СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Составление и оформление документов ОВД. Составление и оформление документов органов внутренних дел учебное пособие Краснодар Кру мвд россии 2016
 Скачать 177.93 Kb.
|
|
Краснодарский университет МВД России СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ Учебное пособие Краснодар КрУ МВД России 2016
Составители: С.Г. Клюев, А.Б. Сизоненко
Учебное пособие разработано в соответствии с заданием ГУ МВД России по Краснодарскому краю на проведение научного исследования от 15.05.2015 № 14/87-3427. В учебном пособии дан понятийный аппарат и базовые положения закономерностей образования документов и способов их создания; изложены теоретические обоснования процессов документационного обеспечения управления; рассмотрены практические вопросы документирования правовой, управленческой, социальной информации и формирования систем документации, обеспечивающих управление органами внутренних дел Российской Федерации. Учебное пособие предназначено для сотрудников ГУ МВД России по Краснодарскому краю и территориальных органов МВД России на районном уровне Краснодарского края для изучения на занятиях в системе служебной подготовки и для профессиональной подготовки сотрудников подразделений делопроизводства и режима территориальных органов МВД России на районном уровне края. © Краснодарский университет МВД России © Клюев С.Г., А.Б. Сизоненко, составление, 2016 ОГЛАВЛЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ 7 1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ 9 1.1. Общие положения об организации делопроизводства и работы с документами в органах внутренних дел 9 1.1.1. Общие положения о подразделениях делопроизводства и режима органов внутренних дел 10 1.1.2. Общие обязанности при работе с документами 14 1.2. Требования к составлению и оформлению документов в органах внутренних дел Российской Федерации 16 1.2.1. Общие требования к оформлению документов 18 1.2.2. Требования к оформлению реквизитов документов 21 1.2.3. Требования к оформлению текста документа 29 1.3. Правила подписи документов различных категорий 34 1.4. Общие требования по использованию печатей, штампов и бланков 36 1.4.1. Учет, хранение и использование печатей и штампов 36 1.5. Документирование 37 2. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ, ИХ СВОЙСТВА, ФУНКЦИИ И ПРИЗНАКИ 40 2.1. Системы документации органа внутренних дел 40 2.1.1. Система организационно-распорядительной документации 43 2.1.2. Система плановой документации 44 2.1.3. Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации 44 2.1.4. Система отчетной документации 44 2.1.5. Кадровая информационно-документационная система 45 2.1.6. Система научно-исследовательской документации 46 2.2. Функции документа 47 2.2.1. Основные функции документа 47 2.2.2. Основные признаки документа 51 3. НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 52 3.2. Порядок разработки и оформления организационных документов в органах внутренних дел 54 3.2.1. Порядок разработки и оформления устава организации 54 3.2.2. Порядок разработки и оформления положения об органе внутренних дел 55 3.2.3. Порядок разработки и оформления положения о структурном подразделении органа внутренних дел, коллегиальных и совещательных органах 58 3.2.4. Порядок разработки и оформления регламента работы и правил внутреннего распорядка 60 3.2.5. Порядок разработки и оформления инструкций по определенным направлениям деятельности 62 3.2.6. Порядок разработки и оформления должностных инструкций сотрудников (работников) органов внутренних дел 64 4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ 67 4.1. Виды нормативных правовых актов, издаваемых МВД России 67 4.2. Правила построения текста нормативных правовых актов органов внутренних дел 69 4.2.1. Требования, предъявляемые к структуре и содержанию проектов нормативных правовых актов 69 4.2.2. Общие требования, предъявляемые к оформлению проектов нормативных правовых актов 75 4.3. Требования, предъявляемые к оформлению реквизитов нормативных правовых актов органов внутренних дел 78 4.3.1. Требования, предъявляемые к оформлению сносок и примечаний в проектах нормативных правовых актов 78 4.3.2. Требования, предъявляемые к оформлению приложений к проектам нормативных правовых актов 80 4.3.3. Порядок оформления проектов нормативных правовых актов по внесению изменений и дополнений в ранее изданные нормативные правовые акты, признанию нормативных правовых актов утратившими силу (неприменяемыми) 83 5. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 90 5.1 Классификация и порядок разработки распорядительных документов в органах внутренних дел 91 5.1.1. Виды распорядительных документов в органах внутренних дел 91 5.1.2. Общие требования к составлению распорядительных документов 92 5.2. Особенности работы с распорядительными документами в органах внутренних дел 99 5.3. Организация планирования в органах внутренних дел 102 5.3.1. Виды планов, подлежащих разработке в органах внутренних дел 103 5.3.2. Организация планирования, основные требования, предъявляемые к содержанию и структуре планов в органах внутренних дел 107 5.3.3. Общие требования, предъявляемые к порядку подготовки и согласования проектов планов 108 5.3.4. Сроки подготовки и утверждения проектов планов 111 5.3.5. Организационное обеспечение выполнения плана 112 6. ОФОРМЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ 116 6.1. Классификация и порядок оформления информационно-справочных документов используемых в деятельности органов внутренних дел 116 6.1.1. Телеграмма 118 6.1.2. Факсограмма 121 6.1.3. Телефонограмма 122 6.1.4. Записка (служебная, докладная, аналитическая), объяснение 124 6.1.5. Доверенность 125 6.2. Порядок составления и оформления служебных писем 125 6.2.1. Виды служебных писем 125 6.2.2. Требования к тексту служебных писем 127 6.2.3. Правила оформления служебных писем 131 6.2.4. Порядок оформления отметки о наличии приложения 137 6.2.5. Порядок оформления реквизита «Подпись» 138 7. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 140 7.1. Организация документационного обеспечения управления в органах внутренних дел 140 7.1.1. Основные положения и требования к организации документооборота в органах внутренних дел 140 7.1.2. Порядок приема, обработки, распределения и исполнения поступающих документов 143 7.1.3. Порядок регистрации поступивших документов 147 7.1.4. Учет подготовленных документов, отправка исходящих документов 150 7.2. Формирование документального фонда органа внутренних дел 154 7.2.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 154 7.2.2. Формирование и оформление дел 158 7.3. Архивное хранение и уничтожение документов 167 7.3.1. Экспертиза ценности и отбор документов для хранения или уничтожения 167 7.3.2. Порядок передачи документов в архив 169 7.3.3. Порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения 170 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 173 ЛИТЕРАТУРА 174 ВВЕДЕНИЕ Информационные процессы активно воздействуют на все стороны деятельности органов внутренних дел. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, сотрудник органов внутренних дел должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры сотрудника органов внутренних дел. Особенно велика роль информации в процессе управления органами внутренних дел – на всех уровнях и во всех сферах. Собственно, без информации невозможно и само управление. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе Министерства внутренних дел в целом, так и на уровне отдельных органов внутренних дел, предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. В свою очередь, для квалифицированной работы с документированной информацией требуется значительное число профессионально подготовленных специалистов. Изучение перечисленных проблем требует соответствующего учебно-методического обеспечения. Однако в настоящее время отсутствуют учебники по документоведению, которые бы в полной мере учитывали специфику документооборота органов внутренних дел. Появившиеся в последнее время многочисленные пособия и справочники посвящены главным образом вопросам организации и технологии документационного обеспечения управления (т.е. делопроизводству) и лишь в малой степени затрагивают теоретические проблемы работы с документами органов внутренних дел. Данное учебное пособие предназначено для сотрудников ГУ МВД России по Краснодарскому краю и территориальных органов МВД России на районном уровне Краснодарского края для изучения на занятиях в системе служебной подготовки и для профессиональной подготовки сотрудников подразделений делопроизводства и режима территориальных органов МВД России на районном уровне края. 1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ 1.1. Общие положения об организации делопроизводства и работы с документами в органах внутренних дел Инструкцией по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации утвержденной приказом МВД России от 20.06.2012 № 615 установлены требования, обязательные для сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных учреждений, научно-исследовательских, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел, и содержит единые нормы по подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности органов внутренних дел документов и по порядку организации делопроизводства. Указанная Инструкция разработана на основе законодательства Российской Федерации, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, государственными стандартами Российской Федерации, а также нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу, такими как: 1. Приказ МВД России от 30 июня 2012 г. № 655 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения»; 2. Приказ МВД России от 15 августа 2011 г. № 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России»; 3. Приказ МВД России от 27 июня 2003 г. № 484 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России»; 4. ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. 5. Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». 6. Приказ МВД России от 31 мая 2011 года № 600 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов». 7. Приказ МВД России от 26 сентября 2012 г. № 890 «Об организации планирования в органах внутренних дел Российской Федерации». Положения Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации распространяются на организацию работы с документами, в том числе с документами в электронной форме, включая их подготовку, обработку, использование и хранение. Особенности делопроизводства по документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, а также организация делопроизводства по шифртелеграммам, обращениям граждан в органах внутренних дел устанавливаются иными нормативными правовыми актами Министерства внутренних дел Российской Федерации. 1.1.1. Общие положения о подразделениях делопроизводства и режима органов внутренних дел Организация и ведение делопроизводства, в том числе с использованием современных информационных технологий в работе с документами в органах внутренних дел, обеспечиваются управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства и режима органов внутренних дел. В структурных подразделениях органов внутренних дел, в которых подразделения делопроизводства и режима не предусмотрены штатным расписанием, ведение делопроизводства может возлагаться на отдельных сотрудников приказом руководителя (начальника) органа внутренних дел. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел и подчиняется непосредственно его руководителю (начальнику). Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников разрабатываются на основе Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации и утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел. На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач: 1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов. 2. Передача документов на рассмотрение руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему) и после получения соответствующих указаний – непосредственно исполнителю. 3. Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов. 4. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам. 5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему). 6. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства. 7. Копирование и оперативное размножение документов. 8. Разработка проектов бланков документов. 9. Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в Центр реабилитации жертв политических репрессий и архивной информации ФКУ «Главный информационно-аналитический центр МВД России» или структурные подразделения информационных центров органов внутренних дел. 10. Формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности. 11. Подготовка проектов описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, представление их на согласование в соответствующее подразделение спецфондов для последующего утверждения их Центральной экспертно-проверочной комиссией МВД России либо экспертными комиссиями органов внутренних дел. Передача дел на архивное хранение осуществляется в соответствии с ежегодным планом-графиком приема дел подразделением спецфондов. 12. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом. 13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников. 14. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям. 15. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке. 16. Информирование руководителя (начальника) органа внутренних дел об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами. 17. Определение порядка прохождения и обработки документов, использование новых технологических приемов работы с документами, оптимизирующих документооборот. 18. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций. 19. Организация изучения сотрудниками органа внутренних дел в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства. 20. Консультирование сотрудников органа внутренних дел по вопросам работы с документами. 21. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну. 22. Организация работы по рассмотрению обращений граждан. 23. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции. 24. Учет печатей, штампов, факсимиле и бланков документов, используемых в органе внутренних дел, а также хранилищ документов и ключей от них. 25. Анализ состояния документооборота, на его основании представление руководителю (начальнику) органа внутренних дел предложений по упорядочению ведения служебной переписки. Организация мероприятий по совершенствованию делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного Инструкцией по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации порядка работы с документами возлагаются на подразделение МВД России, осуществляющее функции в области документационного обеспечения управления, и подразделения делопроизводства и режима территориальных органов МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях, которые дополнительно выполняют следующие задачи: 1. Координацию деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных ему подразделений по вопросам делопроизводства и организации документооборота. 2. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах внутренних дел. 3. Подготовку предложений по организации специального первоначального обучения и повышения квалификации сотрудников подразделений делопроизводства и режима структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел. 4. Разработку организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства. Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременного и качественного их исполнения возлагается на руководителей (начальников) органов внутренних дел. |