Системный подход к разработке управленческого решения
 Скачать 83.34 Kb.
|
|
Системный подход к разработке управленческого решения 1 Понятие системного подхода и направления его приложения 2 Основные категории системного подхода 3 Характеристика основных этапов системного анализа 4 Научный инструментарий системного анализа 1. Системный подход (СП) - направление методологии научного познания и социальной практики, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем; ориентирует исследователя на раскрытие целостности объекта, на выявление многообразия типов связей в нем и сведение их в единую теоретическую картину (Советский энциклопедический словарь. – М.: «Советская энциклопедия», 1982 .) Появление СП как методологического инструмента является результатом диалектического развития человеческих познаний, насущной потребностью в разработке аппарата, позволяющего исследовать с единых позиций сложные и разноплановые задачи практической деятельности человека. Главными достоинствами СП являются обеспечение возможности систематизации анализа и синтеза сложных процессов и явлений, а также формирования системного образа мышления как инструмента познавательной деятельности. Ситуации в управленческой деятельности потребности в системном подходе: 1. При решении новых сложных и нестандартных проблем. 2. Если решение проблемы предусматривает увязку целей с множеством средств их достижения. 3. Если проблема имеет разветвленные связи, вызывающие отдаленные последствия в разных отраслях народного хозяйства, и принятие решения по ним требует учета полной эффективности и полных затрат. 4. Во всех случаях, создаются совершенно новые системы (например, коренным образом перестраивается система связи). 5. Во всех проблемах, связанных с автоматизацией управления, в процессе создания автоматизированных систем управления в любом звене. 6. В случаях, если принимаемые на будущее решения, разработка плана или программы развития должны учитывать фактор неопределенности и риска. 7. Во всех случаях, когда планирование или выработка ответственных решений о направлениях развития принимается на достаточно отдаленную перспективу. 8. Во всякой разработке или совершенствовании системы управления, когда имеется в виду создание системы оптимального планирования или управления, где требуется выработка самих критериев оптимальности с учетом целей развития и функционирования системы, ее места в общественном разделении труда и экономических взаимосвязей. Системный анализ основывается на следующих принципах: 1) единства – совместное рассмотрение системы как единого целого и как совокупности частей; 2) развития – учет изменяемости системы, ее спо собности к развитию, накапливанию информации с уче том динамики окружающей среды; 3) глобальной цели – ответственность за выбор гло бальной цели. Оптимум подсистем не является оптиму мом всей системы; 4) функциональности – совместное рассмотрение структуры системы и функций с приоритетом функций над структурой; 5) децентрализации – сочетание децентрализации и централизации; 6) иерархии – учет соподчинения и ранжирования частей; 7) неопределенности – учет вероятностного наступле ния события; 8) организованности – степень выполнения решений и выводов. 2 Основными категориями системного подхода являются: объект; свойства; связь; структура; система; системный анализ; системный синтез и другие. Объект - (лат. objectum - предмет) фрагмент реальности, предмет любой природы, выделяющийся на общем фоне объективно присущими ему свойствами (деталь, механизм, система машин, функция, способ, алгоритм, идея и т.д.). Свойства - устойчивая совокупность присущих объекту особенностей (признаков, проявлений) отличающая объект от общего фона. Свойства позволяют выделять объекты из их природного множества и используются человеком в качестве классификационных признаков Связь - вид отношений между объектами или их свойствами. Связи по своей значимости могут быть основными, дополняющими, второстепенными (лишними). По направленности - односторонние и двухсторонние. По физической природе рассматриваемого явления - статические (стационарные), функциональные, энергетические, информационные и т.д. По своей структуре - сходящиеся, расходящиеся, ветвящиеся и т.д.). Связи определяют взаимодействия в системе. Структура - внутренняя форма организации объектов посредством связей. Каждый объект обладает неисчерпаемым многообразием связей, способностью перехода из одного состояния в другое, что определяет существование множества структур при неизменном наборе составляющих Объекта. Система - совокупность взаимосвязанных объектов, обеспечивающая генерацию интегративного свойства, не присущего каждому из элементов совокупности. В соответствии с различными классами задач познания действительности или воздействия на нее можно выделить три класса систем. 1. Система рассматривается как взаимосвязанный комплекс материальных объектов - такой подход используется при исследовании природных либо материальных объектов. 2. Система рассматривается как бы состоящей из двух частей: она включает, с одной стороны, набор материальных объектов, а с другой — информацию об их состояниях. Такой подход принят в описании процессов управления материальным производством. 3. Система рассматривается в чисто информационном аспекте, т. е. как некоторый комплекс отношений связей и информации. Такой подход используется в задачах, связанных с социально-экономическими отношениями и процессами управления в государственном и муниципальном управлении. В системном анализе также принимается, что каждый объект системы состоит из частей, называемых элементами. Предел деления объекта на элементы определяется постановкой задачи, решаемой наблюдателем над объектом. Параметрами системы называют те переменные, значения которых принимаются неизменными при решении задачи. Изучить систему значит определить элементы системы, выразить их переменные, найти значения перемеренных, выделить параметры. Элементы, не полностью идентифицируемые, т. е. те, для которых не удается установить все заданные критериями идентификации отношения с другими элементами, очевидно, имеют эти отношения с окружением системы, с наблюдателем или со средой. Такие элементы называют входами системы (если через их посредство наблюдатель или среда оказывает воздействие на объект) и выходами системы (если через их посредство объект оказывает воздействие на наблюдателя или среду). Имея набор элементарных, логически взаимосвязанных компонентов системы - элемент, переменная параметр, вход, выход, отношения элементов можно конструировать любые другие более сложные компоненты. Системный анализ - совокупность методологических средств, используемых для подготовки и обоснования решений по сложным проблемам политического, военного, социального, экономического, научного и технического характера. Опирается на системный подход, а также на ряд математических дисциплин и современных методов управления. Основная процедура – построение обобщенной модели, отображающей взаимосвязи реальной ситуации. Термин «системный анализ» иногда употребляется как синоним системного подхода. ( Советский энциклопедический словарь. – М.: «Советская энциклопедия», 1982 .) Системный синтез - совокупность методов и средств объединения объектов в систему с целью формирования интегративного свойства, присущего всей системе. Системный синтез и системный анализ являются взаимодополняющими средствами исследования систем. Таким образом, на основе рассмотренных категорий можно сформулировать ряд практических рекомендаций общего характера. 3 Характеристика основных этапов системного анализа 1. Диагностика проблемы. Установление проблемы. Точное формулирование проблемы. Анализ логической структуры проблемы. Развитие проблемы в прошлом и будущем. Внешние связи проблемы с другими проблемами. Принципиальная разрешимость проблемы. 2. Определение системы. Описание системы. Определение позиции наблюдателя. Определение объекта. Выделение элементов (определение границ разбиения системы). Определение под- систем. Определение среды. 3. Анализ структуры системы. Определение уровней иерархии. Определение языка. Определение процессов управления и каналов информации. Описание подсистем и их функциональной структуры. 4. Формулирование общей цели и критерия системы Определение целей - требований надсистемы. Определение целей и ограничений среды. Формулирование общей цели. Определение критерия. Декомпозиция целей и критериев по подсистемам. Композиция общего критерия из критериев подсистем. 5. Декомпозиция цели, выявление потребности в ресурсах и процессах. Формулирование целей верхнего ранга. Формулирование целей текущих процессов. Формулирование целей эффективности. Формулирование целей развития. 6. Выявление ресурсов и процессов, композиция целей. Оценка существующей технологии и мощностей. Оценка современного состояния ресурсов. Оценка реализуемых и запланированных проектов. Оценка возможностей взаимодействия с другими системами. Оценка социальных факторов. Композиция целей. 7. Прогноз и анализ будущих условий. Анализ устойчивых тенденций развития системы. Прогноз развития изменения среды. Предсказание появления новых факторов, оказывающих сильное влияние на развитие системы. Анализ ресурсов будущего. Комплексный анализ взаимодействия факторов будущего развития, анализ возможных сдвигов целей и критериев 8. Оценка целей и средств. Вычисление оценок по критерию. Оценка взаимозависимости целей. Оценка относительной важности целей. Оценка дефицитности и стоимости ресурсов. 9. Отбор вариантов. Анализ целей на совместимость. Проверка целей на полноту. Отсечение избыточных целей. Планирование вариантов достижения отдельных целей. Оценка и сравнение вариантов. Совмещение комплекса взаимосвязанных вариантов. 10. Диагноз существующей системы. Моделирование социально - экономического процесса. Выявление недостатков организации производства и управления. Выявление и анализ мероприятий по совершенствованию структуры и управления организации. 11. Построение комплексной программы развития. Формулирование мероприятий, проектов и программ. Определение очередности целей и мероприятий по их достижению. Распределение сфер деятельности. Распределение сфер компетенции. Разработка комплексного плана мероприятий в рамках ограничений по ресурсам времени. Распределение по ответственным организациям, руководителям и исполнителям. 12. Проектирование организации для достижения целей. Назначение целей организации. Формулирование функций организации. Проектирование организационной структуры. Проектирование информационных технологий. Проектирование режимов работы. Проектирование механизмов материального и морального стимулирования. Проблемой называется критическое рассогласование межу существующим и желаемым (необходимым) значениями эффекта, формируемого системой. После установления факта существования проблемы наступает этап ее диагностики. Диагностикой проблемы называется анализ величин и соотношений параметров организационно - производственной системы (ОПС) и внешней среды, с целью установления причин возникновения проблемы. При этом этап диагностики предполагает знания исследователем функциональной агрегатной структуры и значений параметров объекта управления при нормальном его функционировании. Диагностика проблемы подразумевает ответ на вопросы. Что действительно происходит в системе управления? Каковы причины происходящего? Что за всем этим стоит? Первая этап в диагностировании сложной проблемы - это осознание и установление признаков нештатного поведения системы управления. Пример: низкие прибыль, сбыт, производство и качество, чрезмерные издержки, много- численные конфликты в организации, большая текучесть кадров. На втором этапе диагностирования проблемы оцениваются эффекты взаимодействии внутренних факторов системы и внешних факторов среды. При этом под внутренними факторами понимается величина собственного капитала, изношенность основных фондов, структура организации, квалификация персонала и т. п. Внешними факторами среды являются уровень налогов, структура спроса, цены и т. д. Третий этап диагностирования - связан с принятием решения по устранению проблемы. При этом необходимо четко определить в каких направлениях следует двигаться, так как решение проблемы может существовать в области либо изменения функций, либо структуры, либо параметров работы ОПС. Проблема носит функциональный характер, если она проявляется и, соответственно, может быть решена на уровне функций ОПС. Например, решение проблемы возможно при переходе на выпуск нового товара или услуги; при изменении рыночного сектора; при изменении положения и характера взаимоотношений с поставщиками; при изменении форм собственности; при изменении отраслевой принадлежности и других изменений, затрагивающих основы работы ОПС. Проблема имеет структурный характер и может быть решена при изменении структуры ОПС, если ее решение еще не требует изменения функций, но уже не может быть достигнуто путем изменения числовых значений отдельных параметров. Необходимость в структурных изменениях может возникать при изменении маркетинговой стратегии, разработке схожего с производимым в настоящее время нового товара, перехода на новый тип договорных отношений с существующими партнерами. Проблема носит параметрический характер, если она может быть устранена изменением только параметров ОПС. Структурная схема контроля и диагностики проблемы приведена на рисунке  Рисунок 1- Структурная схема диагностики проблемы 4 Научный инструментарий системного анализа Системный анализ является прежде каркасом, объединяющим все необходимые научные знания, методы и действия для решения сложных проблем (рисунок 2). Методы имеют далеко не равноценное значение и используются в разной степени. Большинство перечисленных методов разработано задолго до появления системного анализа и используется самостоятельно. Роль методологии системного анализа сводится к максимально точной формулировке задачи на каждом этапе и к подбору на каждом этапе метода, в наибольшей степени соответствующего существу постановки задачи. Инструменты системного анализа 1. Неформальные методы Метод сценариев является средством первичного упорядочения проблемы и средством получения и сбора информации о взаимосвязях проблемы с други ми проблемами о возможных и вероятных направлениях будущего развития. Метод назван по аналогии с хорошо известной и тщательно отработанной технологией написания киносценариев. В отличие от метода сценариев метод «Дельфи» предполагает предварительное ознакомление привлекаемых экспертов с ситуацией с помощью какой-либо модели: такой моделью может быть как строгая математическая модель, например эконометрическая модель развития экономики, так и неформальное описание процесса, например сценарий. Диагностические методы представляют собой достаточно хорошо отработанные приемы массового обследования предприятий и органов управления 2. Графические методы В процессе создания методов системного анализа был специально разработан и тщательно отлажен метод дерева целей, который стал центральным, главным методом системного анализа. Дерево целей представляет связный граф, вершины которого интерпретируются как цели, а ребра или дуги – как связи между целями. Дерево целей представляет собой главный инструмент увязки целей высшего уровня с конкретными средствами их достижения на низшем производственном уровне через ряд промежуточных звеньев. Матричные формы представления и анализа информации не являются специфическим инструментом системного анализа, однако широко используются на различных его этапах в качестве вспомогательного средства, Матрица является не только чрезвычайно наглядной формой представления информации, но и формой, которая во многих случаях раскрывает внутренние связи между элементами, помогает выяснить и проанализировать ненаблюдаемые части структуры. Наиболее наглядным и удобным средством отражения динамических, раз вивающихся во времени процессов, их анализа, и планирования с включением элементов оптимизации являются широко известные сетевые методы. Эти методы используются в системном анализе главным образом на этапе построения комплексных программ развития. Элементы нижних уровней деревьев целей, перегруппированные 1074 в\u1087 по признаку временных логических взаимосвязей, можно преобразовать в сеть. Анализ этих сетей может послужить для дальнейшей корректировки деревьев целей. Более сложные многомерные сети используются для распределения сфер ответственности, распределения работ по конкретным исполнителям в организациях, ориентированных на цель. 3. Количественные методы Методы экономического анализа Морфологические методы Статистические методы На всех стадиях системного анализа применяются хорошо отработанные методы экономического анализа. На этапах III и IV системного анализа - определения и анализа структуры системы, а также на этапах VIII, IX—анализа деревьев целей на их полноту и отбора конкретных вариантов достижения целей могут оказаться полезными методы морфологического анализа. Широкий круг статистических методов анализа показателей, вариации, трендов, факторного анализа, статистической экстраполяции и ряд других могут использоваться в принципе в качестве инструментов получения информации на любом из этапов системного анализ. Морфологические методы Основная идея морфологи ческого подхода – систематически находить все воз можные варианты решения проблемы путем комбиниро вания выделенных элементов или их признаков. В сис тематизированном виде метод морфологического анализа был впервые предложен Ф. Цвикки и часто так и назы вается "метод Цвикки" [234]. Известны три основные схемы метода: – метод систематического покрытия поля, основан ный на выделении так называемых опорных пунктов знаний в исследуемой области и использование для за полнения поля некоторых сформулированных принци пов мышления; – метод отрицания и конструирования, который за ключается в формулировке некоторых предположений и замене их на противоположные с последующим анали зом возникающих несоответствий; – метод морфологического ящика, который состоит в определении всех возможных параметров, от которых может зависеть решение проблемы. Выявленные пара метры формируют матрицы, содержащие все возможные сочетания параметров по одному из каждой строки с по следующим выбором наилучшего сочетания. 4. Методы моделирования Кибернетические модели, отображающие процессы управления в экономических системах, могут использоваться в случаях, когда именно эти процессы являются предметом системного анализа. В кибернетических моделях находят самое широкое распространение различные выразительные средстваотображения информации - схемы, блок схемы, таблицы, диаграммы. Экономико-математические модели описательного типа (описывающие состояние объекта или его поведение) являются важнейшим средством представления экономических систем в процессе системного анализа в той их части, где имеется достаточная количественная информация. Наибольшее практическое применение находят при этом хорошо отработанные и относительно простые модели матричного типа, в частности модели отраслевых, и межотраслевых и межрегиональных балансов типа «затраты - выпуск». Оптимизационные, имитационные, игровые модели могут использоваться в системном анализе в том случае, если они уже заранее отработаны и по ним имеется собранная и проанализированная исходная информация. Нормативные операционные экономико-математические модели служат для нахождения оптимальных и приближенно оптимальных решений В процессе использования системного анализа не обязательно стремиться к последовательному выполнению всех без исключения двенадцати этапов и тем более к обязательному использованию инструментальных средств, приведенных на рисунке 1. В одних случаях бывает достаточно одного лишь анали- за проблемы, в других - речь идет лишь о выборе конкретного варианта системы или группы мероприятий. Кроме того, следует иметь ввиду, что, инструменты системного анализа являются не только взаимодополняющими, но и в определенной степени взаимоисключающими. Так, если имеется экономико-математическая модель объекта или управленческого процесса, то все менее строгие методы являются ненужными. Использование того или иного метода диктуется только практическими соображениями, удобством отображения и понимания объекта. |