Диплом. Теоретические основы управления качеством и системы управления качеством
 Скачать 431.84 Kb.
|
2.2 Анализ организации управления ООО СК «Альфа и Омега»Организационная структура ООО СК «Альфа и Омега» представлена на рис. 2.2. Структура управления ООО СК «Альфа и Омега» представляет собой линейно-функциональную структуру. Это означает, что функциональные подразделения могут сами отдавать распоряжения нижестоящим звеньям, но только по кругу вопросов, определяемому их функциональной специализацией. Линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления. В исследуемой организации линейными звеньями, осуществляющими основную работу, являются: отдел продаж, отдел главного инженера, производственно-технический отдел.  Рисунок 2.2 - Организационная структура управления ООО СК «Альфа и Омега» Функциональными обслуживающими подразделениями выступают транспортный отдел, отдел снабжения, бухгалтерия, служба юриста. Структура организации ООО СК «Альфа и Омега» обладает рядом характерных для линейно-функционального типа оргструктур преимуществ: быстрое осуществление действий по распоряжениям и указаниям, отдающимся вышестоящими руководителями нижестоящим, стабильность закрепления полномочий и ответственности за персоналом. единство и четкость распорядительства; более высокая, чем в линейной структуре, оперативность принятия и выполнение решений; личная ответственность каждого руководителя за результаты деятельности; профессиональное решение задач специалистами функциональных служб. улучшение координации деятельности в функциональных областях; адекватная и эффективная производственная реакция организации; уменьшение дублирования в функциональных областях. Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления показал, что они наиболее эффективны там, где аппарату управления приходится выполнять множество рутинных, часто повторяющихся процедур и операций при сравнительной стабильности управленческих задач и функций: посредством жесткой системы связей обеспечивается четкая работа каждой подсистемы и организации в целом. В то же время, у оргструктуры ООО СК «Альфа и Омега», как у типичной линейно-функциональной структуры управления отмечают следующие недостатки: отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействий на горизонтальном уровне; медленную передачу и переработку информации из-за множества согласований (как по вертикали, так и по горизонтали); ориентация подразделений на свои локальные цели, а не цели организации в целом; закостенелость системы отношений между звеньями и работниками аппарата управления, обязанными строго следовать правилам и процедурам; замедление прогресса управленческих решений. невосприимчивость к изменениям, особенно под воздействием научно-технического и технологического прогресса; слабая инновационная и предпринимательская активность организации. В анализируемой организационной структуре между генеральным директором и исполнителями находится два уровня управления. На первом уровне управления находятся высшие руководители подразделений. На втором уровне управления – начальники участков, склада и руководитель сметного отдела. Всего в структуре задействовано двадцать звеньев, из них: восемь звеньев управления 1-го уровня, три звена принадлежит управлению 2-го уровня, девять – исполнителям, и одно – директору. При этом некоторые из звеньев 2-го уровня представлены более, чем в единственном числе (начальники участков: 4 и более человек, в зависимости от объемов работ). Звенья исполнителей также увеличиваются в зависимости от объема работ. В ООО СК «Альфа и Омега» качестве объектов управления выступают отделы (уровень исполнителей) или руководители 2-го уровня управления. Субъектами управления могут выступать как представители высшего руководства, так и руководители 2-го уровня управления (таб. 2.3). Рассмотрим более подробно место и роль функциональных подразделений компании в общей организационной структуре ООО СК «Альфа и Омега». Работой Бухгалтерии руководит Главный бухгалтер, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Генеральным директором Компании. Работники Бухгалтерии назначаются на должность и освобождаются от должности Генеральным директором ООО СК «Альфа и Омега» по представлению Главного бухгалтера. Распределение обязанностей между работниками Бухгалтерии, установление сроков выполнения работ осуществляется Главным бухгалтером в соответствии с должностными инструкциями. Таблица 2.3 – Субъекты и объекты управления в ООО СК «Альфа и Омега»
Бухгалтерия обеспечивает осуществление следующих функций: ведение достоверного бухгалтерского, налогового и управленческого учета финансово-хозяйственной деятельности Компании; формирование и сдача бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности финансово-хозяйственной деятельности ООО СК «Альфа и Омега»; взаимодействие с государственными налоговыми и иными органами в пределах своей компетенции; взаимодействие с контрагентами и финансовыми организациями в пределах своей компетенции; осуществление платежей в наличной и безналичной форме; налоговое планирование. Отдел кадров (отдел персонала) выделен в самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю отдела кадров. В настоящее время подразделение имеет следующие сектора: - сектор учета и анализа, кадрового делопроизводства. В его компетенцию входит разработка кадрового плана в бизнес-плане организации, подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел сотрудников и т.д. - сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д. Анализ показал, что такая структура отдела не позволяет осуществлять такие функции, как обучение, мотивация и создание благоприятного социального фона. Поэтому данное подразделение не соответствует современному уровню менеджмента персонала. Юридический отдел представлен одним юристом, который подчиняется директору компании. Юрист в компании ООО СК «Альфа и Омега» выполняет нижеперечисленные функции. Осуществляет разработку учредительных документов. Организует работу по обеспечению предприятия законами, нормативными правовыми документами, необходимыми для осуществления деятельности предприятия. Осуществляет проверку соответствия законодательству представляемых на подпись руководителю предприятия проектов приказов, инструкций, положений и других документов правового характера; проверку соблюдения этапов согласования проектов документов с ответственными работниками; визирование проектов документов; выдачу ответственным работникам предприятия предписаний о внесении изменений или отмене актов, обусловленных изменением федерального законодательства. Ведет договорную, претензионную и исковую работу в компании. Подготавливает заявки, заявления и другие документы для получения лицензий, разрешений, необходимых для осуществления деятельности предприятия. Принимает участие в разработке документов, касающихся вопросов обеспечения сохранности собственности компании. Представляет интересы предприятия при проверках. Осуществляет письменное и устное консультирование работников предприятия по различным правовым вопросам. Транспортный отдел в ООО СК «Альфа и Омега» является самостоятельным структурным подразделением, выполняющим в компании функции по автотранспортному обеспечению деятельности. Подразделение возглавляется руководителем транспортного отдела. В подчинении находятся водители самосвалов и машинисты спецтехники. Главная цель Транспортного отдела – выработка оптимальной стратегии обеспечения транспортными ресурсами всех строительных объектов и построение централизованной системы эффективного управления деятельностью транспортных групп филиалов, с целью снижения эксплуатационных издержек на автотранспорте. Отдел распределяет по собственным строительным объектам самосвалы для ввоза и вывоза строительных материалов и отходов и спецтехнику для исполнения работ. Кроме того, в случае заключения договора аренды, руководитель отдела отвечает за предоставление необходимой техники клиентам. Отдел снабжения возглавляется руководителем отдела снабжения и находится в подчинении у генерального директора компании. Руководитель отдела снабжения в соответствии с поставленными задачами производит закупку необходимой техники, оборудования и расходных материалов. В подчинении у руководителя отдела находится начальник склада, который руководит деятельностью склада и организует работу сотрудников склада. Цель отдела снабжения – поставить необходимые материалы в соответствии с установленными требованиями качества и техническими требованиями по приемлемой для компании цене, в установленные заданием сроки. Задания предоставляют руководители отделов, для которых приобретается материал. Как видно из организационной структуры, в ООО СК «Альфа и Омега» отсутствуют специально выделенные структуры, которые бы занимались вопросами управления качеством. Этими вопросами управления занимается директор, периодически привлекая для помощи главного инженера и руководителя отдела продаж. В исследуемой организации в основном используются экономические и административные методы управления, сущностью которых являются директивы руководства и организация их неукоснительного выполнения. Экономические методы управления основаны на действии экономических законов и воздействуют на имущественные интересы организаций и персонала. К ним относятся: хозяйственный расчет, экономический расчет, планирование, прогнозирование, экономический анализ, экономическое обоснование, экономическое стимулирование и т.д. Административные методы базируются на объективных законах организации совместной деятельности людей и управления ею, на естественной потребности людей взаимодействовать в определенном порядке. В ООО СК «Альфа и Омега» чаще всего применяются две методики административного типа: организационно–стабилизирующие методы – устанавливают долговременную связь в системе управления между людьми и организационно–дисциплинарные – предназначены для поддержания стабильности организационных связей и отношений, а также ответственности персонала за выполнение обязанностей: в компании широко практикуется применение мер наказания (за невыполнение работниками установленных правил). Качество принятия управленческих решений определяется уровнем профессионального мастерства руководителей организации и его подразделений, поэтому целесообразно проанализировать уровень образования руководителей. Все руководители первого уровня управления имеют базовое высшее образование в области своей деятельности еще до 2000 года. Но постоянное обновление знаний поддерживают только главный инженер, который ежегодно проходит различные обучающие курсы в сфере организации новых видов строительства, безопасности осуществления работ; и руководитель бухгалтерии, ежегодно посещающий курсы по обновлению в законодательстве в этой сфере. Руководители 2-го уровня имеют базовое высшее образование в и вне сферы своей деятельности, так например, Начальник склада имеет высшее педагогическое образование, один из четырех начальников участков имеет образование не в строительной сфере, а в сфере приборостроения. Данный факт зачастую негативно сказывается на качестве управления на втором уровне. Генеральный директор компании имеет высшее образование по специальности «Промышленное и гражданское строительство», полученное в 1989 году. Кроме этого в 2009 году руководитель организации прошел курс повышения квалификации «Методы организации управления в строительной компании». Как было отмечено выше, область управления качеством в ООО СК «Альфа и Омега» не выделена в отдельную структуру компании, и это является типичным для малых строительных организаций. На сегодняшний день некоторые функции качества в управлении распределены между главным инженером (по большей части) и генеральным директором, руководителем ПТО, руководителем отдела снабжения (таб. 2.5). Такое распределение ухудшает эффективность управления качеством в компании, поскольку ни одно из подразделений не может получить объективную оценку своей деятельности для начала планирования улучшений. Как видно из анализа распределения функций управления качеством, ряд их упущен в организации работы компании: Функция подготовки и повышения квалификации персонала в области улучшения качества продукции: организация обучения всех категорий; работающих передовым методам разработки, производства и эксплуатации строительной продукции; Функция обеспечения стабильности запланированного уровня качества направлена на предупреждение и ликвидацию причин, отрицательно действующих на качество строительной продукции; Функция технико-экономического анализа улучшения строительной продукции: конечных результатов деятельности предприятий; Функция правового обеспечения системы управления качеством строительной продукции призвана обеспечить эффективное использование средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления на всех стадиях жизненного цикла строительной продукции; Таблица 2.5 – Распределение функций качества в управлении ООО СК «Альфа и Омега»
Функция стимулирования повышения качества продукции: расширение выпуска строительной продукции высокого качества. В связи с тем, что компания имеет перспективы развития и ее размеры приближаются к размерам средних предприятий, руководство организации осознает необходимость упорядочения этой важной области управления и формирования отдельной структуры управления качеством внутри компании. Хотя, как упоминалось выше, ООО СК «Альфа и Омега» имеет документальное подтверждение соответствия системы менеджмента качеством производства строительной продукции стандарту ISO 9001:2008, тем не менее, система не функционирует вследствие формального подхода высшего руководства к управлению качеством в компании в целом и отсутствием инвестиций в данную сферу управления. Исходя из результатов анализа организации управления предприятием можно сделать следующие выводы: В структуре предприятия ООО СК «Альфа и Омега» отсутствуют самостоятельные службы: финансового планирования; маркетинга; служба качества, что не позволяет четко структурировать все соответствующие функции и повышать эффективность их внедрения на предприятии. Одновременно это дает повышенную нагрузку на руководителя компании. Отдел кадров ООО СК «Альфа и Омега» не отвечает современным требованиям функций отдела персонала, в нем отсутствуют секторы потенциала, мотивации и социальной политики: Сектор потенциала необходим для обучения новых работников, введения их в должность. Также этот сектор организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д. Сектор мотивации: проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п. Сектор социальной политики: создает благоприятный психологический климат в коллективе, внедряет корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития В управлении ООО СК «Альфа и Омега» не внедрены и не используются современные методы управления, создающие благоприятную социально-психологическую обстановку в коллективе и активизирующие нацеленность персонала на достижение результата: Социальные, к которым относятся социальное нормирование (правила внутреннего распорядка, внутрифирменного этикета и т.д.); социальное стимулирование коллективов и отдельных работников; социальное регулирование (договоры, взаимные обязательства, системы отбора, удовлетворение социальных потребностей) и др. Психологические, использующиеся в целях гармонизации отношений между членами организации и установления наиболее благоприятного психологического климата; к ним относятся методы комплектования малых групп, гуманизации труда, профессионального отбора и обучения работников В ООО СК «Альфа и Омега» отсутствует система постоянного обучения сотрудников (как внутреннего, так и внешнего), вследствии этого в компании наблюдается недостаточный уровень применения научного и передового подхода в управлении; В компании ООО СК «Альфа и Омега» не используются системы для эффективного поощрения с целью стимулирования деятельности сотрудников организации, в следствии этого отмечается низкий уровень мотивации сотрудников в улучшении результатов работы; В компании ООО СК «Альфа и Омега» не реализованы следующие функции управления качеством: Функция подготовки и повышения квалификации персонала в области улучшения качества продукции: организация обучения всех категорий работающих передовым методам разработки, производства и эксплуатации строительной продукции; Функция обеспечения стабильности запланированного уровня качества направлена на предупреждение и ликвидацию причин, отрицательно действующих на качество строительной продукции; Функция технико-экономического анализа улучшения строительной продукции: конечных результатов деятельности предприятий; Функция правового обеспечения системы управления качеством строительной продукции призвана обеспечить эффективное использование средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления на всех стадиях жизненного цикла строительной продукции; Функция стимулирования повышения качества продукции: расширение выпуска строительной продукции высокого качества. Существующей документация СМК ООО СК «Альфа и Омега» зачастую не подкреплена практическим внедрением мер по управлению качеством. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||