русский язык и культура речи. Современный русский литературный язык социальная и функциональная дифференциация
 Скачать 2.42 Mb.
|
|
5.4.Языковые формулы официальных документов В сфере культуры официально-деловой речи действуют текстовые и языковые нормы. Основные различия между ними сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы для типовых официально-деловых ситуаций и соответствующего им жанра документа. Языковые, формулы — это устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, используемые в регулярно повторяющихся ситуациях делового общения. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру, упрощает процедуру создания официальной бумаги. Языковые формулы заголовков к тексту По вопросу о + сущ. в предл. п. По вопросу об организации помощи многодетным семьям Предлог о + сущ. в предл. п. О проведении научно-технической экспертизы Языковые формулы обращения Уважаемый (должность) Уважаемый господин... Уважаемые господа! Уважаемый Александр Иванович! Уважаемая Марина Сергеевна! Языковые формулы, используемые для выражения мотивов создания документа В соответствии с ранее достигнутой договоренностью... В соответствии с письмом заказчика... В ответ на Ваш запрос сообщаем... Согласно решению Департамента образования... В подтверждение нашего телефонного разговора... Ссылаясь на Ваше гарантийное письмо... причин создания документа Ввиду чрезвычайных обстоятельств... Учитывая повышение спроса на продукцию Вашего предприятия... В связи с проведением совместного семинара по проблеме... В связи с нарушением сроков доставки товара... В связи с тяжелым материальным положением... цели создания документа В целях усиления охраны государственного имущества... В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес... В целях согласования сроков проведения конференции... Во исполнение приказа ректора университета... Для согласования ряда спорных вопросов... Для согласования кандидатур... сообщения, уведомления Сообщаем, что... Информируем Вас о том, что... Уведомляем Вас о... Организация извещает о... Считаем необходимым поставить Вас в известность... Довожу до Вашего сведения, что... распоряжения, приказа Назначить на должность... Утвердить решение Ученого совета Института... Обязать руководителей структурных подразделений... Создать комиссию в составе... Возложить ответственность за обеспечение порядка проживания студентов в общежитии на... Назначить расследование по факту... предложения В ответ на Ваш запрос наша фирма может предложить Вам... Предлагаем рассмотреть возможность сотрудничества в области... По Вашей просьбе посылаем прайс-лист нашей кампании и предлагаем ознакомиться с... Мы можем поставлять Вашей организации... отказа от предложения К сожалению, мы не можем предоставить Вам имеющуюся у нас информацию по причине... Ваш проект отклонен по следующим причинам... Присланная Вами смета расходов на... не может быть утверждена в силу... Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше предложение не может быть реализовано в установленный Вами срок... В настоящее время наша организация не имеет возможности заключить договор о... обещания, гарантии Гарантируем, что... Оплата гарантируется... Конфиденциальность информации гарантируется... Факты нарушений правил торговли будут рассмотрены в установленном порядке... Соответствующие меры будут приняты... напоминания, предупреждения Напоминаем Вам, что в соответствии с достигнутыми договоренностями Вы должны... Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате составляет... Уведомляем Вас о том, что срок сдачи объекта истекает... Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что Издательство оставляет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие Договора в случае несвоевременного представления рукописи. просьбы Обращаемся к Вам с просьбой... Просим изыскать возможность положительного решения вопроса о... Просим направить в адрес нашей организации сведения о... Просим выслать каталоги Ваших изделий... Просим принять меры... Прошу разрешить мне отсутствовать на рабочем месте ... числа в связи с... Прошу принять меня на работу на должность... приглашения Приглашаем Вас принять участие в... Приглашаем Вас стать участником... Приглашаем представителя Вашей фирмы посетить наше предприятие... Просим принять участие в проведении выставки-ярмарки... Языковые формулы заключительной части текста Надеемся получить ответ в ближайшее время... Надеемся, что наша просьба будет выполнена... Надеемся на продолжение сотрудничества... Ожидаем Вашего согласия... Убедительно просим Вас не задерживать ответ... Заранее благодарны... С уважением... (подпись). 5.5.Приемы унификации языка служебных документов Унификация — это приведение чего-либо к единообразию; единой системе, форме. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм документов, фиксирующих осуществление однотипных функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Существуют следующие категории стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), республиканские (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, более эффективного использования вычислительной техники. Языковая модель Особенность унификации языка служебных документов заключается в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом языковая модель понимается как логическая и синтаксическая конструкция, охватывающая максимальное количество управленческих функций. Языковая модель обычно состоит из двух частей — мотивации действия и собственно речевого действия. Например: В соответствии с Вашим запросом (мотивация) информируем Вас... (речевое действие). Рассмотрев Вашу просьбу о поставке оборудования (мотивация), сообщаем... (речевое действие). Учитывая важность укрепления связей между нашими предприятиями (мотивация), просим (речевое действие) изучить возможность участия... Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению; либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создаваемого документа, выбор языковых моделей (табл. 5.1). Итак, процесс составления официально-деловых бумаг предполагает соединение в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Типовые тексты и тексты-трафареты В официально-деловом стиле существуют типовые тексты и тексты-трафареты. Типовой текст — это текст-стереотип, текст-шаблон, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документа по типовому тексту называется типизацией документов. Этот способ используется для построения текстов аналогичного содержания в аналогичных ситуациях делового общения в государственных учреждениях, на производстве, в торговле и т.п. (например, Устав организации; приказы о назначении на должность, предоставлении отпуска, протокол). Текст-трафарет — это способ фиксации информации в виде текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации (например, бланки справок отдела кадров, бланки текстов контрактов, договоров, командировочных удостоверений и др.). Применение трафаретных бланков существенно сокращает время на их заполнение, т.е. на составление документа. При составлении текстов-трафаретов обязательно соблюдение правила: постоянная информация всегда предшествует переменной. С точки зрения языковых формул «постоянная информация располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения» [22, с. 10]. Специалисты, занимающиеся вопросами документационного обеспечения управления, отмечают, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшают возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения. Соответственно, возрастает роль владения речевыми средствами воздействия на деловых партнеров, умения не только пользоваться речевыми моделями оформления деловых бумаг, но и составления моделей по аналогии. 5.6.Классификация документов Деятельность организаций, предприятий, фирм так или иначе связана с документацией. Классификация документов осуществляется по различным основаниям [50, с. 12]. По отражаемым в них видам деятельности документы подразделяются на две группы: (1) документы по общим и административным вопросам; (2) документы по функциям управления. Первая группа документов — по вопросам общего руководства организацией (предприятием) и его деятельности — может составляться работниками всех подразделений. Вторая группа документов составляется работниками финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта и др. Документы классифицируются также
В основном все эти официальные документы следуют по вертикали управления, снизу вверх: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения — к руководителю организации, от подведомственной организации — к вышестоящей. Основа служебной документации — управленческие документы — организационные и распорядительные. Принято также выделять инструктивно-методические документы и коммерческую корреспонденцию. Для всех видов служебных бумаг общим является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими государственными стандартами. 5.7.Язык и стиль организационно-распорядительных документов Организации, учреждения, предприятия наделены правом издания распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций — приказы, инструкции, указания; кооперативные организации — решения; общественные организации — постановления, распоряжения. Язык, стиль, структура распорядительных документов имеют особенности, обусловленные их особой ролью в системе управленческой документации: жесткую регламентированность, стандартизацию языковых моделей, четкую структуру. Как правило, он состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются мотивы, причины, цели данного распоряжения. Она начинается словами: В соответствии... В целях... Во исполнение... и др. В этой части могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящей организации, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. Констатирующая часть не обязательна, она может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, в которой содержится перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения. Данная часть излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами постановляет в коллегиальном постановлении, решает, решил — в решении, приказываю — в приказе, предлагаю — в распоряжении. Далее следует постановляющая часть, к которой предъявляются наиболее жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не допускающими различных толкований. Используются языковые формулы: создать комиссию в составе..., назначить... на должность..., освободить от занимаемой должности..., контроль за исполнением... возложить на ..., представить к награждению... и др. Предписываемые распорядительным документом действия выражаются также глаголами в неопределенный форме: зачислить, подготовить, организовать, обеспечить. Здесь следует избегать употребления глаголов с неконкретным, абстрактным значением (усилить, увеличить, повысить, улучшить, активизировать), поскольку неконкретные, «расплывчатые» формулировки затрудняют проверку их выполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже, например: Руководителям структурных подразделений, Ректору ... университета. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, который начинается предлогом о/об и формируется с помощью отглагольных существительных (О реорганизации... О выполнении... О создании... Об утверждении...) или существительных, указывающих на предмет разъяснения (Об итогах... О мерах...). Для типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа: о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, предприятий и организаций, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в устав, структуру, штатное расписание, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы — созданы унифицированные формы докментов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации [50, с. 90—91]. Рассмотрим некоторые из видов распорядительных документов. Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами. Текст постановления может содержать констатирующую часть. В этом случае излагается вступление (указание причины издания документа), доказательство (перечисление основных фактов), заключение (формулировка цели издания постановления). Обязательной является постановляющая часть, включающая действие, которое необходимо предпринять, срок исполнения, ответственных за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица (лиц). Ключевым словом этой части является «ПОСТАНОВЛЯЕТ: ...» Например: Общее собрание акционеров постановляет... Решение – это правовой акт, принимаемый коллегией министерств или ведомств, учеными советами и т.д. в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения оформляются по той же схеме, что и постановления, но ключевым словом текста является «РЕШИЛ» («РЕШИЛИ», «РЕШИЛА»). Например: «Ученый Совет... университета РЕШИЛ ...»; «Коллегия... РЕШИЛА...». Распоряжение – это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, предприятий, организаций, учреждений. Для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано, оно имеет обязательную силу. Распоряжение может включать констатирующую часть, в которой, как и в постановлении, есть вступление, доказательство, заключение. Основная часть этого документа — распорядительная. В ней указывается действие, которое необходимо предпринять, конкретные поручения, срок исполнения, ответственные за исполнение. Ключевое слово, разделяющее констатирующую и распорядительную части, отсутствует. Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями, руководителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. В зависимости от содержания распорядительная часть указания начинается словами: «ПРЕДЛАГАЮ...» или «ОБЯЗЫВАЮ...» Далее следуют пронумерованные указания, пункт о контроле за исполнением. Указание должно иметь заголовок. Вступительная часть не обязательна. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия. Приказ издается для решения оперативных задач. Он является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. В деятельности организаций различаются приказы по организационным вопросам, основной деятельности и кадровому составу. Приказ обязателен для всех работников данной организации. Приказ оформляется на специальном бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (при ее наличии), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок должен быть кратким и четко отражать основное содержание документа. Например: О внесении изменений в должностную инструкцию; О назначении на должность; О прохождении флюорографического обследования. В первой части приказа указывается причина или основание создания документа. Обычно она начинается словами В связи с ... Если содержание документа в пояснении не нуждается, он содержит только распорядительную часть. Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ...» Если требуются управленческие действия, то используются глаголы в неопределенной форме: внести изменения..., назначить..., перевести..., объявить... Если действия или задания предполагают конкретного исполнителя, приказ начинается с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы ставятся в тексте после фамилии) в дательном падеже. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: Главному бухгалтеру университета Новиковой Т.К. открыть отдельный расчетный счет для Института в составе университета... Срок исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами арабских цифр. Например: 19.02.03. В последнем пункте приказа указываются конкретные должностные лица, на которых возложен контроль за исполнением данного распорядительного документа. Используются формулировки: Контроль за исполнением приказа возложить на... Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой...
Большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной и других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным и справочно-аналитическим документам относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и т.д. По отношению к организационно- распорядительным документам они носят вспомогательный характер и не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Справка бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера (например, «О состоянии научно-исследовательской работы в вузе») и с информацией, удостоверяющей тот или иной юридический факт, необходимой частному лицу для представления в организацию или учреждение. Наиболее многочисленную группу составляют справки второго вида — они наиболее востребованы: о месте проживания, о составе семьи, о трудовом стаже, о заработной плате, о занимаемой должности, о месте учебы и т.д. Такие справки выдаются ежедневно. Реквизиты справки: 1) наименование жанра документа; 2) именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она выдается; 3) текст, содержащий требуемую информацию; 4) наименование адреса (организации, для которой предназначается справка); (5) подпись должностного лица. Обозначение адресанта обычно содержится в угловом штампе организации или трафаретном оформлении бланка справки; там же предусмотрено обозначение даты. Юридическая сила документа чаще всего подтверждается печатью организации. Основные языковые модели справок: - содержание информации: Дана в том, что...; - обозначение адресата: Дана для представления в... Докладная записка –. Это документ, адресованный руководству и нформирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер. Реквизиты докладной записки: 1) адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы); 2) наименование жанра документа; 3) текст (информация; предложение и его аргументация); 4) список документальных приложений (если они требуются); (5) наименование организации (или в штампе). Докладная записка может содержать заголовок. Ключевое слово докладной записки — Прошу... Широко используются клишированные конструкции: В связи с... В соответствии с... Возникла необходимость (чего)... Согласовать вопрос... Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивированным. Схема текста объяснительной записки в принципе не отличается от реквизитов докладной записки и их расположения. Заявление – внутренний служебный документ. Предназначен для доведения до сведения должностного лицо информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или даже всего коллектива. Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу. Цель личного заявления — реализация или защита своих интересов. Реквизиты личного заявления: (1) адресат; (2) именование заявителя: фамилия, имя, отчество (адрес, телефон — при адресации от частного лица в организацию); (3) наименование жанра документа; (4) текст, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией; (5) список документальных приложений (если они есть); (6) подпись заявителя; (7) дата. Нередко вызывает затруднения второй реквизит документа: как оформить фамилию заявителя — в форме родительного падежа с предлогом (от) или без предлога? С точки зрения норм литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчеркивается адресующий характер документа и ставится вопрос от кого? (от Иванова В.Ф.), во втором случае подчеркивается принадлежность документа — чье заявление? (Иванова В.Ф.). В настоящее время более распространен второй вариант оформления именования адресанта — без предлога. Оформление третьего реквизита документа — наименование жанра — также вызывает затруднения: писать ли слово заявление с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точку? Традиция признает тот и другой варианты: заявление — Заявление. Точку можно ставить потому, что после слова заявление заканчивается предложение. Точку можно не ставить, так как слово заявление вынесено в отдельную графу, т.е. является своеобразной рубрикой, а в рубрикациях знаки препинания не ставятся. Последний реквизит заявления — дата — может оформляться либо тремя парами арабских цифр (27.10.02.), либо развернуто (27 октября 2002 г.). Служебное заявление организуется по той же схеме, с теми же реквизитами, что и личное. Ключевое слово этого жанра документа — Прошу. Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность... Довожу до Вашего сведения... Ввиду того, что... В связи с тем, что... Прошу Вашего разрешения... Прошу дать ответ... Прошу оказать содействие... Прошу принять меры... В случае неполучения ответа... Акт – это документ, который подтверждает установленные факты и события. Чаще всего акты составляются комиссиями, в отдельных случаях – одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей); уничтожения дел; инвентаризации и т.д. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. Далее следует слово Составлен и перечисляются фамилии (с инициалами) составителей акта. В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Заключительная часть акта содержит выводы и рекомендации. Эта часть не является обязательной — текст может заканчиваться и констатацией фактов. В конце ставятся подписи, при этом должности перед фамилиями не указываются. Как и в ряде других документов, в акте текст предваряет заголовок, начинающийся с предлога о (об) и формулируемый с помощью отглагольного существительного: О проверке... О списании... О приеме-передаче... Некоторые виды актов требуют утверждения руководством вышестоящего ведомства (министерства).
Некоторые виды документов используются для реализации юридических и информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами, т.е. обмен документами следует по горизонтали. К документам подобного типа относятся договор и доверенность. Договор и трудовой договор Договор (соглашение, контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Трудовой договор (трудовое соглашение) — юридически оформленное письменное соглашение сторон (именуемых «работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т.п.). Договоры оформляются на трафаретных бланках, где типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора. Доверенность — документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или частного лица). Личная доверенность выдается для получения заработной платы и других платежей (пенсии, пособия, стипендии), на управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, на получение свидетельства о праве на наследство. В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по договоренности. Обязательными реквизитами доверенности являются: (1) наименование жанра документа; (2) место написания; (3) дата написания; (4) основной текст; (5) удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации. Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по договоренности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности. 5.10.Язык и стиль деловых писем Деловые письма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в т.ч. электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Соответствует классификации производственных ситуации, вызывающих необходимость в переписке. По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К первой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй — письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др. По аспектам содержания деловых писем выделяют:
Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. содержать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу. По |