русский язык и культура речи. Современный русский литературный язык социальная и функциональная дифференциация
 Скачать 2.42 Mb.
|
|
тематическому признаку письма условно делят на деловую и коммерческую корреспонденцию. Деловой корреспонденцией принято считать переписку, с помощью которой оформляются экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятий и организаций. Переписку по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относят к коммерческой корреспонденции. По структурным признакам различают письма регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стандарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма. Нерегламентированные письма содержат элементы стандартизации, но требования к их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой группы. По признаку, адресата деловые письма могут быть обычными и циркулярными. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций. Набор реквизитов для деловых писем минимален, включая в себя как обязательные: (1) угловой штамп или бланк, содержащий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату; (2) адресат — наименование организации, ее адреса, служебного лица; (3) необязательный заголовок к тексту делового письма — при отсутствии наименования жанра документа; (4) текст, который несет основную информацию и мотивы ее сообщения; (5) подпись должностного лица. Рассмотрим некоторые виды деловых писем. Сопроводительное письмо – это письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. В сопроводительных письмах используются языковые формулы: Направляем, высылаем, препровождаем, отправляем Вам... (заявку, проект, план, протоколы испытаний...) Представляем на утверждение, на рассмотрение, на подпись, для дальнейшей проработки... Высылаем наложенным платежом, заказной бандеролью, отдельной почтовой посылкой... В начале сопроводительного письма возможны отсылки на предшествующие контакты: В соответствии с Вашей просьбой, нашей договоренностью, телефонным разговором... Гарантийное письмо – это документ, который обеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проживания, проведения исследований и т.д.). Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Письмо-приглашение это письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии (конференции, выставке, предварительных переговорах и т.п.). В письмах-приглашениях используются устойчивые языковые конструкции: Приглашаем, имеем честь пригласить Вас на..., принять участие в..., посетить... Мы будем признательны, благодарны, если Вы сможете принять участие в..., посетить... Письмо-благодарность. Оно содержит благодарность за что-либо (за полученную информацию, приглашение, каталог, оказанное гостеприимство и т.п.). В таких письмах целесообразно использовать следующие языковые формулы: Благодарим Вас... Мы признательны Вам... Выражаем благодарность... (за что). Мы признательны Вам за приглашение принять участие в выставке... Мы получили Ваше сообщение по электронной почте. Благодарим за оперативность. Письмо-сообщение. Содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интерес. Используются стандартные выражения: Сообщаем, информируем, извещаем, уведомляем Вас... Ставим Вас в известность... Нам приятно сообщить... Доводим до Вашего сведения... В ответ на Ваш факс сообщаем... В дополнение к нашему письму сообщаем... 5.11. Язык и стиль инструктивно-методических документов Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Инструкция должна иметь заголовок, который очерчивает круг вопросов, объектов и лиц, обязанных выполнять ее требования. Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Текст инструкции носит характер указания, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение: должен, следует, необходимо, рекомендуется, запрещается, не допускается, имеет право и др. Текст излагается от 3-го лица или в безличной форме. Например: «Руководители структурных подразделений несут ответственность за...; обеспечивают...; анализируют...»; «Повторным заявлениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер...». Инструкция утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. Инструкции в зависимости от их функции могут быть различными по содержанию'. Работники предприятий и учреждений обычно имеют дело с должностной инструкцией. Основные положения должностной инструкции являются основой трудового соглашения с тем или иным работником. Эта инструкция необходима также при возникновении трудовых споров, конфликтных ситуаций во взаимоотношениях между работниками и работодателями. Должностная инструкция обычно создается работниками кадровой службы, согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем предприятия. 5.12.Язык и стиль коммерческой корреспонденции К коммерческой корреспонденции относятся документы, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок. Чтобы успешно функционировать, производственное предприятие должно приобретать оборудование, сырье для изготовления своей продукции, а затем реализовывать ее. Все эти операции сопровождаются оформлением контрактных документов. В число основных контрактных документов входят: запрос, ответ на запрос, предложение (оферта), ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию. Запрос – это коммерческий документ, который представляет собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой представить необходимую информацию о товаре (услугах) и/или направить предложение на поставки (продажу) товара или предоставление услуг. Письма-запросы используются в тех случаях, когда не представляется возможным решить вопрос лично или по телефону, а также с целью инициировать адресата на более активные действия, в частности на ответное послание. В запросе обычно указывается, какой товар хотел бы приобрести покупатель и на каких условиях. Таковыми являются количество и качество товара, его марка и модель, цена, сроки поставки и средства транспортировки. Письмо-запрос обычно состоит из двух частей. В первой части в повествовательной форме излагается существо вопроса; во второй части ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким. В нем необходимы ссылки на нормативные документы, достигнутые договоренности, прежние письма. Содержательные аспекты запроса реализуются с помощью определенных языковых конструкций: В соответствии с нашей договоренностью, Вашей рекламой, нашим телефонным разговором... Просим, обращаемся с просьбой выслать нам предложение на поставку... Мы заинтересованы в срочной поставке... Мы хотели бы знать, в какой срок и по какой цене Вы можете поставить товар... Желательно, чтобы поставка была осуществлена в течение... Если предприятие совершает частые закупки со стороны, то для ускорения подготовки запроса в ходе коммерческой переписки используется стандартизированная форма бланка этого документа с реквизитами: (1) наименование жанра документа; (2) текст запроса; (3) сведения о транспортировке; (4) условия поставки; (5) условия платежа; (6) количество и род упаковки; (7) подпись импортера. Ответ на запрос составляется в том случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Ответ формулируется в зависимости от конкретной ситуации и может содержать следующую информацию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможности поставки товара, интересующего покупателя; об отказе поставить товар и объяснение причин отказа; об изменении условий запроса (изменение сроков поставки, количества товара и т.п.); об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя. Письмо-ответ может оформляться трафаретно или как обычное письмо. В случае отказа поставить интересующий покупателя товар речевой этикет требует использования языковых конструкций, «смягчающих» ситуацию: К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно... Мы приняли к рассмотрению ваш запрос и просим вернуться к нему... В настоящее время мы не имеем возможности сделать Вам конкретное предложение на поставку... Письмо-предложение (оферта) – это коммерческий документ, который представляет собой заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено импортеру в ответ на его запрос либо по инициативе самого экспортера. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, его количество и качество, цена, срок доставки, условия платежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера товара. Различают предложения твердые и свободные. Предложение называется твердым, если оно делается одному покупателю на конкретный товар с указанием срока действия предложения. Неполучение от покупателя ответа в указанный срок считается отказом и освобождает продавца от сделанного предложения. Предложение считается свободным, если оно делается не одному покупателю и без обязательств со стороны продавца (например, реклама). Реквизиты оферты. (I) наименование жанра документа; (2) указание его номера; (5) текст предложения; (4) сведения о транспортировке; (5) условия поставки; (6) условия платежа; (7) количество и род упаковки; (6) подпись экспортера. При составлении письма-предложения целесообразно использовать следующие стандартные выражения: В ответ на Ваш запрос... Ссылаясь на предварительные переговоры. мы предлагаем Вам поставить, отправить, отгрузить... на указанных ниже условиях... в счет взаимных поставок... в количестве (тонн, центнеров, единиц)... качество товара соответствует действующим стандартам, приложенному сертификату, образцам, высланным Вам ранее... цена... составляет... товар будет поставляться..., поставка товара будет произведена в течение... платеж производится через банк; наличными при предъявлении счета и транспортных документов...; сроки платежа... настоящее предложение действительно до... с.г. Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения или отказ от предложения. Если покупатель согласен со всеми условиями предложения и подтверждает это продавцу, сделка считается заключенной. После этого заключается контракт или выдается заказ. В таком случае следует трафаретный ответ: Если покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения (количеством, качеством, ценой, сроками) или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В таком случае между продавцом и покупателем устанавливается длительная переписка или ведутся переговоры для достижения договоренности. Письма при этом могут оформляться следующим образом: Уважаемые ! С благодарностью подтверждаем получение вашего предложения от _____на _______ (наименование товара). В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара. С уважением Подпись Контракт — это коммерческий документ, представляющий собой договор на поставку товара (предоставление услуг и т.п.), подписанный продавцом (экспортером) и покупателем (импортером). Реквизиты контракта: (1) наименование жанра документа; (2) номер контракта; (3) место и дата его заключения; (4) наименования заключающих контракт сторон; (5) предмет контракта (наименование и количество товара); (6) качество товара; (7) цена (за единицу товара и общая сумма сделки); (6) место и сроки поставки; (9) требования к упаковке и маркировке; (10) условия и порядок платежа; (11) гарантии поставки и санкции в случае нарушения сторонами условий контракта; (12) арбитраж; (13) техническая документация (представляется в случае необходимости); (14) юридические адреса сторон; (15) подписи импортера и экспортера. Контракт может иметь приложения: (а) дополнения к контракту — документ, в котором содержатся изменения и дополнения к ранее согласованным условиям контракта; (б) заказ — документ, содержащий предложение продавца заключить сделку с указанием ее конкретных условий; (в) подтверждение заказа — документ, который содержит согласие покупателя на сделку без каких-либо оговорок. Для заключения контрактов, носящих типовой характер, используются специальные бланки с унифицированным текстом и пробелами для заполнения их заинтересованными сторонами. В некоторых случаях полученная по контракту продукция не соответствует указанным в нем параметрам. Тогда предприятие- покупатель отправляет предприятию-продавцу рекламацию. Рекламация (претензия) — коммерческий документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Нарушения контракта могут относиться к разным пунктам договора — качества, количества товара, сроков поставки, платежам и др. Рекламация обычно состоит из трех частей: (1) основания для предъявления претензии; (2) доказательства (акт экспертизы, акт приемки и т.д.); (3) конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, замена некачественного товара качественным, уценка и т.д.). При составлении текста рекламации используются определенные стандартные модели: Мы официально заявляем Вам рекламацию на... Наши клиенты заявили рекламацию... К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что... К сожалению, условия нашего контракта не выполнены... При приемке товара были обнаружены следующие недостатки... При вскрытии ящиков оказалось, что количество товара не соответствует заявленному в накладной Была обнаружена недостача... Сумма причиненного ущерба составляет... Это дает нам право возвратить товар обратно, требовать возмещения убытков, обратиться в арбитражный суд... Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам о своем решении. Ответ на рекламацию может быть различным в зависимости от решения принявшей претензию стороны: (1) претензия признается справедливой и удовлетворяется полностью; (2) претензия принимается к рассмотрению — решение по ней пока не принято; (3) претензия признается справедливой частично; (4) претензия отклоняется полностью. В зависимости от содержания ответа используются различные языковые конструкции: Ваша рекламация от ... получена. В удовлетворение Вашей претензии переводим на Ваш счет сумму... Подтверждаем получение Вашего письма и сообщаем, что рекламация принята к рассмотрению... Сообщаем, что недостающее количество товара будет отправлено Вам... Однако мы не можем согласиться с Вашим требованием оплаты неустойки... Ваша претензия признана необоснованной... Вашу претензию мы удовлетворить не можем, так как... 5.13.Реклама в деловой речи В последние годы широкое распространение в России получила реклама. В большей мере она представлена на телевидении и радио, но значителен ее вес и в деловой письменной речи — в документах информационно-рекламного характера: товарном предложении, сообщении потенциальным потребителям о видах производимых товаров и услуг; резюме. Текст рекламного послания, как и любой текст делового стиля, должен быть информативным и убедительным. При этом информативность рекламного письма должна отличаться ориентированностью на интересы и потребности потенциального заказчика, покупателя, партнера. Следовательно, речевая тактика рекламного делового послания — нацеленность на интересы. Информативность должна быть полной, т.е. письмо информационно-рекламного характера должно содержать всю информацию, которая может заинтересовать потребителей. В случае недостаточной информативности письма адресат может обратиться к предприятию-конкуренту, информационно-рекламное письмо которого составлено более убедительно, в то время как фирма-адресант заинтересована в долгосрочном перспективном сотрудничестве. Рекламные письма, наряду с общими для деловых бумаг требованиями к языку и стилю, имеют свою специфику. Они должны быть запоминающимися, способными вызвать коммерческий интерес. Это, в свою очередь, требует творческого подхода к составлению текстов рекламных писем. Информационно-рекламные письма нередко строятся по модели: риторический вопрос или риторическое восклицание — информационный текст, являющийся ответом, подтверждением, обещанием, т.е. коммерческим предложением. Такая модель не только иллюстрирует процесс рассуждения, но и наталкивает на принятие решения. Например: Что подарить?! Выбрать не только подарок, но еще и очень полезный — непросто. Каждый из нас ищет своим родным и близким нечто ценное. Если вы согласны, что здоровье — самый ценный подарок, мы искренне рекомендуем подарить аппарат «Витафон». Мы приведем аргументы и ответим на вопрос, почему «Витафон» окажет неоценимую помощь... Каждый ребенок — талант! Школа искусств «Аккорд» выявит и вырастит талант Вашего ребенка. Для детей 4—9 лет: живопись, рисунок, композиция, скульптура, иностранный язык. Для детей с 10 лет: живопись, рисунок, история искусств, экономика, компьютерная грамотность. Конструктивную тональность, эмоциональную привлекательность данным и другим рекламным письмам придает использование языковых средств выразительности: оценочных конструкций (неоценимая помощь, нечто ценное, искренне рекомендуем, талант ребенка), восклицательных по эмоциональной окраске предложений (Каждый ребенок — талант! Что подарить?!) побудительных конструкций, свободного порядка слов в предложении и др. При составлении рекламного делового письма необходимо четко выделять ключевые аспекты сообщения и тщательно выверять текст с точки зрения ясности и простоты изложения. Основные принципы международного кодекса рекламной практики При подготовке рекламных текстов следует соблюдать основные принципы и нормы кодекса рекламной Международного кодекса рекламной практики, принятого в 1987 г. ___________________________________________________________________________ Международный кодекс рекламной практики Основные принципы Любое рекламное послание обязано быть юридически безупречным, благопристойным, честным и правдивым. Любое рекламное послание обязано создаваться с чувством ответственности перед обществом и отвечать принципам добросовестной конкуренции, обычной в коммерции. Никакое рекламное послание не должно подрывать общественное доверие к рекламе, которая неизменно отвечает общепринятым нормам Рекламного кодекса. Благопристойность. Рекламное послание не должно содержать утверждений или изображений, идущих вразрез с принятыми в обществе правилами благопристойности. Честность. Рекламное послание должно быть таким, чтобы не злоупотреблять доверием покупателя и не использовать его неопытность и недостаток знаний. Правдивость. Рекламное послание не должно содержать каких-либо утверждений или изображений, которые прямо или косвенно, путем недомолвки и двусмысленности, а также преувеличения могли бы ввести покупателя в заблуждение. Общечеловеческие ценности: (7) рекламное послание не должно без веских оснований играть на чувстве страха; (2) рекламное послание не должно играть на суевериях; (3) рекламное послание не должно содержать ничего, что могло бы вызвать насилие или поддержать его; (4) рекламное послание не должно поддерживать дискриминацию по признаку расы, религии или пола; (5) рекламное послание не должно внушать, что обладание данным товаром или его использование способны дать физическое, умственное или социальное превосходство. Объективность. Сравнение достоинств товаров должно быть честным и основанным на доказательных фактах. Оно должно соответствовать принципу конкуренции. Доказательность. Рекламное послание не должно содержать доказательств и свидетельств, являющихся сомнительными или не связанными с квалификацией и опытом того лица, которое дает такие свидетельства, а также не должно содержать ссылок на такие доказательства и свидетельства. Недопустимость очернения. Рекламное послание не должно очернять никакую промышленную или коммерческую деятельность или профессию, а также никакой товар, высказывая прямо или косвенно презрение, насмешку или что-либо подобное. Ответственность. Рекламодатель, исполнитель рекламного послания или рекламное агентство, издатель, владелец СМИ (средств массовой информации) или иной участник рекламного процесса должны нести полную ответственность за то, что именно они предлагают обществу. ____________________________________________________________________________ Резюме К числу рекламных деловых бумаг относится резюме. Это скорее самореклама, которую составлять каждый, кто ищет работу. Слово «резюме» (заимств. из французского языка) долгое время употреблялось только в одном значении: «краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного; краткий вывод, заключительный итог чего-либо». В этом значении термин «резюме» использовался в официально-деловом письме, когда речь шла о некоем заключении по тому или иному вопросу. В последнее время термин «резюме» стал употребляться в значении «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность [17, с. 381]. Типовые резюме включают:
Хотя резюме сходно по содержанию и форме со служебной анкетой, оно требует творческого подхода. Именно поэтому не существует жестких правил его составления. Главная задача при составлении резюме — как можно более выигрышно (и в то же время объективно) представить себя и свою трудовую биографию. Из персональной информации следует выделить ту, которая непосредственно относится к искомой работе, — это касается и образования, и опыта работы, и личных качеств. При оформлении этого вида делового письма слово «резюме» в качестве заголовка писать не принято. Что нужно знать при составлении резюме? Заголовок. Вместо заголовка печатается (крупным шрифтом) фамилия, имя, отчество претендента на вакантную должность. Далее, слева: домашний адрес, телефон, адрес в электронной почте (e-mail); справа — адрес организации, учебного заведения, где в данный момент работает или учится соискатель; его служебный телефон; время, удобное для связи. Наименование вакансии должно точно совпадать с указанным в объявлении. Размещается через интервал после персональных данных. Основной текст включает сведения об образовании и имеющемся опыте работы. Специалисты предлагают учесть, что слишком долгий и однообразный перечень мест работы с сопутствующими датами и названиями организаций может произвести неблагоприятное впечатление на работодателя. Лучше не указывать все места работы, а подытожить общий стаж работы в сопоставимых должностях. Эта информация размещается на интервал ниже наименования вакансии. Дополнительная информация. Указываются обзорные сведения об опыте внештатной работы, общественной деятельности, основных мероприятиях по профессиональной переподготовке. Размещается интервалом ниже основного текста. Прочая информация. Указываются конкретные сведения об имеющихся сопутствующих знаниях и навыках. Содержание раздела следует интервалом ниже дополнительных сведений. Иная вспомогательная информация (раздел не является обязательным). Содержание зависит от характера и некоторых специфических условий работы. Рекомендации (сведения о рекомендациях). При наличии письменных рекомендаций они прилагаются к резюме. В другом варианте можно написать: «Рекомендации имеются и при необходимости могут быть представлены». Сведения размещаются на интервал ниже вспомогательной информации. Если рекомендации прилагаются к резюме, об этом необходимо указать в примечании [89, с. 125–128]. ________________________________________________________________________________ Типовой образец резюме ФИЛИППОВА Ирина Николаевна Род. в г. Калуге 3 октября 1976 г. Домашний адрес: Адрес учреждения: Домашний телефон: Рабочий телефон: E-mail address: Позиция: логопед в образовательном учреждении Сведения об образовании и имеющемся опыте работы. Московский государственный открытый педагогический университет им. М.А. Шолохова, дефектологический факультет, студентка заочного отделения — сентябрь 2000 — настоящее время. Калужский государственный педагогический университет им. К.Э. Циолковского, факультет дошкольной педагогики и психологии — 1994—1998. Работаю воспитателем в дошкольном образовательном учреждении № 40 г. Калуги. Стаж работы — 5 лет. Дополнительные сведения Имею опыт работы в логопедической группе дошкольного учреждения. Прочие сведения Окончила педагогический университет с отличием. Пользователь ПЭВМ (владею программами Word, Excel). Интересы, склонности: увлекаюсь психологией. Иная вспомогательная информация: По характеру общительна, коммуникабельна, доброжелательна. К порученному делу отношусь ответственно. Сведения о рекомендациях: Рекомендации имеются и при необходимости могут быть представлены. «...» июня 2012 года Филиппова И.Н.
|