Dnevnik 4курс. Тема Знакомство с работой отделов аптечной организации розничной торговли, а также прикрепленными обособленными подразделениями (аптеки, аптечные пункты, киоски)
 Скачать 156.88 Kb.
|
|
Месячная отчетность аптек В аптеках, находящихся, на балансе вышестоящих организаций, первичный учет завершается составлением товарных отчетов (форма № 24-А - для мелкорозничной сети; форма № 25-A - для отделов аптек, аптечных пунктов I категории), отчетом аптеки в целом (форма № 72-А). Рассмотрим порядок отчетности аптек, состоящих на централизованном учете. В соответствии с Инструкцией [2] в установленные сроки, но не реже одного раза в месяц аптеки представляют отчет в вышестоящие организации (форма № 72-А). При этом, если в аптеке проводится инвентаризация в сроки, не совпадающие со сроком составления отчета, оформляется дополнительный отчет. Месячный отчет аптек, находящихся на централизованном учете, представляет собой ряд таблиц, характеризующих движение денежных средств, товарно-материальных и других ценностей в аптеке. Рассмотрим кратко составные элементы отчета аптеки по форме № 72-A и порядок их оформления. Отчет открывается реестром движения денежных средств и инкассации выручки (форма № 70-А). В данной таблице на лицевой стороне отражается движение наличных денежных средств в кассе аптеки по их приходу и расходу. При этом остаток денег по кассе на начало месяца берется как их остаток на конец месяца по отчету за предыдущий месяц. Выручка аптеки включает стоимость отпущенных по рецептам медикаментов (экстемпоральные и готовые лекарства), безрецептурный отпуск медикаментов, других товаров медицинского ассортимента. Данные о выручке за месяц определяют по регистрации розничного товарооборота, ежедневно осуществляемой по отчетам кассира. В таблице приводятся сведения о выручке аптечных пунктов, киосков и лотков согласно итоговым записям по регистрации розничных оборотов за месяц. Поступление по чекам из банка, от центральной районной аптеки, от услуг за прокат, возврат подотчетных сумм вносится в отчет также по данным отчетов кассира, суммированным по видам поступлений в целом за месяц. Реализация тары, не переведенной в товар, выделяется отдельной строкой в отчете кассира и в месячном отчете аптеки. В расходной части формы № 70-A показываются суммы выручки, сданной в банк (на почту, в сберкассу, центральную районную аптеку) на основании отчетов кассира (выписок из банка и т.п.); отдельно - сумма выручки в пути, не подтвержденная выписками банка. Здесь же отражается сумма выплаченных заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, пенсий; суммы, выплаченные аптекой населению за сданное лекарственное растительное сырье и аптекарскую посуду; квартирные, почтовые расходы; оплата топлива, малоценных предметов, строительных и прочих материалов; выдача денег под отчет и другие расходы. В итоге определяется общая сумма по приходу и по расходу, выводится остаток денег по кассе на конец месяца. Он должен соответствовать остатку по отчету кассира (форма № 32-А) на последнее число отчетного месяца. На обороте формы № 70-А оформляется ведомость внесенной или переведенной выручки. В ведомости ежедневно показывается сумма сданной выручки в банк по соответствующим документам (препроводительная или сопроводительная ведомость, квитанции и т.п.). Следующая таблица - субрасчетный (текущий) счет. Она заполняется в аптеках, имеющих субрасчетный или текущий счет в банке. Здесь отражается остаток денег на счете на начало месяца, берется из отчета за предыдущий месяц как остаток на конец месяца. По приходу записывается сумма зачисленной от аптеки выручки, а также перечисления покупателей - на основании выписок банка. В расходной части по выпискам банка показываются суммы, полученные аптекой наличными по чекам, уплаченные по счетам, перечисленные вышестоящей организации. Определяется итог по приходу и расходу, выводится остаток денег на счете на конец отчетного месяца. Основной раздел отчета аптеки - товарный отчет (форма №25-А). На лицевой стороне отчета отражается движение товара, вспомогательных материалов, тары, топлива, лекарственного растительного сырья и прочих материальных ценностей в суммовом выражении, торговых наложений на товары за отчетный месяц. В приходной части товарного отчета записи ведут на основании первичных документов, которыми оформляют поступление товаров, вспомогательных материалов, тары, топлива, лекарственного растительного сырья раздельно по каждому документу (счет-фактура, накладная, товарно-транспортная накладная). Товары по их поступлению и прочим видам документированного расхода, кроме реализации, отражают в товарном отчете по розничным и оптовым ценам, а вспомогательные материалы, тару и другие ценности - по учетным (или средневзвешенным) ценам. В расходной части товарного отчета сумму реализации заполняют на основании подсчета кассовых чеков и сверяют ее с показаниями счетчиков кассовых аппаратов по отделам. В аптеках без кассовых аппаратов в расходной части на основании документов указывают сумму наличных денег, сданных в кассу, банк, на почту или старшему кассиру. Другие виды расходов (отпуск в порядке внутренней переброски товаров, отпуск лечебным учреждениям, включая бесплатный и льготный отпуск лекарств отдельным категориям больных, уценка, списание порчи товаров по актам, справкам) отражают по соответствующим документам, по каждому раздельно. На основании проведенных записей подводят итоги по приходу и расходу и выводят остатки по видам ценностей на конец месяца по учетным ценам. Реализованные торговые наложения и наложения на остаток товаров определяют расчетным методом по среднему уровню торговых наложений, сложившемуся в отчетном месяце. Расчет ведут в соответствии с методическими указаниями. Отчет составляют в двух экземплярах: первый со всеми приходными и расходными документами передают в бухгалтерию или учетно-контрольную группу под расписку счетного работника на втором экземпляре, который остается у материально ответственного лица. При обнаружении ошибок в товарном отчете бухгалтер делает соответствующие исправления, которые должны быть подтверждены материально ответственным лицом. Исправления переносят и во второй экземпляр товарного отчета. На оборотной стороне товарного отчета (форма № 25-A) отражается движение тары по номенклатуре, количеству и сумме. В отчете показываются остатки на начало месяца, приход, расход и остатки на конец месяца. Допускается составление отчета о движении тары на отдельном листе. В целях сокращения работы по составлению отчета наименование и цены тары могут быть внесены в бланк типографским способом. Суммарные итоги (остатки, приход, расход) должны совпадать с соответствующими данными по таре на лицевой стороне товарного отчета (форма № 25-А). В отчет аптеки включается оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей и других организаций и лиц (форма № 23-А). Данная таблица отражает взаиморасчеты аптеки с покупателями, хозяйственными организациями, отдельными лицами. В первой части оборотной ведомости по лицевым счетам покупателей и других организаций и лиц дается перечень всех имеющихся в аптеке покупателей, отражаются безналичные взаиморасчеты аптеки, остатки на начало месяца (в пользу аптеки или за аптекой), обороты по приходу или расходу и выводятся конечные остатки в пользу аптеки или за аптекой. Здесь можно определить имеющихся в аптеке покупателей-кредиторов (задолженность за аптекой) и дебиторов (задолженность в пользу аптеки). Этот раздел оборотной ведомости заполняется по записям в книге учета оптового отпуска и расчетов с покупателями (форма № 22-А). Вторая часть оборотной ведомости отражает прочие расчеты аптеки с хозяйственными организациями, отдельными лицами по закупке товаров, с рабочими и служащими по заработной плате, с организациями по оплате коммунальных, транспортных, телеграфно-телефонных услуг, с подотчетными лицами по суммам, выданным под отчет (на командировочные и операционные расходы). Здесь же отражаются сделанные начеты на материально ответственных лиц и других работников аптеки по недостачам, порче, производственному браку, погашение (возмещение) этого ущерба и т.п. В конце оборотной ведомости подводятся общие итоги оборотов по лицевым счетам покупателей, организаций и лиц, выводятся конечные результаты по взаиморасчетам аптеки с ними. K отчету аптеки прикладывается также реестр выписанных покупателям (лечебным учреждениям и другим организациям) счетов-фактур по отпущенным им из аптеки товарам за месяц (форма № 18-A). Данный реестр ведется в аптеке в течение месяца и представляет собой хронологическую опись счетов, выписанных аптекой всем покупателям. Эти данные необходимы для расчета количества рецептов на экстемпоральные и готовые лекарства, естественной убыли на экстемпоральные стационарные лекарства и по медикаментам ангро. К реестру прикладываются все счета-фактуры и передаются в централизованную бухгалтерию. В месячном отчете аптеки в специальной таблице отражается также движение товаров и выручки в мелкорозничной сети. В данном разделе отчета указываются наименование (или фамилии заведующих) мелкорозничной сети (аптечные пункты, киоски, лотки), их адреса, остатки товаров на начало месяца, итоговые суммы по приходу и расходу товаров, выводятся остатки на конец месяца. В расходе выделяется реализация товаров, которая характеризуется суммой выручки, сданной наличными в кассу аптеки, и стоимостью товара, отпущенного лечебным учреждениям по безналичному расчету (по аптечным пунктам I категориии). К расходам по мелкорозничной сети относятся также возврат товара в аптеку, использование его на хозяйственные нужды, естественная убыль, списание порчи (для аптечных пунктов I категории). Выявленная во время инвентаризации, ревизии недостача по мелкорозничной сети показывается отдельно. Данный раздел месячного отчета заполняется на основании принятых от мелкорозничной сети, проверенных и утвержденных товарных отчетов (формы № 24-А и 25-А) за соответствующий отчетный период. В итоге выводятся в целом остатки на начало месяца, приход, выручка, возврат, недостача и остатки товаров на конец месяца по мелкорозничной сети аптеки, а также дифференцированно по отделам аптеки. Для характеристики розничных оборотов в месячном отчете аптеки ведется их регистрация в хронологической последовательности в течение месяца. При этом указываются дни (числа) месяца, количество амбулаторных рецептов (отдельно экстемпоральных и готовых), стоимость амбулаторной рецептуры (на экстемпоральные и готовые лекарства, итого), выделяется безрецептурный отпуск, выручка мелкорозничной сети (киоски, аптечные пункты), всего сумма розничного оборота за день. Здесь же показываются бесплатные и льготные рецепты, определяется средняя стоимость одного рецепта, которая затем используется для перевода стационарной рецептуры в рецептурные номера. Сведения о количестве амбулаторных рецептов, их стоимости берут из журнала учета рецептуры (форма № 71-А), в котором ежедневно отражаются количество отпущенных экстемпоральных и готовых лекарств, включая льготные и бесплатные лекарства, их стоимость по видам и общая стоимость за день. Данные о безрецептурном отпуске, выручке мелкорозничной сети вносятся с отчетов кассира (форма № 32-А). При этом оборот по безрецептурному отпуску определяют по разнице между всей выручкой аптеки за день и стоимостью амбулаторной рецептуры. Следующий раздел отчета аптеки за месяц - отчет о движении основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № 56-А). Данный отчет составляет материально ответственное лицо раздельно по основным средствам и по малоценным и быстроизнашивающимся предметам. На начало месяца в отчете показывают суммарный остаток числящихся па балансе аптеки основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов по первоначальной стоимости. Затем отражают движение этих средств, указав наименование предметов, инвентарные номера или единицу измерения, цену, количество и сумму по их приходу или расходу, по каждому предмету отдельно. В примечании указывают, согласно каким приходным или расходным документам отражается движение средств по аптеке. Определяют общую стоимость основных средств и малоценных и быстроизнашивающихся предметов по их приходу и расходу в целом за месяц, выводят остатки на конец месяца в стоимостном выражении. Отчет по форме № 56-A составляют ежемесячно или ежеквартально в двух экземплярах: первый с приложенными приходными и расходными документами, подтверждающими движение соответствующих средств в отчетном периоде, передается в учетно-контрольную группу или централизованную бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, который остается у материально ответственного лица. Движение лекарственного растительного сырья, вспомогательных и строительных материалов, топлива и прочих материальных ценностей, имеющихся в аптеке по номенклатуре, отражается в оборотной ведомости, которая прикладывается к месячному отчету. В оборотной ведомости указываются наименование лекарственного растительного сырья и прочих материальных ценностей, цена, остаток на начало месяца (количество и сумма), приход и расход (количество и сумма), выводится остаток на конец месяца (по количеству и сумме по каждому наименованию). Если в аптечной системе стабильная номенклатура лекарственного растительного сырья и других видов материальных ценностей, то для облегчения составления отчета о их движении наименования и цены этих предметов, товаров могут быть впечатаны в бланк типографским способом. Суммарные итоги оборотной ведомости: остатки, приход и расход по лекарственному растительному сырью, вспомогательным материалам, топливу и прочим ценностям - должны в суммовом выражении быть тождественны данным лицевой стороны товарного отчета (форма № 25-А) по видам этих ценностей. Завершается месячный отчет справкой о заработной плате. В ней отражаются: сумма невыплаченной заработной платы на начало месяца, начисленной зарплаты на месяц, сумма премий; удержания, произведенные из зарплаты по видам; сумма невыплаченной зарплаты на конец месяца по аптеке; суммы отчислений органам социального страхования и в пенсионный фонд. Все приходно-расходные документы оформляются перечнем, который прилагается вместе с документами к месячному отчету. В перечне указываются наименование документа, его сумма, делается отметка бухгалтерии. Отчет со всеми документами, подписанный руководителем и работником учетно-контрольной группы, передается в централизованную бухгалтерию вышестоящей организации. Отчет аптеки и приложенные к нему документы проверяет работник централизованной бухгалтерии в присутствии заведующего аптекой или его заместителя. В исключительных случаях по распоряжению вышестоящей организации допускается пересылка отчета аптеки в централизованную бухгалтерию. Представленный отчет аптеки тщательно проверяет работник централизованной бухгалтерии по приложенным к отчету документам, а работник учетно-контрольной группы (сектора) - по записям в книгах и по документам, имеющимся в аптеке (кассовые книги, выписки субрасчетного (текущего) счета, копии приходных и расходных документов, счета и т.п.). Исправления отчетных данных вносятся в оба экземпляра поступившего отчета, о чем в конце отчета делается отметка работником централизованной бухгалтерии. Не принятые от аптеки и возвращаемые ей документы указываются в конце месячного отчета. В конце отчета аптеки лицо, проверявшее его, вносит необходимые замечания и предложения. Один экземпляр отчета, проверенный и утвержденный руководителем вышестоящей организации, возвращается аптеке. Аптеки, находящиеся на централизованном учете, не составляют квартальных и годовых отчетов. Данные месячных отчетов по этим аптекам обобщаются и вышестоящих организациях (центральных районных аптеках, межрайконторах, аптечных управлениях), и окончательные результаты доводятся до сведения подведомственных аптек после анализа квартальных и годовых отчетов. Вместе с тем аптеки, состоящие на неполном хозрасчете, дополнительно представляют в вышестоящие организации различные формы статистической месячной квартальной и годовой отчетности. Они заполняют такие формы отчетности: форма № 1-торг (аптечная) «Отчет о товарообороте за месяц»; форма № 3-с (аптечная) «Отчет о рецептуре и товарообороте» (квартальная, годовая); форма № 3-торг (здрав) «Отчет о поступлении, продаже и остатках товаров в розничной сети и на складах» (квартальная, годовая); форма № 1-заг (аптечная) «Отчет о ходе заготовок и остатках лекарственного растительного сырья» (почтовая – месячная); форма № 4-с «Отчет о кадрах» (годовая); форма № 5-торг «Отчет о выполнении плана по труда в торговле» (квартальная) и др. |