отчет. Регламентирующих работу гкбу Государственный архив Пермского края 3 Дать определение архив, архивный фонд
 Скачать 131.06 Kb.
|
2. Составить в правильной последовательности перечень работ при упорядочении документов. Дать объяснение, что такое «экспертиза ценности», «описание документов», «виды описей»Согласно определению, приведенному в "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст), упорядочение документов – комплекс работ по формированию архивных документов в дела, описанию и оформлению дел, составление описей дел в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. В соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и негосударственные организации, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных нормативными документами. С целью обеспечения сохранности документов организации проводят упорядочение документов, образовавшихся в их деятельности. Организации, в процессе деятельности которых образуются документы (в том числе по личному составу), подлежащие приему на хранение в государственные, муниципальные архивы обеспечивают отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов на постоянное хранение. Упорядочение документов включает в себя следующий комплекс работ: - экспертизу ценности документов, - уточнение их фондовой принадлежности, - формирование дел, - их описание с целью составления архивной описи, - составление описи и создание научно-справочного аппарата к ней, - составление исторической справки к фонду организации, - техническое оформление дел и другие виды работ. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов. Целью проведения экспертизы ценности документов являются: - отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на государственное хранение; - отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; - выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации - это изучение документов на основании критериев их ценности (научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов), выработанных в процессе архивной практики: - критериев происхождения (функционально-целевого назначения организации с учетом ее роли или типового характера, времени и места создания документа и т.п.); - критериев содержания документов (значимости информации, в том числе ее уникальности, типичности или повторяемости, вида документа, его подлинности); - критериев внешних особенностей документов (формы фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа, физического состояния, степени полноты сохранности документа). Для того чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная информация архивов - описание:
В настоящее время это определение правильно употреблять без слова "архивов". В начале 1980-х гг. это имело смысл, так как архивный документ в этом же Словаре трактовался как документ, хранящийся в архиве. В соответствии с ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004 г.) [1] под архивным документом понимается любой документ, имеющий какой-либо срок хранения и значение для граждан общества, государства независимо от места его хранения. В более узком смысле слова описание - это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования документов. Описание документов и дел начинается в делопроизводстве и находит свое отражение в номенклатуре и на обложках дел, а также при подготовке описей для сдачи дел на архивное хранение. Описание дел заключается в выявлении информационных характеристик, которые в наиболее полном объеме указывают на обложках дел. Описи дел делятся на 2 вида: - опись дел постоянного хранения, - опись дел временного хранения (к делам временного хранения относятся дела, срок хранения которых превышает 10 лет ). Опись дел постоянного хранения - это архивный справочник, который представляет собой систематизированный перечень заголовков дел. Её основным назначением является раскрытие состава и содержания дел, а так же их учет и систематизация. В каждом структурном подразделении компании описи дел составляются сотрудниками отдела документооборота. Ответственность же за их своевременное и качественное составление несут руководители подразделений. Опись является необходимым учетным документом, а так же обеспечивает возможность оперативного поиска информации среди большого количества документации. Опись дел постоянного хранения составляется по установленной норме и включает в себя ряд обязательных элементов. Их совокупность в описании каждого дела называется «описательной статьей». Описательная статья, которая сопровождает опись дел постоянного хранения, должна включать в себя следующие пункты: - порядковый номер дела по описи, - индекс дела, - заголовок дела, который должен быть идентичен заголовку, указанному на обложке дела, - дату дела, - число листов в деле, - примечание (если таковое существует). В соответствии с нормативными положениями, опись дел постоянного хранения ежегодно, в установленные сроки, должна передаваться либо в архив фирмы, либо в государственный архив. При необходимости передачи описи в государственный архив, она составляется в четырех экземплярах. Для её передачи в государственный архив необходимо утверждение описи руководителем организации и специальной архивной комиссией. Опись дел постоянного хранения облегчает работу с большим объемом архивной документации и является необходимым, нормативно-закрепленным, процессом. Опись дел временного хранения – учетный документ, который содержит перечень документов дел с временным сроком хранением с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивных организаций. Она включает в себя: наименование организации номер фонда порядковый номер индекс дела (при наличии номенклатуры дел) заголовок дела крайние даты дела сроки хранения число листов в деле примечание (если есть) Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением 3. Дать определение терминам «информационная деятельность архива», «использование архивных документов, «учетный документ», «архивный справочник»Раздел 3 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения» содержит следующие определения: архивный справочник – Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов (Подпункт 163). информационная деятельность архива - Создание архивных справочников и организация использования архивных документов (Подпункт 149). использование архивных документов - Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан (Подпункт 150). учетные документы (архива) -Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета (Подпункт 131). |