СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Составление и оформление документов ОВД. Составление и оформление документов органов внутренних дел учебное пособие Краснодар Кру мвд россии 2016
 Скачать 177.93 Kb.
|
|
6. ОФОРМЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ Подавляющее большинство документов, отправляемых из органов внутренних дел и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в органах внутренних дел, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. В данной главе будет рассмотрен порядок составления и оформления основных информационно-справочных документов используемых в деятельности органов внутренних дел. Дадим несколько определений. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события. Докладная записка – документ, адресованный руководителю (начальнику) органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений. Письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, факсимильной связью, по телефону и записывается получателем). 6.1. Классификация и порядок оформления информационно-справочных документов используемых в деятельности органов внутренних дел В составе информационно-справочной документации органов внутренних дел выделяют: 1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного сотрудника (работника), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней). 2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в вышестоящие органы внутренних дел). 3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней). Инструкцией по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации утвержденной приказом МВД России от 20.06.2012 № 615 установлено, что служебную переписку органов внутренних дел составляют различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых органом внутренних дел для обмена информацией о деятельности с другими органами власти, организациями и гражданами. В документообороте органа внутренних дел в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи, посредством фельдъегерской почты или электросвязи) присутствуют следующие виды документов переписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма. Служебными письмами оформляются: доклады Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов и поручений; информация в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан, направленных данными органами в Министерство; ответы на парламентские запросы, запросы и обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; проекты официальных отзывов, поправок и экспертных заключений на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов; ответы на обращения граждан; ответы на запросы организаций, предприятий; инициативные документы по вопросам компетенции органов внутренних дел, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для их структурных подразделений; другие документы. 6.1.1. Телеграмма Телеграммы в органах внутренних дел используются для передачи только срочной текстовой информации. Отправителями телеграфной корреспонденции являются должностные лица, которым предоставлено право переписки по служебным вопросам. Телеграмма оформляется на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 в 2 экземплярах (оригинал и визовый экземпляр) в следующем порядке (приложение № 31): категория телеграммы указывается в правом верхнем углу первого листа, например: «Срочная». В случае направления простой телеграммы категория не указывается; перед текстом по центру печатается полужирным шрифтом реквизит «наименование документа» – «ТЕЛЕГРАММА». После наименования через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля помещается реквизит «адресат» с обязательным указанием наименования организации (фамилии и инициалов физического лица), улицы, номера дома (и квартиры), названия населенного пункта (село, поселок, город), района, области (края, республики, государства), почтового индекса. Адрес и наименование адресата должны содержать все необходимые сведения, обеспечивающие безусловную доставку телеграммы адресату. Ответственность за полноту и точность написания адреса возлагается на отправителя телеграммы (наименования номерных улиц указывать прописью, слова «проспект», «проезд», «переулок» в адресной части должны быть написаны полностью). Если телеграмма передается нескольким адресатам с одним и тем же текстом: не более 10 – к ней должен быть приложен список, содержащий наименования органов внутренних дел, которым ее направляют, с указанием населенных пунктов – мест их дислокации; свыше 10 – прилагается оформленный указатель рассылки, в котором отмечены необходимые города, номер телеграммы, инициалы и фамилия исполнителя, его контактный телефон. Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами, излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), без переноса слов, абзацев, исправлений, печатается через 1,5 межстрочных интервала прописными буквами. В текст телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, включается ссылка на его регистрационный номер и дату. Вставки в тексте делать нельзя. Текст телеграммы не должен превышать 300 слов, при этом за отдельное слово считается: каждое слово, написанное в соответствии с правилами грамматики; каждое отдельно стоящее слово в адресе, в том числе и в наименованиях пункта назначения; каждая группа, состоящая из цифр, букв, или смешанная группа, состоящая из знаков, цифр, независимо от их числа; каждый знак, буква или цифра, написанные отдельно; каждая из составных частей слова, а также каждая из частей в составных наименованиях городов, фамилиях, именах и других названиях, соединенных чертой или без нее; каждый знак препинания, написанный полным или сокращенным словом. Телеграммы в виде форм, таблиц, ведомостей, графиков, при наличии римских цифр, латинских букв, условных обозначений не принимаются для передачи. Подпись отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами и оформляется с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Телеграммы подписывают руководитель (начальник) органа внутренних дел или его заместитель. Телеграммы категории «правительственная» подписывают Министр или его заместители. Дата и регистрационный номер телеграммы оформляются после ее подписания должностным лицом и располагаются на 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом от левой границы текстового поля. Регистрационный номер телеграммы проставляется под датой без дополнительных межстрочных интервалов также от левой границы текстового поля. Через один дополнительный межстрочный интервал ниже номера телеграммы проводится сплошная черта от левой границы текстового поля до правой. Под чертой указываются полный адрес органа внутренних дел, инициалы и фамилия руководителя (начальника), подписавшего телеграмму, инициалы и фамилия исполнителя и его контактный телефон. В нижней части телеграфного бланка проставляется печать о разрешении передачи телеграфом. Визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается телеграмма, помещаются на лицевой части последнего листа ее второго экземпляра. Оба экземпляра оформленной телеграммы передаются исполнителем для отправки в отделение телеграфной связи, второй экземпляр телеграммы с отметкой отделения телеграфной связи об отправке возвращается исполнителю для помещения в номенклатурное дело. 6.1.2. Факсограмма Факсимильная связь предназначается для оперативного обмена текстами документов и служебных материалов с последующим направлением документов на бумажных носителях. Запрещается передача по факсимильной связи документов, имеющих грифы секретности или пометку «Для служебного пользования». Требования к составлению и оформлению сообщений, направляемых по факсимильной связи, определяются видом документа-подлинника (письмо, договор, протокол). Информация, подлежащая передаче по факсимильной связи (текст, фотография, чертеж), должна располагаться только в пределах ограничительной рамки факсимильной аппаратуры. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя (начальника) соответствующего структурного подразделения. Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом либо написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными черными или темно-синими чернилами. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок. Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением. Необходимо, чтобы в отправляемых документах со смешанным содержанием (фотография и текст) текстовая часть была не бледнее фотографии. Запрещается отправка по каналам факсимильной связи документов, написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью. Передача по факсимильной связи исходящих документов и принятые факсограммы учитываются в журнале учета факсограмм (приложение № 32). На копии исходящего документа, переданного по каналам факсимильной связи, или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер телефона, по которому установлен факсимильный аппарат. Эти записи заверяются подписью сотрудника, ответственного за передачу (прием) факсограмм. Принятая факсограмма докладывается руководителю (начальнику), которому адресован исходящий документ, переданный по каналам факсимильной связи, и в соответствии с его указаниями передается исполнителю, о чем делается пометка в журнале учета факсограмм (приложение № 32). После получения оригинала документа, переданного по каналам факсимильной связи, сотрудником подразделения делопроизводства и режима с принятой факсограммы на оригинал документа переносятся указания руководителя (начальника) и справки об исполнении документа. Исполненные факсограммы сдаются для подшивки в дело принятых факсограмм, имеющих срок хранения один год. При необходимости факсограммы допускается подшивать в другие инвентарные дела. 6.1.3. Телефонограмма Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами, обеспечивающими идентификацию подписи отправляемой телефонограммы: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму; подписью лица, принявшего телефонограмму; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и другие). Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, в них не должно быть более 50 слов. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов. Отправляемая телефонограмма оформляется на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 в единственном экземпляре и подписывается руководителем (начальником) органа внутренних дел или уполномоченным на то сотрудником (приложение № 33). Датой телефонограммы является дата ее передачи. Регистрационный номер телефонограмме присваивается в порядке следования номеров после подписи автором. Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги формата A4 и после приема могут быть отпечатаны. Сотруднику, передающему телефонограмму, следует проверять правильность записи телефонограммы в конце передачи путем ее прочтения принимающей стороной. Входящая телефонограмма имеет те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи автора. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен прилагаться список подразделений, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Рекомендуется применять специальные бланки телефонограмм (приложение № 33). Если бланки отсутствуют, то телефонограмма записывается в журнал учета телефонограмм (приложение № 34). 6.1.4. Записка (служебная, докладная, аналитическая), объяснение Для реализации отношений субординации структурных подразделений органа внутренних дел с руководством органа внутренних дел, координации деятельности между структурными подразделениями служит внутренний документ – записка (служебная, докладная, аналитическая), объяснение, где в произвольной форме печатным или рукописным способом излагаются сведения, отчеты, пояснения, замечания, предложения, заключения (мнения) и иная справочная или управленческая информация по вопросам, отнесенным к компетенции органов внутренних дел. В объяснении сотрудники в произвольной форме печатным или рукописным способом объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения служебной (трудовой) дисциплины, невыполнения поручений и тому подобные. Подписывает объяснительную записку ее составитель. В служебных записках в произвольной форме излагается оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц, адресованная руководству органа внутренних дел либо руководителю (начальнику) структурного подразделения – головного исполнителя поручения. В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства органа внутренних дел, его структурного подразделения о вопросах, требующих принятия управленческих решений. В аналитических записках на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины ее возникновения, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению. Служебная, докладная и аналитическая записки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и адресуются конкретному должностному лицу. Реквизитами записок являются: адресат, вид документа, аннотация, текст, должность и звание руководителя (начальника) структурного подразделения, подготовившего записку, подпись, которые оформляются в соответствии с настоящей Инструкцией. Дата и регистрационный номер указываются через один дополнительный межстрочный интервал ниже реквизита «Подпись». Датой записки является дата ее подписания. Отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, оформляются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией. 6.1.5. Доверенность Доверенность – документ, подтверждающий наличие у представителя прав действовать от имени органа внутренних дел, а также определяющий условия реализации и границы этих прав. Доверенность оформляется в соответствии с требованиями Приказа МВД России от 1 января 2007 г. № 3 «Об утверждении Инструкции о порядке оформления, выдачи, регистрации, учета и отмены доверенностей, выдаваемых для представления интересов Министерства внутренних дел Российской Федерации». 6.2. Порядок составления и оформления служебных писем 6.2.1. Виды служебных писем Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с органами внутренних дел, учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Служебные письма используются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекают разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, рекомендации, предложения, заключения, просьбы, требования и т.п. По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей. Сопроводительное письмо – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Письма-приглашения – предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрываются характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. Информационное письмо – сообщает адресату, о каком - либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность, каких - либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. Письмо - извещение по своему стилю близко к письмам - приглашениям и информационным письмам. Составляются для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинаются со словами: «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие - либо факты. Письмо - подтверждение содержит сообщение о получении, какого - либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой - либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать». Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем - напоминаний. Письмо - напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнение, какого - либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Напоминаем Вам, что срок поставки продукции в соответствии с государственным контрактом №01-27/64 от 02.06.2014 истек от 01.09.2014. Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (место работы, проведение исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких - либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых неограниченна. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Письмо - ответы по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. 6.2.2. Требования к тексту служебных писем Так как служебные письма выступают связующем звеном между органами внутренних дел, предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации органами внутренних дел. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего, следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре). В органах внутренних дел служебные письма составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст служебного письма излагается с соблюдением правил русского языка, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа, его назначения в управленческой деятельности и оформляется в виде связного текста, таблицы или их соединения. Тексты служебных писем, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке. Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату) отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например: Уважаемый Матвей Сергеевич! При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение: Уважаемые коллеги! Уважаемые граждане! Обращение к адресату располагается на 2 – 3 межстрочных интервала ниже реквизита «Аннотация служебного письма». Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений. Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например: подтверждение: Ваше письмо от ... №... получено; МВД России Ваше письмо от... № ... получено; В подтверждение … направляем в Ваш адрес …; обоснование действия: В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...; В связи с... (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий)...; На основании (подписанного договора, утвержденного протокола)...; В порядке оказания (содействия, помощи)...»; В целях (совершенствования контроля, использования полномочий)...; благодарность: Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников …; Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы…; просьба: Обращаемся к Вам с просьбой ...; Просим (направить, исключить, оказать содействие)...; Убедительно просим (предоставить возможность..., провести экспертизу..., дать заключение..., дать согласие...)...; Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения)...; сопровождение: Направляем копию служебного контракта...; Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа)...; напоминание: Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения...; Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2012; предложение: Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта; Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы. Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от обращения одним дополнительным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 – 1,5 см от левой границы текстового поля. Текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть. Если текст содержит несколько решений, выводов, предложений, замечаний, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «управление считает возможным»). В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти, исполнителем, указывается вид документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также аннотация, заключенная в кавычки, например: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»…». Текст служебного документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (например, в текстах приложений). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо руководителя (начальника) органа внутренних дел, предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом, например: С уважением, ... ; С глубоким уважением, … ; С благодарностью и уважением, … . 6.2.3. Правила оформления служебных писем При подготовке служебных писем необходимо руководствоваться следующими основными требованиями: служебное письмо не должно противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России; служебное письмо должно быть написано официально-деловым стилем; изложение содержания служебного письма должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование; применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении; служебное письмо должно основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания; служебное письмо не должно дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов; служебное письмо должно быть оформлено в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями Инструкции по делопроизводству, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения; в служебном письме не должно быть помарок и исправлений. При оформлении служебных писем рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 13 – 15 через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру, за исключением особенностей, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству. Для выделения части текста служебного письма могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста. Первые листы служебных писем оформляются на продольном бланке органа внутренних дел установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. Каждый лист служебного письма, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля, мм: 30 – левое; 10 – правое; 20 – верхнее; 20 – нижнее. Служебные письма изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов. Особое внимание уделим порядку оформления реквизита «Адресат». Документы адресуют в органы власти, организации, структурные подразделения, должностным лицам, гражданам. В качестве адресата могут быть указаны органы внутренних дел, органы управления, соединения и части внутренних войск МВД России, организации, не входящие в систему МВД России, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Текст реквизита «Адресат» размещается в правом верхнем углу первого листа документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы. Строки реквизита «Адресат» центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля, или выравниваются по левому краю. Первая строка реквизита 15 «Адресат» на угловом бланке печатается на одном уровне с полным наименованием подразделения (реквизит 08). При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например: Правительство Российской Федерации или Министерство юстиции Российской Федерации Департамент организации и контроля При адресовании документа в орган внутренних дел указываются сокращенное наименование органа внутренних дел и через 2 интервала наименование подразделения в именительном падеже, например: МВД России Федеральное государственное казенное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт Министерства внутренних дел Российской Федерации» или МВД России Главное управление уголовного розыска При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии. При адресовании документа конкретному должностному лицу указываются в дательном падеже наименование должности этого лица, полное или сокращенное наименование органа внутренних дел, через 2 интервала специальное (воинское) звание, через 1 интервал инициалы, фамилия. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке, например: Начальнику УМВД России по Смоленской области специальное звание И.О. Фамилия или Начальнику Главного управления уголовного розыска МВД России специальное звание И.О. Фамилия Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Если документ направляется в несколько органов внутренних дел или в несколько структурных подразделений одного и того же органа внутренних дел, то наименования должностей лиц, которым адресован документ, могут указываться обобщенно, например: Министрам внутренних дел по республикам, начальникам ГУ, УМВД России по субъектам Российской Федерации или Начальникам управлений, отделов МВД России по районам, городам и иным муниципальным образованиям Краснодарского края (по списку) Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указывается ее наименование, а затем почтовый адрес. Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи1: наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер корпуса, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и другие); название района; название республики, края, области, автономной области, автономного округа; почтовый индекс, например: Государственное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Фамилия И.О. ул.Садовая, д.5, кв.12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации. В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. Указания по исполнению служебного письма пишутся на свободном от текста месте документа соответствующим руководителем (начальником) и включают в себя инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения и срок его исполнения (при необходимости), подпись, ее расшифровку и дату, например: инициалы и фамилия инициалы и фамилия Прошу подготовить проект ответа в ГУ МВД России по Краснодарскому краю к 17.07.2016. личная подпись И.О. Фамилия 05.07.2016 Допускается оформление указаний по исполнению служебного письма на отдельном листе либо на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому они относятся. Отметка о контроле за исполнением служебного письма обозначает, что документ поставлен на контроль. Отметка о контроле документа проставляется посредством штампа «КОНТРОЛЬ» справа на свободном месте верхнего поля первого листа документа. 6.2.4. Порядок оформления отметки о наличии приложения Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1 – 2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указываются количество листов в приложении и количество экземпляров приложения, например: Приложение: по тексту, на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложения: 1. Сведения (форма 3Е), на 5 л. в 1 экз. 2. Справочные материалы по работе подразделений тыла, на 3 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается, например: Приложение: Методические рекомендации в 2 экз. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2012 № 02-6/172 и приложение к нему, н/вх. № 1345 от 10.06.2012, всего на 3 л. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. 6.2.5. Порядок оформления реквизита «Подпись» В состав реквизита «Подпись» в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего служебное письмо (полное, если документ оформлен не на бланке органа внутренних дел, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки реквизита, например: Начальник Договорно-правового департамента МВД России личная подпись И.О. Фамилия или: Заместитель начальника ОМВД России по Абинскому району специальное звание личная подпись И.О. Фамилия При направлении документа в системе МВД России, а также должностным лицам других организаций, имеющим специальные (воинские) звания, в состав реквизита «Подпись» включается специальное (воинское) звание лица, подписавшего документ. Служебное письмо может быть подписано исполняющим обязанности (временно исполняющим обязанности) должностного лица, например: И.о. начальника ОМВД России по Динскому району специальное звание личная подпись И.О. Фамилия или (при оформлении на бланке органа внутренних дел): Врио начальника специальное звание личная подпись И.О. Фамилия |