Юдин. Российской Федерации Серия Учебнометодические пособияосновы делопроизводства
 Скачать 2.7 Mb.
|
|
ГЛАВА 3. ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ И СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ 3.1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПРОТОКОЛУ Профсоюзное собрание (конференция), заседание профсоюзного органа протоколируется. В протоколе указывается дата, порядковый номер, повестка дня собрания (конференции), заседания комитета (совета), президиума. Протоколу отчетно-выборного собрания присваивается последний порядковый номер протокола отчётного периода. Протокол является основным документом профсоюзной организации, в котором последовательно и в полном объеме зафиксирован весь ход работы высшего органа профсоюзной организации или заседания коллегиального выборного профсоюзного органа. Протокол должен максимально отвечать требованиям полноты и достоверности информации, отражать ход обсуждения вопросов, обеспечивать юридическую полноценность, которая определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов. В протоколе собрания (конференции) указываются: количество членов Профсоюза, состоящих на учете (избранных делегатов), количество присутствующих членов Профсоюза (делегатов конференции), председательствующий, секретариат собрания (конференции), К протоколу собрания (конференции) прилагается список членов Профсоюза (делегатов конференции). В протоколе заседания профсоюзного комитета указываются: количество избранных членов, списки присутствующих членов комитета (президиума) (в алфавитном порядке), приглашенных (если приглашено более 10 человек, список приглашенных прилагается к протоколу), фамилия, имя, отчество 22 председательствующего. В протокол по каждому вопросу в последовательности, установленной в повестке дня, включаются: тексты доклада (информации), содоклада, запись выступлений с указанием фамилии, инициалов, должности выступающего, вопросы и ответы на них, заключительное слово докладчика, принятое поста- новление с указанием результатов голосования («за», «против», «воздержался»). В целом текст по каждому вопросу строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ - ГОЛОСОВАЛИ. Если вопрос не требовал дополнений и разъяснений или принимался без обсуждения, раздел протокола «Выступили» не оформляется. Если в постановлении имеются ссылки на приложения, они должны быть пронумерованы и приложены к протоколу. При оформлении протокола важно учитывать, что: каждый вопрос повестки дня начинается с предлога «О», «Об». содержание докладов и выступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается в тексте сноска «текст доклада или выступления прилагается»); содержание высказанных по ходу заседания предложений, вопросов и т.п. излагается в протоколе в пределах соответствующих пунктов повестки дня, во взаимоувязке с выступлениями; каждый пункт повестки дня завершается голосованием и принятием постановления; текст постановления по каждому вопросу излагается полностью. Особенностью стилистики протокола является изложение содержания от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили» и т.д.), а содержания выступлений – от третьего лица единственного числа («предложил», «подчеркнул», «ответил»). Протокол, как правило, оформляется в сроки, установленные в регламенте, но не более чем через 10-15 дней после заседания. По вопросам оперативного характера могут приниматься постановления в рабочем порядке. Эти постановления визируются заинтересованными лицами, им присваивается порядковый номер очередного заседания профкома (президиума) с указанием даты их принятия. Постановления, принятые в рабочем порядке, формируются к очередному протоколу в хронологической последовательности. Перечень основных вопросов, по которым постановления могут быть при- няты в рабочем порядке, определяется соответствующим выборным коллегиальным руководящим профсоюзным органом. Примечание: В соответствии с полномочиями открывает профсоюзное собрание (конференцию) председатель организации Профсоюза (по решению членов Профсоюза (делегатов) для ведения собрания (конференции) могут избираться рабочие органы (президиум, секретариат и др.). 23 Независимо от того, кто участвовал в ведении собрания (конференции), итоговые документы (постановление и протокол) подписывает председатель профсоюзной организации или его заместитель (не путать с протоколом собрания трудового коллектива, где протокол подписывают председатель и секретарь собрания, поскольку у трудового коллектива нет постоянно действующих выборных руководящих органов). 3.2. ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ПРОФСОЮЗНЫХ ДОКУМЕНТОВ Выписка. Выпискаиз протокола повторяет всю вводную часть протокола до повестки дня, из которой берется тот вопрос, по которому оформляется выписка. Распоряжение. Распоряжение может приниматься председателем организации Профсоюза по любому вопросу, отнесённому к его полномочиям. Например, по кадровым вопросам, по назначению даты созыва заседания профсоюзного органа и т.д. Справка. Оформляется в качестве вспомогательного материала при изучении тех или иных вопросов для рассмотрения на заседании выборного профсоюзного органа. Объём справки, как правило, не должен превышать 3-5 страниц. По наиболее крупным вопросам, например, при обобщении опыта работы организации Профсоюза справка может быть и большего объема. Служебная записка. Является внутренним служебным документом, адресованным руководителю профсоюзной организации. В нем, как правило, рассматривается какой-либо вопрос, а в заключении приводятся выводы и предложения. По содержанию служебные записки бывают: докладные, аналитические, статистические, объяснительные и т.д. Заявление. Внутренний служебный документ, оформляемый на имя руководителя профсоюзной организации. Бывают разные типы заявлений: заявление о приёме на работу или увольнении, заявление-ходатайство, заявление-жалоба, заявление-констатация и т.п. Акт. Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Вводная часть акта включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствующих при актировании. Актом фиксируются результаты, например, приема-сдачи документов при избрании нового председателя профсоюзной организации, результаты ревизий, инвентаризаций, списания материальных ценностей и т.д. Акт оформляется по определённой схеме и датой его оформления становится дата актируемого события. Доверенность. В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают: общие (генеральные) доверенности – выдаются для совершения представителем самых разнообразных юридических действий от имени представляемого; 24 специальные доверенности – выдаются на совершение однородных юридических действий, например заключения однородных сделок; разовые доверенности – выдаются для совершения строго определенного юридического действия, например для подписания конкретного договора, при этом в доверенности должны быть указаны номер и дата договора, наименование контрагента, с которым необходимо заключить данный договор. Доверенность адресуется лицам, перед которыми представитель будет представлять интересы профсоюзной организации (юридического лица). Доверенность представляет одностороннюю сделку, может быть выдана на имя одного или нескольких лиц. 3.3. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ Служебное письмо – это не только носитель определенной информации, но и правовой документ, от правильного оформления которого зависит его оперативное исполнение и последующее использование. Текст письма должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований. Служебное письмо может быть адресовано организации, ее структурному подразделению, соответствующим должностным лицам профсоюзной организации. Слово «копия» перед указанием второго, третьего адреса не указывается, каждый экземпляр подписывается отдельно. Письмо целесообразно посвящать одному вопросу. При необходимости обратиться одновременно по нескольким различным вопросам рекомендуется составлять несколько писем. Наименование адресата указывают в правой верхней части документа. В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются в установленном месте бланка или перед заголовком текста. Существует много различных видов служебных писем, но в практике работы выборных органов организаций Профсоюза наиболее распространенными видами служебных писем являются: циркулярные, информационные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, письма-запросы. Циркулярные письма. Эти письма обычно высылает выборный орган вышестоящей организации Профсоюза, который сообщает нижестоящим организациям определенные сведения или установки, носящие (управленческий) распорядительный характер в соответствующей профсоюзной организации или Профсоюзе. Информационные письма – разновидность писем-извещений, информирующих профсоюзную организацию или председателя организации Профсоюза о том или ином факте. Сопроводительные письма составляются при отправке каких-либо документов или материальных ценностей (например, профсоюзных наград). Они могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. 25 Сопроводительное письмо является также одним из средств контроля за движением документов и материальных ценностей. Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу. В них предельно кратко и уважительно подчеркивается заинтересованность организации в скорейшем выполнении просьбы и заранее выражается благодарность за усилия по ее исполнению. Такие письма, как правило, начинаются словами: «Прошу Вас», «Просим Вас...». Письма-извещения - это письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Они обычно начинаются словами: «Сообщаем», «Доводим до сведения», «Ставим Вас в известность» и др. Письма-приглашения. Они могут быть адресованы индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно изготовить типографским способом трафареты, в которых от руки или на пишущей машинке заполняются фамилия, имя, отчество приглашенного. Эти письма начинаются словами: «Профсоюзный комитет (совет) приглашает», «Просим принять участие», «Приглашаем» и т. д. В современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ. Все деловые письма в Профсоюзе можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма-ответа; б) письма, не требующие письма-ответа (письма-подтверждения, письма- напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения). Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение. Для составления служебных писем, ответов на письма используются бланки профсоюзной организации форматов А 4. Если письмо адресовано частному лицу – указывается домашний адрес получателя. Письмо должно иметь: адресата, дату, индекс документа, ссылку на индекс и дату документа-запроса (если письмо является ответом), заголовок к тексту, возможна отметка о наличии приложения, а далее - подпись, фамилия и телефон исполнителя. Как правило: заголовок к тексту письма начинается с предлогов «О», «Об» и выполняется без кавычек, точка в конце заголовка не ставится; в написании даты письма не следует использовать кавычки; в обращении к адресату следует обращаться от лица во множественном числе, например «Сообщаем », «Напоминаем ..». Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем. При использовании расшифровки подписи не следует ставить скобки. Подготовка документа к отправке заключается в подписании и регистрации. Копия остается в деле профсоюзной организации. При направлении 26 письма одновременно нескольким адресатам сначала указывается адрес основного получателя, а затем, без указания слова «копия», перечисляются другие адресаты. Адресование документа. Документы адресуют в организации Профсоюза или должностному лицу (как правило, председателю профсоюзной организации). При адресовании документа в профсоюзную организацию без указания её руководителя наименования пишут в именительном падеже. Например, Пермская краевая организация Профсоюза. При направлении документа на имя председателя организации Профсоюза её наименование входит в состав должности адресата. Например, Председателю Красноярской краевой организации Профсоюза Л.В. Косарынцевой. При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например: Председателям территориальных (местных) организаций Профсоюза. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например: Редакция газеты «Мой Профсоюз», ул. 1905 года, д.7, стр.1 г. Москва,123995. Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат. Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие выборные профсоюзные органы и постоянным корреспондентам (первичным и местным организациям Профсоюза). В этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами. Оформление грифа утверждения При утверждении документа постановлением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, даты, номера, например: УТВЕРЖДАЮ Председатель организации Профсоюза (личная подпись) (ф.и.о.) или УТВЕРЖДЕНО постановлением Президиума организации Профсоюза от ___ ______ 20__г.№_ 27 Резолюция руководителя профсоюзной организации В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Оформление приложений к профсоюзному документу Если документ (постановление или справка) имеют приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется в письме по следующей форме: Приложение: на 10 л. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 1 экз. 2. Смета расходов на 2 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование, заголовок, подписи ответственных за их содержание, дату). На приложении к постановлению профсоюзного органа в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение к постановлению Исполкома Профсоюза от 21.01.2011 №5. ГЛАВА 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 4.1. ПРИЕМ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ Обязательной регистрации подлежат: законодательные и нормативные акты, постановления, служебные письма, иные документы вышестоящих профсоюзных органов; приказы, письма, обращения органов власти или администрации образовательного учреждения; проекты документов, представляемых в профсоюзную организацию на рассмотрение, согласование, заключение; предложения об изменении или частичном уточнении нормативных документов; письма, предложения, заявления и жалобы членов Профсоюза. 28 Регистрации подлежат и наиболее важные внутренние документы профсоюзной организации (справки о работе по выполнению решения собрания (конференции), информации по отдельным направлениям деятельности и т. д.). Не подлежат регистрации: периодические издания (газеты, журналы), экспресс-информация, брошюры; рекламные извещения, плакаты, проспекты, поздравительные письма и телеграммы; сообщения о совещаниях, заседаниях, повестки дня заседаний, пригласительные билеты; сведения о вручении наград, почетных грамот; финансовые, статистические отчеты всех видов, сметы и пояснительные записки к ним, извещения, платежные поручения, банковские счета, накладные, планы и программы обучения; замечания на проекты документов, дополнительные сведения к ранее присланным и не взятым на контроль документам. На каждом Документе проставляется дата поступления (в правом нижнем углу первого листа документа). В организациях Профсоюза устанавливаются следующие сроки рассмотрения поступивших документов (п. 2.3.10. Правил по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза): не более 10 календарных дней – для писем вышестоящих профсоюзных органов и иных организаций, если иной срок не установлен вышестоящим профсоюзным органом; не более 15 календарных дней – для предложений, заявлений и жалоб членов Профсоюза; не более 30 календарных дней – для документов, требующих изучения и проверки, подготовки справок и обоснований, а также рассмотрения и обсуждения их на собрании или заседании соответствующего выборного профсоюзного органа. Оформленные и снятые с контроля документы, письма формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел профсоюзной организации. В целях обеспечения наиболее полного и своевременного рассмотрения документов необходимо ежегодно на заседании коллегиального выборного профоргана рассматривать информацию по работе с документами, поступившими на рассмотрение в организацию Профсоюза. Регистрация и рассмотрение писем, жалоб и заявлений Документы с предложениями, заявлениями и жалобами (письмами) членов Профсоюза учитываются, регистрируются, контролируются и формируются в дела отдельно от других документов. При приеме писем до их регистрации, проставления даты поступления и регистрационного номера проводится проверка: правильности адресования (ошибочно поступившие письма возвращаются 29 отправителю или адресату по назначению); наличия перечисленных в письме приложений; на повторность. Письма, оставленные на личных приемах в профсоюзных органах и структурных подразделениях, регистрируются с указанием даты получения. Письму, поступившему повторно от одного и того же лица, присваивается регистрационный номер предыдущего письма. На нем проставляется дата поступления повторного письма, в регистрационном журнале или регистрационной карточке делается отметка о факте поступления повторного письма. 4.2. РАБОТА С ЗАЯВЛЕНИЯМИ, ОБРАЩЕНИЯМИ И ПРЕДЛОЖЕНИЯМИ ЧЛЕНОВ ПРОФСОЮЗА Порядок работы с обращениями членов Профсоюза, сроки рассмотрения предложений, заявлений и жалоб в организациях Профсоюза устанавливаются регламентами выборных профсоюзных органов, утверждаемыми на пленарных заседаниях соответствующих выборных коллегиальных руководящих профсоюзных органов. Выборные органы первичных, местных, межрегиональных и региональных организаций Профсоюза осуществляют работу с обращениями членов Профсоюза и профсоюзных организаций в соответствии с Инструкциями по делопроизводству, утверждаемыми исполнительными профсоюзными органами (президиумами) организаций Профсоюза. Заявления (письма) членов Профсоюза рассматриваются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки – в срок не более 15 дней со дня поступления. Письма (заявления), не относящиеся к полномочиям комитета (совета) организации Профсоюза, направляются по принадлежности не позднее чем в пятидневный срок. В отдельных случаях, когда для разрешения заявления или жалобы члена Профсоюза необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, сроки разрешения таких жалоб могут быть в порядке исключения продлены председателем профсоюзной организации, но не более чем на 30 дней, с сообщением об этом члену Профсоюза, подавшему заявление или жалобу в организацию Профсоюза. Предложения, заявления и жалобы, на которые дается промежуточный ответ, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по их разрешению. Анонимные обращения (без подписи и указания фамилии, имени и почтового адреса) обращения, не поддающиеся прочтению, а также дубликатные (второй и последующие тексты одного обращения, направленного в различные инстанции или повторяющие текст предыдущего обращения, на который был дан ответ) не рассматриваются. На дубликатные обращения (заявления) могут направляться уведомления о ранее данных ответах или их копии. 30 В случае, если поставленные в обращении члена Профсоюза вопросы не входят в компетенцию данной профсоюзной организации, такие обращения в 5- дневный срок направляются по принадлежности с последующим информированием об этом заявителя. Запрещается направлять письмо тому профсоюзному должностному лицу, на действие которого подана жалоба. Обращения членов Профсоюза считаются рассмотренными, если на них даны письменные ответы. Поступившее Интернет-обращение члена Профсоюза распечатывается, и дальнейшая работа с ним ведётся как с письменным обращением. Основанием для отказа в рассмотрении Интернет-обращения, помимо оснований, предусмотренных для письменных обращений, также может являться: указание автором недействительных сведений о себе или адреса для ответа; поступление дубликата уже принятого электронного сообщения; некорректность содержания электронного сообщения; невозможность рассмотрения обращения без необходимых документов. Предложения членов Профсоюза, высказанные на заседаниях профсоюзного комитета, профсоюзных собраниях и принятые этими органами к рассмотрению, фиксируются в соответствующих протоколах и по ним организуется работа. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается председателем профсоюзной организации (например, работа с жалобами). Контрольная картотека фиксируется на бумагоносителе (журнале) или в электронном виде, в которой ведется своя нумерация. Документ считается исполненным в том случае, если решены поставленные в нем вопросы или автору дан ответ по существу. (Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным). В контрольной картотеке производится запись: «Снято с контроля» и указывается дата. Выборные органы организаций Профсоюза обеспечивают учёт и анализ вопросов, содержащихся в обращениях членов Профсоюза, регулярно заслушивают на своих заседаниях итоги работы с обращениями и представляют необходимую информацию контрольно-ревизионным комиссиям. 4.3. ВОПРОСЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Сроки хранения документов определяются при утверждении номенклатуры дел комитетом (советом), президиумом профсоюзной 31 организации с учетом требований архивных служб. Документыс длительным и постоянным сроком хранения подлежат сдаче в архив. В случае передачи документов в государственный, муниципальный, вузовский архив и заключения с ним соответствующего договора или соглашения, профсоюзная организация становится источником комплектования информационных ресурсов государства. При подготовке дел к сдаче в архив учитываются все требования Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также правовых актов по архивному делу и документационному обеспечению управления Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов РФ. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архивы, как правило, не подлежат, они хранятся в профсоюзных организациях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Для подготовки документов к сдаче в архив и к уничтожению проводится в установленном порядке экспертиза ценности документов. В архивы дела передаются на основании договора (соглашения) на постоянное, долговременное (свыше 10 лет) хранение и по личному составу. Дела к уничтожению включаются в акт, если срок их хранения истек к 1 января того года, в котором составляется акт. Акт составляется экспертной комиссией и утверждается председателем профсоюзной организации. Например: законченные в 2011 году дела со сроком хранения 5 лет, могут включаться в акт не ранее 1 января 2016 года. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения председателя организации Профсоюза с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Выдача (вынос) профсоюзных дел сторонним организациям производится с разрешения председателя организации Профсоюза. Сторонним организациям дела выдаются по актам. При ликвидации организации Профсоюза ее документы передаются по акту в выборный профсоюзный орган вышестоящей территориальной организации Профсоюза или в профсоюзную организацию, являющуюся правопреемником. Экспертиза ценности и сдача документов в архив. В профсоюзных организациях, обладающих правами юридического лица, на все дела, отобранные на архивное хранение (10 лет и более) составляются приемо- сдаточные описи по установленной форме. Дела временного срока хранения (до 10 лет) учитываются по номенклатуре дел до включения их в акт на уничтожение. Акт на документы, подлежащие уничтожению, утверждается исполнительным выборным органом организации Профсоюза. В случае смены бухгалтера производится прием-передача дел с участием 32 председателя (представителя) контрольно-ревизионной комиссии соответствующей профсоюзной организации, что подтверждается соответствующим актом. При смене казначея или бухгалтера организации Профсоюза передаче подлежат только те дела, которые входят в номенклатуру дел под названием «Бухгалтерия профсоюзной организации». Экспертиза ценности документов в профсоюзной организации проводится и в случаях, когда документы не сдаются на хранение в архивы: при составлении номенклатуры дел и выявлении избыточных папок с текущими материалами, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к тем или иным направлениям, при подготовке дел или отдельных документов текущего или постоянного хранения к последующему уничтожению. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах. Контроль за ведением делопроизводства в организации Профсоюза осуществляет контрольно-ревизионная комиссия. 4.4. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ 4.4.1. В первичной профсоюзной организации. Не позднее недельного срока после отчетно-выборного профсоюзного собрания (при смене председателя) осуществляется передача профсоюзных документов (дел) прежним председателем в присутствии председателя контрольно-ревизионной комиссии и составляется акт о приеме-сдаче дел. В акте указываются все дела согласно номенклатуре, указываются различные профсоюзные бланки, материальные ценности (при наличии) и др. Приемо-сдаточный акт дел профсоюзного комитета составляется в трех экземплярах, из них первый хранится в делах организации, второй высылается в выборный орган местной (районной, городской) профсоюзной организации, третий выдается на руки прежнему председателю. 4.4.2. В территориальной (местной) организации Профсоюза. После отчетно-выборной профсоюзной конференции (при смене предсе- дателя) прежний председатель в присутствии председателя контрольно- ревизионной комиссии передаёт дела вновь избранному председателю. Акт о приеме-сдаче дел составляется не позднее недельного срока после отчетно-выборной конференции, подписывается бывшим и вновь избранным председателями территориальной (местной) профсоюзной организации в присутствии председателя контрольно-ревизионной комиссии, о чем делается запись в акте. Приемо-сдаточный акт составляется в трех экземплярах (п.5.8. Правил по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза), из них первый хранится в делах территориальной (местной) организации профсоюза, второй выдается на 33 руки прежнему председателю, третий в выборный орган региональной (межрегиональной) профсоюзной организации (в акте указываются передаваемые документы, в том числе и бухгалтерские документы (согласно номенклатуре дел), печати, бланки профсоюзных билетов, материальные ценности и имущество, находящееся на балансе организации Профсоюза). |