Менеджмент. неджмента.-Учебник. Учебник издание второе, переработанное и дополненное П. А. Михненко введение
 Скачать 1.82 Mb.
|
|
Глава 12. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК СИСТЕМА ...И в самой совершенной иерархии, в самой безупречной организации мы видим вовсе не механизм, составленный из мертвых и в отдельности безличных частей, а живое тело, образуемое частями и живущее органами, каждый из которых, обладая своей самобытностью и свободой, участвует в чуде жизни. Г.Гессе - Понятие и основные свойства организации как системы - Классификация организационных систем - Организация как открытая система 12.1. Понятие и основные свойства организации как системы Общее понятие системы. Многообразие типов и форм современных организаций, сложность протекающих в них социально-экономических, организационных и технологических процессов, а также влияние внешнего окружения заставляют подходить к исследованию организаций с точки зрения системного представления. Примечание. Системное представление (системный подход) - одна из основополагающих концепций теории организации и современного менеджмента. Она заключается в изучении свойств любой организации как системы - единого целого, состоящего из множества взаимосвязанных и взаимовлияющих элементов. Слово "система" имеет греческие корни и означает "строй", "сочетание", "организм". Примечание. Система - это целенаправленно упорядоченная совокупность взаимосвязанных и влияющих друг на друга элементов, образующая устойчивое единство и обладающая как минимум одним новым свойством, отсутствующим у ее элементов. Элементы, составляющие систему, часто называют компонентами, или подсистемами. Подсистемой называется такая часть системы, которая сама обладает системными свойствами. Элементы системы оказывают друг на друга воздействие, подчиненное общей цели системы. Именно полезный результат (ожидаемый эффект) является основным системообразующим фактором, определяющим структуру, особенности и принципы функционирования любой системы. Причиной появления системы (или, как еще говорят, причинным системообразующим фактором) является исходная потребность существования системы. Примечание. Системообразующий фактор - ожидаемый эффект (полезный результат), определяющий структуру, особенности и принципы функционирования любой системы. Отсюда можно сделать важный вывод: возникновение и развитие системы невозможно без появления потребности и определенной цели ее существования. Так, например, целями существования хозяйственной организации могут являться выпуск общественно полезной продукции и получение прибыли. Причинами же создания организации являются необходимость скоординированной совместной работы большого количества людей, привлечения техники, технологий и организационных механизмов, обеспечивающих эффективное достижение этих целей. В настоящее время понятие "система" широко используется в различных областях знания и практики. Существуют описания социально-экономических, технических, биологических и иных систем. В основе системной концепции лежит общая теория систем, самостоятельным разделом которой, по мнению ряда ученых, и является теория организации. Ключевыми понятиями системного подхода являются: состояние системы, взаимные связи, взаимное влияние элементов и др. Системный подход к изучению организаций базируется на следующих принципах: Принцип 1. Исследуемая организационная система рассматривается как часть (подсистема) более общей системы. Принцип 2. Более общая система (надсистема) по отношению к исследуемой системе рассматривается в качестве внешней среды. Принцип 3. Исследуемая система представляется совокупностью взаимосвязанных элементов (подсистем). Принцип 4. Система имеет особые свойства, которые могут отсутствовать у образующих ее элементов. Пример. Опираясь на принципы системного представления, проанализируем промышленное предприятие.
-------------------------------- <1> Отрасль экономики - совокупность предприятий, производящих (добывающих) однородную или специфическую продукцию по однотипным технологиям. <2> Промышленность - совокупность предприятий (заводов, фабрик, шахт, электростанций и др.), занятых производством орудий труда как для других отраслей народного хозяйства, так и для самой промышленности, а также добычей сырья, материалов, топлива, производством энергии, заготовкой леса и дальнейшей обработкой продуктов, полученных в промышленности или произведенных в сельском хозяйстве, производством потребительских товаров. Структура и состояние системы. Как следует из первых двух принципов системного подхода, выбор границ системы заключается в условном разделении некоторой области материального мира на две части: собственно систему и ее внешнюю среду - набор объектов и факторов, действующих на систему извне. Определение границ между системой и ее внешней средой зависит от постановки задачи исследования и практических целей. Одним из основных свойств любой системы, характеризующих ее внутреннее строение, является структура. Примечание. Структурой системы называется совокупность ее элементов и связей между ними. На рис. 12.1 показана структура системы. Схема структуры системы ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ ┌───────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ S X│ │ │ i │ │ │ 2 │ │ │ ┌─────────────────┐ <────┐ │ │ │ x │ x │x │x │ │ │ 1 S \│/ 2 │ i │ n │ │┌───┘\ │┌────┐ 12 ┌─┴──┐ ┌─┴──┐ ┌─┴──┐│┌───┘\ │ │ V \ ││ A ├───────>│ A ├──> ... ───>│ A ├──> ... ──>│ A │││ V \ ││ BC / ││ 1 │<───────┤ 2 │<── <───┤ i │<── <──┤ n │││ CB / │ └───┐/ │└┬──┬┘ S └─┬──┘ S └┬──┬┘ └─┬──┘│└───┐/ │ │ │ │ 21 │ 2 /│\/│\ /│\ │ │ │ │ │ S │ i │ │ │ │ │ │ │ │ 1 └────────────────┘ │ S │ │ │ │ │ │ i │ 1 │ │ │ │ │ └───────────────────────────────┘ n │ │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────┘ │ │ │ Система│ │ └───────────────────────────────────────────────────────┘ │ Внешняя среда│ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ , , ..., , ..., - элементы системы (где n - общее число элементов в системе); , , ..., и т.д. - взаимовлияние элементов (например, - влияние элемента на элемент ); , , ..., , ..., - состояния элементов; X - состояние системы; - воздействие внешней среды на систему; - воздействие системы на внешнюю среду Рис. 12.1 Элементом системы называется ее неделимая часть, обладающая самостоятельностью по отношению к другим элементам. Под неделимостью элемента понимается нецелесообразность учета в данной модели системы внутреннего строения этого элемента. Элемент характеризуется только своими внешними проявлениями в виде связей и взаимодействия с другими элементами. Каждый элемент системы характеризуется набором свойств, которые однозначно определяют его роль и место в данной системе. Мгновенное значение свойств элемента называется его состоянием оно может описываться различными параметрами. Например, состояние отдела фирмы как элемента системы можно описать укомплектованностью персоналом, производительностью труда, количеством обслуживаемых за день клиентов и т.п. С течением времени состояние каждого элемента может изменяться, такое последовательное изменение состояния элемента называется его движением. Влияние одного элемента на другой . США - это зависимость состояний одного элемента от состояния другого элемента системы. Например, влияние отдела кадров (HR-отдела) организации на все ее подразделения проявляется в том, что от степени компетентности набираемых работников и их деловых качеств напрямую зависит производительность труда, текучесть кадров и социально-психологический климат в этих подразделениях. Обратное влияние может заключаться в формировании руководителями отделов и служб специальных требований, предъявляемых к кандидатам на вакантные должности. Влияние такого элемента системы, как "Руководитель отдела", на элемент "Отдел" проявляется в реализации властных полномочий, формулировании требований, принятии решений о поощрениях и взысканиях. Обратное влияние может заключаться, например, в высказывании сотрудниками отдела своего мнения и использовании коллегиальных методов формирования решений. Организационные системы, помимо общесистемных свойств, как правило, обладают свойством иерархичности построения (рис. 12.2). Фрагмент структуры иерархической организационной системы ┌────────────────────┐ │ Президент компании │ └──────────┬─────────┘ ┌─────────┬─────────────────────────┼──────────────────────┬────────────┐ ... ┌──────┴─────────────┐┌──────────┴────────────┐┌────────┴─────────┐ ... │ Вице-президент по ││Вице-президент по НИОКР││ Коммерческий │ │маркетингу и рекламе││ и производству ││ директор │ └──────┬─────────────┘└──────────┬────────────┘└────────┬─────────┘ │ │ ┌──────────────────┴──────┐ │ ┌─────────────┴───┼────────────┐ │ ┌───────┴─────┐┌────┴────┐┌───────────┴───┐┌───────┴──────┐┌────┴───┐ ┌┘\│ Исследования││ НИОКР ││ Закупки сырья ││ Производство ││ Сбыт │┌┘\ └┐/│ спроса ││ ││ и материалов ││ ││ │└┐/ └─────────────┘└─────────┘└───────────────┘└──────────────┘└────────┘ Рис. 12.2 Совокупность состояний элементов, а также характер связей между ними определяют состояние всей системы <1>. -------------------------------- <1> Обратите внимание, что данное выражение не означает, что состояние системы равняется сумме состояний ее элементов. Ниже мы будем подробно рассматривать эту особенность системы. Примечание. Состояние системы (state of system) - характеристика системы на данный момент ее функционирования, описываемая комплексом существенных переменных и параметров. Формально состояние системы может быть представлено в виде элемента X(t) множества возможных состояний, где аргумент t означает время. Множество называют пространством состояний системы. Состояние системы в каждый момент времени t задается n величинами , называемыми координатами состояния системы: . В теории систем множество X(t) называется вектором состояния системы. С течением времени позиция системы в выбранном пространстве состояний может изменяться, что по аналогии с изменением состояния элемента (см. выше) называется движением системы. Рассмотрим пример позиционирования двух организационных систем - промышленных предприятий в условном трехмерном пространстве состояний (см. рис. 12.3). Пример описания состояния двух систем в пространстве состояний Рис. 12.3 Пусть координата означает объем продукции, производимой предприятием за календарный период (тыс. руб.); - затраты на производство за календарный период (тыс. руб.); - фактический период времени освоения новой продукции (мес.). Очевидно (рис. 12.3), что состояние предприятия 2 в рассматриваемый момент времени t характеризуется более высоким значением объема производимой продукции за календарный период по сравнению с состоянием предприятия 1. При этом затраты на производство за тот же календарный период, а также время освоения новой продукции у предприятия 2 ниже по сравнению с первым предприятием. Таким образом, для рассматриваемого момента времени t можно говорить о более выгодном состоянии предприятия 2. С течением времени позиции организаций в рассматриваемом пространстве их состояний могут изменяться (на рис. 12.3 это показано кривыми линиями со стрелками - траекториями движения систем). Процесс последовательного изменения состояния организации как системы можно также проиллюстрировать следующим примером: пусть состояние организации описывается такими переменными, как - численность персонала, - объем выпускаемой продукции, - прибыль, - процент рекламаций и т.п., тогда движение организации как системы представляет собой изменение значений этих параметров. Очевидно, что положительной тенденцией можно считать увеличение значений переменных и , удержание на заданном уровне значения переменной и уменьшение значения переменной . Теория систем допускает несколько подходов к описанию систем. Наиболее часто используются следующие описания: - функциональное; - информационное; - коммуникационное; - морфологическое (структурное). Примечание. Функциональное описание системы указывает на особенности процессов, протекающих внутри системы, и значение параметров, описывающих ее состав и работу. Такой подход к анализу реальных систем дает ответ на вопрос, для чего предназначена данная система, какие цели она преследует. Кроме того, функциональное описание позволяет оценить характер воздействия системы на ее внешнее окружение (т.е. на другие системы). Например, функциональное описание коммерческой организации с указанием типов и особенностей бизнес-процессов позволяет проанализировать характер взаимодействия этой организации с партнерами, поставщиками, потребителями, конкурентами, государством и т.п. Примечание. Информационное описание системы дает представление о типах и направлениях информационных потоков, протекающих внутри системы и между системой и ее внешней средой. Такое описание позволяет делать выводы об информационной упорядоченности системы и степени информационной энтропии. Энтропия - категория информатики, применяющаяся для характеристики процессов управления информационными ресурсами, уровня их осуществления. Информационная энтропия - мера отклонения системы от некоторого эталонного состояния в смысле информационного обеспечения. Чем выше уровень функционирования хозяйственной системы (т.е. чем ниже энтропия в информационной сфере), тем экономнее расходует она ресурсы, тем выше производительность труда <1>. -------------------------------- <1> Подробнее об информационной энтропии см. ниже в параграфе 13.2.6 "Закон информированности-упорядоченности". Примечание. Коммуникационное описание системы отражает взаимосвязь данной системы с другими системами в рамках их иерархического построения. Такое описание указывает на состав, сложность и необходимость каналов, связывающих организационную систему с элементами внешней среды, а также на внутреннюю коммуникационную структуру организации. Примечание. Морфологическое описание системы указывает на состав и взаимные связи между элементами системы. При описании организационных систем морфологический подход позволяет выделить иерархическую структуру <1>. -------------------------------- <1> Вспомните: иерархия (греч. hierarchia, от hieros - священный и arche - власть) - расположение частей или элементов целого в порядке от высшего к низшему; порядок подчиненности низших звеньев высшим, организация их в структуру типа "дерево"; принцип управления в централизованных структурах. Все системы, в том числе и организационные, обладают рядом особых свойств, называемых системными свойствами: неаддитивность, эмерджентность, мультипликативность, устойчивость, управляемость, адаптивность, обособленность и совместимость. Рассмотрим эти системные свойства. |