Юдин. Российской Федерации Серия Учебнометодические пособияосновы делопроизводства
 Скачать 2.7 Mb.
|
|
ГЛАВА 5. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЮ СОБРАНИЙ (КОНФЕРЕНЦИЙ), ЗАСЕДАНИЙ ПРОФСОЮЗНЫХ ОРГАНОВ 5.1. ЗАСЕДАНИЕ ПРОФСОЮЗНОГО ОРГАНА Материалы основных вопросов повестки дня заседания профсоюзного органа готовятся соответствующими постоянно действующими комиссиями комитета с привлечением широкого круга профсоюзного актива. При отсутствии постоянных комиссий формируется временная комиссия во главе с членом комитета профсоюза, отвечающим за соответствующее направление работы. Если вопрос, рассматриваемый на заседании комитета (президиума), затрагивает интересы членов Профсоюза той или иной профсоюзной организации, профгруппы, необходимо предварительно рассмотреть его на заседании комитета (профбюро), собрании профгруппы. При подготовке к рассмотрению на заседании коллегиального профсоюзного органа сложных по содержанию вопросов готовится при необходимости пояснительная записка. Рассмотрение вопроса, внесенного в повестку дня профсоюзного органа, предусматривает: подготовку проекта постановления по рассматриваемому вопросу и внесение его на заседание профсоюзного органа; обсуждение вопроса и проекта постановления на заседании профсоюзного органа; принятие постановления по рассматриваемому вопросу; окончательная подготовка редакции постановления и его подписание; подготовка разнарядки, размножение и доведение постановления до исполнителей (организаций Профсоюза, структурных подразделений, профсоюзного актива (профгрупп, их выборных органов и т.д. ); оформление протокола ; организация выполнения постановления и контроль; снятие постановления с контроля решением органа, принявшего постановление. До заседания коллегиального профсоюзного органа (комитета (совета), президиума) председатель организации Профсоюза создает условия для 34 предварительного ознакомления с проектами документов членов профсоюзного органа (порядок ознакомления закрепляется в Регламенте комитета (совета) организации Профсоюза). Снятие с контроля постановления осуществляется на основании справки о выполнении постановления, подписываемой лицом, ответственным за выполнение постановления. 5.2. ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАПОРЯЖЕНИЕ ПРОФСОЮЗНОГО ОРГАНА Постановление, распоряжение выборного профсоюзного органа должно иметь заголовок, дату принятия и номер (протокольный номер, включающий порядковый номер заседания профсоюзного органа и порядковый номер рассмотрения вопроса на заседании, например, 5-2 (5/2). Изложению конкретных управленческих пунктов постановлений, распоряжений, как правило, предшествует преамбула (констатирующая часть). В констатации указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки и рассмотрения тех или иных вопросов на заседании профсоюзного органа, а также содержатся ссылки на законы, постановления профсоюзных органов и иные акты, в соответствии с которыми принимается данное постановление (распоряжение). В констатацию не включаются положения нормативного характера. За констатирующей частью следует постановляющая часть, в которой излагаются все управленческие или нормативные предписания, направленные на решение поставленной уставной задачи в последовательности, обеспечивающей правильное понимание содержания постановления. Постановляющая часть по необходимости подразделяется на пункты. Каждый пункт содержит одно нормативное положение или управленческое предписание (по необходимости могут указываться сроки выполнения того или иного пункта и ответственные). Как правило (при необходимости), в последнем пункте постановления делается запись по возложению контроля за выполнением постановления. Если к постановлению прилагаются приложения, справки, информации, таблицы и др., то ссылка на них обязательна в тексте постановления (если несколько приложений, то они нумеруются по порядку). Если постановление принимается на совместном заседании с администрацией, то в заголовке бланка указываются наименования обоих органов, участвующих в заседании, а номер состоит из порядкового номера протокола профкома и через дробь номера протокола администрации. Постановление, принятое на совместном заседании, подписывают оба руководителя. Их подписи располагаются на одном уровне. В малочисленных первичных профсоюзных организациях, чаще всего, отдельное постановление собрания или профсоюзного комитета не принимается, а текст постановления фиксируется непосредственно в протоколе, который также подписывается председателем профсоюзной организации. В таких случаях 35 профсоюзный комитет в текущей работе использует (при необходимости) выписки из протокола. В соответствии с Уставом Профсоюза и Общими положениями об организациях Профсоюза постановления всех профсоюзных органов подписывает председатель организации Профсоюза или его заместитель. 5.3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ВЫСШИХ, РУКОВОДЯЩИХ И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ВЫБОРНЫХ ОРГАНОВ ОРГАНИЗАЦИЙ ПРОФСОЮЗА Комиссию (рабочую группу) по подготовке собрания (конференции), как правило, возглавляет член профкома. К работе в составе комиссии могут привлекаться активисты, рядовые члены Профсоюза, что не только создает хорошие возможности для реализации членами Профсоюза уставного права на участие в выработке решений, принимаемых профсоюзной организацией, но и является одной из наиболее эффективных форм работы по подготовке резерва профсоюзного актива. Профсоюзный комитет (совет, президиум) должен своевременно, в соответствии со сроками, определенными Уставом Профсоюза, оповестить участников собрания (делегатов конференции) о дате, времени, месте проведения собрания (конференции) и проекте повестки дня. В постановлении о созыве собрания (конференции) : указывается дата его проведения, проект повестки дня, состав комиссии (рабочей группы) по подготовке основных вопросов повестки дня, сроки пред- ставления материалов и т.д. устанавливается норма представительства и сроки представления выписок об избрании делегатов. Материалы к профсоюзному собранию (конференции), заседанию профсоюзного органа должны содержать: доклад, краткую пояснительную записку с необходимыми расчетами и обоснованиями; проекты постановлений; список лиц, приглашенных на собрание (конференцию), заседание комитета (совета) или (президиума) с указанием их фамилии, имени, отчества (полностью), должности и места работы; список членов Профсоюза (или делегатов конференции) (для ре- гистрации). 5.4. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ЗАСЕДАНИЯ ПРОФСОЮЗНОГО ОРГАНА Заседание профсоюзного органа может оказаться эффективным или неэф- фективным в зависимости от различных условий и факторов. Показателями успешно проведенного заседания профсоюзного комитета 36 (совета) могут выступить такие признаки, как: наличие технических условий для проведения заседания профсоюзного органа (помещение, использование компьютерной техники, наличие необходимого количества проектов документов и др.); качество подготовительной работы; (задолго (не менее чем за месяц) до проведения заседания профкома важно определить круг вопросов для обсуждения и представить активу для его осмысления. При необходимости можно разработать примерный вопросник для изучения вопроса, привлечь к подготовке членов Профсоюза. Не менее важно определить, в чем конкретно будет состоять роль каждого члена профкома, в подготовке материалов к заседанию); соблюдение регламента и уставных норм при проведении заседания (прежде всего, важно обеспечить кворум (явку). Заседание коллегиального профсоюзного органа должно начинаться с оглашения явки, состава приглашённых гостей, принятия решения о начале работы, после чего утверждается повестка заседания и регламент работы); четкость формулировок вопросов повестки дня заседания профсоюзного органа. Формулировки вопросов должны быть лаконичными, но емкими и доступными для понимания всеми членами профсоюзного органа и приглашёнными. Зачастую в практике профсоюзной работы отступают от этого принципа и предлагают вопросы повестки в виде трудно читаемых многострочных конструкций. Они свидетельствуют о том, что ее составители, скорее всего, либо не очень хорошо представляют себе содержательные границы предлагаемой к обсуждению проблемы, либо стремятся «объять необъятное»; качество обсуждения вопросов. Можно использовать некоторый алгоритм при изложении обсуждаемой проблемы, например по внутрисоюзным вопросам: обращение к нормативно-уставным вопросам и передовому опыту по предложенной проблеме; обзор имеющегося учебно-методического обеспечения; анализ состояния работы по рассматриваемому вопросу, представление результатов работы в обобщенном, систематизированном виде; оглашение рекомендаций для дальнейшего совершенствования работы; представление проекта постановления с соответствующими выводами; адресность формулировок постановления. Принимаемое постановление должно быть нацелено на решение рассматриваемой проблемы, содержать конкретные меры и сроки с указанием ответственных. В работе комитетов Профсоюза важное место занимает организация выполнения принимаемых решений. Возможность контроля и эффективность выполнения постановления во многом зависит от качества принимаемого постановления. Наличие в постановлении конкретных и ясных формулировок, сроков исполнения и ответственных за то или иное мероприятие придает постановлению деловой 37 характер и обеспечивает его эффективное выполнение. Например,профсоюзный комитет одной из школ рассмотрел вопрос «О нарушении сроков выплаты заработной платы учителям». В принятом постановлении были такие пункты: 1. В течение 2-х дней обратиться в письменной форме от имени профсоюзного комитета к директору школы с требованием объяснить причины задержки заработной платы (ответственный - председатель профсоюзной организации Петров Л.П.). 2. Подготовить текст письменного уведомления в райком профсоюза о факте нарушения ТК РФ (ответственный - член профкома Смирнов В.В.). 3. В недельный срок подготовить соответствующие поправки и начать переговоры с администрацией школы по внесению в коллективный договор пункта, уточняющего сроки выплаты заработной платы (ответственный - председатель комиссии по переговорам и заключению коллективного договора Иванов П.И.). 4. В течение 3-х дней подготовить информационные материалы на информационный стенд профсоюзной организации (ответственный - председатель комиссии по организационно - массовой работе Сидоров В.С.). (В данном случае постановление отличается конкретными сроками, наличием ответственных за каждый пункт постановления, а потому обеспечивает эффективность самого заседания профсоюзного комитета и возможность контроля за выполнением решения). Как правило, на заседании профсоюзного комитета или профсоюзном собрании председатель первичной профсоюзной организации информирует членов Профсоюза о ходе выполнения предыдущих постановлений. ГЛАВА 6. БЛАНКИ ПРОФСОЮЗНЫХ ДОКУМЕНТОВ 6.1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ НА БЛАНКЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОФСОЮЗА При оформлении бланка наименование организации адресата указывается в именительном падеже, должность лица и его фамилия в дательном падеже. (Инициалы указывают перед фамилией. В состав реквизита «адресат» может входить его почтовый адрес. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, а затем почтовый адрес. При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес). На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации (на финансовые документы, выписки из постановлений и др.). Печать заверяет подлинность подписи председателя профсоюзной организации. Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования 38 должности лица, подписавшего документ. Виды документов, на которые ставится печать и порядок применения печатей и штампов профсоюзной организации устанавливаются в регламентах работы, инструкциях. При составлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. В практической деятельности профсоюзных организаций часто используются копии документов. Заверение копии документа или выписки из него производят в необходимых случаях для придания им юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно» или «Копия верна»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения. На рассылаемых документах, обладающих юридическим статусом (постановления, нормативные документы и пр.), ставится печать. 6.2. ВИДЫ ПРОФСОЮЗНЫХ БЛАНКОВ Бланк профсоюзного документа – это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации. Бланки документа профсоюзной организации можно проектировать с угловым или продольным расположением реквизитов (при продольном варианте бланка все реквизиты располагаются вдоль верхнего поля и выравниваются либо по ширине, либо по центру. При угловом варианте – все реквизиты занимают площадь размером 72,8 х 88,6 мм (либо по левому краю, либо центруются на данной площади). В Профсоюзе, его первичных и территориальных организациях могут применяться как общие бланки организации (для официальной переписки, ответов на письма и т.д.), так и бланки отдельных видов документов (постановления, выписки и т.д.). 6.3. ОБЩИЙ БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ ПРОФСОЮЗА Общий бланк первичной или территориальной профсоюзной организации должен включать в себя следующие реквизиты: наименование Профсоюза (полное или сокращенное); эмблему Профсоюза (при возможности); наименование профсоюзной организации или выборного органа; почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты и сайта в Интернете и др.); дату документа (дата оформляется цифровым способом, например, 04.02.2013г. или словесно-цифровым способом, а в случае, если день месяца 39 состоит из одной цифры - перед ней ставится ноль: 04 февраля 2013г.). номер документа (состоит из порядкового номера, а также может дополняться индексом дела по номенклатуре дел); подпись – наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись (инициалы в расшифровке подписи пишутся перед фамилией); оттиск печати (при необходимости). 6.4. БЛАНК ОТДЕЛЬНОГО ВИДА ПРОФСОЮЗНОГО ДОКУМЕНТА На отдельном бланке могут оформляться ПОСТАНОВЛЕНИЯ Съезда Профсоюза; Центрального Совета; Исполкома Профсоюза; собрания (конференции), а также выборных коллегиальных органов организации Профсоюза (Президиум, Комитет, Совет). На бланке постановления должны быть такие реквизиты, как: наименование Профсоюза и организации Профсоюза, соответствующего выборного коллегиального профсоюзного органа, а также дата и номер протокола. ГЛАВА 7. ПРОФСОЮЗНЫЙ ПРАКТИКУМ 7.1. ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ. Утверждено постановлением профкома от 20 г. №_ Примерная номенклатура дел первичной профсоюзной организации № Наименование документа Срок хранения 1. Нормативные документы (общее положение о первичной организации Профсоюза, положение о первичной профсоюзной организации, Устав Профсоюза, положения о комиссиях и др.). Постоянно 2. Планы работы профсоюзного комитета и постоянных комиссий. До минования надобности 3. Протоколы профсоюзных собраний (конференций), в том числе и отчетно- выборных. Срок полномочий 4. Протоколы заседаний профсоюзного комитета. Срок полномочий 40 5. Протоколы заседаний президиума профсоюзной организации Срок полномочий 6. Материалы подготовки профсоюзных собраний (в том числе отчётно- выборных), заседаний профкома, справки, аналитические справки и т.д. До минования надобности 7. Документы и материалы по коллективным переговорам, заключению и контролю за выполнением колдоговора. Срок полномочий 8. Документы и материалы по вопросам правовой работы и общественного контроля за соблюдением ТК РФ. Срок полномочий 9. Документы и материалы по охране труда Срок полномочий 10. Документы и материалы по другим основным направлениям профсоюзной работы Срок полномочий 11. Журнал учета членов Профсоюза. Постоянно 12. Сметы, финансовые отчеты и другие финансовые документы. До минования надобности 13. Статистические отчеты. Постоянно 14. Материалы контрольно-ревизионной комиссии. Срок полномочий 15. Материалы работы комиссий профсоюзного комитета. Срок полномочий 16. Заявления членов Профсоюза о безналичной уплате членских взносов. Постоянно 17. Журнал регистрации входящей и исходящей документации. Срок полномочий 18. Письма, заявления членов Профсоюза Постоянно 19. Заявления о приеме в Профсоюз Постоянно 20. Акты уничтожения профсоюзных документов исключенных и вышедших из Профсоюза. Постоянно 21. Постановления, инструктивные письма, учебные и методические материалы и др. документы вышестоящих профсоюзных органов. До минования надобности 41 Примечание: 1. Для организаций, имеющих статус юридического лица, сроки хранения финансовых документов устанавливаются в соответствии с номенклатурой бухгалтерии. 2. По всем остальным профсоюзным документам первичных профсоюзных организаций, указание насрок хранения «срок полномочий» означает, что после этого срока протоколы и др. документы определяются на хранение в текущий архив профсоюзной организации, в профсоюзный или государственный Архив на длительное хранение, но наличие такой записи в номенклатуре дел профсоюзной организации не означает, что после срока полномочий протоколы непременно должны уничтожаться. 3. В малочисленных первичных профсоюзных организациях, где нет условий для длительного текущего хранения документов, они могут уничтожаться по истечении срока полномочий выборного профсоюзного органа. 7.2. ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ (МЕСТНОЙ) ОРГАНИЗАЦИИ ПРОФСОЮЗА Утверждено постановлением Президиума районной организации Профсоюза от 20 г. №_ ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ местной организации Профсоюза № п/п Наименование документа Сроки хранения 1. Устав Профсоюза работников народного образования и науки РФ. Общее положение о территориальной организации Профсоюза, Положение о районной (городской) профсоюзной организации, регистрационные документы, регламенты, инструкции и иные локальные нормативные акты, принятые в местной организации Профсоюза в соответствии с Уставом Профсоюза. Постоянно 2. Постановления, нормативные и методические документы выборных органов вышестоящих организаций Профсоюза и ЦС Профсоюза. До минования надобности 3. Планы работы рай (гор) кома, постоянных комиссий. Срок полномочий 4. Протоколы (стенограммы) отчётно-выборных профсоюзных конференций. Срок полномочий 42 5. Протоколы заседаний районного (городского) комитета (совета) организации Профсоюза. Срок полномочий 6. Протоколы заседаний президиума местной организации Профсоюза. Срок полномочий 7. Распоряжения председателя организации Профсоюза. Срок полномочий 8. Личные дела штатных работников организации. 75 лет 9. Материалы по подготовке заседаний профсоюзных органов (справки, информации из первичных организаций, таблицы, аналитические материалы). Срок полномочий 10. Документы и материалы переговоров заключению территориального соглашения и контролю за его выполнением. До минования надобности 11. Документы, отражающие работу по вопросам труда и заработной платы. Срок полномочий 12. Документы и материалы по правовой работе, документы по контролю за соблюдением ТК РФ. Срок полномочий 13. Документы и материалы по охране труда. Срок полномочий 14. Накопительные материалы по другим направлениям деятельности районной (городской) организации Профсоюза исходя из уставных задач (социальные вопросы, организация отдыха, проведение различных профессиональных конкурсов и др.) Срок полномочий 15. Рабочие материалы постоянных комиссий рай (гор) кома Профсоюза. Положения о постоянных комиссиях. До минования надобности 16. Документы по работе с кадрами и активом, обучение профсоюзного актива. Постоянно 17. Документы, отражающие финансово- хозяйственную деятельность (сметы, штатное расписание, финансовые отчёты и пр.). Бухгалтерские документы (бухгалтерский учет и делопроизводство в бухгалтерии ведутся по отдельной номенклатуре дел). Постоянно 18. Реестр первичных профсоюзных организаций. Постоянно 19. Списки членов комитета местной организации Срок полномочий 43 Профсоюза (списки иного профсоюзного актива). 20. Журналы: входящей и исходящей документации; выдачи бланков профбилетов; учёта писем-жалоб, обращений; иные журналы. Срок полномочий 21. Сводные статистические отчеты. Срок полномочий 22. Акты передачи дел при смене председателя районной (городской) профсоюзной организации. Постоянно 23. Переписка с вышестоящими профсоюзными органами и другими организациями по вопросам профсоюзной работы. До минования надобности 24. Материалы по награждению Постоянно 25. Переписка с органами власти и управления, социальными партнерами. Постоянно 26. Письма и заявления членов Профсоюза, ответы на рассмотренные вопросы. Постоянно 27. Информация о первичных профсоюзных организациях: отчеты и сведения о работе первичных профсоюзных организаций (справки, информации и др.); журнал регистрации Положений о первичных профсоюзных организациях; журнал учета коллективных договоров первичных профсоюзных организаций; другие накопительные материалы по работе первичных профсоюзных организаций. До минования надобности Примечание: 1. Для организаций, имеющих статус юрлица, сроки хранения финансовых документов устанавливаются особо по номенклатуре бухгалтерии. 2. По всем остальным профсоюзным документам территориальных профсоюзных организаций, указание насрок хранения «срок полномочий» означает, что после этого срока протоколы и др. документы определяются на хранение в текущий архив профсоюзной организации, в профсоюзный или 44 государственный Архив на длительное хранение, но наличие такой записи в номенклатуре дел профсоюзной организации не означает, что после срока полномочий протоколы непременно должны уничтожаться. 3. Приведённая выше номенклатура носит примерный характер, а потому, исходя из сложившейся практики и необходимости обеспечения уставной деятельности организации Профсоюза, разрабатывается конкретная номенклатура дел профсоюзной организации. |