грамматика. Тема Слагаемые культуры речи делового общения
 Скачать 345.63 Kb.
|
Тема 7. Коммуникативный аспект культуры речи делового общения. Проведение совещания Вопрос 1. Проведение совещания. «Совещание – это форма организации делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для данного коллектива (группы) проблемам», – пишет в своей книге «Деловая риторика» В.И. Андреев. Для менеджеров-управленцев деловое совещание – это такой же привычный вид делового общения, как для менеджеров, занимающихся вопросами сбыта, деловые переговоры. Совещание и собрание – это протокольные жанры. Это означает, что они проходят в обстановке строгой официальности, обусловленной фиксацией устной речи, ведением протокола. Протокол отражает не только ход ведения совещания (собрания) – обсуждение вопросов и принятие решения, – но и содержит важную процедурную информацию. Он пишется по форме, в которую входят следующие реквизиты: · наименование ведомства; · наименование учреждения или предприятия; · название вида документа (протокол); · дата заседания; · индекс (номер); · место заседания; · гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению); · заголовок, куда входит наименование коллективного органа или конкретного совещания; · указание фамилий председателя и секретаря; · состав присутствующих; · повестка дня; · текст по форме: слушали – решили (постановили); · подписи председателя и секретаря. Основное содержание выступлений передается в сокращенном или резюмированном виде. Принятые решения – в виде формулировок. Хорошо подготовленная повестка дня состоит из: · цели, даты, времени и места проведения собрания; · списка приглашенных лиц; · перечня обсуждаемых проблем; · главной темы. Целесообразно в приглашениях указывать временной регламент выступления: основному докладчику – 15–20 минут, выступающим – 5–10 минут. Размещая приглашенных, необходимо учитывать два очень важных фактора, о которых часто забывают: 1) Присутствующие должны видеть друг друга. 2) Ведущий должен находиться в таком месте, которое позволяет наладить зрительный контакт с каждым из присутствующих. Правильное размещение людей во время проведения совещания играет немаловажную роль: · если присутствующие чувствуют себя некомфортно, не видят друг друга или же не видят наглядные материалы – диаграммы, графики и т. п., они становятся невнимательными. В результате люди просидят с начала и до конца совещания, думая о чем-то своем или витая в облаках; · если на совещании будут присутствовать два человека, которые испытывают неприязнь друг к другу, нужно удостовериться, что они не сидят рядом или напротив друг друга. Хорошо подготовленное и организованное совещание, как считают специалисты по вопросам менеджмента,не должно превышать 30–45 минут. Малопродуктивные совещания, длящиеся 1,5–2 часа, к сожалению, не редкость и сегодня. Каковы причины низкой эффективности проведения совещаний, кроме причины недостаточной их подготовленности? Прежде всего, это невыполнение регламента: отступление от темы выступления (разговоры ни о чем, демагогические выступления) и неумение уложиться во временные рамки регламента. Гораздо реже – это нежелание вести дискуссию, находить общий интерес, решать общие задачи. Так почему же отступления от регламента являются основной причиной низкой эффективности проведения совещаний? Прежде всего, это связано с отсутствием важнейших для делового человека коммуникативных навыков: · умения свертывать и развертывать информацию при словесной передаче, что предполагает использование таких приемов, как перефразирование (передача чужих слов своими словами с целью пояснения и уточнения информации), резюмирование (краткий вывод, заключительный итог речи, доклада и т.п.), тезирование (краткое изложение сообщения, текста в виде отдельных положений); · навыков формулирования выводов, предложений, идей, т.е. умения находить такое словесное выражение, которое бы точно и однозначно передавало мысль; · навыков организации высказывания и перестроек по ходу высказывания при необходимости; · навыков перевода информации с языка цифр и условных обозначений на словесный уровень (вербализация). Отсутствие перечисленных навыков приводит к нарушениям временного регламента: бесконечным повторам, возвращениям к уже сказанному, переспросам и уточнениям. Поэтому культура речи в деловом общении – фактор экономический. Исполнение коммуникативных ролей в ходе совещания требует высокого уровня лингвистической компетентности. Само совещание состоит из вступительного слова ведущего, выступлений по повестке дня, обсуждения вопросов и принятия проекта постановления (решения). Во вступительном слове характеризуется сама проблема, вынесенная на обсуждение, обозначаются пути ее решения, дается анализ существующего положения дел и пути его изменения, зачитывается повестка дня. Выступления участников, как и выступление ведущего, как правило, состоят из двух частей: в первой дается констатирующая информация (это могут быть итоги проделанной работы, результаты процессов, оценка сложившейся ситуации и т.д.), во второй рисуется перспектива деятельности (планы на будущее, аспекты конкретных действий, призывы и т.д.). Общими требованиями к речи выступающих остаются требования точности, убедительности, краткости, ясности и доступности. Это означает, что руководитель должен учитывать уровень подготовленности, информированности и даже настроя участников совещания. Закон ориентации речи на адресата требует, чтобы выступающими пояснялись содержащиеся в первой части выступления выкладки, цифры и т.п. Четкое распределение ролей и безукоризненное их выполнение способствуют успеху коллегиальной работы. Выступление участников может прерываться только ведущим совещания с требованием соблюдения регламента при уклонении от темы выступления или превышении временных рамок. Остальные участники не имеют права перебивать выступающих и вмешиваться в их монолог. Регулирование хода обсуждения осуществляется ведущим с помощью вопросов: · У вас все по этому вопросу? · Вы еще что-то хотите добавить? · Кто еще хочет высказаться по данному вопросу? Часто выступающим приходитсятезировать содержание доклада. Перевести развернутый текст на язык тезисов бывает не всегда просто, потому что в сообщении важны не только основные мысли, но и факты, цифры, детали, источник информации. Проверочная комиссия установила, что в 2009 году были введены в эксплуатацию два жилых дома. По причине недофинансирования не было завершено строительство одиннадцати объектов. Не были приняты по нормативным актам: · девять жилых домов общей численностью 3024 квартиры; · поликлиника; · телефонная станция. Отставание составило, таким образом, 85 % от запланированного. Тезис: По данным проверочной комиссии, на сегодняшний день отставание темпов строительства муниципального жилищного фонда в Октябрьском районе составляет 85 % от запланированного. Тезирование используется и для протоколирования хода совещания. В протоколе тезисно записывается содержание докладов, выступления участников во время прения. Такой тип протокола называется полным. Тезисы в лаконичной форме передают основные положения выступлений докладчиков. Оформляя протокол совещания, следует помнить, что после слов «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ», печатающихся прописными буквами, ставится двоеточие, и затем следуют инициалы и фамилия выступившего. Нужно обратить особое внимание на то, что обсуждаемые вопросы формулируются в форме именительного падежа. Неверно: СЛУШАЛИ: О переносе теплоцентрали и канализации с ул. Скляренко на ул. Водникова. Правильно: СЛУШАЛИ: Вопрос о переносе теплоцентрали и канализации с ул.Скляренко на ул. Водникова. В кратком протоколе перечисляются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступивших, а также принятые решения. В полном протоколе приводятся тексты выступлений. Полный протокол обычно ведут с помощью стенографической или диктофонной (магнитофонной) записи. При оформлении полного протокола следует использовать только косвенную речь, писать в прошедшем времени, например: Л.М. Сидоренко отметил, что…; И.Ю. Рязанцева рассказала о мероприятиях, проведённых на факультете… Решения коллегиальных органов, какими являются совещания, доводятся до исполнителей в виде постановлений, решений, приказов. Специфика таких жанров делового общения, как совещание, заседание заключается в том, что устное общение оказывается тесно связанным с письменным. Перевод сообщения с одной формы речи на другую происходит на протяжении всего хода обсуждения. Пользуясь домашними заготовками, выступающие переводят информацию с письменной формы речи на устную (вербализация, развертывание тезисов). И составляя протокол, секретарь переводит сообщаемое с устной формы речи на письменную (перефразирование, резюмирование, тезирование). Обязательная часть протокола – СЛУШАЛИ – представляет собой именно резюме обсуждения. Все эти операции языкового преобразования требуют достаточно высокого уровня лингвистической компетентности. Даже простой перевод прямой речи в косвенную предполагает достаточно высокую степень речевой подготовки.
При замене прямой речи косвенной личные и притяжательные местоимения передаются от лица автора, рассказчика. Некоторые слова опускаются.
Если прямая речь является вопросительным предложением, то при замене косвенной речью она передается косвенным вопросом с частицей «ли». Имеющиеся в прямой речи обращения, междометия, частицы при замене ее косвенной опускаются, поэтому нередко косвенная речь представляет собой не только сжатый, но и приблизительный пересказ прямой речи. Подведение итогов – ключевой момент совещания. Результат может быть незначительным, а силы – потраченными зря, если в конце собрания не указать на принятые решения, например: «А сейчас я хочу подвести итоги. На повестке дня стоял вопрос о реорганизации существующего пространства офиса. Итак, мы решили: во-первых… Также мы решили, что…». Фиксируя задания и временные рамки, вы можете контролировать сроки выполнения заданий, например: «Было решено, что Л.Ю. Антоненко отвечает за организацию… до 30-го мая» и т.д. Люди должны быть уверены, что все вопросы решены, у всех есть задания, следовательно, совещание прошло успешно. Помните: результатом собрания или совещания должны быть конкретные действия. Кроме перечисленных общих правил можно дать еще несколько частных советов, которые способствуют успешному проведению собрания: · начинайте заседание вовремя, даже если пришли еще не все приглашенные; · делайте перерывы, если собрание длится долго: люди должны отдыхать; · обращайте внимание на «отсутствующих» в комнате. Заметив, что кто-то из присутствующих задумчиво смотрит в пространство или же молчит, побудите человека присоединиться к обсуждению, задав вопрос непосредственно ему, например: «Анна Александровна, что вы думаете об этом предложении?»; · давайте присутствующим время для обдумывания тех или иных вопросов, например: «Я предлагаю сделать десятиминутный перерыв и потом жду ваших предложений»; · напряженную обстановку может разрядить напоминание о целях заседания и соответствующие комментарии, например: «Очевидно, что эта тема близка каждому, но все-таки давайте закончим обсуждение»; · задавайте уточняющие вопросы, чтобы удостовериться, правильно ли вы поняли человека. Это также поможет прояснить ситуацию и для других людей, если они постеснялись задать вопрос, например: «Вы имели в виду, что?..», «Позвольте узнать, правильно ли я вас понял?..»; · заканчивайте заседание вовремя или даже раньше, если удалось обсудить все вопросы до истечения намеченного времени. |