Юдин. Российской Федерации Серия Учебнометодические пособияосновы делопроизводства
 Скачать 2.7 Mb.
|
|
Профсоюз работников народного образования и науки Российской Федерации Серия: «Учебно-методические пособия» ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ПРОФСОЮЗЕ Москва 2014 2 Под редакцией заместителя Председателя Общероссийского Профсоюза образования М.В.Авдеенко ЮДИН В.П., СОЛОДИЛОВА Л.А., КОВАЛЕНКО В.Л. Основы делопроизводства в Профсоюзе: учебно-методическое пособие. - Москва, 2014. - 94 с. Данное пособие раскрывает отдельные вопросы теории и практики делопроизводства в организациях Профсоюза, роль документа в деятельности первичных и территориальных профсоюзных организаций. Предлагаются основные требования, предъявляемые к профсоюзному документу в процессе его составления, систематизации и хранения. Ряд тем посвящено организационно-распорядительным документам, служебным письмам, бланкам профсоюзных документов, порядку организации контроля, вопросам архивного хранения. В главе «Профсоюзный практикум» приведены образцы и отдельные формы наиболее часто составляемых организационно-распорядительных и иных документов профсоюзных организаций. На наш взгляд, пособие содержит ответы на многочисленные вопросы профсоюзного актива образовательных организаций, которые встречаются в практике профсоюзной работы. Для председателей и профсоюзного актива первичных, местных (районных, городских), региональных (межрегиональных) организаций Профсоюза. 3 СОДЕРЖАНИЕ Введение………………………………………………………. 5 Глава 1. Основные положения делопроизводства в организациях Профсоюза…………………………………………………… 7 1.1. Основные понятия ……………………………………………. 7 1.2. Нормативно-методические основы профсоюзного делопроизводства…………………………………………….. 10 1.3. Основные сведения о документах……………………………. 11 Глава 2. Общие требования к профсоюзному документу ………… 14 2.1. Требования к составлению профсоюзного документа……… 14 2.2. Примерный перечень (номенклатура) дел первичной профсоюзной организации…………………………………… 15 2.3. Примерный перечень (номенклатура) дел территориальной организации Профсоюза……………………………………… 16 2.4. Примерный перечень (номенклатура) дел бухгалтерии организации Профсоюза…………………………………….. 17 2.5. Некоторые подходы к составлению номенклатуры дел….. 18 2.6. Формирование дел…………………………………………… 19 2.7. Разработка должностной инструкции……………………… 20 Глава 3. Оформление протоколов и служебных писем ………… 22 3.1. Общие требования к протоколу……………………………. 22 3.2. Оформление отдельных профсоюзных документов……… 23 3.3. Оформление служебных писем………………………………. 24 Глава 4. Организация документооборота…………………………. 29 4.1. Приём поступающей корреспонденции……………………... 29 4.2. Работа с заявлениями, обращениями и предложениями членов Профсоюза…………………………………………… 30 4.3. Вопросы хранения документов…………………………….. 32 4.4. Порядок передачи дел при смене председателя…………….. 33 Глава 5. Методические рекомендации к подготовке и проведению собраний (конференций), заседаний профсоюзных органов……………………………………… 35 5.1. Заседание профсоюзного органа…………………………… 35 5.2. Постановления, распоряжения профсоюзного органа………………………..……………………………….. 36 5.3. Организация работы высших, руководящих и исполнительных выборных органов организаций Профсоюза………………. ………………………………….. 36 5.4. Оценка эффективности заседания профсоюзного органа…. 37 Глава 6. Бланки профсоюзных документов.……………………. 40 6.1. Общие требования к оформлению документов на бланке организации Профсоюза…………………………………….. 40 4 6.2. Виды профсоюзных бланков………………………………… 40 6.3. Общий бланк организации Профсоюза…………………….. 41 6.4. Бланк отдельного вида профсоюзного документа………… 41 Глава 7. Профсоюзный практикум…………………………………... 42 7.1. Примерная номенклатура дел первичной организации Профсоюза……………………………………………………. 42 7.2. Примерная номенклатура дел территориальной (местной) организации Профсоюза……………………………………. 44 Глава 8. Примерные образцы писем, заявлений, актов, должностных инструкций, протоколов и выписок……. 47 8.1. Примерные образцы оформления писем……………………. 47 8.2. Примерные формы заявлений………………………………. 48 8.3. Форма журнала регистрации корреспонденции…………… 51 8.4. Примерные образцы актов………………………………….. 51 8.5. Оформление уведомления о начале коллективных переговоров…………………………………………………… 53 8.6. Протокол профсоюзного собрания………………………… 54 8.7. Протокол заседания профсоюзного комитета (профкома) 55 8.8. Протокол заседания комитета (президиума) местной организации Профсоюза…………………………………….. 56 8.9. Выписка из протокола……………………………………….. 57 8.10. Примерная должностная инструкция главного специалиста организационного отдела аппарата территориальной организации Профсоюза…………………………………….. 58 Глава 9. Формы профсоюзных бланков…………………………… 64 9.1. Примерные формы бланков постановлений профсоюзных органов………………………………………………………… 64 9.2. Примерные формы бланков распоряжений……………….. 68 9.3. Примерные формы бланков контрольно-ревизионных комиссий……………………………………………………….. 69 9.4. Образцы форм угловых бланков профсоюзных документов 70 9.5. Примерные формы горизонтальных бланков профсоюзных документов……………………………………………………. 73 Приложение №1 Правила по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза……………………………….. 76 Приложение №2 Учетная карточка члена Профсоюза… 88 Приложение №3 Форма профсоюзного билета………….. 90 Приложение №4 Образцы оттисков печатей…………….. 91 Приложение №5 Символика Профсоюза………………… Приложение №6 Договор Красноярской краевой организации Профсоюза с Государственным архивом Красноярского края………………………………………….. Литература…………………………………………………… 94 5 ВВЕДЕНИЕ Организация делопроизводства, правильное составление служебных документов, подготовка материалов к пленумам (заседаниям комитетов, советов), заседаниям президиумов профсоюзных организаций, оформление протоколов, постановлений являются не только необходимой, но и неотъемлемой частью повышения эффективности работы профсоюзной организации. Основным носителем информации, используемой в работе Профсоюза, являются документы. Документом профсоюзной организации может быть любая информация, касающаяся уставной деятельности, зафиксированная на материальном носителе. Профсоюзные организации в своей деятельности регулярно создают, получают и используют различные виды документов: рукописные, машинописные, электронные, кино-, фото-, и иные виды документов. Поскольку управленческая деятельность всегда осуществляется с применением различного рода документации, то принято наряду с термином «делопроизводство» использовать также понятие «документационное обеспечение деятельности профсоюзной организации». Делопроизводство включает в себя несколько самостоятельных и одновременно тесно связанных друг с другом видов деятельности. Деятельность по разработке и оформлению официальных документов профсоюзных органов, организации их движения, учета и хранения называется делопроизводством. Часть делопроизводства, связанная с созданием документа, называется документированием. Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборота. Деятельность по организации хранения документов называется архивным делом. Деятельность организации Профсоюза обеспечивается системой взаимо- связанной управленческой документации. Вид этой документации определяется полномочиями, порядком рассмотрения вопросов, объемом и характером взаимодействия профсоюзной организации с вышестоящими профсоюзными органами, с органами законодательной и исполнительной власти, с социальными партнерами. Общие требования к документированию деятельности руководящих и исполнительных профсоюзных органов устанавливаются Центральным Советом Профсоюза, выборными органами территориальных и первичных профсоюзных организаций. Конкретный перечень оформляемой документации в Профсоюзе опре- деляется самостоятельно выборными профсоюзными органами. 6 Документы профсоюзной организации несут не только разнообразные организационно-распорядительные функции и являются информационными источниками, но и (при необходимости) становятся важным средством юридического доказательства. Во многих случаях документы служат единственным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых судами, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Несмотря на то, что профсоюзные организации демократично, без излишней заорганизованности подходят в процессе подготовки собраний, конференций, заседаний коллегиальных профсоюзных органов к оформлению профсоюзных документов, ответственность за качество принимаемых постановлений, составление и хранение протоколов и иных документов лежит на председателях профсоюзных организаций. Как показывает практика, от грамотно составленного профсоюзного документа, правильной организации документооборота в значительной степени зависит оперативность и эффективность всей организационной работы профсоюзных органов. Необходимо помнить, что неправильно оформленный документ теряет важнейшее и необходимое качество – юридическую силу. А это чревато не только отказом компетентного органа признать этот документ, но и большими издержками в работе профсоюзных организаций. 7 ГЛАВА I. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИЯХ ПРОФСОЮЗА Как известно, в целом внутрисоюзная работа существует и развивается не только в общепринятой (универсальной) форме, в виде обобщённых нормативных актов (уставов, положений, регламентов, инструкций), но и в виде, например, конкретного постановления профсоюзного органа или протокола профсоюзного собрания (конференции), через которые отражается состояние и уровень организационной работы. Особенностью профсоюзной работы является и то, что значительная часть времени специалистов и профсоюзного актива затрачивается на непосредственную подготовку различного рода документов. Это подготовка проектов постановлений профсоюзных органов, составление справок, разработка проектов коллективных договоров и соглашений, локальных нормативных документов, анализ материалов и подготовка информаций, ответы на письма и жалобы членов Профсоюза, обобщение статистических данных и т. д. Делопроизводство в профсоюзной организации включает в себя: 1) создание документа (письмо, постановление, протокол, справка и т.д.); 2) организацию работы с документом (регистрация, тиражирование, отправка, исполнение, учёт и хранение). 1.1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ Акт – документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих физическое или юридическое лицо, создавшее письменный документ. Бланк профсоюзного документа -форма утвержденного в установленном порядке бланка с отражением официальной символики Профсоюза и реквизитов профсоюзной организации. Визирование документа – элемент реквизита документа, выражающий согласие или несогласие лица или органа, не являющегося автором документа, с содержанием документа. Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в организациях Профсоюза. Делопроизводство в профсоюзной организации - деятельность аппарата профсоюзной организации или профсоюзного актива, охватывающая всю систему работы с документами. Это изготовление бланков, подготовка документа, документирование, формирование дел, организация документооборота, комплектование, учет, организация текущего и архивного хранения и иная работа с документами, образовавшимися в результате деятельности профсоюзной организации и выборных профсоюзных органов. 8 Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности организации Профсоюза. Вид профсоюзного документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения профсоюзной деятельности. В работе с документами используются различные термины, характеризующие документ: официальный документ, подлинник, копия, заверенная копия, личный документ. Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Официальный профсоюзный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом организации Профсоюза и оформленный в установленном порядке. Документ постоянного хранения - документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение. Документ временного хранения - документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению. Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке. Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки. Должностная инструкция – правовой акт, регулирующий и регламентирующий права, обязанности, ответственность и объём работы должностного лица. Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заявление – внутренний служебный документ, который предназначен для доведения до сведения вышестоящего должностного лица официального мнения (просьбы) подчиненного должностного лица. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в организации Профсоюза, с указанием сроков их хранения. Обращение члена Профсоюза - направленные в письменном виде или в электронно-цифровой форме в организацию Профсоюза предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение работника, являющегося членом Профсоюза, в профсоюзную организацию. Организационно-распорядительные документы - документы, используемые в сфере руководства профсоюзной организацией. 9 Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Постановление – распорядительный (управленческий) документ, принимаемый профсоюзным собранием (конференцией) или выборным коллегиальным профсоюзным органом. Подготовка (создание) профсоюзного документа - сбор и обработка необходимой информации, подготовка проекта профсоюзного документа, его оформление, представление на утверждение. Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия на собрании или заседании профсоюзного органа решений (запись всего процесса, происходящего на заседании, собрании). Профсоюзный документ - официальный документ, созданный Профсоюзом, организацией Профсоюза, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот организации Профсоюза. Распоряжение – распорядительный (управленческий) документ, издаваемый председателем организации Профсоюза как единоличным выборным профсоюзным органом. Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе. Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной руководителем профсоюзной организации и содержащий принятое им решение. Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа. Система работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности профсоюзной организации. Служба делопроизводства – это специалист или группа профсоюзного актива, занимающиеся вопросами делопроизводства. В сферу деятельности службы делопроизводства входят: учет, регистрация и передача по назначению входящей и исходящей корреспонденции; организация работы по составлению номенклатуры и формированию дел, проведение экспертизы ценности документов; оформление протоколов профсоюзных собраний (конференций); ведение и оформление протоколов заседаний профсоюзного комитета (президиума); рассылка документов (писем, постановлений и др.); контроль за исполнением документов; организация печатания и тиражирования документов; проверка организации работы с документами, оказание методической помощи в работе с документами выборным органам профсоюзных организаций структурных подразделений или профгрупп (профбюро), 10 профгрупоргам); организация передачи дел, срок хранения которых истек, на дальнейшее хранение в архивные учреждения или на уничтожение; регулярное информирование председателя организации Профсоюза о состоянии документооборота и ходе исполнения документов. Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел. Экспертиза ценности документов экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации и других архивов. Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Электронный документооборот - документооборот с применением информационных систем. 1.2. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРОФСОЮЗНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Основными нормативно-методическими документами, регулирующими работу с документами в Профсоюзе работников народного образования и науки РФ, являются: Устав Профсоюза работников народного образования и науки Российской Федерации, утверждённый постановлением VI Съезда Профсоюза от 31 марта 2010 года; Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст.4169); законодательные акты РФ в сфере информации и документации, государственные стандарты на документы; Общие положения о первичной и территориальной организациях Профсоюза (утверждены постановлением Центрального Совета Профсоюза от 20 сентября 2010 года № 2); Правила по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза, утвержденные постановлением исполкома Профсоюза №10 от 07.06.2012 года; постановления Центрального Совета и Исполкома Профсоюза, выборных органов территориальных и первичных профсоюзных организаций; регламенты, инструкции и иные нормативно-правовые акты, методические документы, разрабатываемые в организации Профсоюза. Основные требования к оформлению ОРД в государственных учреждениях изложены в ГОСТ Р 6-30 – 2003, утверждённом Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65- ст. Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информационных ресурсов, является ФЗ от 20 февраля 1995г. «Об информации, 11 информатизации и защите информации». Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в том числе и негосударственных. В целях обеспечения единых требований к оформлению профсоюзных документов и организации работы с ними в организации Профсоюза разрабатывается и утверждается Инструкция (положение) по делопроизводству, в которой отражаются все вопросы работы с документами. Ответственность за организацию и общее состояние делопроизводства в организациях Профсоюза возлагается на профсоюзные органы (комитеты(советы), президиумы). В соответствии с Уставом Профсоюза (п.2.14 статьи 23, п.2.16 статьи 33) персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами несет председатель (руководитель) профсоюзной организации. Выборные профсоюзные органы взаимодействуют с государственными архивными учреждениями с целью получения организационно-методической помощи в ведении номенклатуры и формированию дел, а также обеспечения сохранности документов, правильностью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения. 1.3. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ О ДОКУМЕНТАХ Профсоюзный документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации информации и выполняемых документом функций. 1.3.1. Функции профсоюзного документа: информационная – (является источником и носителем информации); организационная – (позволяет организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс в профсоюзной организации); юридическая или правовая – (служит юридической основой финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, подтверждая факты и удостоверяя показатели и сведения); коммуникативная – (помогает организовать обмен информацией и общение (закрепляет отношения как внутри организации, так и отношения с др. профсоюзными организациями); учётная – (накапливает сведения за определенные периоды времени и позволяет их анализировать, выявляя тенденции и закономерности в деятельности организации); социальная – (характеризует социально-экономическую и др. сферы жизни организации); воспитательная – (позволяет укреплять исполнительскую дисциплину и содействовать воспитанию профсоюзных кадров и актива); историческая – (является источником сведений о различных 12 событиях, подтверждает и дополняет исторические факты, помогает восстановить историческое прошлое профсоюзной организации). 1.3.2. Классификация документов: Все документы в Профсоюзе можно классифицировать по ряду признаков: по способу документирования - рукописные; машинописные; графические; кино-, фотодокументы; по сфере использования - организационно-распорядительные; отчетно-статистические; информационно-справочные; финансово- бухгалтерские; по юридической значимости - подлинники (оригиналы) – первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором; заверенные копии - копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу; дубликаты – повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу; по происхождению - официальные (служебные) – затрагивающие интересы организации; личные – касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными; по форме изложения – индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме; трафаретные, когда структура и часть письма состоит из набора заранее подготовленных фраз, а другая часть заполняется при написании письма; типовые, когда они применяются в стандартных ситуациях. по срокам хранения - постоянного хранения, временного хранения (до 10 лет), долговременного хранения (свыше 10 лет), по личному составу (до 75 лет). 1.3.3. Разновидность документов в Профсоюзе Документы, созданные в результате деятельности выборных профсоюзных органов, направленные на реализацию уставных полномочий, делятся в соответствии с их содержанием натри общие категории: Организационные или нормативно-уставные документы: Устав Профсоюза; Общее положение о территориальной организации Профсоюза; Общее положение о первичной организации Профсоюза; протоколы профсоюзных собраний, конференций; протоколы заседаний выборных коллегиальных профсоюзных органов; положения о постоянных комиссиях; инструкции, регламенты, штатные расписания, рекомендации и др. Управленческие или распорядительные документы: постановления (для высших, руководящих и исполнительных коллегиальных профсоюзных органов – собрания (конференции), комитеты, президиумы), резолюции собраний, конференций, выборных профсоюзных органов, распоряжения председателей организаций Профсоюза, планы работы и т.п. 13 Справочно – информационные документы: справки, аналитические записки, обзоры, заключения, методические материалы, официальные письма, заявления, обращения и др. В рамках трёх основных категорий профсоюзных документов можно выделить более узкие группы документов: организационно-нормативная документация: Положение об организации Профсоюза, Положения о постоянных комиссиях, Положения о конкурсах и т.д. организационно-методическая документация: методические пособия и рекомендации выборных органов Профсоюза; организационно-кадровая документация: штатное расписание, должностные инструкции штатных работников, трудовые договора с работниками аппаратов профсоюзных организаций и т.д.; финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация: сводный финансовый отчет о целевом использовании полученных средств по форме 1ПБ, Сведения о распределении членских профсоюзных взносов и пр.; отчетно-статистическая документация: сводные статистические отчеты первичных и территориальных организаций Профсоюза (формы 1-5 СП), отчёты по итогам отчётов и выборов (формы ОВ) и т.д.; отчетно-информационная документация : справки, информации, отчеты и т.д. |