Структура в кулаке создание эффективной организации - Генри Минцберг. Структура в кулаке создание эффективной организации - Генри Минц. Структура в кулаке создание эффективной организации Серия Деловой бестселлер
 Скачать 3 Mb.
|
|
Критерии группирования Можно выделить четыре основных, используемых организациями при выборе принципов группирования должностных позиций и организационных единиц критерия: зависимости, связанные с рабочим потоком, рабочим процессом, масштабом деятельности и социальными отношениями относительно труда. 1. Зависимости рабочего потока. Авторы ряда посвященных взаимосвязям между конкретными операционными задачами исследований приходят к одному и тому же выводу: группирование по операционным задачам должно отражать естественные зависимости рабочего потока. На рис. 3.5, например, представлены схемы «естественного» и «неестественного» (на взгляд одного из авторов) группирования в последовательном производственном процессе индийской ткацкой фабрики. Группирование на основе зависимостей рабочего потока создает то, что некоторые исследователи называют «психологически завершенной задачей». При рыночно ориентированном группировании члены одной организационной единицы чувствуют территориальное единство; они контролируют вполне определенный организационный процесс; большинство проблем, возникающих в процессе производства, разрешаются просто, путем взаимных согласовании; остальные проблемы, которые следует переадресовать вверх по иерархии, можно, тем не менее, разрешить внутри подразделения, обратившись к ответственному за рабочий процесс менеджеру. С другой стороны, когда четко определенные рабочие потоки, например добыча угля или составление заявки на закупку, распределяются между несколькими различными подразделениями, возникают координационные проблемы. В этом случае необходима кооперация работников и менеджеров разных уровней. В случае же сбоев проблемы переадресовываются вверх по иерархии, то есть менеджеры подразделений выпадают из рабочего потока.  Свежую кровь в плоть этих идей удалось влить Джеймсу Томпсону,23 который описывает, как организации учитывают различные виды зависимостей между задачами. Он рассматривает три основных вида зависимостей: коллективную, предполагающую исключительно совместное использование ресурсов; последовательную, когда процесс труда представляет собой последовательное выполнение задач; взаимную, когда работа выполняется в процессе взаимного обмена задачами. По мнению ученого, организации пытаются группировать задачи так, чтобы минимизировать затраты на координацию и коммуникации. Поскольку взаимная зависимость является самой сложной и, следовательно, самой затратной (на втором месте – последовательная), Дж. Томпсон приходит к следующему выводу: Основные подразделения формируются так, чтобы оперировать в условиях взаимной зависимости (если таковая имеется). В ее отсутствие основные подразделения формируются с учетом последовательной зависимости , (опять-таки в случае ее наличия). Если же и тот и другой сложные типы зависимостей отсутствуют, основные подразделения формируются в соответствии с общими процессами, (чтобы оперировать в условиях коллективной зависимости) (ТНотрзоп, 1967 : 59). Однако вопрос группирования этим не исчерпывается, потому что существуют «остаточные» зависимости: один тип группирования не может охватить все их виды. Остальные должны быть включены в группирование более высокого порядка, что определяет необходимость построения иерархии. Поэтому «вопрос не в том, какой критерий следует использовать для группирования, а в том, в какой очередности их применять» (р. 51). Дж. Томпсон, разумеется, считает, что организация проектирует группы нижнего уровня так, чтобы ограничить главные взаимные зависимости; затем формируются группы более высокого уровня, которые справятся с оставшимися последовательными зависимостями; наконец, в случае необходимости, последние группы формируются так, чтобы они справлялись с любыми оставшимися коллективными зависимостями. На рис. 3.6 представлен пример пятиуровневой иерархии гипотетической международной производственной компании. Первый и второй «этажи» группируются по рабочему процессу, третий – по бизнес-функциям, четвертый – по выпуску (товару), наконец, пятый – по месту (стране). (На каждом уровне представлены также группы персонала, о которых мы поговорим позднее в этой главе.) Между токарным, фрезеровочным и сверлильным цехами завода компании существуют сильные, взаимные по своей природе зависимости. Следующий уровень вмещает последовательные зависимости от производственных цехов до сборочного конвейера. Группы третьего уровня, занятые преимущественно разработкой продукта, охватывают важные последовательные зависимости. В условиях массового производства товар обычно разрабатывается в конструкторском отделе, затем изготавливается в производственном подразделении, наконец, выводится на рынок отделом маркетинга. Еще выше сосредоточены коллективные зависимости: товарные отделы и национальные филиалы, как правило, не зависят друг от друга, за исключением того, что они имеют общие финансовые ресурсы и некоторые вспомогательные службы. 2. Зависимости процесса. Дизайнер организационной структуры должен учитывать не только зависимости рабочего потока. Ко второй важной категории зависимостей относятся используемые в рабочем потоке процессы. Например, двум токарям, работающим на разных товарных линиях (то есть в разных рабочих потоках), может понадобиться посоветоваться друг с другом о том, каким резцом пользоваться в конкретном случае. В итоге мы получаем способствующие функциональному группированию связанные со специализацией зависимости. Возможно, должностные позиции потребуется сгруппировать так, чтобы усилить стимулы к рабочим взаимодействиям, даже в ущерб координации рабочего потока. В процессе совместного труда специалисты в различных областях учатся друг у друга, повышают свою квалификацию. Они чувствуют себя более комфортно «в своей среде», когда результаты их труда оценивают равные по статусу коллеги и менеджеры, разбирающиеся в данной области деятельности. 3. Зависимости масштаба. Третий критерий группирования связан с эффектом масштаба. Зачастую условием эффективности деятельности рабочей группы выступает ее размер. Например, используемое в подразделениях завода оборудование нуждается в ремонте и техобслуживании. Но это еще не повод прикреплять к каждой организационной единице особого технического специалиста (то есть определять место техника по рабочему процессу). С другой стороны, одного технического специалиста для обслуживания всех единиц, возможно, недостаточно. В таком случае, на заводе создается центральный отдел техобслуживания. К  онечно, это способствует специализации процессов: в то время как техник, приписанный к конкретному отделу, должен быть мастером на все руки, один из многих специалистов технического отдела может специализироваться, скажем, на профилактическом ремонте. Аналогично, не исключено, что в компании экономически целесообразно создать единственный оснащенный очень мощным компьютером отдел обработки данных; если же в организации будет несколько подобных отделов в разных подразделениях, им придется довольствоваться маломощной аппаратурой. Данная проблема – по сути, проблема концентрации или рассредоточения служб – актуальна для многих организационных контекстов. Надо ли объединять секретарей в машбюро или приписывать по одному к разным отделам? Нужна ли университету центральная библиотека или лучше создать отдельные факультетские книгохранилища? Следует ли корпорации иметь единую группу стратегического планирования в центральной администрации или по одной такой группе в каждом подразделении (или то и другое)? Что лучше – оборудовать телефонный коммутатор или использовать систему прямых звонков в организацию? Данная проблема относится к области математического описания и рассматривалась в научной литературе преимущественно в этом ключе (см., например, КосНеп апс1 ОеШзсН, 1973). К данному вопросу мы вкратце еще вернемся. 4. Социальные зависимости. Четвертый критерий группирования связан не с выполняемой работой, а с сопутствующими ей социальными отношениями. Важность социальных факторов отчетливо показана в исследовании деятельности угледобывающей компании (Тп51 апс1 Ват/огС/г, 1951). Чтобы поддерживать друг друга в опасной ситуации, шахтеры должны работать в группах. Пользуясь термином известного ВпИзН Та.V^5^,оси 1п5Ши1е, они действуют в социотехнической системе. При проектировании организационных единиц следует учитывать и другие социальные факторы. Например, по мнению авторов хоуторнских исследований, занятых монотонным трудом рабочих следовало объединять в группы, что облегчает социальные взаимодействия и устраняет скуку. Нередко главным фактором организационного дизайна становятся индивидуальные особенности характеров сотрудников. Люди предпочитают объединяться в зависимости от того, как они «ладят» друг с другом. Как следствие, проектирование каждой сверхструктуры в конечном счете является компромиссом между «объективными» факторами зависимостей рабочего потока, процесса и масштаба и «субъективными» факторами личности и социальных потребностей. Органиграммы составляются на бумаге, но ведь за схемами стоят живые, из плоти и крови, люди. «Конечно, менеджер по сбыту должен отчитываться перед региональным директором. Но фактически они не контактируют друг с другом, поэтому, согласно нашей схеме, он подотчетен директору по закупкам. Возможно, это покажется нелепостью, но другого выхода у нас нет». Как часто мы слышим такие объяснения? Попробуйте увидеть за структурой реальных людей, и вы обнаружите, что вся они «сотканы» из множества компромиссов. Во многих случаях критерий «поиска общего языка» способствует специализации процесса. Специалист лучше всего ладит со своим коллегой (отчасти потому, что общая работа побуждает их думать в' одном направлении). Но еще более важно, что люди с определенными чертами характера часто выбирают одни и те же профессии. Экстраверты «концентрируются» в отделах маркетинга и связей с общественностью, люди аналитического склада – в техноструктуре. Иногда лучше их не смешивать; по крайней мере на органиграмме. Эти четыре вида зависимостей – рабочего потока, процесса, масштаба и социальные – представляют собой основные используемые организациями для проектирования организационных единиц критерии. Теперь давайте рассмотрим их применительно к функциональному и рыночному принципам группирования. Группирование по функциям Группирование по функциям – по знаниям, навыкам, рабочему процессу или рабочей функции – имеет место, когда основное внимание уделяется зависимостям процесса и Масштаба (а после них – социальным зависимостям), обычно за счет зависимостей рабочего потока. Осуществляя группирование на функциональной основе, организация может объединять человеческие и материальные ресурсы из разных рабочих потоков. Функциональная структура также способствует специализации – путем установления схем служебного продвижения специалистов, назначения руководителями подразделений специалистов в соответствующей области, объединения специалистов с целью облегчения социальных взаимодействий. Так, согласно исследованию, в котором подробно рассматривались 38 научно-исследовательских фирм, работавших по контрактам на правительство США, «наличие проектных (рыночно ориентированных) команд увеличивало вероятность покрытия расходов и выполнения задач согласно графику. Но, по оценкам как менеджеров, так и клиентов, высокое техническое превосходство достигалось именно благодаря сильной функциональной базе» (КпщШ, 1976 : 115-116). Однако эти же особенности составляют главную слабость функциональной структуры. Акцент на узкую специализацию заслоняет общий результат. Внимание отдельных работников сосредоточено на методах и средствах, а не на конечных целях организации. Кроме того, в функциональной структуре трудно измерить производительность. Например, кого и за что винить, когда уровень продаж падает: отдел маркетинга за вялую рекламную кампанию или производственников за низкую квалификацию? Одни кивают на других, не желая брать на себя ответственность за конечный результат. Каждый думает, что наверху как-нибудь все «утрясут». На самом деле функциональной структуре не хватает внутреннего (органически присущего) механизма координации рабочего потока. В отличие от рыночных структур, которые удерживают зависимости рабочего потока внутри отдельных организационных единиц, функциональные структуры затрудняют и взаимное согласование между разными специалистами, и прямой контроль со стороны менеджмента на уровне подразделения. Данная структура является неполной; ей необходимы дополнительные средства координации. Естественно, что организационные единицы переадресовывают координационные проблемы вверх по иерархии, пока они не достигнут того уровня, на котором пересекаются функции, связанные с конкретной ситуацией. Однако этот уровень может отстоять слишком далеко от возникших трудностей. К примеру, проблема охватывает функции сверления и сбыта (по просьбе клиента требуется просверлить в купленном им снегоочистителе специальное отверстие для зеркала заднего вида) (рис. 3.6). Для ее решения придется подняться через три уровня до вице-президента, ответственного за снегоочистители, – первого снизу должностного лица в иерархии, ведающего обеими этими функциями. Конечно, для того чтобы добиться координации, функциональным структурам нет необходимости полагаться только на прямой контроль. Поскольку они являются специализированными, для координации неквалифицированного труда возможно использование формализации. Поэтому логично, что функциональные структуры – особенно когда операционная деятельность не требует квалифицированного труда – тяготеют к большей бюрократизации. Их работа обычно сильнее формализована, что требует развитой административной структуры – множества аналитиков (для формализации труда) и высокой иерархии с большим числом менеджеров для координации деятельности всех функциональных подразделений. Поэтому в них из-за увеличения численности персонала (с целью достижения координации) теряются некоторые выгоды, источник которых – равновесие человеческих и материальных ресурсов. Данную проблему можно сформулировать иначе: бюрократические структуры (включающие неквалифицированных операторов) больше используют функциональные основания группирования. То есть они организовываются скорее по выполняемым функциям, нежели по обслуживаемому рынку. (А если число уровней группирования велико, то на более высоких уровнях иерархии они тяготеют к функциональному принципу.) Стремясь прежде всего к рационализации своих структур, такие бюрократии предпочитают группирование соответственно применяемым рабочим процессам и, уже отталкиваясь от этого, координируют деятельность посредством формализации, которая влечет за собой количественный рост правил. Тем самым, по крайней мере на бумаге, рационализируются и согласуются все взаимосвязи. Рыночное группирование У П. Лоуренса и Дж. Лорша мы находим интересную иллюстрацию преимуществ рыночного группирования. Они цитируют служебную записку директора одного рекламного агентства, в которой представлены доводы в пользу перехода от функциональной структуры (разбитой на отделы рекламных текстов, художественный и телевизионный) к рыночным группам: Создание «чисто креативного» отдела «до основания» разрушит преграды между специалистами по рекламным текстам, художественному оформлению рекламы и телерекламе. За этим шагом стоит понимание того, что ради наилучшего результата все креативные личности, независимо от их специальности, должны работать вместе в условиях тесной взаимосвязи как абсолютно творческие люди, пытаясь сообща разрешить требующие нестандартных подходов проблемы. Новый отдел будет состоять из пяти подчиненных старшему вице-президенту и креативному директору групп; каждая будет работать под руководством одного из младших художественных директоров. Каждая группа будет отвечать за художественную часть, телевидение и тексты (Ьаъогепсе апс1 ЬогзсН, 1967 : 37). В данном случае рыночно ориентированное группирование используется для создания относительно замкнутых организационных единиц, которые будут иметь дело с конкретными рабочими потоками. В идеале организационные единицы должны охватить все важные последовательные и взаимные зависимости, так что остаются только коллективные взаимозависимости: каждая единица получает свои ресурсы и некоторые вспомогательные услуги из общей структуры, производя взамен добавленную стоимость или прибыль. И поскольку каждое подразделение выполняет для данного набора продуктов, услуг, клиентов или регионов все функции (его обычно с ними и отождествляют), производительность организационной единицы легко измерить по этим показателям. Вниманием работников безраздельно завладевают рынки, а не процессы. И конечно, ввиду необходимости существования взаимного согласования и прямого контроля непосредственно внутри подразделения организация ограничивает применение формализации в целях координации и потому менее склонна к бюрократизации. Вследствие упора на координацию различных сфер деятельности специализация процесса, конечно, ослабевает. Сравним, например, влияние двух принципов группирования на деятельность компании, торгующей в розницу крепежными изделиями. Компания может открыть один ^ большой магазин в центре города, организовав его по | принципу специализированных отделов, в которых будет представлен максимально широкий ассортимент. С другой стороны, она может создать сеть магазинов – рыночно ориентированную структуру из небольших торговых точек по всему городу. Если посетителю крупного магазина нужен особый сорт гвоздей, он просто направится в соответствующий отдел и поинтересуется у продавца, имеются ли в продаже пятисантиметровые медные гвозди для кровельных работ с сетчатыми шляпками или только семисантиметровые? Если тот же человек зайдет в маленький магазин, почти наверняка расположенный ближе к его дому, там, вероятно, вообще не окажется медных гвоздей – или такого продавца, который в состоянии отличить медные гвозди от латунированных. Зато продавец из маленького магазина может сразу предложить молоток. Вообще говоря, у рыночной структуры меньше сходства с машиной, она хуже приспособлена для выполнения специализированных или повторяющихся задач. Но она способна выполнять большее число задач и облегчает переключение между ними. Присущая ей гибкость объясняется относительной независимостью организационных единиц. Новые подразделения легко создать, старые – просто ликвидировать. Можно закрыть любой магазин розничной сети, причем, как правило, без ущерба для остальных. Но закрытие одного специализированного отдела в большом торговом центре может привести к его разорению. Существуют торговые сети, торгующие только хлебом или сыром, но нет такого супермаркета, который обходится без того или другого. Тем не менее рыночный принцип группирования – не панацея от проблем организационного проектирования, что демонстрируют нам, в частности, результаты исследования А. Ковера (Коьег, 1963-64). Ученый изучал особенности реорганизации рекламного агентства (проходившей почти в том же ключе, что и упомянутом нами выше). Но А. Ковер обнаружил и другие, дополнительные аспекты: в результате реорганизации специалисты стали меньше контактировать с коллегами по профессии и даже с клиентами (в наше время общение с ними в основном лежит на менеджерах рыночных подразделений); притупилось их ощущение профессиональной ценности, отчасти из-за того, что их работу стали оценивать старшие руководители, а не коллеги по цеху. У людей, считавших себя мастерами своего дела, росло чувство неудовлетворенности трудом, они отдалялись от фирмы; в первый же год с момента реорганизации многие уволились. По сути, ориентация на рынок привела к перемещению акцента со специализации, что выразилось в ухудшении качества специализированного труда. Кроме того, в сравнении с функциональной рыночная структура более расточительна по отношению к ресурсам, – если не в административной иерархии, то на самом нижнем уровне, – поскольку вынуждена удваивать персонал и оборудование (альтернатива – лишение преимуществ специализации). ...Если организация работает над двумя проектами, каждый из которых требует участия половины ее инженеров-электронщиков и половины инженеров-электромехаников, чисто проектная (рыночная) организация должна либо нанять двух инженеров-электриков – и ослабить специализацию, либо четырех инженеров (двух электронщиков и двух электромехаников) – и пойти на дублирование расходов (Са1ЬгаШг; 1971: 30). Кроме того, рыночная структура ввиду меньшей функциональной специализации не может воспользоваться эффектом масштаба (как это делает функциональная структура). Большой магазин крепежных изделий в состоянии позволить себе иметь автопогрузчик на складе, а маленький – нет. Кроме того, в рамках рыночной структуры конкуренция может оказаться относительно более расточительной, например когда магазины одной сети конкурируют за одних и тех же покупателей. |