Главная страница
Навигация по странице:

  • Потребительские форматы бумаги (мм)

  • Бланк документа

  • Бланк письма.

  • Бланк вида документа

  • Бланки на двух языках

  • Гербовые бланки

  • Делопроизводство. Т.В. Кузнецова. Учебник для вузов Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др. Под ред. Т. В. Кузнецовой. М. Юнитидана, 2001. 359 с. Isbn 5238001932


    Скачать 3.07 Mb.
    НазваниеУчебник для вузов Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др. Под ред. Т. В. Кузнецовой. М. Юнитидана, 2001. 359 с. Isbn 5238001932
    АнкорДелопроизводство. Т.В. Кузнецова.doc
    Дата12.02.2017
    Размер3.07 Mb.
    Формат файлаdoc
    Имя файлаДелопроизводство. Т.В. Кузнецова.doc
    ТипУчебник
    #2619
    страница10 из 47
    1   ...   6   7   8   9   10   11   12   13   ...   47

    4.2. Форматы бумаги и поля


    Массовое производство приспособлений для хранения доку­ментов и работы с ними: папок, коробок, конвертов, канцеляр­ского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д. потребовало упорядочения и унификации форма­тов* бумаги.




    * Формат (от лат. formo - придаю форму) — размер страницы книги, листа, карточки и т.п. Максимальный размер изделия, которое может быть получено или обработано на той или иной машине.
    Эта работа в нашей стране была успешно проведена еще в 1920-е годы, когда впервые была введена система взаимоувязан­ных производственных и потребительских форматов бумаг, в основу которых положены широко распространенные немецкие форматы DIN (Deutsche Industriale Normal).

    Стандартизация форматов бумаги ввела определенный поря­док в ее производство, различных изделий из нее, канцелярских товаров, установила систему ограничения размеров бумаги для изготовления документов. В соответствии с действующим в на­стоящее время ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форма­ты» стандартные форматы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приня­ты и Международной организацией по стандартизации (ISO)*.




    * ИСО 216: 1975 Писчая бумага и некоторые виды печатной продукции. Потре­бительские форматы — серий А и В.
    Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 мм.x 1189 мм) приблизи-
    ГОСТ Р 6.30-90



    Рис. 4.1. Угловое расположение реквизитов

    и границы зон на формате А4

    тельно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны попо­лам. Все форматы геометрически подобны.

    Форматы делятся на три основных ряда — А, Б, В (табл. 4.1).
    Таблица 4.1. Потребительские форматы бумаги (мм)


    Документы оформляются главным образом на бумаге форма­та А4 (210  297) и А5 (148  210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т. д. оформляются на формате A3 (297  420).

    Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпа­дают. В Европе наиболее распространены немецкие форматы, а в США — североамериканские форматы бумаги, где основной формат — аналог А4 — равен размеру 21,59 см.  27,94 см (Letter 81/2  ll in.).

    Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное про­странство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходи­мы для подшивки документа, для проставления некоторых слу­жебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее, мм:

    левое поле — 20; верхнее поле — 15;

    правое поле — 10; нижнее поле — 20.

    Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.

    В соответствии со стандартом ИСО 3535-1977 «Формуляр-образец и конструкционная сетка» за рубежом применяются при оформлении документов следующие размеры полей: с левой стороны — 20 мм. ± 10; верхнее поле — 10 мм. ± 1,0 мм.

    4.3. Бланки документов


    Официальные документы, как правило, создаются на блан­ках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97.

    Бланк документа это лист бумаги с заранее воспроизведен­ными реквизитами, содержащими постоянную информацию об ор­ганизации — авторе документа.

    На бланках изготавливают только первую страницу доку­мента, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

    Для изготовления бланков используют в основном два фор­мата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

    Бланки документов должны быть изготовлены с учетом раз­меров полей, установленных государственным стандартом.

    При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованны­ми шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в за­висимости от «длины» (т.е. от количества знаков в наименова­нии организации-автора).

    Наиболее распространенный способ изготовления бланков — типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.

    В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называе­мый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).

    Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следую­щие реквизиты:

    01 Государственный герб Российской Федерации;

    02 герб субъекта Российской Федерации;

    03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

    04 код организации;

    05 код формы документа;

    06 наименование организации;

    07 справочные данные об организации.

    Кроме того, на бланке письма размещают отметки для рекви­зитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер доку­мента, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.

    На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерче­ское предложение» или «деловое письмо».

    Пример оформления бланка для писем с угловым располо­жением реквизитов.



    Общий бланк. В зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты:

    01 Государственный герб Российской Федерации;

    02 герб субъекта Российской Федерации;

    03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужива­ния);

    04 код организации;

    06 наименование организации (автора документа);

    12 место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение от­меток для размещения реквизитов 09 — дата и 10 — регистраци­онный номер документа.

    Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

    Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов:



    Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наимено­ванием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкрет­ных видов документов целесообразно создавать, если в организа­ции применяется большое количество документов этих видов (на­пример, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

    Бланки на двух языках. В организациях субъектов Россий­ской Федерации, имеющих наряду с русским языком в каче­стве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и на­циональном, на одном уровне, используя продольное располо­жение реквизитов.

    Возможно создание бланка на двух языках, если организа­ция ведет переписку с иностранными корреспондентами. В та­ких бланках все реквизиты письма повторяются дважды — на русском и иностранном языке, при этом не допускается иска­жения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

    Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовле­нии бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

    Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

    наименование вида бланка;

    • дату поступления;

    • номер сопроводительного документа;

    • наименование предприятия-изготовителя;

    • серию и номера гербовых бланков.

    При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

    • наименование вида бланка;

    • количество экземпляров;

    • серию и номера бланков;

    • наименование структурного подразделения;

    • фамилию и инициалы должностного лица-получателя;

    расписку в получении;

    • примечание (отметка об уничтожении и др.)

    Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

    На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатывае­мых шкафах.

    Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназна­ченные для рассылки в другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации — автора документа.

    Помимо бланка организации в крупных управленческих ап­паратах создают бланки структурных подразделений, бланки долж­ностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование поме­щается ниже наименования организации — автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размешается ниже наименования организации — ав­тора документа.

    Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмот­рено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают пло­щадь (72,8х88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравнивают­ся либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать пло­щадь листа бумаги, так как правый угол документа остается сво­бодным для размещения грифа утверждения (в таких докумен­тах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

    На бланках допускается располагать ограничительные отмет­ки в виде уголков, штрихов или других обозначений для разме­щения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, от­метки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

    Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изго­товлении бланков. Не допускается

    • размещение на бланке только сокращенного наименова­ния организации — автора документа, отсутствие сведе­ний о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

    • составление бланка на двух языках, но с различной ин­формацией об организации — авторе;

    • «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;

    • размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государст­венной регистрации;

    • произвольного расположения реквизитов бланка, не соот­ветствующих требованиям государственного стандарта;

    • размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художествен­ные» украшения);

    • размещение реквизитов на бланках российских организа­ций по образцам бланков зарубежных партнеров, что на­рушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.
    1   ...   6   7   8   9   10   11   12   13   ...   47


    написать администратору сайта