VKR Пелевина К.В. Содержание деятельности юриста по разработке локальных актов в управлении социальной защиты 6
 Скачать 226.56 Kb.
|
|
Министерство образования и молодежной политики Свердловской области Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области «Ирбитский гуманитарный колледж» 40.02.01 Право и организация социального обеспечения СОДЕРЖАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЮРИСТА ПО РАЗРАБОТКЕ ЛОКАЛЬНЫХ АКТОВ В УПРАВЛЕНИИ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ №6 ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА (Дипломный проект)  Пелевина Кристина Валерьевна Курс: 3 Группа: 39-ю Форма обучения: Очная Руководитель: Новгородова Ю.С. . Ирбит 2022 Оглавление Введение……………………………………………………………………...3 Глава 1. Теоретические основы разработки нормативно-правовой базы предприятия…………………………………………………………………..7 1.1. Анализ нормативно-правовых основ организации делопроизводства в России…………………………………………………………………………7 1.2. Локальные акты предприятия в области ведения делопроизводства..19 1.3. Система автоматизации документооброта …………………………....25 1.4. Унифицированная система документов ДОУ (УСД)…………………26 1.5. Словарь понятий………………………………………………………...30 Выводы по главе 1…………………………………………………………...34 Глава 2. Содержание деятельности юриста по разработке локальных актов в Управлении социальной политики № 6……………………………………36 2.1. Анализ деятельности Управления социальной политики №6……… 36 2.2. Разработка Положения об архиве Управления социальной политики №6…………………………………………………………………………….57 2.3. Техника безопасности при работе юриста…………………………….65 Выводы по главе 2…………………………………………………………...72 Заключение…………………………………………………………………...74 Список литературы…………………………………………………………..78 Приложение №1. Состав нормативно правовой базы делопроизводства...81 Приложение №2. Таблица нормативно – правовых актов………………...82 Приложение №3. Структура инструкции по делопроизводству………….84 Приложение №4. Классификация систем электронного Документооборота…………………………………………………………....85 Приложение №5. Полномочия Управления социальной политики №6…..86 Приложение №6. Ежегодный оплачиваемый отпуск отдельным категориям работников…………………………………………………………………….87 Введение Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документ - материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Этот объект содержит в себе другие объекты: тексты, рисунки, таблицы, графики и т. д. С документации начинается и ею заканчиваются практически все операции и процессы управления. На составление, оформление, согласование, обработку документов и содержащейся в них информации работники управления расходуют значительную часть бюджета своего рабочего времени. Задача делопроизводства - оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности организации. В последнее время объем управленческой информации, необходимой для принятия оптимальных управленческих решений значительно возрос, при этом происходят качественные изменения в документировании и документационном обслуживании деятельности аппарата управления. Организация документооборота включает в себя: - поддержание единого порядка документооборота; - обработка входящих и исходящих документальных потоков; - регистрация и учет отправляемых организацией и поступающих в нее документов; - контроль исполнения; - систематизация, хранение и использование; - работа с обращениями граждан. Совершенствование форм и оптимизация методов работы с документацией: - разработка нормативно-методической документации; - руководство и наблюдение за применением утвержденных правил; - повышение квалификации сотрудников, их консультирование; - разработка Альбома форм документов; - внедрение новых форм; - совершенствование методов работы; - постановка целей и задач; - оптимизация документально-информационных систем и баз данных. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов. Актуальность заключается в том, что от решения задачи нормативной регламентации работы службы делопроизводства на предприятии в немалой степени зависит эффективность и результативность деятельности этого предприятия. Противоречие заключается между требованием ФЗ №125 от 22.10.2004 (в ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации» и не полном соответствии локальных актов Управления социальной политики №6. Проблема исследования. В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов. Объект исследования – нормативно-правовая база делопроизводства Управления социальной политики № 6. Предмет - содержание деятельности юриста в процессе организации делопроизводства в Управлении социальной политики №6. Цель исследования — определить содержание деятельности юриста в Управлении социальной политики № 6 в процессе составления Положения об архиве. Задачи исследования: 1. Осуществить анализ нормативно-правовых основ организации делопроизводства в Росси; 2. Изучить локальные акты предприятия в области ведения делопроизводства; 3.Рассмотреть систему автоматизации документооборота, а также систему управления документами, унифицированную систему документов; 4. Составит проект Положения о ведомственном архиве. Гипотеза исследования: мы предполагаем, что разработка положения об архиве будет способствовать систематизации документов в архиве организации в соответствии с законодательством Российской Федерации Свердловской области, с изменениями 2021 года. Теоретической значимостью исследования являются труды следующих авторов: Кузнецова И.Н., который при составлении своего учебника «Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство» в большей степени уделил внимание теории и практики современного документоведения и делопроизводства, также Басаков М.И. в своём учебнике «Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения)» обратил особое внимание организации документооборота. В учебном пособии «Делопроизводство: организация и ведение» Андреевой В.И. дается системное представление о составе управленческой документации, приводятся требования к административному (общему) делопроизводств. Практическая значимость исследования связана с тем, что результаты исследования могут быть использованы при анализе делопроизводства и документооборота в государственных учреждениях, а также при организации и усовершенствовании деятельности служб делопроизводства. Методологической основой исследования являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения. Методами исследования стали: изучение нормативно-правовых документов и других источников в сфере делопроизводства, анализ технологии ведения делопроизводства на предприятии. Положения выносимые на защиту: Основным нормативно-правовым документом является Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) "Об архивном деле в Российской Федерации" Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Разработка положения об архиве будет способствовать систематизации документов в архиве организации в соответствии с законодательством Российской Федерации и Свердловской области, с изменениями 2021 года. Базой реализации исследования стало Управление социальной политики № 6. Глава 1. Теоретические основы разработки нормативно-правовой базы предприятия 1.1. Анализ нормативно-правовых основ организации делопроизводства в России Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативная база делопроизводства устанавливает данные правила. Нормативная база делопроизводства представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации. В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативно-правовая и методическая база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем. Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. (Приложение №1 см. стр. 72) Документирование информации (создание документов) осуществляется на основе правил, устанавливаемых органами различных уровней управления. Нормативную базу, регламентирующую подготовку и оформление документов, составляют правовые акты, полностью посвященные этим вопросам, а также отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, вопросам информатизации, законотворчества, деятельности коммерческих структур, построения систем делопроизводства и т.д.). (с 15-19) Нормативными актами РФ и субъектов РФ утверждены основные правила документирования информации, требования к отдельным видам документации, многие формы управленческих документов. Документы, используемые в конкретных управленческих ситуациях, создаются в соответствии с утвержденными образцами - типовыми и примерными формами или, если такие формы не приняты, на основе правил оформления документов. Требования к оформлению документов могут носить универсальный характер или относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам. Нормативные акты, устанавливающие требования к оформлению документов, можно условно разделить на ряд групп. Общие требования к составу документации и ее оформлению содержит Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации, устанавливающие порядок деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций (например, ФКЗ «О Правительстве Российской Федерации», ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов РФ», ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ», Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ), ФЗ: «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью», «О некоммерческих организациях» и др.). Общие принципы организации работы с информацией и документацией определены, ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ. Закон урегулировал отношения при создании и использовании информационных технологий. Кроме того, он ввел важнейшую правовую норму в области документационного обеспечения - обязательность документирования. В частности, закон устанавливает, что: 1. Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. 2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. 3. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе». (ФЗ № 149) Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область ДОУ. Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Положением о Федеральной архивной службе России. Федеральная служба Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. В законодательстве содержатся нормы, определяющие правила оформления различных групп документов. Так, основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в ГК РФ. Оформление ряда документов по кадрам регламентирует Постановление Госкомстата России от 05.01.2005 № 1, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Использование товарных знаков при оформлении документации определяется законом «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» (от 23.09.1992 № 3520-1). Законодательство субъектов Российской Федерации также содержит правила изображения их символики на бланках и печатях. В законодательстве содержатся нормы, регулирующие использование языка в делопроизводстве. Основным нормативным актом в этой сфере является Закон РФ от 25.12.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (ред. от 11.06.2021). Его положения конкретизируются в других законах применительно к ведению делопроизводства в таких областях, как связь, транспорт, судопроизводство, нотариат, и других. В нормативных актах закреплены требования к написанию отдельных наименований, например: географических названий (ФЗ от 18.12.1997 № 152-ФЗ «О наименованиях географических объектов»); наименований «Россия», «Российская Федерация» в названиях организаций (постановление Правительства РФ от 7.12.1996 № 1463); фирменных наименований (ГК РФ и федеральные законы, регулирующие деятельность организаций различных организационно-правовых форм) и т.д. (ФЗ № 152) Расширение применения компьютерных технологий в управлении приводит к возрастанию значения той части нормативной базы делопроизводства, которая связана с законодательством по вопросам информатизации, применения автоматизированных информационных систем и телекоммуникаций. Автоматизация делопроизводства осуществляется в соответствии с законами «Об информации, информатизации и защите информации» (от 20.02.1995 № 24-ФЗ), «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» (от 23.09.1992 № 3523-1). Новые возможности для применения электронных документов открывает ФЗ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», который определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека. (ФЗ №1) Вопросы оформления документации находят отражение в нормативных актах в области почтовой связи и электросвязи. Правовую основу деятельности в области связи устанавливает ФЗ от 16.02.1995 № 15-ФЗ «О связи». Требования к письменной корреспонденции и сообщениям, передаваемым по сетям почтовой связи и электросвязи, определяются в соответствии с решениями Всемирного почтового союза и Международного союза электросвязи. (ФЗ №15) Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти. (с 12-14) Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, длительное время была принятая государственной архивной службой страны в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)», где были установлены единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреждениях. Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993), которая Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68 была заменена на новую Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации. Введение в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению» совпало с началом нового этапа развития стандартизации в нашей стране, основные направления которого определяются Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании», в соответствии с которым основными источниками обязательных требований к продукции и процессам производства стали технические регламенты. Под стандартизацией в Законе понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости. В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению различных видов документации, проведению унификации документов и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в сфере управления, техническим средствам обработки информации; применяемой в области работы с документами терминологии. Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также унифицированные формы документов. Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах: 1) Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК). 2) унифицированных систем документации (УСД). ЕСКК представляет собой систему, включающую: общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также нормативные и методические документы, регламентирующие разработку, ведение и применение общероссийских классификаторов. Порядок разработки, принятия, введения в действие, ведения и применения общероссийских классификаторов в социально-экономической области устанавливается Правительством Российской Федерации. УСД состоит из совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Унификация обеспечивает установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Требования к УСД изложены в стандартах серии «Унифицированные системы документации». В государственных стандартах закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98), установлены требования к потребительским форматам бумаги (ГОСТ 9327-60). Требования к гербовым печатям установлены в ГОСТ Р 51511-2001. В комплексе стандартов «Информационная технология» регламентированы многие вопросы создания автоматизированных информационных систем (ГОСТ 34.201-89; ГОСТ 34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.), защиты информации и использования электронной цифровой подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.). (с 11-13) Основой для систематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30.01.1993 № 299. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД. Разделы ОКУД ведутся с различной оперативностью и полнотой. Формы документов, указанные в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных форм документов. В организациях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и сотрудников. Подготовка нормативных актов, регламентирующих оформление документов в организации, осуществляется в соответствии с действующим законодательством, на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок, с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства. Порядок подготовки и оформления управленческой документации в организации может закрепляться в таких нормативных актах, как: «Инструкция по делопроизводству», «Регламент», «Правила оформления документов», «Табель унифицированных форм документов», «Альбом бланков», «Альбом унифицированных форм документов», «Правила подготовки и оформления управленческих документов», «Инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного доступа» и др. В зависимости от состава и содержания этих нормативных актов и распределения положений по делопроизводству между ними, в организации может быть принят весь комплекс перечисленных нормативных актов или отдельные из них. Количество, наименования и последовательность разделов, степень детализации, характер примеров, состав приложений определяются их разработчиками. Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение её участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства. Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). (с 31-37) Для ведения делопроизводства в современных организациях может создаваться служба делопроизводства — структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации. В различных организациях, учреждениях, органах государственной власти и местного самоуправления служба делопроизводства может называться по-разному: управление делами; общий отдел; канцелярия; секретариат и т. п. Целью деятельности службы делопроизводства, является организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики и внутренних локальных актов организации с применением современных информационных технологий в работе с документами, а также методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях. |