Руководство для выполнения практических работ по дисциплине Документационное обеспечение управления
 Скачать 0.85 Mb.
|
Задание № 3.Зарегистрируйте исходящий документ в журнале и регистрационно-контрольной карточке.Акционерное общество Генеральному директору «Леса России» АО «Российская ассоциация друзей леса» (АО «Леса России») А.М. Дроздову Петровская ул., д. 10, Остоженка ул., д. 5, Москва, 121 235 Москва, 123 185 Тел./факс: (495) 233-18-45 ОКПО 12345678 ОГРН 1234567890123 ИНН/КПП 1234567890/123456789 21.08.2016 № 2/01-18 На № 186 от 14.08.2016 Уважаемый Алексей Михайлович! Представляю Вам предложения для разработки «Методических рекомендации по тушению пожаров с применением авиации». Приложение: предложения на 5 л. в 3 экз. Генеральный директор Круглов О.М. Круглов О.М. Толмачева 233 16 18 В дело № 03-15 21.08.2016 Мухин Решение: ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
Контрольное итоговое задание: 1.Из приведенных ниже утверждений выберите правильные. Ответы запишите в тетрадь: 1.1. Все поступающие в организацию документы регистрируются службой ДОУ. Поступившие в организацию документы регистрируются службой ДОУ выборочно по указанию ее руководителя. Служба ДОУ не регистрирует бухгалтерские документы. Из поступивших в организацию документов служба ДОУ регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю. В службе ДОУ регистрируются все поступающие в организацию документы, за исключением перечисленных в "Перечне документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ". Ответ: ________________________________________________________________________________ 2. Ниже указаны реквизиты, которые вносятся одной из организаций в регистрационную форму при регистрации поступающих писем. Определите, какие обязательные для регистрации документов реквизиты пропущены в приведенном перечне. Ответ запишите в тетрадь: Дата поступления документа в организацию. Краткое содержание документа. Резолюция. Наименование документа. Номер документа. Расписка исполнителя в получении документа. Количество листов и экземпляров документа. Ответ: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3. Определите, для регистрации каких документов предназначен следующий журнал. Ответ запишите в тетрадь:
Ответ: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 4. Определите, правильно ли разработан следующий журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов. Ответ запишите в тетрадь:
Ответ: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Дата __________________ Оценка _________________ Подпись преподавателя ________________ ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9 ТЕМА: Организация оперативного хранения документов. НАИМЕНОВАНИЕ РАБОТЫ: Составление и оформление номенклатуры дел. ЦЕЛЬ РАБОТЫ: Отработать приемы составления сводной номенклатуры дел предприятия. ФОРМРУЕМЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ: ОК 1-3, 6-7; ПК 1.1-1.4, 2.1-2.4, 3.1-3.4, 4.1-4.4. ПРИОБРЕТАЕМЫЕ УМЕНИЯ: Студенты смогут составлять и оформлять сводную номенклатуру дел предприятия. ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА: рабочая тетрадь, образец оформления сводной номенклатуры дел организации, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: кабинет «Документационное обеспечение управления» НОРМА ВРЕМЕНИ: 90 минут. ЛИТЕРАТУРА: Гладий Е.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: РИОР: ИНФРА-М, 2013. – С. 202-206. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. – М.: Издательский центр «Академия», 2012. – С. 142-150. Вопросы при допуске к занятию: С какой целью разрабатывается номенклатура дел? С кем согласовывается номенклатура дел? Как подводятся итоги формирования дел за год? Что значит «переходящее» дело? Что такое схемы документооборота, зачем они нужны? Каков срок использования конкретной номенклатуры в организации? Для чего используется графа «Примечание» в номенклатуре дел? Методические указания Для документационного обеспечения управления работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается служба (подразделение) документационного обеспечения управления (ДОУ). Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации – это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел (прил. 7). Задание № 1. В организационной структуре ОАО «Кворум» выделены структурные подразделения: секретариат, бухгалтерия, отдел кадров. За 2016 год в структурных подразделениях фирмы были сформированы 16 дел. Из них 4 – временного до 10 лет включительно, 4 – временного свыше 10 лет, 8 – постоянного. Вы работаете секретарем-референтом директора ОАО «Кворум», занимаетесь систематизацией документов и формирование дел. Пользуясь Примерным перечнем управленческих документов с указанием сроков хранения (прил. 6), разработайте содержательную часть номенклатуры дел ОАО «Кворум». Порядок выполнения задания № 1: В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания. В качестве разделов номенклатуры используются наименование структурных подразделений предприятия. В начале каждого раздела указывают наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы, затем – переписка и другие справочно-информационные документы, в конце – журналы регистрации. Содержательная часть номенклатуры дел оформляется таблицей. Для ее заполнения используйте приложением 6 «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Номенклатура утверждается директором, подписывается составителем (секретарем-референтом) и архивистом. В конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве дел, заведенных в текущем году, которая заверяется подписями составителя и архивиста. Решение: ________________________________________________________________________________ Публичное акционерное общество «КВОРУМ» УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ПАО «КВОРУМ» Аронов И.В. Аронов 25.12.2015 № 7 25.12.2015 На 2016 год
Секретарь-референт _____________________ Зав. архивом _____________________ ОДОБРЕНО Протокол заседания Экспертной комиссии ПАО «Кворум» от ______________ № ______ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ПАО «КВОРУМ» 2014 г.
Секретарь-референт _____________________ Зав. архивом _____________________ ________________________________________________________________________________ Контрольное итоговое задание: 1.Определите, какие из приведенных ниже утверждений являются правильными. Укажите номера правильных ответов: 1.1. Номенклатура дел организации является необходимым документом для правильного формирования в дела других документов. 1.2. Поиск документов организации невозможен при отсутствии номенклатуры дел. 1.3. Можно систематизировать документы в делопроизводстве без номенклатуры дел организации. 1.4. Номенклатура дел организации на очередной календарный год составляется в четвертом квартале текущего года. 1.5. В организациях достаточно разрабатывать номенклатуры дел структурных подразделений. 1.6. Все дела, образующиеся в организации, нумеруются сплошной порядковой нумерацией. 1.7. Индекс дела должен включать номер структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения. 2. Ниже перечислена информация, включаемая в номенклатуру дел организации. Определите, какие виды информации здесь отсутствуют. Ответ запишите в тетрадь: 2.1. Дата документа. 2.2. Подпись руководителя службы ДОУ организации. 2.3. Номер документа. 2.4. Гриф утверждения. 2.5. Индекс дела. 2.6. Заголовок к тексту документа (на какой календарный год составлена номенклатура дел). 2.7. Количество единиц хранения. 2.8. Наименование организации. 2.9. Гриф согласования номенклатуры дел с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. 2.10. Срок хранения и номер статей по перечню. 2.11. Гриф согласования номенклатуры дел с экспертной комиссией организации. 2.12. Заголовок дела. Ответ: _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3. Как следует показать в номенклатуре дел, что предусмотренное в ней дело не заведено? Укажите номер правильного ответа: 3.1. Зачеркнуть заголовок незаведенного дела и расписаться в графе "Примечание". 3.2. Не вносить никаких изменений, т. к. эта информация не отражается в номенклатуре дел. 3.3. Поставить в графе "Примечание" отметку "Не заведено" и расписаться. 3.4. Перепечатать страницу номенклатуры дел, исключив из нее заголовок незаведенного дела. 4. Какую информацию содержит итоговая запись к номенклатуре дел? Укажите номера правильных ответов: Общее количество заведенных дел. Сроки хранения документов. Количество незаведенных дел. Информацию о сдаче дел на архивное хранение. Количество утраченных в течение года дел с указанием причин утраты. Количество переходящих дел. Категории заведенных дел. Количество дел, подлежащих рассмотрению на экспертно-проверочной комиссии. Дата __________________ Оценка _________________ Подпись преподавателя ________________ ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 10 ТЕМА: Использование ПЭВМ в делопроизводстве. НАИМЕНОВАНИЕ РАБОТЫ: Работа с шаблонами Microsoft Office (заполнение бланков-формуляров организационно-распорядительной документации). ЦЕЛЬ РАБОТЫ: Отработать приемы создания организационно-распорядительных документов в редакторе Microsoft Word на основе шаблонов, как стандартных, так и вновь созданных пользователем. ФОРМРУЕМЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ: ОК 1-3, 5; ПК 1.1-1.4, 2.1-2.4, 3.1-3.4, 4.1-4.4. ПРИОБРЕТАЕМЫЕ УМЕНИЯ: Студенты смогут составлять письмо на основе готового шаблона, превращать созданный приказ в шаблон, использовать шаблон приказа для создания нового приказа. ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА: IBM/PC, программа Word, рабочая тетрадь. МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: лаборатория «Учебная бухгалтерия». НОРМА ВРЕМЕНИ: 90 минут. ЛИТЕРАТУРА: Басаков М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления] : учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. – Ростов н/Д: Феникс, 2014. – 275-290 с. Вопросы при допуске к занятию: Каков состав типовых возможностей компьютерных программ по автоматизации ДОУ? Что такое текстовый процессор, каково его применение? Что такое интегрированный офисный пакет? Методические указания Шаблон - это документ, сформировав который один раз, затем можно использовать для создания других документов. Создав свой шаблон, содержащий неизменяемую часть документа, можно впоследствии только вносить нужные правки в документ. Любой документ текстового редактора Word создается на основе шаблона. Даже пустой документ, который мы привыкли видеть на экране после запуска программы, создается на основе шаблона заданного по умолчанию, его имя - normal.dot. Кроме этого стандартного шаблона, в редакторе есть несколько других для создания писем, факсов, заявлений и других типичных документов. Воспользоваться этими стандартными шаблонами можно, выбрав "Файл -> Создать". В результате в окне редактора появился область задач "Создание документа" (рис. 1.).  Рис. 1. Область задач "Создание документа" в окне текстового редактора Word. Для создания нового документа на основе шаблона можно использовать стандартные шаблоны, которые были включены в пакет Microsoft Office при его установке, либо шаблоны, размещенные на сайте программы (для этого предназначена ссылка "Шаблоны на узле Office Online"). В результате выбора первого пункта откроется окно для выбора шаблона. Обратите внимание, что шаблоны размещены на вкладках в соответствии с их предназначением. Выберите нужный шаблон, например "Современная записка". В результате будет создан новый документ на основе выбранного шаблона, в документе будут размещен текст шаблона, который теперь можно изменить в соответствии с необходимостью. Если вы создали документ, который можно использовать для создания других документов, внося лишь незначительные изменения, превратите его в шаблон. Для этого его достаточно сохранить в формате шаблона, выбрав "Файл" -> "Сохранить как", и в поле "Тип файла" выбрать значение "Шаблон документа (*.dot)". Обратите внимание на место сохранения нового шаблона - по умолчанию шаблоны сохраняются в папке "Шаблоны" (рис. 2), которая размещена в директорииDocuments and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft. Это расположение менять не рекомендуется.  Рис. 2. Сохранение файла как шаблона. После того, как шаблон сохранен, его можно использовать для создания документов. Выбрав "Файл -> Создать" и воспользовавшись ссылкой "На моем компьютере" увидеть сохраненный ранее шаблон можно на вкладке "Общие".  Рис. 3. Создание документа, базирующегося на собственном шаблоне. На основе готового шаблона, то ли стандартного, то ли ранее созданного пользователем, можно создать новый шаблон. Сделать это удобно опять же в том случае, когда необходимо создавать много одинаковых документов, пусть с незначительными отличиями от уже существующего шаблона. Создать новый шаблон на основе готового шаблона можно так же, как и на его основе новый файл - выберите для этого "Файл -> Создать", воспользуйтесь ссылкой "На моем компьютере", в окне "Шаблоны" выделите нужный шаблон и отметьте переключатель "Шаблон", который размещен над кнопками "Ок" и "Отмена". В результате будет создан новый шаблон, в котором будут размещены элементы предыдущего шаблона, при этом в новый шаблон можно внести все необходимые изменения и сохранить его под новым именем. Задание № 1. Создайте письмо на основе стандартного шаблона «Современное письмо», который включен в пакет Microsoft Office.Текст письма возьмите из практической работы № 8 задание № 3. Распечатайте письмо и приложите к рабочей тетради. Порядок выполнения задания № 1: Создайте новый документ в текстовом редакторе Word. Выберите "Файл -> Создать". В результате в окне редактора появится область задач "Создание документа". Воспользуйтесь ссылкой "На моем компьютере". На вкладке «Письма и факсы» выберите стандартный шаблон «Современное письмо». Заполните необходимые поля текстом из задания № 3 практической работы № 8, результат выведите на печать. Задание № 2. Создайте шаблон приказа по основной деятельности ОАО «Русский лен», используя макет оформления приказа с продольным расположением реквизитов (приложение 2). Порядок выполнения задания № 2: Создайте новый документ в текстовом редакторе Word. Измените параметры форматирования. Установите: шрифт – Times New Roman, размер шрифта – 14 пунктов; параметры абзаца: выравнивание текста – по ширине страницы, отступ первой строки – 12,5 мм, межстрочный интервал - Полуторный. Наберите текст из приложения 2. Сохраните новый документ в формате шаблона, выбрав "Файл" -> "Сохранить как", и в поле "Тип файла" выбрать значение "Шаблон документа (*.dot)". Шаблон приказа сохранится по умолчанию в папке «Шаблоны». Задание № 3. На основе шаблона приказа по основной деятельности ОАО «Русский лен» создайте новый документ. Для этого воспользуйтесь ранее составленным приказом в практической работе № 3 задание № 1. Распечатайте приказ и приложите к рабочей тетради. Порядок выполнения задания № 3: Выберите "Файл -> Создать". В результате в окне редактора появится область задач "Создание документа". Воспользуйтесь ссылкой "На моем компьютере". На вкладке "Общие" выберите сохраненный ранее шаблон. Внесите необходимые изменения в приказ из задания № 1 практической работы № 3. Приказ выведите на печать. Дата __________________ Оценка _________________ Подпись преподавателя ________________ Приложение 1 Расположение основных реквизитов (формуляр-образец документа)
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
19 Отметка о контроле