Учебное пособие. Тема Предмет и задачи дисциплины. Правовое и нормативнометодическое регулирование ведения инвентаризации объектов

• Название: Тема Предмет и задачи дисциплины. Правовое и нормативнометодическое регулирование ведения инвентаризации объектов
• Дата: 15.03.2023
• Размер: 0.73 Mb.
• Имя файла: Учебное пособие.pdf
• Тип: Регламент; #992351
• страница: 5 из 12

N = 0,75 x К,
где: N - допустимое отклонение в см;
0,75 - коэффициент допустимой ошибки;
К - количество суммируемых внутренних замеров (в т.ч. и измерений толщины стен и перегородок).
Отклонение, не превышающее допустимое, распределяется между размерами помещений пропорционально их длине. Вносить поправки в толщину стен и перегородок не допускается.
При расхождении, превышающем допустимое, измерения повторяются.
Исправления размеров в абрисе производятся зачеркиванием ошибочных размеров (одной линией) и проставлением над ними результатов нового измерения (стирать неправильные записи в абрисе запрещается).
Описание конструктивных элементов и инженерного оборудования
следует выполнять на отдельном бланке в виде кратких формулировок в объеме, достаточном для вычерчивания плана.
Основными характеристиками в описании являются:

- для фундаментов - материал и конструкция. В деревянных зданиях при столбчатом фундаменте - материал цоколя (забирки);
- для стен - материал и толщина. Толщина кирпичных стен указывается в сантиметрах. Для стен, рубленных из бревен, указывается средний диаметр бревен;
- для перегородок и перекрытий - материал и толщина;
- для крыш - материал стропил, обрешетки, кровли. Для крыш в строениях государственного фонда дополнительно учитывается шаг стропил и уклон;
- для полов - материал, конструкция основания и покрытия. Для полов дощатых - окрашены, без окраски;
- для окон - количество переплетов в проеме (одинарные или двойные), для дверных заполнений - створчатые или глухие, простые или филенчатые, а также наличие окраски;
- для отопительных печей и кухонных очагов - наличие и площадь облицовки изразцами, штукатурки, разновидность очага (газовый, электрический, на твердом топливе);
- для центрального отопления - источник поступления тепла: от ТЭЦ
Минэнерго, промышленной котельной, квартальной, групповой или местной котельной, АГВ, индивидуального котла заводского изготовления или котла, вмонтированного в очаг;
- для внутренней отделки - вид отделки стен, потолков, перегородок;
- для наружной отделки - вид отделочных работ: штукатурка, облицовка, обшивка досками и др. Площадь отделанных поверхностей
(указывается при наличии нескольких видов отделки);
- для элементов обустройства - наличие входных крылец, асфальтовых или щебеночных отмосток, наружных лестниц, балконов;
- для электроосвещения - проводка открытая или скрытая;
- для телевидения - наличие коллективных антенн;
- для газоснабжения - сетевой (природный) или баллонный;
- для водопровода - от городской центральной сети или местного источника;
- для канализации - сброс (в городскую сеть или местный отстойник);
- для ванн - чугунные, стальные, пластиковые и т.д.;
- для горячего водоснабжения - централизованное или от местных водонагревателей.
3. Вычерчивание поэтажного плана.
Поэтажный план необходимо вычерчивать в масштабе 1:100 или 1:200.
Несоответствие чертежа масштабу, в котором он исполнен, не должно превышать 0,5 мм.
Для вычерчивания поэтажного плана следует применять условные обозначения, принятые при техническом учете основных фондов жилищно- коммунального хозяйства.

При вычерчивании поэтажных планов многоэтажного строения, возведенного по типовому проекту из сборных конструкций заводского изготовления с однотипной планировкой этажей, допускается составлять планы технического, первого и типового этажа, а на остальные этажи - изготовлять копии с типового этажа.
На поэтажном плане необходимо указывать размеры помещений.
Допускается для помещений прямоугольной формы проставлять два размера: длину и ширину, а в небольших по площади подсобных помещениях размеры не показывать. Размеры на плане показываются в метрах с округлением до второго десятичного знака.
На поэтажном плане подвала, цокольного и первого этажа, мезонина, мансарды, светелки следует проставлять наружные размеры по периметру стен. Не показываются на поэтажном плане размеры печей, выступов в стене, колонн, ниш, арочных проемов, внутренние размеры холодных пристроек, привязки окон и дверей, контрольные промеры.
При вычерчивании помещений с выступающими в стенах панелями необходимо показывать на плане линии панелей и стен. Перегородки, не доходящие до потолка, показываются пунктиром.
Внутренняя высота помещений, заглубление пола (в подвалах или цокольных этажах) показываются на плане в метрах с округлением до второго десятичного знака в тех помещениях, где она была измерена.
Основное строение, его отдельные части и пристройки литеруются заглавными буквами русского алфавита. Литеровка должна совпадать с приведенной на плане земельного участка. Под литером строения (части строения) следует показывать его наружную высоту.
На поэтажном плане следует показывать номера квартир и помещений.
Номер квартиры проставляется на плане арабскими цифрами у главного входа, номера помещений - в центре плана помещения. Лестничные клетки и коридоры общего пользования (в т. ч. и межквартирные коридоры) нумеруются римскими цифрами.
Сведения о площади помещения приводятся под номером этого помещения через подчеркнутую линию, в знаменателе полученной дроби.
Допускается в небольших по площади помещениях ограничиваться лишь их нумерацией.
Поэтажный план должен быть оформлен угловым штампом.
4. Составление экспликации к поэтажным планам.
Подсчет площадей помещений производится на основе величин, взятых непосредственно при замерах.
Для помещений в строениях, возведенных по типовым проектам из сборных конструкций заводского изготовления с типовой планировкой на этажах, допускается производить подсчет площади по подвальному, первому и типовому этажу. Для последующих этажей площадь может быть принята по типовому, за исключением помещений, в которых имеются изменения планировки.

В площадь помещения необходимо включать:
- площадь арочного проема шириной не менее 2 м;
- площадь ниш, доходящих до пола и высотой не менее 1,8 м;
-площадь пола под маршем внутриквартирных лестниц при высоте от пола до низа выступающих конструкций марша не менее 1,6 м.
Площадь, занятую выступающими элементами капитальных стен, печами, очагами капитального типа, а также находящуюся в пределах дверного проема, в площадь помещения не включается.
Подсчет площадей помещений необходимо производить в квадратных метрах с точностью до одного десятичного знака.
Сведения о площади и классификации помещений следует отражать в экспликации к поэтажному плану основного строения. Для жилых и нежилых домов применяются отличные друг от друга экспликации. Если в строении имеются жилые и нежилые помещения, то необходимо составлять две экспликации одновременно.
При указании в экспликации назначения помещений вводимых в эксплуатацию зданий используются проектные данные.
Классификация помещений должна проводиться в соответствии с требованиями Рекомендаций по технической инвентаризации и регистрации зданий гражданского назначения, принятые Росжилкоммунсоюзом к введению в действие с 1 января 1991 года (далее - Инструкция).
Экспликация на нежилые дома и на встроенные нежилые помещения в жилых домах составляется поэтажно. Экспликация жилых помещений составляется поквартирно. Итоги площадей подсчитываются по квартирам, этажам и строению в целом. Площадь лестничных клеток и помещений, расположенных в подвалах, записывается в экспликации после итога общей площади.
Объем строения для целей технической инвентаризации определяется с округлением до 1 куб. м.
Подсчет объема строения с чердачным перекрытием выполняется путем умножения его площади, подсчитанной по наружным размерам выше цоколя, на его высоту.
Объем строения без чердачного перекрытия определяется умножением площади вертикального поперечного сечения на его длину. Площадь вертикального поперечного сечения рассчитывается по обводу наружной поверхности стен, по верхнему очертанию кровли и по уровню чистого пола первого этажа, а длина здания - путем замера расстояния между наружными поверхностями торцевых стен на уровне первого этажа выше цоколя.
Объем строения должен исчисляться по частям, если эти части отличаются друг от друга по очертанию, конфигурации и по другим конструктивным особенностям. При раздельном определении объема стена, разграничивающая части строения, относится к той части, у которой конструкция или высота соответствует ее конструкции или высоте.
В общий объем строения включается объем эркеров, тамбуров, крытых переходов, портиков и других частей, увеличивающих его замкнутый объем.

Пояски, пилястры, полуколонны и другие архитектурные детали в объем зданий не включаются.
Объем подвала или цокольного этажа определяется умножением площади горизонтального сечения на уровне первого этажа выше цоколя на его высоту.
Объем мезонина, мансарды и светелки определяется умножением площади их горизонтального сечения по внешнему обводу стен на уровне пола на высоту. При криволинейном очертании перекрытий мансарды или светелки следует принимать среднюю высоту.
Проезды и арки в строениях, не входящие по высоте в пределы второго этажа, из объема строения не исключаются. Более высокие проезды включаются в объем строений в размере 50% объема в свету.
Расчеты площадей и объемов для целей определения стоимости должны производиться в соответствии с указанием общей части применяемых сборников.
Если действующие или вновь вводимые инструкции по составлению статистической отчетности о технических характеристиках тех или иных классов зданий предусматривают иные правила расчета площадей и объемов, то следует руководствоваться данными инструкциями. Во всех случаях правила расчетов должны быть согласованы с заказчиком и указаны в примечании к экспликации.
5. Обмер и составление чертежей фасадов и разрезов следует выполнять при наличии заявки на проведение этих работ, Разрезы и фасады вычерчиваются в масштабе 1:50, 1:100, 1:200. Чертежи оформляются штампом БТИ.
6. Определение технического состояния и физического износа инвентарного объекта
Техническое состояние инвентарного объекта определяется техническим состоянием конструктивных элементов строений и сооружений, входящих в его состав (техническим состоянием фундаментов, стен, перекрытий и т.д.).
В инвентарных документах описание технического состояния приводится путем последовательного перехода от описания отдельных конструкций к техническому описанию образуемых ими строений, а затем от описания отдельных строений (основного строения, отдельных служебных строений и сооружений) - к описанию всего инвентарного объекта в целом.
Итоговой оценкой технического состояния объекта является показатель физического износа.
Обратный путь, т.е. от определения технического состояния инвентарного объекта к определению технического состояния его составляющих в технической инвентаризации не применяется.
Техническое состояние зданий, сооружений и передаточных устройств, входящих в состав инвентарного объекта, определяется путем обследования

в натуре и документальной фиксации выявленных признаков износа в акте обследования.
Акт технического обследования составляется на каждый функционально самостоятельный объект, входящий в инвентарный и поименованный в экспликации к плану, в том числе:
- на основное строение;
- на общеплощадочные служебные строения (ограждение, сараи, гаражи и другие строения, обслуживающие основное строение и поименованные в экспликации);
- строения и передаточные устройства водоснабжения;
- строения и передаточные устройства канализации;
- строения и передаточные устройства теплоснабжения (котельная, тепловой пункт, сети);
- строения и передаточные устройства электроснабжения
(трансформаторные подстанции, кабельные и воздушные сети);
- строения и сооружения дорожно-мостового хозяйства;
- строения и сооружения благоустройства.
Строения и сооружения, расположенные на территории инвентарного объекта, но не входящие в его состав, не обследуются и отражаются только в абрисе.
Акт составляется при непосредственном обследовании в натуре, в одном экземпляре, карандашом или ручкой (водостойким составом).
При отсутствии владельца или его отказе от подписи акта технического обследования акт подписывается исполнителем и контролирующим лицом
(бригадиром, инженером) с внесением соответствующих пометок ("Владелец не установлен", "От подписи отказался").
Требования к составлению и хранению акта обследования аналогичны требованиям, предъявляемым к абрису.
Акт технического обследования предусматривает описание состояния и признаков износа конструкций в следующей последовательности:
- фундаменты и опорные конструкции;
- рабочие (несущие) конструкции. Для зданий - каркас, несущие стены, перекрытия. Для передаточных устройств - конструкции этих устройств
(трубопроводов, кабелей и др.);
- ограждающие конструкции;
- защитные покрытия и кровли;
- конструкции обустройства (балконы, ограждения, козырьки, навесы);
- рабочие поверхности конструктивных элементов, в т.ч. отделочные слои.
Внутренние условные границы между строениями, сооружениями и передаточными устройствами указываются в натуре владельцем инвентарного объекта с учетом общепринятых правил.
Если внутренние границы не установлены и расчет стоимости отдельных строений по этой причине становится невозможным, то инвентарный объект обследуется как одно строение. Соответственно

стоимость отдельных частей не определяется, а рассчитывается стоимость всего инвентарного объекта в целом.
Признаки физического износа рекомендуется вносить в акт технического обследования условными знаками по номенклатуре, принятой для расчетов физического износа.
Каждый из признаков должен относиться к однородным по степени износа конструктивным элементам. Если конструкция в целом однородна по износу, то признак относится ко всей конструкции в целом.
Техническая инвентаризация предусматривает визуальное обследование конструкций. Доступ к скрытым конструкциям обеспечивает владелец. Инструментальное обследование проводится в отдельных случаях, как правило, для определения износа многослойных конструкций или определения единичных показателей (вес, прогиб).
Акт технического обследования должен позволять:
- расчет физического износа другими специалистами, без выхода в натуру;
- контроль изменчивости признаков износа во времени путем сопоставления актов обследования при последовательных инвентаризациях.
В зависимости от уровня специализации работ в БТИ акт может составляться либо одновременно с производством замерочных работ, либо специализированно, после замерочных работ. Составление акта до выполнения замерочных работ не рекомендуется.
При специализированном выполнении работ по техническому обследованию рекомендуется производить контроль качества замерочных работ и корректировку полевого съемочного материала (до их подшивки в дело).
Акт технического обследования, составленный в натуре, подписывается владельцем и исполнителем.
Дата постройки инвентарного объекта принимается по дате начала эксплуатации основного строения.
Дата постройки основных и вспомогательных строений и сооружений указывается в акте технического обследования.
Расчеты физического износа строений и сооружений производятся только на основании акта технического обследования, одновременно с расчетами стоимости, и отражаются в соответствующей ведомости. Копии актов технического обследования могут выдаваться владельцу по его запросу.
7. Определение стоимости инвентарного объекта
Первоначальная стоимость инвентарного объекта, принимаемого на баланс, определяется по передаточному балансу, прилагаемому к акту передачи. В акте передачи должно быть указано, в сметных ценах какого года она определена.
Если объект не передается (т.е. не распределяется), а покупается, то стоимость объекта рассчитывается как восстановительная. Покупная цена

(или иная указанная в договоре на отчуждение) учитывает затраты на эксплуатацию объекта и в инвентарной документации не отражается.
Восстановительную стоимость объекты получают также и в момент переоценки, проводимой по решению правительства или органов территориального управления (на день переоценки).
Если принимаемые от заказчика (подрядчика) законченные строительством объекты (или приобретенные иным путем, в т.ч. по договору купли-продажи) подразделяются в целях эксплуатации на несколько инвентарных объектов, то распределение стоимости отдельных объектов должно производиться в соответствии документов нормативного характера, действующих на момент проведения инвентаризации.
Восстановительная стоимость учитывает общественно необходимые
(т.е. усредненные) затраты на строительство и определяется по сборникам укрупненных показателей восстановительной стоимости соответствующих зданий, сооружений и передаточных устройств или по сметной стоимости строительной продукции. Затраты подрядчика (продавца) индивидуальные, не носят общественно необходимого характера и в инвентарной документации не отражаются.
Остаточная стоимость объекта (разница между балансовой стоимостью и суммой начисленного износа) в инвентарных документах не отражается.
Действительная стоимость объекта рассчитывается как разница между восстановительной стоимостью и суммой фактического износа, определяемого в соответствии с Инструкцией.
Восстановительная стоимость инвентарного объекта рассчитывается как сумма восстановительных стоимостей объектов, входящих в его состав
(основного строения, служебных строений, сооружений и передаточных устройств).
Результаты расчета стоимости отражаются в объектных ведомостях и сводной ведомости расчета стоимости и физического износа инвентарного объекта.
8. Регистрация зданий гражданского назначения.
Инвентарные объекты, основными строениями которых являются здания гражданского назначения, подлежат регистрации в бюро технической инвентаризации в порядке и на основаниях, предусмотренных решениями органов государственного, территориального или отраслевого управления.
Целью регистрации является подтверждение факта существования инвентарного объекта на дату регистрации в том виде, как это отражено в соответствующих инвентаризационно-технических документах.
Регистрация инвентарного объекта является обязанностью БТИ и производится вне зависимости от наличия владельца или правоустанавливающих документов, подлежащих отдельной регистрации.
Для регистрации объекта достаточно факта его существования, подтвержденного инвентарным планом.

Здания, входящие в состав инвентарных объектов, основными строениями которых являются сооружения, передаточные устройства и объекты благоустройства, отдельной регистрации не подлежат и учитываются в составе соответствующих инвентарных объектов.
Здание, состоящее на дату инвентаризации лишь из одного основного строения (главной вещи) и не имеющее принадлежностей (в том числе земельного участка, кроме площади застройки), регистрируется как инвентарный объект, если само здание не является принадлежностью другого инвентарного объекта.
Установление и регистрация правовых отношений между субъектами к задачам технической инвентаризации не относится и проводится органами государственного управления и органами по регистрации прав -
Федеральной службой государственной регистрации, кадастра и картографии и её территориальными органами.
Если решениями органов государственного управления на БТИ возлагается регистрация тех или иных документов юридического характера
(а не самих отношений между субъектами права), содержащих сведения об обязанностях и ответственности конкретного субъекта по отношению к конкретному инвентарному объекту, то данные документы регистрируются либо отдельно, либо в составе записей о регистрации инвентарного объекта.
Регистрацией признается документальная запись, содержащая однозначное указание предмета регистрации (инвентарный объект по наименованию и адресу основного строения), даты, регистрационного номера, должности, фамилии лица, внесшего запись, и даты ее свершения.
Регистрационная запись свершается лицами, назначаемыми приказом руководителя организации, и подтверждается их подписями.
Регистрация инвентарного объекта производится после выполнения необходимого минимума инвентаризационно-технических работ
(установление наличия, состава и границ инвентарного объекта, составление инвентарного плана).
Дополнительные регистрационные реквизиты, в том числе вносимые по результатам регистрации правоустанавливающих документов, вносятся в журнал по мере формирования инвентарного дела.
Факт существования объекта в натуре (необходимое условие регистрации) должен подтверждаться абрисом земельного участка и составленным на его основе планом инвентарного объекта (достаточное условие регистрации объекта в БТИ).
Если инвентарный объект не имеет нормативных границ, или нормативного назначения (классификации), или адреса, то его регистрация в
БТИ производится с присвоением объекту (специалистом БТИ) условных границ, условной (учетной) классификации и условного адреса.
Условность данных показателей устраняется в ходе проведения кадастровых работ. Документы по данным вопросам готовит владелец, или собственник, или, по их просьбе, БТИ.

Регистрация объектов капитального строительства производится в книгах установленной формы. Рекомендуемая Инструкцией форма книги регистрации зданий предусматривает регистрацию инвентарных объектов с последующей регистрацией правоустанавливающих документов по мере выполнения паспортизации, текущей инвентаризации и предъявления документов владельцам. Форма регистрационной книги позволяет сопоставить результаты регистрации инвентарных объектов с результатами регистрации правоустанавливающих документов, содержащих сведения о принадлежности и владельцах объекта. Регистрационная книга ведется по каждому населенному пункту, без группировки объектов по фондам собственности и назначению (классификации). Целесообразность группировки объектов по территориальному местоположению (поселкам, районам, кварталам, улицам и т.д.) определяется местными условиями.
Книги регистрации хранятся в соответствии с требованиями нормативных документов о работе архива БТИ.
Адресная регистрация объекта - это внесение его в Адресный реестр.
Все необходимые данные берутся из документов, определяющих адрес конкретного объекта в городе. После адресной регистрации объекту присваивается учетный (кадастровый номер), который затем указывается в дежурном адресном плане квартала. Впоследствии при оформлении любых документов реальную юридическую силу будет иметь только адрес, который был внесен в реестр.
Документы, необходимые для адресной регистрации объекта:
• для юридических лиц - гарантийное письмо, для физических лиц - заявление;
• распоряжение о предоставлении земли для строительства или реконструкции объекта;
• договор аренды земельного участка;
• разрешение на строительство;
• Градостроительное заключение;
• заключение территориального подразделения Архитектуры о присвоении объекту недвижимости адреса.
Все услуги касающиеся адресной регистрации объектов недвижимости, включая собственно регистрацию и выдачу соответствующих документов, являются платными. Их предоставляет территориальное БТИ.
9. Составление технического паспорта.
По результатам первичной технической инвентаризации на каждый объект капитального строительства оформляется технический паспорт, форма которого и состав включаемых в него сведений устанавливаются
Министерством экономического развития Российской Федерации.
При проведении первичной технической инвентаризации составляется
технический паспорт объекта капитального строительства. Технический паспорт является документальной основой для ведения Единого государственного реестра объектов капитального строительства (далее

именуется - Единый государственный реестр). Объектам учета в установленном порядке присваиваются инвентарный и кадастровый номера.
Технический паспорт объекта капитального строительства является сводным документом, отражающим инвентаризуемый объект по состоянию на конкретную дату.
Единая форма технического паспорта сооружения действующими нормативными правовыми актами не утверждена. Вместе с тем технические паспорта на отдельные виды сооружений могут быть изготовлены по формам, утвержденным, в частности, приказами Минжилкомхоза РСФСР
(например, приказом от 11 апреля 1975 года N 156 утверждены форма технического паспорта на сооружения дорожного хозяйства, а также форма технического паспорта на мост, путепровод, виадук, тоннель подземный переход; приказом от 10 августа 1973 года N 322 утверждена форма технического паспорта на линии электропередач).
Форма Технического паспорта жилого дома и порядок его заполнения утверждены Приказом Министерства экономического развития и торговли
Российской Федерации (Минэкономразвития России) от 17 августа 2006 г. № 244 г. «Об утверждении формы технического паспорта объекта индивидуального жилищного строительства и порядка его оформления организацией (органом) по учету объектов недвижимого имущества».
Информация, содержащаяся в техническом паспорте, требуется для совершения сделок купли-продажи, аренды, узаконивания перепланировок и т. д. Технический паспорт требуется при расчете налога на имущество физических лиц, так как в нем содержится инвентаризационная стоимость
ОКС, которая служит налоговой базой. Также, в государственных органах для исчисления государственной пошлины может быть представлен документ с указанием инвентаризационной..., стоимости имущества
(технический паспорт).
Для узаконивания переустраиваемого и (или) перепланируемого жилого помещения собственник представляет, с рядом других документов, технический паспорт переустраиваемого и (или) перепланируемого жилого помещения.
Оформление ипотеки, получение кредита, субсидий - при оказании данных услуг банки требуют предоставить сведения, содержащиеся в техническом паспорте, так как вся информация, отраженная в нем, позволяет оценить процент износа, инвентаризационную стоимость объекта недвижимости.
При оформлении справки о вступлении в наследство, в ней указываются все технические характеристики объекта недвижимости, содержащиеся в техническом паспорте.
При оформлении договора приватизации технический паспорт является одним из документов, на основании которого заключается договор о передаче квартиры в собственность граждан.

Для оформления прописки с рядом других документов, предоставляемых в территориальный отдел УФМС России, собственником предъявляется технический паспорт.
Оценка рыночной стоимости недвижимого имущества сопровождается сбором всех документов на ОКС, большая часть информации, на основе которой оценщик рассчитывает стоимость, отражена в техническом паспорте
(материал конструкций, процент износа, точная площадь объекта и т. д.).
При проведении оценки жилых помещений муниципального жилищного фонда с целью определения пригодности (непригодности) их для проживания граждан, а также признание многоквартирного дома аварийным и подлежащим сносу или реконструкции, используются сведения, отраженные в техническом паспорте объекта.
Кроме того, технический паспорт и в дальнейшем будет требоваться при оформлении документов, необходимых для энергообеспечения и подведения иных коммуникаций к объекту недвижимости, при выделении долей и др.
Технический паспорт изготавливается как с применением типографских бланков, так и с использованием компьютерной техники и специального программного обеспечения. Технический паспорт изготавливается в одном экземпляре и хранится в БТИ. По запросам заинтересованных лиц с него снимается копия.
Паспорт считается действительным при наличии адресных данных и известном составе объекта. Все прочие разделы могут заполняться по результатам последующих инвентаризационно-технических работ.
Форма технического паспорта позволяет как типографское изготовление бланков (с учетом или без учета специфики класса и состава объектов по местным условиям), так и индивидуальную печать на пишущей машинке или принтере.
Форма паспорта позволяет также ее хранение на диске или магнитной ленте с последующим заполнением и печатью на простейших ЭВМ и персональных компьютерах с использованием программ типа "редактор".
Технический паспорт составляется в одном экземпляре и хранится в
БТИ для снятия копий и выкопировок, необходимых владельцам.
Если хранение текстовых материалов инвентарного дела производится
(или дублируется) на машинных носителях, позволяющих их форматирование в требуемом порядке, то изготовление паспорта не требуется, а его печать производится оперативно по запросам владельцев.
10. Формирование инвентарного дела.
Полнота инвентарного дела (полнота учета) задается целями инвентаризации, а его качество определяется требованиями инструкции и деятельностью БТИ.
Полный состав инвентарного дела (нормативная полнота) должен позволять документально обоснованное заполнение всех разделов, строк и позиций технического паспорта на требуемую дату.

Инвентарное дело формируется в порядке, устанавливаемом действующими инструкциями и рекомендациями по работе архива БТИ, а также решениями руководителя БТИ.
Все материалы инвентарного дела рекомендуется разделять на три группы документов:
- материалы последней по хронологии инвентаризации;
- правоустанавливающие документы и копии с них, зарегистрированные в книге регистрации;
- полевые и расчетные материалы.
Хранение в инвентарном деле документов, не требуемых для решения задач инвентаризации, запрещается.
Руководство БТИ вправе установить любой порядок формирования инвентарного дела с учетом местных условий, обеспечивающих удобство хранения, обработки, корректировки и выдачи информации с наименьшими затратами, в том числе:
- формирование информации (текстовой и графической или только текстовой) на машинных носителях, с обязательным дублированием носителя;
- формирование основного инвентарного дела из двух документов - технического паспорта с ведомостью текущих изменений и инвентарного плана (плана земельного участка, фотоплана) с экспликацией к нему, с отдельным поблочным формированием всей прочей информации в разрезе разделов паспорта. В этом случае возможно формирование таких крупных инвентарных объектов, как "населенный пункт", "фонд коммунальной собственности", "район" и др.
При традиционном хранении информации на бумажных носителях, в твердой копии, с разбивкой документов на три группы формирование инвентарного дела должно исключать искажение и порчу материалов путем исправления ранее допущенных ошибок или неточностей. С этой целью подшивка материалов в дело должна производиться в хронологической последовательности их поступления на хранение так, чтобы их извлечение из дела было невозможно, а выдача инвентарного дела исполнителям в полном объеме (кроме материалов первой группы хранения) ограничивалась.
Все выявленные ошибки и неточности должны вноситься как текущие изменения.