СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Составление и оформление документов ОВД. Составление и оформление документов органов внутренних дел учебное пособие Краснодар Кру мвд россии 2016
 Скачать 177.93 Kb.
|
|
1.2.3. Требования к оформлению текста документа В органах внутренних дел документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается с соблюдением правил русского языка, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа, его назначения в управленческой деятельности и оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или их соединения. Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке. Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату) отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например: Уважаемый Матвей Сергеевич! При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение: Уважаемые коллеги! Уважаемые граждане! Обращение к адресату располагается на 2 – 3 межстрочных интервала ниже реквизита «Наименование либо аннотация документа». Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений. Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например: подтверждение: Ваше письмо от ... №... получено; МВД России Ваше письмо от... № ... получено; В подтверждение … направляем в Ваш адрес …; обоснование действия: В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...; В связи с... (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий)...; На основании (подписанного договора, утвержденного протокола)...; В порядке оказания (содействия, помощи)...»; В целях (совершенствования контроля, использования полномочий)...; благодарность: Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников …; Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы…; просьба: Обращаемся к Вам с просьбой ...; Просим (направить, исключить, оказать содействие)...; Убедительно просим (предоставить возможность..., провести экспертизу..., дать заключение..., дать согласие...)...; Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения)...; сопровождение: Направляем копию служебного контракта...; Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа)...; напоминание: Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения...; Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2012; предложение: Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта; Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы. Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от обращения одним дополнительным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 – 1,5 см от левой границы текстового поля. Текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; докладные записки – оценку фактов, выводы). Если текст содержит несколько решений, выводов, предложений, замечаний, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В организационно-распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «требую»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила», «решило»). В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («требуем», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»). Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «управление считает возможным»). В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти, исполнителем, указывается вид документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также аннотация, заключенная в кавычки, например: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»…». Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, то в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (например, в текстах приложений). При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и другое). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо руководителя (начальника) органа внутренних дел, предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом, например: С уважением, ... ; С глубоким уважением, … ; С благодарностью и уважением, … . 1.3. Правила подписи документов различных категорий В деятельности органов внутренних дел создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, директивы, распоряжения, положения, правила, инструкции, решения коллегии МВД России, протоколы заседаний (совещательных, консультативных органов), акты, аналитические справки, записки (служебные, объяснительные, докладные, аналитические), договоры (контракты, соглашения), служебная переписка и другие. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах консультативных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний. Взаимные обязательства органов внутренних дел и их контрагентов, а также их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов. В зависимости от конкретных задач в деятельности органа внутренних дел создаются иные виды документов: планы, программы, отчеты и другие. В установленных законодательством случаях Министерством могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и другие). Утверждаться без издания приказа могут следующие документы: планы, графики работы, повестки заседаний коллегии, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов, методические рекомендации по направлениям деятельности – утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел или его заместителем, несущим ответственность за соответствующее направление деятельности; должностные инструкции (должностные регламенты) сотрудников – утверждаются руководителями (начальниками) соответствующих подразделений, должностные регламенты федеральных государственных гражданских служащих, работников – утверждаются представителем нанимателя, лицом, исполняющим его обязанности; финансово-хозяйственные документы: сметы, ведомости, балансы, отчеты, альбомы учетной документации, акты передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации – утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел, его заместителем, курирующим финансово-хозяйственную деятельность; архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения и другие – утверждаются должностным лицом, возглавляющим экспертную комиссию; планы работы структурных подразделений – утверждаются руководителем (начальником) этого подразделения; положения об управлениях (отделах) в составе структурного подразделения органа внутренних дел – утверждаются руководителем (начальником) этого подразделения. Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми. 1.4. Общие требования по использованию печатей, штампов и бланков 1.4.1. Учет, хранение и использование печатей и штампов Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в органах внутренних дел используются печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. Печати органов внутренних дел с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и геральдического знака – эмблемы МВД России ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Такими документами являются: Акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; описания; экспертизы и другие). Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и другие). Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и другие). Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и другие). Заявки (на оборудование, изобретения и другие). Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию. Исполнительные листы. Командировочные удостоверения. Нормы расхода на драгоценные металлы. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и другие). Положение об органе внутренних дел. Протоколы (согласования планов поставок и другие). Финансово-распорядительные и бухгалтерские документы. Простые круглые мастичные печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Порядок изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов устанавливается Приказом МВД РФ от 06.02.2007 № 130 «Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России». Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей (начальников) органов внутренних дел. При их смене печати и штампы передаются по акту. 1.5. Документирование Документирование – это фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс создания документа. В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин «документирование» и определение этого понятия стандартизованы. Согласно ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. В свою очередь, правила документирования определяются как «требования и нормы, устанавливающие порядок документирования». Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией. Документирование может осуществляться на естественном языке (в этом случае создаются текстовые документы) или на искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью электронно-вычислительных машин). Запись информации на материальном носителе осуществляется с помощью специальных средств документирования, начиная от простейших (ручка, карандаш и т.п.) и заканчивая электронными средствами. В зависимости от используемых средств различаются способы документирования и типы создаваемых документов. С помощью простых орудий создаются рукописные письменные документы, изобразительные документы и графические документы. При использовании фототехники создаются фотодокументы, кинотехники - кинодокументы. Звукозаписывающая техника позволяет создавать фоно(аудио)документы, компьютерная техника - документы на бумажном носителе, а также электронные документы. Следует выделить и стенографию, как один из способов фиксирования информации. Стенография - это скоростное письмо особыми знаками, позволяющими быстро записать живую речь. Скорость записи достигается более кратким, чем в обычном письме, начертанием букв, а также применением ряда сократительных приемов. В наши дни, несмотря на обилие средств, обеспечивающих техническую фиксацию звучащей речи (диктофон), владение навыками стенографии по-прежнему высоко цениться Стенография используется на различным международных конференциях, встречах на высшем уровне, заседаниях правительства, пресс-конференциях и т.д. Особого внимания заслуживает техническое документирование, являющееся способом фиксирования технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой. 2. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ, ИХ СВОЙСТВА, ФУНКЦИИ И ПРИЗНАКИ 2.1. Системы документации органа внутренних дел Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в ней информации – массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной системы. Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему. Эта система состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим. Такая системная классификация документированной информации, базирующаяся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации. В основе классификационных систем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой документации в Российской Федерации определение понятия «система документации» стандартизировано. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определеия», системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению». В самом общем виде всё многообразие систем документации можно разделить на два основных типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные). Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизмененными в течение длительного времени. К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности: Система организационно-распорядительной документации; Система плановой документации; Первичная учетная документация; Отчетно-статистическая; Документация по труду; Система бухгалтерской документации; Система финансовой и расчетно-денежной документации; Система статистической и ведомственной отчетности и др. В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений. Это системы: Проектно-конструкторской документации; Документации оперативного управления; Медицинской; Учебной и др. По оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функционирует в настоящее время более 40 крупных функциональных систем документации. Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации (ведомства либо предпринимательской структуры). Сюда же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. В корпоративной системе документации может быть объединен ряд функциональных систем, предстающих в этом случае как ее подсистемы. К примеру, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем организационно-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. В каждом конкретном учреждении, организации, на предприятии имеется свой определенный набор функциональных подсистем документации и видов документов, в совокупности называемый документальным фондом. Одной из первых систем документации, выделившихся из общего документального массива еще в Древнем Египте и Междуречье, стала система деловой документации, регулировавшая хозяйственные гражданские, семейные отношения т.е. документы административного характера и правовой практики. Документы этой системы содержали реквизиты, придававшие зафиксированной на материальном носителе информации юридическую силу. Система общего делопроизводства стала складываться уже в XVI веке одновременно с процессом становления центральных органов управления – приказов и местных учреждений Российского государства. Система бухгалтерского учета, возникшая в XVI-XVII веках, представленная на первых порах учетными книгами для записи хозяйственных операций, расписками и др., а в последствии пополнявшаяся более сложными видами документов, включавшими счета, приходно-расходные книги и т.д. Тогда же появляется система статистического учета, включавшая писцовые книги (содержали описание городов и уездов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения). В XVIII веке к ним добавляется статистическая отчетность, а начиная со второй половины следующего столетия, - материалы первой всероссийской переписи населения, переписи населения крупных городов, сельскохозяйственные переписи, отчеты фабричных инспекторов, материалы земской статистики. Во второй половине XIX века стала складываться система коммерческой документации – контракты, соглашения, акции, облигации и т.п. Еще в условиях дореволюционной России сложилась система дипломатической документации. Ее подсистемами были: документирование договорных отношений с иностранными государствами (договоры, конвенции, протоколы и т.п.); дипломатическая переписка; документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей (наказы, инструкции, отчеты, дневники, записки обзоры прессы и др.). Вскоре после образования централизованного государства стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи. К этой системе относились такие виды документов, как именные списки, ведомости, табели; распоряжения подчиненным лицам (приказы, ордера, предписания); разъяснения к выполнению приказов (инструкции, наставления, правила); документы, отражавшие ход военных действий (журналы, дислокации, диспозиции) и др. В дореволюционной России сложились также системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, капиталистических предприятий. Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития Российского государства и общества сформировались десятки функциональных систем документации, являющихся необходимым условием жизнедеятельности социума, основой информированного обеспечения управления. Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как усложняются и развиваются функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его техническая оснащенность. 2.1.1. Система организационно-распорядительной документации Система организационно-распорядительной документации одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц. Система организационно-распорядительной документации состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации: система организационной (или организационно-правовой) документации; система распорядительной документации. Подсистема организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д. К организационно-правовым относятся такие виды документов, как: устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности); положение об органе (структурном подразделении) внутренних дел; штатное распивание; должностные инструкции, а также некоторые другие. В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность органа внутренних дел: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др. 2.1.2. Система плановой документации Система плановой документации фиксирует результаты планирования деятельности органа внутренних дел. Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а также график, смета расходов и некоторые другие. 2.1.3. Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам. К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, рапорт, служебное письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и некоторые другие. В состав информационно-аналитических документов входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список. 2.1.4. Система отчетной документации Система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности органа внутренних дел (структурного подразделения, сотрудника) за определенный период времени. Основной вид документов этой системы – отчет. Достаточно широкого используется также, отчетный доклад. 2.1.5. Кадровая информационно-документационная система Кадровая информационно-документационная система состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также о деятельности самой кадровой службы. Основную массу документов этой системы составляют персональные документы, к числу которых относятся: документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами и юридически подтверждающие сведения, сообщенные гражданами о себе: паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и др.; документы, выдаваемые предприятием, учреждением, организацией своим работникам с целью подтверждения тех или иных правовых фактов: ходатайство, характеристика, справка (с подтверждением места работы, должности, заработной платы), удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение и т.п. документы, составляемые гражданами и направляемые в адрес администрации или профсоюзной организации с целью установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: заявление, автобиография, резюме, объяснительная записка и др.; служебные документы, характеризующие деловые, профессиональные, личностные качества работника, но не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, докладные и служебные записки и т.п. Кадровая информационно-документационная система имеет ответвления, которые представляют собой во многом самостоятельные специфические комплексы документов, выступающие по отношению к ней как подсистемы кадровой документации: документация по получению гражданином среднего и высшего образования, специальности, рабочей профессии (студенческий билет, зачетная книжка, академическая справка, диплом об окончании учебного заведения и т.п.); документация по присуждению учетных степеней и ученых званий (стенограмма заседания диссертационного совета, диплом доктора, кандидата наук; аттестат профессора, доцента и т.д.); документация по прохождению воинской службы; документация по повышению квалификации рабочих и служащих и т.д. 2.1.6. Система научно-исследовательской документации Система научно-исследовательской документации возникает в процессе проведения научных исследований и выполнения научно-технических разработок. К основным видам этой системы относятся: отчеты о результатах научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических и экспериментально-проектных работ; отчеты, доклады о научных экспедициях, научных и технических командировках специалистов; программы научно-исследовательских работ; технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и др.; заключения, отзывы, рецензии, аннотации; монографии, диссертации и авторефераты к ним, другие научные публикации и отзывы на них; депонированные рукописи; первичная документация, образующаяся в ходе проведения научно-исследовательских работ (результаты анализов, журналы записей экспериментов и т.п.). 2.2. Функции документа 2.2.1. Основные функции документа Социальная природа документа самым тесным образом связана с функциями документа. Под функцией (от лат. «functio» - исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них. Как и всякая система, документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные необходимые обществу функции. Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы: Первая группа - главная, наиболее обобщающая функции документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве; Вторая группа - общие функции документа, характерные для всех документов, независимо от их типа и вида: информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации; коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов: документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы); документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы); кумулятивная функция - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений; Третья группа - специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: управленческая или регулятивная функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации; правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения; функция учета дает количественную характеристику информации - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы); познавательная или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР); общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кино-фильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.); мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы); гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.). К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо. Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (учебник - учебная, указ - правовая, афиша - рекламная). Значение той или иной функции со временем изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная). Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ - для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа. Знание функций документа позволяет: определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания; правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества; осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы); определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т. д.; разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д. Функции документов выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве. 2.2.2. Основные признаки документа Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету; по совокупности признаков можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от признака свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным. К основным отличительным признакам документа относятся: наличие смыслового семантического содержания. Документ - носитель смысла, который передается совокупностью последовательных знаков. стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени; предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы - это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации; завершенность сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы). 3. НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать орган внутренних дел или структурное подразделение, установить его структуру, определить штатную численность и состав сотрудников (работников) по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между сотрудниками (работниками), определить порядок реорганизации и ликвидации органа внутренних дел или структурного подразделения. К организационным документам органа внутренних дел относятся: положение об органе внутренних дел; положения о структурных подразделениях органа внутренних дел, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, структура и штатная численность; штатное расписание; инструкции по определенным направлениям деятельности; должностные инструкции сотрудников (работников); памятки. Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности органа внутренних дел. Организационный документ оформляется на продольном бланке органа внутренних дел. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель органа внутренних дел (например, положение о совещательном органе органа внутренних дел) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения. Организационные документы могут утверждаться руководителем органа внутренних дел или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе или нормативным правовым актом (приказом) или иным документом, например протоколом заседания коллегии. Утверждение организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей организацией. Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа: Устав (чей?) Краснодарского университета МВД России; Инструкция (о чем?) о документационном обеспечении управления; Положение (о чем?) об Ученом совете; Положение (о чем?) о Кафедре информационной безопасности; Правила (чего?) внутреннего распорядка; Должностная инструкция (кого?) старшего преподавателя кафедры информационной безопасности; Штатное расписание (чье?) Краснодарского университета МВД России; Структура и штатная численность (чего?) Главного управления министерства внутренних Российской Федерации дел по Краснодарскому краю на 2016 год. Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организационных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (например, Примерная форма Регламента (должностной инструкции) сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, утвержденная приказом МВД России от 25.09.2012 № 886), которые служат основой для разработки конкретных документов. Для разработки конкретных документов в органе внутренних дел привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя органа внутренних дел или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности. Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения. Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного документа. Например, изменения и дополнения в организационный документ, который утвержден руководителем органа внутренних дел (организации), - положение о структурном подразделении – вносятся приказом этого руководителя. 3.2. Порядок разработки и оформления организационных документов в органах внутренних дел 3.2.1. Порядок разработки и оформления устава организации Общие положения, определяющие наименование такого вида учредительного документа как устав, порядок составления и содержание текста, приведены в Гражданском кодексе Российской Федерации. Так в соответствии со статьей 52 ГК РФ: 1. Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида. Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное в соответствии с ГК РФ одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем. 2. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений, независимо от формы собственности и сферы их деятельности. Однако структура текста устава не может быть единой для всех учреждений, организаций и предприятий. 3.2.2. Порядок разработки и оформления положения об органе внутренних дел Указом Президента РФ от 01.03.2011 № 249 утверждено Типовое положение о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации по субъекту Российской Федерации. Указанным Типовым положением определены основные полномочия и организация деятельности территориального органа Министерства внутренних дел Российской Федерации (МВД России) на региональном уровне. Также определено, что положения о территориальных органах внутренних дел утверждаются Министром внутренних дел на основании указанного Типового положения. Положение об органе внутренних дел структурно состоит из следующих разделов: 1. Общие положения. 2. Полномочия. 3. Организация деятельности. Также в соответствии Типовым положением территориальный орган создается, реорганизуется и ликвидируется Министром в порядке, установленном законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Дополнительно к этому разделом «VIII. Организация деятельности территориальных органов МВД России» Регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации утвержденного приказом МВД России от 17.10.2013 № 850 определено, что территориальные органы МВД России образуются Министром в порядке, установленном законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, для осуществления полномочий МВД России на определенной территории в соответствии с утвержденной Министром в установленном порядке схемой размещения территориальных органов МВД России. Территориальными органами МВД России являются: а) на окружном уровне - главные управления МВД России по федеральным округам, управления на транспорте МВД России по федеральным округам; б) на межрегиональном уровне - оперативные бюро МВД России, центры специального назначения МВД России, линейные управления МВД России на железнодорожном, водном и воздушном транспорте; в) на региональном уровне - министерства внутренних дел по республикам, главные управления, управления МВД России по иным субъектам Российской Федерации; г) на районном уровне - управления, отделы, отделения МВД России по районам, городам и иным муниципальным образованиям, в том числе по нескольким муниципальным образованиям, управления, отделы, отделения МВД России по закрытым административно-территориальным образованиям, на особо важных и режимных объектах, линейные отделы, отделения МВД России на железнодорожном, водном и воздушном транспорте, Управление МВД России на комплексе «Байконур» В соответствии со ст. 144. Регламента МВД России территориальный орган МВД России осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации, Положением о Министерстве, нормативными правовыми актами МВД России, а также положением о территориальном органе МВД России. В типовых положениях о территориальных органах МВД России, утверждаемых Министром (за исключением типового положения о территориальном органе МВД России по субъекту Российской Федерации), определяются типовые правила: осуществления распорядительных, разрешительных, контрольно-надзорных полномочий, а также обеспечения применения мер государственного принуждения (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации); реализации федеральных программ, планов и иных мероприятий, предусмотренных актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации; взаимодействия с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, территориальными органами иных федеральных органов исполнительной власти и полномочными представителями Президента Российской Федерации в федеральных округах; осуществления полномочий руководителя (начальника) территориального органа МВД России. Руководитель (начальник) территориального органа МВД России организует его деятельность и несет персональную ответственность за осуществление территориальным органом возложенных на него задач и полномочий. В положении о территориальном органе МВД России определяются его задачи, полномочия, организация деятельности, права, обязанности и ответственность руководителя (начальника) территориального органа МВД России за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, порядок представления отчетности территориального органа МВД России, а также порядок контроля за его деятельностью. Порядок разработки положения о территориальном органе министерства внутренних дел Российской Федерации на районном уровне определен приказом МВД России от 21 апреля 2011 г. № 222 «Об утверждении типового положения о территориальном органе министерства внутренних дел Российской Федерации на районном уровне». Порядок разработки положения об отделе (отделении, пункте) полиции территориального органа регламентировано приказом МВД России от 10 июля 2013 № 535 «Об утверждении Типового положения об отделе (отделении, пункте) полиции территориального органа Министерства внутренних дел Российской Федерации на районном уровне». 3.2.3. Порядок разработки и оформления положения о структурном подразделении органа внутренних дел, коллегиальных и совещательных органах В соответствии со статьей 14 Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России утвержденных приказом МВД России от 27.06.2003 № 484 статусные документы органов внутренних дел, их структурных подразделений, предприятий, учреждений и организаций издаются в виде положений и уставов. Положение устанавливает статус, определяет задачи и функции, права, порядок деятельности органа внутренних дел или его структурного подразделения, органа управления, соединения и воинской части внутренних войск. Положение издается также в целях нормативного регулирования конкретных видов деятельности, осуществляемых органами внутренних дел и внутренними войсками. Положения о структурных подразделениях органов внутренних дел можно классифицировать следующим образом: положения о структурных подразделениях; положения о коллегиальных органах (коллегия органа внутренних дел, ученый совет, научно-технический совет); положения о временных органах (совещания, комиссии, советы). Отличия положения о структурном подразделении от положения об органе внутренних дел содержатся в структуре текста. Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не закреплена, но, как правило, она включает те же разделы, что и положение об организации, кроме разделов «контроль, проверка и ревизия деятельности» и «реорганизация и ликвидация». В структуру текста положения о структурном подразделении также включается дополнительный раздел «Ответственность», в котором указываются виды ответственности (административная, дисциплинарная, а при необходимости и уголовная), которую может нести руководитель в случае невыполнения подразделением своих обязанностей. Положение о структурном подразделении оформляется на бланке органа внутренних дел (организации) с указанием вида документа, подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем органа внутренних дел (организации). Изменение в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя органа внутренних дел (организации). Типовая форма положения о структурном подразделении приведена в Образце 17 Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России утвержденных приказом МВД России от 27.06.2003 № 484. Положения о коллегиальных и совещательных органах также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность того или иного органа управления. Как пример структуры текста такого рода положений можно привести Приказ МВД России от 15 августа 2011 г. № 948 «О коллегии министерства внутренних дел Российской Федерации, совещании при министре внутренних дел Российской Федерации и совещании при заместителе министра внутренних дел Российской Федерации». Особенностью положений о коллегиальных органах является порядок их утверждения и внесения изменений. Если это коллегиальный орган или совещательный орган управления в органе внутренних дел, то порядок их утверждения и внесения изменений будет такой же, как для положений о структурных подразделениях органа внутренних дел (организации). Положение о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создается в случае необходимости на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом внутренних дел, в компетенцию которого входит создание временного органа, и действует до прекращения деятельности этого органа. 3.2.4. Порядок разработки и оформления регламента работы и правил внутреннего распорядка Порядок разработки и оформления регламентов работы и правил внутреннего распорядка в органах внутренних дел регламентируются следующими нормативными правовыми актами: |