VKR Пелевина К.В. Содержание деятельности юриста по разработке локальных актов в управлении социальной защиты 6
 Скачать 226.56 Kb.
|
Организация делопроизводстваДелопроизводство подразделяется на три стадии: Создание документов (документирование); Организация движения и учёта документов (документооборот); Хранение документов (архивное дело). Состав организационно-распорядительных документов в России определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие рекомендации по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». (с. 21-234) Документооборот - деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации: документы, поступающие из других организаций (входящие); документы, отправляемые в другие организации (исходящие); документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние). Документы, поступающие в организацию, проходят: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством; передачу на исполнение Секретный документооборотВсе секретные документы проходят через специальные подразделения предприятий или ведомств. Учёт и документооборот ведется по специальным правилам, в России регламентируется законом «О государственной тайне». (Конституция РФ ст.16) Автоматизация секретного документооборота и делопроизводства в режимно-секретных подразделениях осуществляется с помощью программы автоматизированной системы секретного делопроизводства (АС СДП). Электронный документооборотВ отдельных организациях введена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внутренними получателями). Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний). Документы сохраняются или загружаются в определённые выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации. Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами. (с. 1-3) Таблица нормативно-правовых актов
(продолжение в приложении №2 см. стр. 73) Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения законодательных актов к документированию организаций различных направлений деятельности, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. 1.2. Локальные акты предприятия в области ведения делопроизводства Основным локальным нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению делопроизводства в организации (далее – Инструкция), закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В Инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений деятельности организации. Традиционно в таких инструкциях описывается порядок работы с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других систем документации. Однако с практической точки зрения целесообразней показать в Инструкции весь комплекс работ с управленческой документацией, включающий обработку документов из специальных (функциональных) групп (кадровых, бухгалтерских и т. д.). Структура Инструкции В «Общих положениях» указывается, в соответствии с какими нормативно-методическими документами разработана Инструкция и на какие системы документации распространяется, кто отвечает за состояние и совершенствование делопроизводства в организации, осуществляет организационно-методическое руководство и контролирует работу с документами. Здесь же устанавливается порядок ввода Инструкции в действие и внесения в нее изменений и дополнений. (Приложение №3 см. стр. 75) В разделе «Состав документов организации» называются системы, виды и разновидности документов, используемые в данной организации для документирования управленческих функций. Создание документов, т. е. документирование принимаемых управленческих решений, является обязательной составляющей процесса управления любой организации. Государственное регулирование процессов документирования требует от граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений в обязательном порядке представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство Российской Федерации. Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до сведения граждан и организаций. При регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых ими документов и адресами их представления. Перечни прилагаются к уставу каждого юридического лица. (с.11-12) Должностные инструкции, положения в службе делопроизводства Правовое положение работника организации регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Несмотря на то что Трудовым Кодексом Российской Федерации прямо не предусмотрено обязательное наличие в организации такого документа, а должностные обязанности работника перечисляются в заключенном с ним трудовом договоре, в многолетней практике работы большинства организаций и предприятий создаются должностные инструкции, которые являются одним из наиболее важных для работника локальных нормативных актов. К должностным инструкциям как разновидности организационных документов предъявляются следующие требования: - должностная инструкция оформляется на бланке; - должностная инструкция регистрируется в учетной форме; - текст должностной инструкции подписывается разработчиком (как правило, это руководитель структурного подразделения); - должностная инструкция утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом); - при необходимости текст должностной инструкции согласовывается с заинтересованными лицами (например, с руководителем кадровой службы, с юрисконсультом и т.п.); - работники организации должны быть ознакомлены с должностными инструкциями под роспись посредством оформления виз ознакомления (с простановкой даты ознакомления от руки). Поскольку каждый работник организации непосредственно отвечает за невыполнение требований должностной инструкции, необходимо после ознакомления работника с инструкцией передать ему заверенную копию этого документа. Факт получения работником экземпляра должностной инструкции должен быть подтвержден письменно. Для этого можно ввести специальную графу в книге (журнале) регистрации должностных инструкций. Если роспись работника в получении экземпляра инструкции не будет предусмотрена в регистрационной книге, то желательно в оригинал этого документа вместо стандартной фразы «С инструкцией ознакомлен» внести запись «С инструкцией ознакомлен, экземпляр инструкции получил». Нумерация должностных инструкций разрабатывается самой организацией. Это могут быть простые порядковые номера по количеству должностей в штатном расписании организации, или индексы, включающие порядковый номер и индекс структурного подразделения по номенклатуре дел организации или любая другая индексация (с.12-13) Структура текста должностной инструкции. В соответствии с примерной структурой текста должностной инструкции для работников службы документационного обеспечения управления, приведенной в ГСДОУ, рекомендуется включать в должностную инструкцию раздел «Оценка работы». В этом разделе перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. В настоящее время при разработке должностных инструкций практики, как правило, используют наименования должностей из Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), а также из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Однако следует учитывать, что в РФ начата масштабная работа по профессиональной стандартизации (по разработке профессиональных стандартов), что приведет в дальнейшем к переработке должностных инструкций в соответствии с утвержденными профстандартами. Если в организации отсутствует служба делопроизводства как структурное подразделение и ведение делопроизводства осуществляет один работник, подчиняющийся непосредственно руководителю организации, то должностная инструкция подписывается этим работником и утверждается руководителем. Визы ознакомления работника при этом не требуется. Вопросы согласования текстов должностных инструкций с определенными должностными лицами решаются индивидуально в каждой организации в зависимости от ее структуры, штатного состава и сложившихся традиций. Например, во многих организациях тексты должностных инструкций согласовывают с юрисконсультами. Изменения и дополнения вносятся в должностные инструкции на основании приказа руководителя, который доводится до работников под роспись Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д. Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях: - при изменении наименования организации, структурного подразделения, должности; - при смене работника, ранее занимавшего данную должность, если инструкция в виде исключения была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы бывшего работника. Необходимо подчеркнуть, что внесению изменений в должностные инструкции должно предшествовать проведение определенных мероприятий, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. В должностных инструкциях конкретизируются условия трудового договора, заключенного между работником и работодателем. В соответствии со ст. 74 Трудового кодекса РФ по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, допускается изменение определенных сторонами условий трудового договора по инициативе работодателя при продолжении работником работы без изменения трудовой функции. Однако о введении указанных изменений работник должен быть уведомлен работодателем в письменной форме не позднее чем за два месяца до их введения, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом. (с.15-19) Штатное расписание Штатное расписание – это документ, в котором подробно описана вся структура организации: подразделения, отделы и прикрепленные к ним должности. Чаще всего расписание составляют еще до создания компании — это наглядный проект того, как будет организована работа, какие специалисты будут к ней привлечены и каковы будут их должностные обязанности. В Трудовом кодексе нигде напрямую не сказано, что штатное расписание законодательно необходимо, однако в статье 15 ТК РФ оно упоминается как один из элементов понятия трудовых отношений: если работник трудоустроен на какую-либо должность, то должен существовать структурированный перечень всех должностей. А в статье 57 ТК РФ говорится, что при заключении трудового договора обязательно нужно указывать функцию, которую будет исполнять специалист, «в соответствии со штатным расписанием». Таким образом, штатное расписание обязательно. Штатное расписание нужно для таких случаев, как: Плановые и внеплановые проверки. Сокращение численности или штата Работа кадровой службы. Работа бухгалтерии. Стратегия и развитие. Составить штатное расписание можно в любой момент работы компании. Для этого есть специально разработанная Росстатом форма № Т-3, однако с 2013 года она перестала быть строго обязательной — организации получили право разрабатывать бланки самостоятельно. Однако рекомендуется скачать бланк штатного расписания и использовать его по крайней мере как основу, так как образец Росстата содержит все необходимые реквизиты. Заполнить форму Т-3 может либо руководитель компании, либо сотрудник кадровой службы или бухгалтерии. Хранить и вести документ можно в электронном виде, однако рекомендуется иметь и бумажный вариант. Когда штатное расписание спроектировано, нужно подсчитать количество штатных единиц (должностей) и суммарные оклады всех сотрудников — месячный зарплатный фонд. Далее следует издать приказ об утверждении штатного расписания за подписью руководителя предприятия. Как правило, штатное расписание выпускается на год и ежегодно продлевается. Однако внести в таблицу изменения можно в любой момент и по любой необходимости: Сокращение численности работников или сокращение штата; Набор новых сотрудников, создание новых вакансий; Увеличение окладов, ввод надбавок; Реорганизация предприятия, переименование, объединение или разъединение отделов и подразделений. В этом случае необходимо издать приказ о происходящих изменениях и приказ об изменении штатного расписания. Таким образом, определенная часть документированной информации имеет установленный состав сведений и показателей и утвержденные унифицированные формы, обязательные для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности. Эта часть управленческой документации не может произвольно регулироваться самой организацией, т. е. сокращаться или изменяться по содержанию и формам. (с.25-29) 1.3. Система автоматизации документооборота Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению. |