).Совместимость с различными программно- аппаратными платформами (наличие API). Масштабируемость. Возможность подключения дополнительных модулей, расширяющих функциональность ресурса, в том числе готовых модулей интеграции с внутрикорпоративными системами. Возможность расширения за счёт кластеризации. 75 4.2 Функциональные и технологические возможности контент-систем Список потенциальных возможностей, которые может предоставить современная система управления контентом весьма объемен, поэтому имеет смысл остановиться на наиболее важных из них. 1) Готовность к распространению Далеко не любая CMS система являет собой готовый программный продукт. Это может быть всего лишь набор разнородных модулей или же вариант, созданный по индивидуальному заказу. Таким образом, по степени готовности контент-системы делятся на следующие разновидности: коробочный продукт – готовое ПО, позволяющее установить систему автоматически и самостоятельно ее настроить; разработчик сам устанавливает и настраивает контент-систему на сервере заказчика; контент-система проектируется и разрабатывается под каждый отдельный проект и устанавливается разработчиком. 2) Изменение дизайна и структуры CMS Большинство систем управления сайтом позволяют изменять внешний вид ресурса без изменения информационного наполнения. Однако дизайнерские шаблоны могут получаться однообразными из-за привязки к структуре созданного с помощью контент-системы ресурса. По возможности изменения структуры системы делятся на те, которые позволяют: удалять и добавлять разделы и статьи, не перемещая их и не меняя при этом степень их вложенности; удалять и добавлять разделы и статьи, перемещать, менять уровень вложенности. При этом шаблон графического представления информации может быть единообразным; удалять, добавлять разделы и статьи, перемещать их, изменяя при этом графическое представление информации на ресурсе. Такие системы дают возможность строить веб-сайты самого разнообразного вида. 3) Безопасность данных в CMS Под понятием безопасность обычно понимают разграничение прав доступа к системе и защищенность системы от взлома. По этому параметру контент-системы можно условно поделить на те, которые дают возможность: единоличной работы с CMS. Системой управляет один администратор, имеющий персональный логин и пароль для входа. Такой подход характерен для простых и некоторых шаблонных контент-систем; 76 многопользовательский режим работы. Системой может управлять несколько пользователей, одновременно за сеанс или отдельно. Привилегии каждого задаются администратором. В свою очередь режим доступа пользователей может иметь несколько видов: группы пользователей, имеющие те или иные права на доступ к статьям и разделам. Например, редактор новостей, модератор конференций и т.д.; разграничение прав по доступу к тем или иным разделам персонально для каждого из пользователей; расширенный многопользовательский режим, дающий возможность управления контент-системой не только заданными внутри системы пользователями, но и на корпоративном уровне, и имеющий дополнительную систему безопасности для этих целей важен для CMS, которые предполагается внедрять в ERP-системы. Кроме того, в контент-системе может быть встроена система внутреннего аудита, позволяющая вести журнал операций пользователей с системой и сбоев. 4) Организация документооборота при публикации Эта характеристика особенно важна при организации онлайновых СМИ. Функции документооборота позволяют реализовать этапы согласования элементов контента перед окончательной публикацией на сайте. Информация, помещенная в базу данных оператором, не видна посетителю ресурса до тех пор, пока не будет «утверждена» неким лицом или группой лиц, ответственными за размещение контента на сайте (в разделе сайта). 5) Параметр «Количество посетителей в сутки» На самом деле этот показатель даёт пользователю информацию не столько о том, сколько посетителей может «пропустить» сайт, а определяет отказоустойчивость системы. Всё дело в том, что очень немного сайтов, количество посетителей которых переваливает за несколько тысяч, а многие системы управления контентом способны выдержать нагрузку в несколько десятков тысяч посетителей в день. Однако посещаемость ресурса может распределяться крайне неравномерно во времени. В один момент на сайте может находиться одновременно 50 пользователей, а в другой момент – ни одного. Пропускная способность системы даёт возможность оценить количество одновременных соединений, и этот параметр становится определяющим при организации крупных информационных проектов. Пропускная способность ресурса зависит от трех параметров: принципа формирования страниц при запросе пользователя: динамический, статический, с использованием интеллектуального кэширования. Наибольшую 77 пропускную способность ресурса обеспечивает интеллектуальное кэширование страниц сайта, наименьшую – динамическое формирование страниц; использования тех или иных СУБД для хранения данных; аппаратного обеспечения, непосредственно не относящегося к устройству самой контент-системы. 6) Наличие визуального редактора Визуальный редактор позволяет редактировать и оформлять информацию на сайте с помощью интуитивно понятных средств, не прибегая к средствам HTML (хотя и без наличия визуализатора возможно исключение HTML, но тогда функции системы могут быть ограничены). Как правило, для обозначения функций визуализатора используются графические элементы, которые повсеместно приняты при работе с офисным ПО. 7) Возможность импорта данных из офисных приложений Это очень важная функция, позволяющая импортировать информацию из офисных приложений типа MS Office с переводом в необходимый формат. При этом текст специальным образом конвертируется, сохраняя разметку текста или таблицы. 8) Требования поисковой оптимизации Современные поисковые системы предъявляют повышенные требования к формату страниц сайта. Поисковые системы гораздо более чувствительны к отклонениям от стандарта HTML, чем современные браузеры. Если страница содержит непонятные элементы, браузер все равно пытается ее отобразить, тогда так поисковая система может просто проигнорировать. Для того чтобы увидеть какие страницы создает система управления контентом, следует взглянуть на готовые сайты, сделанные на базе данной системы (например, собственный сайт системы). Проверить совместимость страницы со стандартом HTML можно с помощью HTML-валидатора. Предпочтение нужно отдавать системам, создающим наиболее совместимый со стандартом код наименьшего объема. Адреса основных страниц должны по возможности быть простыми и не содержать в себе знаков вопроса с числовыми атрибутами. Кроме того, система должна предоставлять возможность редактировать заголовок каждой HTML-страницы и META-теги, а также задавать альтернативный текст для размещаемых рисунков. 9) Расширяемость и масштабируемость Система должна обладать достаточной гибкостью, чтобы выдерживать требуемые изменения. Расширяемость систем управления контентом обычно обеспечивается модульной структурой, то есть возможностью подключения к системе модулей, изменяющих поведение системы и расширяющих ее функциональность. Требуется оценить два фактора: насколько значительно функциональность может расширена или изменена с помощью модулей и насколько 78 прост процесс написания модулей. На второй фактор значительное влияние оказывает наличие подробной документации по разработке модулей. 10) Система обновлений Огромным плюсом является возможность обновления системы. Некоторые системы поддерживают механизм быстрого обновления с любой версии на любую более новую. Другие системы требуют производить обновление вручную или вообще не предоставляют инструкций по обновлению. На этапе выбора, необходимость обновлений не кажется очевидной, однако после того, как в системе будут обнаружены ошибки или добавлена новая необходимая функциональность, экономия времени и ресурсов при автоматическом обновлении станет ощутимой. 11) Система резервного копирования Резервное копирование для работающего сайта обязательно. При потере данных, расходы на их восстановление могут оказаться большими, и не следует доверять сохранность данных хостинг -провайдеру. Опыт показывает, что бывают случаи, когда хостинг -провайдеры халатно относятся к своей обязанности резервного копирования. Многие системы управления контентом предоставляют возможность резервного копирования всех данных сайта, однако если система не предоставляет данной возможности, ее несложно реализовать в дополнение к системе. 12) Структура и навигация Навигация на сайте должна максимально соответствовать структуре. Пользователь должен иметь возможность легко найти необходимую ему страницу, причем не единственным способом, а несколькими. В качестве основного элемента навигации обычно используется меню. На корпоративных сайтах оно имеет несколько уровней вложенности. В качестве дополнительных средств навигации обычно используются карта сайта и средства поиска по сайту. Кроме того, чтобы дать пользователю понять, где он находится, часто используются так называемые «хлебные крошки», указывающие положение страницы в иерархии сайта (например: Главная > Продукты > Программные продукты > Sun Java System). 13) Системные требования Системные требования определяются языком программирования и сервером баз данных, используемыми в системе. Наиболее часто в качестве языка программирования используется PHP или Perl, а в качестве сервера баз данных – MySQL или PostgreSQL. Такие системы могут быть размещены практически на любом коммерческом web-хостинге, который стоит относительно недорого, но могут иметь ограничения по масштабируемости. Если посещаемость сайта больше 100 тысяч хитов в день, или число страниц превышает 100 тысяч, рекомендуется использовать системы на базе языка Python или Java-сервлетов. В качестве базы данных могут использоваться как открытые (MySQL, PostgreSQL), так и 79 коммерческие решения (Oracle, DB2, MSSQL). Такие системы управления контентом обычно требуют выделенный (или виртуальный выделенный) сервер хостинга. Существуют системы управления контентом, использующие xml для хранения данных, например Apache Forrest. 14) Возможность отказа от CMS системы Еще один немаловажный фактор, показывающий, может ли пользователь сохранить введенные данные, если по каким-то причинам решил отказаться от использования контент- системы. Желательно, чтобы данные из контент-системы конвертировались в какой-то распространенный формат: текст, формат MS Word и Excel, HTML, XML. |