|
|
Руководство для выполнения практических работ по дисциплине Документационное обеспечение управления
Макет оформления приказа (с продольным расположением реквизитов)
(если государственное предприятие)
Наименование министерства
(если государственное предприятие)
Наименование организации
ПРИКАЗ
________________ № __________
Дата
______________________________
Место издания документа
Заголовок к тексту приказа
(Краткое содержание, выраженное отглагольным существительным в предложном падеже, начинается предлогом «О»)
Текст
Констатирующая часть (приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении) отделяется от распорядительной части словом
ПРИКАЗЫВАЮ:
Распорядительная часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов):
Полное наименование должности исполнителя Фамилия И.О. (в дательном падеже) или наименование структурного подразделения – предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме, - срок исполнения (без слова «срок»).
Полное наименование должности Фамилия И.О. или наименование структурного подразделения (если в пункте приказа несколько предписываемых действий, разных по характеру, то каждое из них выделяется в подпункт):
2.1. Предписываемое действие и срок исполнения
2.2. То же.
Последний пункт приказа определяет контроль за исполнением приказа и имеет постоянную формулировку: Контроль за исполнением приказа возложить на …(указывается структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль; наименование должности, Фамилия И.О. пишутся в винительном падеже).
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Визы согласования должностных лиц
(на оборотной стороне листа)
Приложение 3
Макет оформления полного протокола (с угловым расположением реквизитов)
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
00.00.2012 № 00
Заголовок к тексту
Вид коллегиальной работы
и наименование работы
органа (в именительном падеже)
Текст
Председатель И.О. Фамилия
Секретарь И.О. Фамилия
Присутствовали: И.О. Фамилия членов коллегиального органа – в алфавитном порядке. Если
количество членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывается их
общее количество и в скобках – (регистрационный лист прилагается).
Приглашенные: Наименование должности И.О. Фамилия (в наименование должности включается
наименование организации) приглашенных – в алфавитном порядке.
Повестка дня:
1. О (о чем слушается вопрос). Доклад (отчет, сообщение, информация) наименование должности И.О. Фамилия (в родительном падеже).
2. О… (Далее, как в п.1).
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия – Краткая запись содержания доклада (отчета, сообщения, информаций), изложенная в первом лице.
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия – Краткая запись выступления, изложенного в первом лице. (При необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности).
И.О. Фамилия – Краткое содержание выступления. Если текст выступления прилагается к протоколу, то указывают – Доклад прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Текст 1-го пункта постановления по первому вопросу. Излагается в неопределенной форме (возложить, поручить, предложить, организовать и т.д.).
Постановляющая часть протокола строится по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо (наименование должности – не всегда, И.О. Фамилия).
1.2. Текст 2-го пункта постановления по первому вопросу.
Если постановление содержит однородный по характеру вопрос, то делить постановления на пункты не нужно.
2. Текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПАЛИ – ПОСТАНОВИЛИ.
Председатель подпись И.О. Фамилия
Секретарь подпись И.О. Фамилия
Приложение 4
Макет оформления акта (с угловым расположением реквизитов)
Наименование организации
А К Т
№ 00
Место издания
|
УТВЕРЖДАЮ
Должность лица, утвердившего документ
Подпись И.О. Фамилия
Дата утверждения
|
Заголовок к тексту
Краткое содержание события или факта, сформулированное отглагольным существительным в именительном падеже
|
|
Основание:
|
Текст
Распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившее основанием для составления акта
|
Составлен комиссией:
|
Председатель -
|
Наименование должности
|
И.О. Фамилия
|
Члены комиссии:
|
Наименование должности (располагаются в алфавитном порядке)
|
И.О. Фамилия
|
Присутствовали:
|
Наименование должности лиц присутствующих при составлении акта (располагаются в алфавитном порядке)
|
И.О. Фамилия
|
Текст констатирующей части акта; описание проведенной работы; фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть поделена на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Составлен в _____________ экземплярах:
1-ый – кому (куда);
2-ой – кому (куда) и т.д.
|
Председатель
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
Члены комиссии:
|
Подпись
Подпись
|
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
|
Присутствовали:
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
В дело 00-00 (подпись, дата)
|
Приложение 5
Формы регистрационных журналов и регистрационно-контрольной карточки.
Примеры заполнения регистрационных форм
Форма журнала регистрации внутренних документов (по видам и разновидностям)
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Дата документа
|
Регистрационный номер документа
|
Краткое содержание документа
|
Кем подписан документ
|
Исполнитель
|
Куда передан
|
Расписка в получении документа
|
Отметка об исполнении
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
17.05.2012
|
68
|
О внесении изменений в штатное расписание
|
Директор
|
Менеджер по персоналу Ванина О.И.
|
Бухгалтерия
|
Иванова
18.05. 2012
|
В дело № 01-06 18.05. 2012
|
Форма журнала регистрации входящих документов
Дата поступления
|
Регистрационный номер документа
|
Корреспондент (автор)
|
Дата документа
|
Номер документа
|
Краткое содержание
документа
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
01.02.2012
|
128/04-08
|
ООО «Орбита»
|
21.01.2012
|
07-11/63
|
О поставке комплектующих изделий
|
Продолжение
Резолюция или кому направлен документ
|
Дополнительные сведения о документе
|
Расписка в получении документа
|
Отметка
об
исполнении
|
Исполнители
|
Задание
|
Срок исполнения
|
Автор резолюции
|
Дата простановки резолюции
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
Отдел сбыта Егоров В.Я.
|
Подготовить проект договора поставки
|
10.02. 2012
|
Зам. директора
|
02.02. 2012
|
Приложение на 2 л. в 1 экз.
|
Егоров
02.02.2012
|
Отправлен проект договора от 10.02.2012 № 14-п
|
Форма журнала регистрации исходящих документов
Дата документа
|
Регистрационный номер документа
|
Корреспондент (получатель)
|
Краткое содержание документа
|
Кем подписан документ
|
Исполнитель
|
Дополнительные сведения о документе
|
Отметка об исполнении
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
23.03. 2012
|
01-05/209
|
ЗАО «Медсервис»
|
О приглашении на презентацию
|
Директор
|
Менеджер отдела рекламы Самохин Ю.В.
|
|
Копия в дело № 05-02 23.03. 2012
|
Продолжение прил. 5
Форма регистрационно-контрольной карточки
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1718 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
|
Корреспондент ЗАО «Информсервис»
|
Дата поступления и индекс документа
15.06.2012 № 2143/02-09
|
Дата и индекс документа
06.06.2012 № 03-05/528
|
Краткое содержание
О разработке программного обеспечения
|
Резолюция или кому направлен документ
Пименову С.Н.
Составить техническое задание.
Срок – 12.07.2012
|
|
Отметка об исполнении документа
В дело № 02-09 15.07.2012
|
|
Приложение 6
Указания по применению перечня (Извлечения)
1.1. "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" составлен в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552, и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.
1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).
1.5. Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно - проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.
2.4. Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа N 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа N 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.
Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и / или необходимостью практического использования документов.
Продолжение прил. 6
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной
архивной службы России
В.П.КОЗЛОВ
6 октября 2000 года
ПЕРЕЧЕНЬ
ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
(Извлечения)
(в ред. Решения Росархива от 27.10.2003)
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
|
1.1. Распорядительная деятельность
|
…
5
|
Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования <1>, доверенности и др.) к ним:
|
|
<1> До прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения - ЭПК
|
|
г) совещаний у руководителя организации
|
Пост. <2>
|
|
|
|
д) собраний трудовых коллективов организации
|
Пост. <2>
|
|
|
|
е) собраний структурных подразделений организации
|
5 л. ЭПК
|
|
|
|
ж) общих собраний акционеров, пайщиков
|
Пост.
|
|
|
6
|
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:
|
|
<1> Присланные для сведения - до минования надобности
<2> О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 л.
|
|
|
а) по основной деятельности
|
Пост. <1>
|
|
|
б) по личному составу
|
75 л. <2> ЭПК
|
|
|
в) по административно - хозяйственным вопросам
|
5 л.
|
|
7
|
Проекты приказов, распоряжений
|
1 г.
|
|
1.2. Организационные основы управления
|
|
…
13
|
Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные):
|
|
<1> После замены новыми
|
|
|
а) по месту разработки и утверждения
|
Пост.
|
|
|
|
б) в других организациях
|
3 г. <1>
|
|
|
…
15
|
Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств
|
Пост.
|
|
|
16
|
Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представительствах
|
Пост.
|
|
|
…
23
|
Договоры о правах и обязанностях:
|
|
<1> После истечения срока действия договора
|
|
|
а) с руководителем организации
|
Пост.
|
|
|
б) с членами коллегиальных исполнительных и др. органов организации в) с другой организацией
|
5 л. <1> ЭПК
|
|
Продолжение прил. 6
24
|
Реестры акционеров
|
Пост.
|
|
|
25
|
Реестры владельцев ценных бумаг
|
Пост.
|
|
|
26
|
Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды
|
Пост.
|
|
|
…
32
|
Штатные расписания организации, изменения к ним:
|
|
|
|
|
а) по месту разработки и утверждения
|
Пост.
|
|
|
|
б) в других организациях
|
3 г.
|
|
|
…
35
|
Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции):
а) типовые (примерные)
|
|
|
|
|
- по месту разработки и утверждения
|
Постоянно
|
|
|
|
- в прочих организациях
|
3 г. <1>
|
<1> После замены новыми.
|
|
|
в) индивидуальные (персональные)
|
75 л. ЭПК <1>
|
<1> В составе личных дел.
|
|
…
67
|
Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения:
|
|
|
|
|
а) по месту разработки и утверждения
|
Пост.
|
|
|
…
72
|
Книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля:
|
|
<1> Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно - справочного аппарата
|
|
|
а) распорядительных и нормативных документов организации
|
Пост. <1>
|
|
|
б) поступающих и отправляемых документов
|
3 г.
|
|
|
в) обращений граждан
|
5 л.
|
|
|
г) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры
|
3 г.
|
|
2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
|
2.1. Прогнозирование
|
…
88
|
Бизнес - планы; документы (технико - экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и др.) к ним
|
Пост.
|
|
|
…
90
|
Годовые планы организации:
|
|
<1> В других организациях - до минования надобности
|
|
|
а) по основным для данной организации видам деятельности
|
Пост. <1>
|
|
|
б) по вспомогательным для данной организации видам деятельности
|
5 л.
|
|
…
100
|
Справки, расчеты по прогнозированию цен
|
Пост.
|
|
|
101
|
Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы) о разработке, применении цен и их корректировке:
|
|
|
|
|
а) по месту разработки
|
Пост.
|
|
|
|
б) в других организациях
|
До пересмотра цен
|
|
|
Продолжение прил. 6
102
|
Ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально - технических ресурсов
|
5 л. <1> ЭПК
|
<1> После истечения срока действия соглашения
|
103
|
Переписка по вопросам ценообразования
|
5 л. ЭПК
|
|
4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
|
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
|
...
134
|
Альбомы унифицированных типовых форм первичной учетной документации:
|
|
|
|
а) по месту разработки и утверждения
|
Пост.
|
|
|
б) в других организациях
|
До замены новыми
|
|
135
|
Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:
|
|
<1> При отсутствии годовых - пост.
<2> При отсутствии годовых, квартальных - пост.
|
|
а) сводные годовые
|
Пост.
|
|
б) годовые
|
Пост.
|
|
в) квартальные
|
5 л. <1>
|
|
г) месячные
|
1 г. <2>
|
…
141
|
Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета
|
5 л.
|
|
142
|
План счетов бухгалтерского учета
|
5 л.
|
|
143
|
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)
|
Пост.
|
|
…
145
|
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово - хозяйственной деятельности, контрольно - ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.
|
5 л. <1>
|
<1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
|
…
152
|
Переписка о финансово - хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)
|
5 л.
|
|
153
|
Лицевые счета работников
|
75 л. ЭПК
|
|
154
|
Положения о премировании работников
|
5 л. <1> ЭПК
|
<1> После замены новыми
|
155
|
Документы (сводные расчетные (расчетно - платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат <1>; доверенности на получение денежных сумм и товарно - материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат
|
5 л <2>.
|
<1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л.
<2> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
|
Продолжение прил. 6
…
189
|
Договоры о материальной ответственности
|
5 л. <1>
|
<1> После увольнения материально ответственного лица
|
…
192
|
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно - материальных ценностей
|
5 л. <1>
|
<1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
|
7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
|
7.1. Трудоустройство
|
…
281
|
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
|
1 г.
|
|
…
292
|
Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников:
|
|
|
|
а) по месту разработки и утверждения
|
Пост.
|
|
|
б) в других организациях
|
До замены новыми
|
|
8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
|
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
|
…
336
|
Записки, заменяющие приказы по личному составу
|
75 л. <1> ЭПК
|
<1> О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 л.
|
337
|
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):
|
|
|
|
а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания
|
Пост.
|
|
|
б) работников
|
75 л. ЭПК
|
|
…
339
|
Личные карточки работников (в том числе временных работников)
|
75 л. ЭПК
|
|
…
349
|
Список (штатно - списочный состав) работников
|
Пост.
|
|
…
351
|
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним
|
3 г.
|
|
…356
|
Графики предоставления отпусков
|
1 г.
|
|
…358
|
Книги, журналы, карточки учета:
|
|
<1> После увольнения
|
|
а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников
|
75 л.
|
|
б) работников, направленных в командировки
|
5 л.
|
|
в) военнообязанных
|
3 г. <1>
|
|
г) отпусков
|
3 г.
|
|
д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений
|
75 л.
|
Приложение 7
|
|
|
Скачать 0.85 Mb.