СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Составление и оформление документов ОВД. Составление и оформление документов органов внутренних дел учебное пособие Краснодар Кру мвд россии 2016
 Скачать 177.93 Kb.
|
|
7.3. Архивное хранение и уничтожение документов 7.3.1. Экспертиза ценности и отбор документов для хранения или уничтожения При подготовке номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в спецфонд в структурном подразделении органа внутренних дел проводится экспертиза ценности документов. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве (органе внутренних дел) создается ЦЭПК МВД России (ЭК). Правовой статус ЦЭПК МВД России, а также порядок ее деятельности определяется положением о ней, утвержденным приказом МВД России от 15 августа 2011 года № 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России». Решения ЦЭПК МВД России вступают в силу после их утверждения Министром, а в необходимых случаях после согласования с Федеральным архивным агентством. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в подразделения спецфондов; с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. В спецфонды дела сдаются по описям установленной формы не позднее чем через 5 лет после завершения дел в делопроизводстве. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела; одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и тому подобное. В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). Опись дел структурного подразделения (в двух экземплярах) подписывает ее составитель с указанием его должности, инициалов и фамилии, согласовывает руководитель (начальник) подразделения делопроизводства и режима и утверждает руководитель (начальник) структурного подразделения органа внутренних дел. Один экземпляр описи передается в подразделение спецфонда вместе с делами, второй - остается в структурном подразделении органа внутренних дел. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании экспертной комиссии. 7.3.2. Порядок передачи документов в архив Документы, образующиеся в деятельности органа внутренних дел, являются федеральной собственностью, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в подразделение спецфонда. Долговременное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на архивное хранение осуществляют подразделения делопроизводства и режима органа внутренних дел, которые обеспечивают формирование и использование архивного фонда. Передача документов в спецфонд осуществляется в порядке, установленном приказом МВД России от 15 августа 2011 года № 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России». 7.3.3. Порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения В органах внутренних дел должен быть установлен порядок уничтожения документальных материалов, исключающий ознакомление с ними посторонних лиц, неполное или случайное их уничтожение. Уничтожению подлежат утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности1 документы, дела, издания, технические документы, пленки и ленты с магнитными записями и тому подобное. Несекретные документальные материалы и материалы, содержащие служебные сведения ограниченного распространения, могут включаться в акты на уничтожение аналогичных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Документальные материалы уничтожаются на основании решения экспертной комиссии, утвержденного в установленном порядке. На документальные материалы, отобранные для уничтожения, составляются соответствующие акты об уничтожении документов, дел, правовых актов и изданий (приложения № 49 - 51), которые подписываются членами комиссии и утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел. В случае если из отобранных для уничтожения дел изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указываются их регистрационные номера и наименования, номера дел, из которых они изъяты, и номера листов, а также дела, в которые они подшиты, номера листов и регистрационные номера по журналам (карточкам) учета текущего года. В журналах (карточках) учета производятся отметки о новом местонахождении документов. В акте об уничтожении таких дел указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле после изъятия документов. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями документов, находящихся в деле, после полистной сверки подшитых в них документов с записями актов об уничтожении дел (приложение № 50) и внутренними описями документов, находящихся в деле (приложение № 43). Наименования документов, правовых актов и изданий, их регистрационные номера, номера экземпляров, количество экземпляров и листов сверяются перед включением в соответствующие акты (приложения № 49, 51) с журналами (карточками) учета. Отобранные и включенные в акт об уничтожении документальные материалы после их сверки членами комиссии хранятся отдельно от других материалов. Внесение каких-либо исправлений (зачеркиваний, дописок) в акты об уничтожении не допускается. В исключительных случаях такие исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии. Уничтожение документальных материалов до утверждения соответствующим руководителем (начальником) акта об уничтожении запрещается. Уничтожение должно производиться в возможно короткий срок после утверждения акта об уничтожении. Если подлежащие уничтожению документальные материалы вывозятся для уничтожения за пределы органа внутренних дел, они должны быть уничтожены в тот же день. Уничтожение документальных материалов производится в присутствии всех членов комиссии, принимавших участие в сверке документальных материалов, отобранных для уничтожения. По окончании уничтожения документальных материалов члены комиссии производят запись об этом в акте об уничтожении и заверяют ее своими подписями. Сотрудники подразделения делопроизводства и режима, ответственные за те документальные материалы, которые уничтожены, проставляют отметки об их уничтожении в соответствующих журналах (карточках) учета с указанием номера и даты регистрации акта. Переписывать акт об уничтожении после его сверки членами комиссии, проставлять отметки в журналах (карточках) учета до уничтожения документальных материалов, а также выносить к месту уничтожения акты, описи, журналы и карточки учета, документальные материалы, не включенные в акт об уничтожении документов и дел, запрещается. Акты об уничтожении дел, правовых актов и изданий хранятся постоянно, а акты об уничтожении других документальных материалов – в течение 10 лет в делах подразделения делопроизводства и режима. Порядок передачи документов в архив. ЗАКЛЮЧЕНИЕ В учебном пособии даны понятийный аппарат и базовые положения закономерностей образования документов и способов их создания. Изложены теоретические обоснования процессов документационного обеспечения управления. Рассмотрены практические вопросы документирования правовой, управленческой, социальной информации и формирования систем документации, обеспечивающих управление органами внутренних дел Российской Федерации. Представлены наиболее важные организационно-правовые аспекты профессиональной деятельности сотрудников подразделений делопроизводства и режима органов внутренних дел. В учебном пособии приведены и глубоко рассмотрены следующие вопросы: общие требования к составлению и оформлению документов; виды документов ОВД, их свойства, функции и признаки; нормы и правила оформления организационных документов; составление и оформление нормативных правовых актов; составление и оформление распорядительной документации; оформление информационно-справочных документов; основы организации документационного обеспечения управления ОВД. Данное учебное пособие может быть использовано на занятиях в системе служебной подготовки и для профессиональной подготовки сотрудников подразделений делопроизводства и режима территориальных органов МВД России. ЛИТЕРАТУРА Указ Президента Российской Федерации от 1.03.2011 № 249 «Об утверждении типового положения о территориальном органе министерства внутренних дел Российской Федерации по субъекту Российской Федерации». Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации». Федеральный закон Российской Федерации от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов». Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне». Закон Российской Федерации от 07.07.1993 № 5341-1 «Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах». Закон Российской Федерации от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации». Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Постановление правительства Российской федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Постановление правительства Российской федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33 «Об утверждении Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 года № 299 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст) Приказ МВД России от 20.06.2012 № 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации». Приказ МВД России от 27.06.2003 № 484 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России». Приказ МВД России от 26.09.2012 № 890 «Об организации планирования в органах внутренних дел Российской Федерации» Приказ МВД России от 15.08.2011 № 948 «О коллегии Министерства внутренних дел Российской Федерации, совещании при Министре внутренних дел российской федерации и совещании при заместителе министра внутренних дел российской федерации». Приказ МВД России от 20.10.2011 № 1090 «Вопросы информационно-правового обеспечения деятельности органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск МВД России». Приказ МВД России от 13.08.2012 № 783 «О порядке утверждения правил внутреннего служебного распорядка органов внутренних дел Российской Федерации». Приказ МВД России от 21.04.2011 № 222 «Об утверждении типового положения о территориальном органе министерства внутренних дел Российской Федерации на районном уровне». Приказ МВД России от 15.08.2011 № 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России». Приказ МВД России от 30.06.2012 г. № 655 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения» Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство : учебник. - М.: Юрайт, 2014. Дюкарев Н.Н. Документационное обеспечение управления в ОВД : учеб. пособие. - М. : ЦОКР МВД России, 2010. |