Главная страница
Навигация по странице:

  • 1.4. Унифицированная система документов ДОУ (УСД)


    		•

    VKR Пелевина К.В. Содержание деятельности юриста по разработке локальных актов в управлении социальной защиты 6


    Скачать 226.56 Kb.
    НазваниеСодержание деятельности юриста по разработке локальных актов в управлении социальной защиты 6
    Дата21.06.2022
    Размер226.56 Kb.
    Формат файлаdocx
    Имя файлаVKR Пелевина К.В.docx
    ТипДиплом
    #608580
    страница3 из 7
    1   2   3   4   5   6   7

    Основные принципы электронного документооборота:


    - однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;

    - возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;

    - непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

    - единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

    - эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;

    - развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов;

    Классификация систем электронного документооборота:


      1. Универсальные «коробочные» СЭД

      2. Индивидуально разрабатываемые СЭД

      3. Комбинированные СЭД

    (приложение №4 см. стр. 76)


    Система управления документами

    Система управления документами, СУД, DMS — компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов. Системы управления документами (DMS) обычно рассматриваются как компонент систем управления содержимым масштаба предприятия, разновидности систем управления содержимым (CMS). ( с.1)
    1.4. Унифицированная система документов ДОУ (УСД)

    Среди действующих в настоящее время унифицированных систем документов (УСД) центральное место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

    Основные требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов установлены стандартом ГОСТ.

    На основе международных стандартов в России разработан ГОСТ Р ИСО 15489.1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования». Этот стандарт регулирует процессы управления документами государственных и коммерческих организаций. В нем четко прописана процедура определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций. Закреплены принципы ответственности: «ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всех сотрудников организации с тем, чтобы было предельно ясно, кто конкретно несет ответственность за работу с конкретными документами». Впервые указано, что ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации, с учетом занимаемой должности и степени сложности работы с документами, а также то, что эта ответственность должна быть установлена должностными инструкциями и организационно-распорядительными документами, утвержденными руководителем организации. Таким образом, руководитель также вовлекается в процесс управления документами организации и несет за него ответственность.

    В ГОСТ представлен набор терминов, употребляемых при ведении электронного документооборота: «метаданные», «конвертирование», «миграция» и др. Это тем более важно в свете того, что основной терминологический стандарт, регулирующий сферу документационного обеспечения управления (ДОУ) (ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), уже не охватывает терминологию, присущую новому «электронно-цифровому» направлению в ДОУ.

    Стандарт регулирует вопросы методологии проектирования и внедрения систем управления документами, а также прекращения их применения. Приведены и раскрыты характеристики систем управления документами: надежность, целостность, комплексность и т.д. Один из разделов стандарта посвящен процессам управления документами и контролю за ними. Функции контроля делятся на контроль за действиями, совершаемые с документом, и контроль его местонахождения, что подчеркивает тесную связь стандарта с системами электронного документооборота.

    Стандарт стал основным в сфере ДОУ и распространяется на систему менеджмента, выстраиваемую по международным стандартам.

    С 2.07.2009 г. вступили в действие Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477. Они внесли изменение в постановление Правительства РФ от 19.01.2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и Постановление Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти».

    Правилами установлен единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти теперь осуществляется в соответствии с этими Правилами, за исключением работы с документами, содержащими государственную тайну. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

    Ha основе указанных Правил, федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству. Однако этот документ не отменил Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8.11.2005 № 536), которая в отличие от Правил содержит подробные рекомендации по всем направлениям работы с документами.

    Государственная архивная служба РФ также конкретизировала некоторые положения Правил, подготовив методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Правила дают определения таким понятиям как «документирование» (фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке), «делопроизводство», «документ», «документооборот», «реквизит документа», «подлинник документа» и «копия документа» и т.п. Особое значение имеет раздел VI правил «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти» и Приложение «Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».

    В современной России на основе действующих стандартов и правил разрабатываются ведомственные инструкции по работе с документацией. (с.12-20)

    Таким образом, среди действующих в настоящее время УСД центральное место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).


    1.5. Словарь понятий


    №
    Понятие
    Определение
    Источник

    11
    Делопроизводство
    1.Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

    2.Делопроизводство - документационное обеспечение управления, самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и  организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
    1. Терминологический словарь. Документационное обеспечение управления.

    https://infourok.ru

    2.Учебник «Основы делопроизводства» Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова

    https://static.my-shop.ru

    22
    Документ
    1.Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

    2. Документ – «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»
    1. Терминологический словарь. Документационное обеспечение управления.

    https://infourok.ru

    2.ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ (в ред.от 02.07.2021г) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

    33
    Документооборот
    1. Документооборот - деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения.

    2. Документооборот - это движение в организации с момента их создания или получение до завершения исполнения или отправления в другую организацию
    1. Терминологический словарь. Документационное обеспечение управления.

    https://infourok.ru

    2. Учебное пособие " Основы делопроизводства"

    https://infourok.ru







    34
    Документирование

    1.Документирование - процесс создания и оформления документов

    2. Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке

    1. Учебное пособие " Основы делопроизводства"


    https://infourok.ru

    2. Приказ ФССП России от 10.12.2010 N 682 (ред. от 29.04.2020) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов"

    5http://www.consultant.ru

    6

    55

    Подлинник документа

    1.Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа 

    2. Подлинник документа - подлинный предмет, оригинал, выполняющий функцию образца для воспроизведения
    1. Приказ ФССП России от 10.12.2010 N 682 (ред. от 29.04.2020) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов"

    http://www.consultant.ru

    2. Терминологический словарь. Документационное обеспечение управления.

    https://infourok.ru



    66
    Копия документа

    1.Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы

    2. Копия документа - точное воспроизведение текста какого-либо документа
    1.Приказ ФССП России от 10.12.2010 N 682 (ред. от 29.04.2020) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов"

    http://www.consultant.ru

    2. Терминологический словарь. Документационное обеспечение управления.

    https://infourok.ru

    77
    Регистрация документа

    1.регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму

    2. Регистрация документа — это запись сведений и статуса.
    1.Приказ ФССП России от 10.12.2010 N 682 (ред. от 29.04.2020) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов"

    http://www.consultant.ru

    2. Терминологический словарь. Документационное обеспечение управления.

    https://infourok.ru

    88
    Служба делопроизводства
    1.Служба делопроизводства - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти

    2.Служба делопроизводства – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации
    1.Приказ ФССП России от 10.12.2010 N 682 (ред. от 29.04.2020) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов"

    http://www.consultant.ru

    2. Терминологический словарь. Документационное обеспечение управления.

    https://infourok.ru

    99
    Электронный документ
    1.Электронный документ - электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи,

    2.Электронный документ -это документ, представленный в электронно-цифровой форме.
    Приказ ФССП России от 10.12.2010 N 682 (ред. от 29.04.2020) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов"

    http://www.consultant.ru

    2. Терминологический словарь. Документационное обеспечение управления.

    https://infourok.ru

    110
    Документация

    1. Документация - это совокупность документов

    • 2. Документация— совокупность документов, посвященных какому либо вопросу

    1. Терминологический словарь. Документационное обеспечение управления.

    https://infourok.ru

    2.Юридический словарь

    https://dic.academic.ru



    111
    Реквизит

    1. Реквизит документа  — обязательный элемент оформления документа
    1.Официальная терминология

    https://dic.academic.ru



    112
    Исходящий документ

    1. Исходящий документ - документ, отправленный из учреждения.

    2.Исходящие документы - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.
    1. Словарь терминов по делопроизводству

    https://pandia.ru/text/79/068/75085.php

    2. Терминологический словарь. Документационное обеспечение управления.

    https://infourok.ru

    113
    Входящий документ

    1. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

    2. Входящие документы– это документы, поступающие в организацию из-за ее пределов (от других организаций, предприятий и учреждений, с которыми организация состоит во внешней переписке).
    1. Словарь терминов по делопроизводству

    https://pandia.ru

    2. Терминологический словарь. Документационное обеспечение управления.

    https://infourok.ru

    14
    Секретный документооборот
    1.Секретный документооборот - это порядок составления учета, размножения, хранения, пересылки и уничтожения секретных документов

    2. В понятие «секретный документ» входят текстовые и графические. материалы, выполненные любым способом: исполненные от руки.
    1. Терминологический словарь. Документационное обеспечение управления.

    https://infourok.ru

    2. Словарь терминов по делопроизводству

    https://pandia.ru

    115
    Внутренний документ

    1.Внутренний документ - документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан

    2.Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации
    1.Словарь терминов по делопроизводству

    https://pandia.ru

    2. Официальная терминология

    https://dic.academic.ru

    116
    Нормативные документы 

    1.Нормативные документы - документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

    2.Нормативный документ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов
    1.Словарь терминов по делопроизводству

    https://pandia.ru

    2.Электронный учебник. Понятие нормативных документов

    https://de.ifmo.ru

    117
    Система документирования 
    1.Система документирования - принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.

    2. Система документировании -  совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

    1.Словарь терминов по делопроизводству

    https://pandia.ru

    2.Терминологический словарь. Документационное обеспечение управления.

    https://infourok.ru

    118
    Текстовой документ 
    1.Текстовый документ - документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

    2.Текстовый документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи
    1.Словарь терминов по делопроизводству

    https://pandia.ru

    2.делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях https://docs.cntd.ru

    119
    документационное обеспечение (управления), ДОУ
    1.Документационное обеспечение (управления), ДОУ- деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

    • 2. Документационное обеспечение управления — комплекс документов и методов (способов, процессов) работы с ними, осуществляемых органом, организацией, учреждением в ходе выполнения своих задач и функций.

    1.Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях https://docs.cntd.ru

    2.Словарь – справочник терминов нормативно – технической документации

    https://normative_reference_dictionary.academic.ru

    120
    управление документами
    1.Управление документами - деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

    2. Управление документами - совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность.
    1.Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях https://docs.cntd.ru

    2. Словарь – справочник терминов нормативно – технической документации

    https://normative_reference_dictionary.academic.ru

    221
    документированная информация
    1.Документированная информация -  структурированная информация, зафиксированная на носителе.

    2. Документированная информация – (документ) — по определению РФЗ об информации, информатизации и защите.

    1.Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях https://docs.cntd.ru

    2.Большой юридический словарь

    https://gufo.me/dict/law/

    22
    система документации.
    1.Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

    2.
    1.Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях https://docs.cntd.ru

    223
    Документопоток
    1.Документопоток - совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

    2. Документопоток - движение документов в аппарате управления и его подразделениях. Различают потоки входящих, исходящих и внутренних документов, для каждого из которых создается своя схема движения.
    1.Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях https://docs.cntd.ru

    2.Большой экономический словарь

    https://official.academic.ru
    1   2   3   4   5   6   7

    написать администратору сайта