Управление персоналом - Веснин В.Р. Управление персоналом - Веснин В. Учебник управление персоналом теория и практика
 Скачать 6.19 Mb.
|
|
Раздел V. Экономика персонала Перед изучением данного раздела внимательно прослушайте введение к разделу. Затем изучите последовательно материалы глав разделов, обращаясь по мере необходимости к объектам «Видеоматериалы», «Глоссарий», «Персоналии», «Правовые акты», «Документы по учету кадров», «Документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда». После изучения каждой главы рекомендуется выполнить тренировочные задания. Особое внимание при изучении раздела обратите на содержание видеолекций «Баланс рабочего времени», «Определение экономического ущерба, вызванного текучестью кадров». После изучения всех глав прослушайте основные выводы по разделу. Затем проверьте свои знания по разделу, выполнив контрольные задания и ответив на вопросы и задания, приведенные ниже. Вопросы и задания 1. Предложите режим труда для таких организаций, как министерство, метрополитен, поликлиника, хлебозавод, плавучая буровая платформа, обувная мастерская. 2. Объясните, чем неполный рабочий день отличается от сокращенного. 3. Расскажите, что собой представляет фонд рабочего времени и его разновидности. Рассчитайте собственный фонд учебного времени. 4. Попробуйте построить баланс учебного времени и рассчитать коэффициенты эффективности его использования. 5. Перечислите существующие методы исследования рабочего времени. 6. Проведите в группе фотографирование (самофотографирование), моментные наблюдения использования учебного времени. 7. Попытайтесь в течение нескольких дней вести дневник использования своего времени, проанализируйте его и определите эффективность использования. 8. Проанализируйте, какие затраты на персонал и на заработную плату несет учебное заведение. 9. Расскажите о системах вознаграждения работников, используемых в настоящее время в России. 10. Перечислите элементы тарифной системы и объясните их значение. 11. Раскройте суть различных форм и систем заработной платы. Найдите виды работ, которым они подходят в наибольшей степени. Проведите деловую игру, посвященную определению заработной платы тем или иным категориям работников. 12. Объясните, чем дополнительная заработная плата отличается от основной и каковы ее разновидности. 13. Подумайте, на какие из этих выплат могут рассчитывать преподаватели и на какие даже учащиеся. 14. Сопоставьте отечественные и зарубежные формы и системы оплаты труда. Глава 5.1. Управление рабочим временем Трудовое законодательство России о рабочем времени Под рабочим временем понимается срок, в течение которого работник в соответствии с законодательством, правилами внутреннего распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности. Этот срок измеряется длительностью рабочего дня, рабочей недели, рабочего месяца, рабочего года и обычно регулируется национальным законодательством, определяющим его предельную величину за календарный период, каковым чаще всего является неделя. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 ч в неделю. Она сокращается для отдельных категорий персонала (несовершеннолетних, инвалидов, а также лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, педагогических, медицинских и некоторых других категорий работников). По соглашению между работником и работодателем могут устанавливаться неполный рабочий день или неполная рабочая неделя с оплатой пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ (при сокращенном рабочем времени заработная плата выплачивается полностью). Время с 22 ч до 6 ч считается ночным, что предполагает уменьшение продолжительности работы (смены) на один час (кроме лиц, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, а также для работников, принятых специально для работы в ночное время, если иное не предусмотрено коллективным договором). К работе в ночное время не допускаются беременные женщины и несовершеннолетние, за исключением лиц, участвующих в создании и (или) исполнении художественных произведений. Занятость за пределами нормальной продолжительности рабочего времени (но не свыше 16 ч в неделю) может по инициативе как работника (совместительство), так и работодателя (сверхурочная работа). Режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней. Ненормированный рабочий день особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Режим гибкого рабочего времени означает, что начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня, место и время выполнения работы определяется по соглашению сторон в рамках предусмотренного законодательством общего количества рабочих часов за соответствующий период. Такой режим предполагает возможность сотрудникам использовать: скользящий график (разрешается менять время начала и окончания работы, но работать 8 ч); гибкий график (работа строится вокруг определенных (присутственных) часов в середине дня и в пределах, установленных руководителем; работники сами определяют сроки начала и окончания работы в соответствии с условиями функционирования транспорта, детских учреждений и проч.); при определении работником еще и периода работы в подобном режиме речь идет о гибком цикле; очень гибкий график (требуется присутствие в обусловленное время); разделение обязанностей одной штатной единицы между двумя исполнителями; работы в нестандартные часы (до и после рабочего дня); переменный рабочий день (разрешается менять продолжительность рабочего дня по дням недели в пределах месячной или недельной нормы); гибкое размещение (выполнение обязанностей на дому, в библиотеке и т. п.). Такой режим труда целесообразен для людей умственного труда, в тех случаях когда надо рационально использовать ограниченные ресурсы, например, компьютер. Но его нельзя применять там, где имеется взаимозависимость между большими группами работающих, т. е. там, где требуется контроль. Гибкий график снижает текучесть, остроту транспортной проблемы, улучшает морально-психологический климат, создает удобство для работающих, упрощает организацию досуга. Всем этим обеспечивается максимальное сочетание интересов работников и производства: учитываются биологические ритмы человека, снижаются потери времени в результате опозданий, усталости, улучшается его использование, в результате чего достигается рост производительности труда на 312%. Правда, одновременно усложняется работа руководителей, увеличиваются управленческие расходы. В настоящее время за рубежом все шире внедряется сжатая рабочая неделя, предполагающая 3 выходных дня, но она вызывает повышенную усталость работников. К гибкому режиму рабочего времени относится также работа по вызову, вахтовая и сезонная работа. На тех работах, где это необходимо вследствие особого характера труда, законодательство допускает раздробленный (одним большим или несколькими малыми перерывами) рабочий день с тем, чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала установленной продолжительности ежедневной работы. Он применяется обычно в ситуации, когда в течение его имеют место несколько «пиковых» периодов интенсивной работы, например, на предприятиях пассажирского транспорта или в животноводстве. Сменная работа работа в две, три или четыре смены (в соответствии со специальным графиком) вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Но работа в течение двух смен подряд запрещается. Работники чередуются по сменам равномерно в соответствии с графиком, утвержденным администрацией с учетом специфики работы и мнения коллектива. Существуют разные варианты такого чередования, но с физиологической точки зрения наиболее приемлемым считается прямой, т. е. когда за первой сменой следует вторая, а за ней третья. При этом минимальная продолжительность ежедневного отдыха между сменами должна быть не меньше двойной продолжительности предшествующей отдыху смены, а при невозможности компенсироваться иными предусмотренными законодательством способами. Ряд категорий работников, в том числе беременные женщины, матери, имеющие детей до трех лет, лица моложе 18 лет, не должны привлекаться к работе в ночную смену даже в тех случаях, когда на указанные часы приходится только ее часть. В настоящее время в зарубежных фирмах распространяется модульная система организации гибкого режима сменной работы. Все рабочее время разбивается на модули с разной «ценой» с целью устранения физических и социальных неудобств работы в сменном режиме. Например, час работы в самый неблагоприятный период ночной смены приравнивается к нескольким часам утром. За определенный период работники должны набрать необходимое число условных рабочих часов, которое будет меньше числа астрономических. Таким образом, денежная компенсация заменяется пропорциональным снижением рабочего времени. Труд исполнителей должен быть организован так, чтобы каждую неделю или в среднем за предусмотренный графиком период соблюдались установленная законом продолжительность рабочей недели и годовой баланс рабочего времени, исчисленный по календарю шестидневной рабочей недели. В непрерывно действующих организациях, подразделениях и на отдельных видах работ, где не может быть соблюдена установленная для данной категории работников продолжительность рабочего времени, допускается его суммированный учет, с тем чтобы продолжительность рабочего времени за соответствующий период не превышала установленной законом нормы. Чаще всего суммированный учет устанавливается по просьбе работников, заинтересованных в уменьшении числа выходов на работу. Ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего дня при этом может в определенных пределах отклоняться от норм, а недоработка и переработка балансируются, но максимальная длительность рабочих смен все же ограничивается 10 или 12 ч. Переработка сверх установленной продолжительности смены не может компенсироваться за счет уменьшения другой и считается сверхурочной работой. В течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более 2 ч и не менее 30 мин, который в рабочее время не включается. На отдельных видах работ предусматривается предоставление специальных перерывов, обусловленных технологией и организацией производства и труда. Время начала и окончания ежедневной работы предусматривается правилами внутреннего распорядка и графиками сменности в соответствии с законодательством и с учетом таких обстоятельств, как расписание движения городского и пригородного транспорта, детских и культурно-бытовых учреждений, обслуживающих данную организацию. Работа в выходные и нерабочие праздничные дни, как правило, запрещается. Исключения с письменного согласия работников допускаются в тех же случаях, что и сверхурочная работа. Баланс рабочего времени Совокупное время, которым организация располагает для своей деятельности в течение данного периода, образует календарный фонд рабочего времени.Он определяется путем умножения среднесписочного числа работников на календарное количество дней периода и состоит из номинального, или полного табельного фонда времени, праздничных и выходных дней, а также сокращенных часов в предпраздничные дни и для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством. Полный табельный фонд состоит из максимально возможного фонда (время работы в соответствии с законодательством), который является главным объектом рационализации, и ежегодных и дополнительных отпусков. В свою очередь, максимально возможный фонд состоит из явочного фонда и неявок. Явочный фонд времени включает полезный фонд (производительно используемое время и время внутренних целодневных простоев и неявок отпусков по болезни, учебе; неявок, разрешенных законом и администрацией; прогулы). Полезный фонд времени состоит из реального фонда (фактически отработанное время) и внутрисменных простоев и потерь. Он включает производственное время, связанное с выполнением должностных обязанностей и не предусмотренное ими основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное и время обслуживания рабочего места, а также время технологических и организационных перерывов. В течение основного времени достигается непосредственная цель данного трудового процесса. У служащих оно делится: на время организационно-административной работы; творческой работы; формально-логической работы (преобразование информации); технической, исполнительской работы (можно исчислять соответствующие коэффициенты). Вспомогательное время охватывает выполнение действий, связанных с обеспечением основной работы, и вместе с основным составляет оперативное время. В рамках вспомогательного времени, например, может осуществляться сбор необходимых материалов для подготовки доклада или документа. Время обслуживания рабочего места тратится на поддержание его в надлежащем состоянии. Оно в свою очередь может делиться, хотя далеко не всегда, на организационное, технологическое и информационное. В его рамках осуществляется уборка, наведение порядка, сортировка материалов, подготовка к работе технических средств, получение, доставка, сдача документа. Наконец, некоторые виды трудовых операций требуют расходования подготовительно-заключительного времени, которое затрачивается на операции, связанные с началом и окончанием работ (получение задания, консультирование, сдача работы и проч.). На подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места приходится 6% рабочего времени и 6,5% основного. Перерывы также неоднородны. Прежде всего необходимо говорить о технологических перерывах, когда основной процесс либо на время прекращается по причинам, связанным со спецификой работы оборудования, либо продолжается без участия человека. Организационные перерывы обусловлены естественными факторами (необходимость принятия пищи, отдыха). Они бывают регламентированными и нерегламентированными. Общее время регламентированных перерывов для служащих 25 мин в смену, для технических исполнителей 30 мин. Время перерывов на личные надобности рекомендуется на уровне 2% оперативного времени. Для определения степени использования рабочего периода (месяца, квартала, года) необходимо определять его среднюю продолжительность. Она характеризуется средним фактическим числом дней работы одного среднесписочного работника и исчисляется делением общего количества отработанных человеко-дней на среднесписочное число работников. Прежде всего речь идет об установленной продолжительности рабочего периода, определяемой отношением максимально возможного фонда рабочего времени, установленного законодательством, к среднему числу работников. Средняя фактическая продолжительность рабочего дня определяется как полная и урочная. Полная продолжительность рабочего дня находится делением общего количества человеко-часов за период (т. е., с учетом сверхурочных) на число отработанных человеко-дней и показывает, сколько часов в день приходилось на одного человека. Средняя урочная продолжительность это число отработанных часов в урочное время. В организации необходимо постоянно осуществлять учет и анализ структуры фондов времени (календарного и максимально возможного) и его использования, что важно для выявления скрытых резервов. Для этого рассчитывают следующие коэффициенты:  а также: коэффициенты использования табельного, календарного и максимально возможного фонда времени; среднюю установленную и фактическую продолжительность рабочего периода; число неявок по всем причинам; коэффициент использования рабочего периода. Все эти показатели можно сравнивать по периодам. По результатам анализа составляются отчетный и плановый балансы рабочего времени. Баланс рабочего времени это система показателей использования его одним среднесписочным работником в течение определенного календарного периода (обычно года). Он помогает определить эффективный (полезный) фонд времени одного сотрудника с учетом средней продолжительности рабочего дня, принятого календарного режима работы, возможных невыходов, внутрисменных регламентируемых перерывов, выявить резервы роста производительности труда, планировать численность персонала. Отчетный баланс рабочего времени*  * Сверхурочные работы включаются забалансовыми статьями. Можно предложить иную форму баланса, в которой одновременно с отчетными приводятся плановые данные на соответствующий период.  Плановый баланс создается на основе корректировки отчетного за предыдущий период. Невыходы на работу распределяются в нем по причинам (причем невыходы по болезни определяются с учетом предстоящего улучшения условий труда): очередные и дополнительные отпуска, отпуска по болезни, беременности и родам, неявки в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей, отпуска по учебе, неполная рабочая неделя. Предусматриваются неявки с разрешения администрации, потери рабочего времени от прогулов и целодневных простоев. Плановый баланс рабочего времени: 1. Календарный фонд времени (365 или 366). 2. Количество выходных и праздничных дней в соответствии с режимом работы. 3. Количество календарных рабочих дней (строка 1 строка 2). 4. Количество дней невыхода на работу (в соответствии с плановыми оценками). 5. Количество фактических рабочих дней (строка 3 строка 4). 6. Потери рабочего времени из-за сокращенного рабочего дня (в часах) в соответствии с планом работы. 7. Средняя продолжительность рабочего дня Нормальная продолжительность рабочего дня Потери. 8. Полезный фонд рабочего времени (строка 7 строка 5). В плановых балансах также находит отражение снижение трудоемкости работ на основе мероприятий по научной организации труда (НОТ) (при этом исходят из того, что все работники выполняют только свойственные им функции). Диагностика времени Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника и руководителя. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что тратится время, и тратить на то, на что надо, делать все как можно быстрее. Первым шагом на этом пути является «инвентаризация» времени, осуществляемая с помощью хронометража (фотохронометража), фотографирования, самофотографирования. Выбор метода зависит от ее задач и масштабов. Под хронометражем понимается измерение затрат рабочего времени на осуществление повторяющихся элементов основной работы и ряда подготовительно-заключительных операций или обслуживания рабочего места. Цель хронометража анализ приемов труда, разработка нормативов, определение причин отклонения от норм. Психологически он неприятен, но играет очень важную роль в деле НОТ, в том числе управленческого. Он может быть непрерывным (от начала до конца операции с фиксацией каждого ее элемента), выборочным (для отдельных элементов операций через 12) и цикловым (применяется при наблюдении за сверхкороткими элементами 35 с путем объединения их в группы в разной комбинации). При подготовке к хронометражу исследуемую операцию разделяют на элементы комплексы приемов, действия, движения и устанавливают их границы, определяемые фиксажными точками резко выраженными моментами начала и окончания, определяют необходимое количество наблюдений. Хронометраж рекомендуется проводить через час после начала работы и за 1,52 ч до ее окончания. Необходимая точность фиксации элементов 0,10,2 с. Наблюдения фиксируют в наблюдательном листе. Затем сведения обрабатывают, исключают дефектные замеры и определяют среднюю продолжительность каждого элемента операции. В результате делают расчет средней продолжительности той или иной операции по формуле:  Знание средней продолжительности операции и ее отдельных элементов помогает совершенствовать ее структуру, оптимизировать затраты времени. Метод упрощенных наблюдений, в отличие от хронометража, допускает использование обычных часов.Он предполагает фиксацию времени, затрачиваемого на определенную операцию средней сложности в условиях работы, близких к обычным, в течение 3040 мин. При наличии отклонений в 10% наблюдения повторяют с целью выяснить их причины. По итогам необходимые нормы устанавливают с помощью арифметических операций с учетом условий работы, вида и сложности документа. Фотографирование рабочего дня (индивидуальное и групповое, сплошное и выборочное) предполагает наблюдение и фиксацию всех без исключения затрат времени работником в течение определенного периода для выявления и устранения его потерь, недостатков в организации труда и производства, структуры рабочего дня, установления норм обслуживания и нормативов численности. Оно наиболее целесообразно при обследовании большой группы исполнителей, осуществляющих идентичные работы или решении специальных проблем. Фотографирование проводится планово 23 раза в год в течение 23 недель (по 57 дней в каждой декаде месяца в периоды с наиболее типичным составом работ) при участии специальных людей нормировщиков, мастеров и т. п. Средняя точность замеров 0,51 мин, а в отдельных случаях 1 с. Все работы разделяют на группы: требующие квалификации инженера, требующие квалификации техника, не требующие специальной квалификации на основе квалификационных характеристик. Определяют соответствующее время на них. Основными документами при этом являются карта фотографирования, содержащая название подразделения, дату, сведения о наблюдаемых, характеристики рабочего места и оборудования, и наблюдательный лист, отражающий время начала и окончания отдельных операций, их продолжительность, совмещение, результаты, примечания (толкование неясностей), с которым работника знакомят. В результате проделанной работы составляют две таблицы, в одной из которых отражается расход времени в минутах на каждый вид работ и сроки их проведения; во второй потери времени, их причины, конкретные виновники, период, когда они имели место. На их основе проводят анализ, в рамках которого определяют величину и удельный вес полезных затрат времени, зависящих и не зависящих от исполнителей потерь; продолжительность маршрутов; определенных операций (творческих, логических, вспомогательных и проч.); что помогает, а что препятствует его эффективному использованию. Разновидностью фотографирования является метод моментных наблюдений, при котором фиксирует не затраты времени в течение определенного периода (от 20 до 180 мин), а данные о том, чем работник занимался в определенные, случайно выбранные моменты. При этом различают индивидуальные, групповые и маршрутные наблюдения (за объектом, перемещающимся по определенному маршруту, или за несколькими объектами, расположенными далеко друг от друга, так что наблюдатель должен перемещаться). Метод моментных наблюдений обеспечивает высокую точность результатов при относительно небольших затратах, но его использование требует высокой квалификации, поэтому чаще он применяется руководителем в порядке контроля при обходе рабочих мест подчиненных. Моментные наблюдения сложно применять при исследовании управленческих процессов и распределении затрат рабочего времени самих руководителей, так как их работа разнообразна и неритмична. Разновидностью фотографирования является самофотографирование фиксация того, что работник делал, с кем контактировал, сколько времени затратил, что позволяет выявить проблемы, с которыми тот не может справиться самостоятельно. При этом используется лист самофотографирования, который содержит следующие сведения: ФИО работника, должность, стаж работы по специальности (в том числе на данном предприятии), перечень элементов затрат рабочего времени, затраты времени по дням недели (в том числе две подграфы число наблюдений в день и суммарные затраты), анкету с пожеланиями. Образец краткого листа самофотографирования рабочего дня  Образец листа самофотографирования рабочего дня руководителя  В результате определяют продолжительность рабочего дня (в том числе перерывы и потери времени), отдельных видов (элементов) работ. Затем составляют сводные таблицы по должностям, по видам работ, по стажу, на основе которых выявляют потери времени, связанные с недостатками в организации и обслуживании рабочих мест, нерациональным использованием технических средств. Сводная таблица может иметь, например, следующий вид:  Самофотографирование не дает точных результатов (фиксируется только треть затрат времени), отвлекает от работы и связано с трудностями в обработке материалов. Разновидностью самофотографирования является дневник рабочего времени руководителя или специалиста, анализ которого позволяет экономить до 50% рабочего времени. Работы и затраты времени на них в нем записываются в той последовательности, в которой выполняются. Существует книжная, реестровая и карточная форма ведения такого дневника. Дневник может иметь следующий вид:  Менеджерам целесообразно вести личный учет расходования времени, записывать, что, где, когда, почему делается. Нельзя пренебрегать мелочами, ибо дело часто в них. Надо подумать, можно ли избавиться от мелких привычек, связанных с заведенными порядками. Для анализа затрат времени на выполнение отдельных видов работ используются опросы, которые могут быть устными и анкетными. Последние сложнее, но позволяют получить более надежные ответы. Анкеты, заполняемые по группам должностей, должны содержать личные сведения о работнике возраст, стаж и т. п., быть понятными, целенаправленными, краткими, доступными машинной обработке, удобными для заполнения. Вопросы формулируются четко и недвусмысленно, а в случае оценочных определяются их границы. Анализ использования рабочего времени На основе изучения данных можно получить несколько полезных показателей:  где ПЗ подготовительно-заключительное время; ОП оперативное время; ОМ время обслуживания рабочего места; ОЛН нормативное время на отдых и личные надобности.  где ПР перерывы, зависящие от работника.  где ПН потери рабочего времени, не зависящие от работника.  Можно также исчислять коэффициент дисциплинированности работников:  На основе знания данных показателей можно определить коэффициент возможного повышения производительности труда за счет устранения потерь времени:  При анализе использования рабочего времени целесообразно сравнивать динамику часовой, дневной и годовой выработки. Если индекс годовой снижается, то надо искать потери.  Неявки целесообразно анализировать по причинам, которые можно объединить в две группы: разрешенные законом и относящиеся к потерям рабочего времени (простои, прогулы, отпуска с разрешения администрации). Люди могут отсутствовать по болезни (подтверждаются документами). Причинами отсутствия могут быть отгулы, забастовки, особые случаи, по семейным обстоятельствам, в связи с опозданиями, без разрешения (прогул). Причинами прогулов являются плохая организация работы, монотонность, нехватка оборудования, несправедливость руководства, его некомпетентность, авторитарные методы, агрессивность, жесткость, личные конфликты, неспособность выполнить работу, недостаток общей культуры. С прогульщиками обязательно беседуют, выявляют причины отсутствия. Борьбе с прогулами могут помочь премии за присутствие (но они вынуждают больных не брать больничные листы), улучшение графика работы. Эффективность использования рабочего времени характеризуется с помощью следующих коэффициентов:  где О число случаев опозданий и нарушения режима; П число прогулов; Д число отработанных дней.  где ПН непроизводительные потери по вине работников, в ч; НЧ число часов по норме. Произведение экстенсивного и интенсивного коэффициентов дает интегральный коэффициент использования рабочего времени. Дополнительно можно осуществлять анализ затрат времени на выполнение свойственных и не свойственных должностным обязанностям функций, а также долю затрат времени на творческую, организационно-административную, формально-логическую и исполнительскую деятельность по отдельным группам работников и на этой основе рассчитывать степень рациональности разделения труда внутри структурных подразделений. Распределение времени  Таблица для анализа использования времени  Выявление видов деятельности, на которые время тратится впустую (как показывают исследования, таких бывает до 25%), которые могут (возможно, с большим успехом) выполнять другие лица, которые отнимают время у других, называется диагностикой времени. Для облегчения последней время, затрачиваемое работниками управления, можно распределить по следующим функциям: обдумывание проблем, выработка решений, подготовка документов; руководство людьми (распределение заданий, инструктаж, консультирование, оценка их работы, разрешение конфликтов); прогнозирование и планирование на перспективу; подготовка совещаний, выступлений, различных мероприятий; контроль подчиненных; осуществление внешних коммуникаций (участие в переговорах, обмене опытом, конференциях). После группировки работ им дается оценка на предмет необходимости, целесообразности, соотношения предполагавшихся и фактических затрат времени. Оценку затрат времени можно проводить, учитывая следующие моменты: общий перечень выполняемых работ; перечень и удельный вес работ, свойственных данной должности; перечень и удельный вес повторяющихся работ; перечень и удельный вес планируемых работ; перечень и удельный вес нормируемых работ; перечень и удельный вес нестандартных и творческих работ. В процессе анализа определяется, какие факторы обусловливают наибольшие потери времени и являются в этом смысле самыми дорогостоящими, например визиты, встречи, телефонные разговоры, прием посетителей, встречи с подчиненными и т. п. Их выявление позволяет искать способы изменения структуры затрат времени, которая в наибольшей степени способствовала бы достижению целей, и обуздать самых злостных его расхитителей. Опыт показывает, что даже если в одном случае из десяти работа руководителя не требовалась, то он не доверяет подчиненным; если момент начала работы был определен спонтанно или на нее затрачено больше времени, чем предусматривалось нормативами, то в организации плохо поставлено планирование. Основными причинами потерь времени являются: нечеткое определение целей и приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя слишком много либо слишком мало работы, тонут в мелочах; неудовлетворительная организация планирования, не позволяющая менеджеру справиться с распределением времени на выполнение своих дел; неорганизованность и недисциплинированность подчиненных, приводящая к многократной переделке одной и той же работы; отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их приходится постоянно откладывать; нерешительность руководителя, неумение работать с партнерами, подчиненными, посетителями, проводить собрания и совещания. Контроль рабочего времени Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль за своевременным началом и окончанием работы за правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня (смены). Этот контроль осуществляют руководители. Его объектами являются: своевременная явка рабочих и служащих на работу, выявление всех неявившихся и опоздавших; нахождение работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также своевременность их обеденного перерыва; своевременность ухода сотрудников с работы по окончании рабочего дня или смены; фактически отработанное ими время, время простоя и другие виды недоиспользования рабочего времени по разным причинам. Контроль за своевременной явкой рабочих и служащих на работу и уходом с нее осуществляется по одной из следующих систем: карточной с помощью контрольных часов; жетонной с применением табельных жетонов или марок; пропускной посредством сдачи рабочими и служащими и выдачи им пропусков; рапортно-ведомственной с использованием рапортов или табельных ведомостей, получаемых от руководителей подразделений, производителей работ, мастеров, бригадиров; с помощью контрольно-пропускных устройств и др. Допускается использование комбинированных систем учета прихода и ухода работников в зависимости от условий производства. Для ведения учета отработанного времени каждому работнику присваивается табельный номер, приводящийся во всех документах по учету труда и заработной платы. В случае увольнения или перевода работника в другое подразделение прежний табельный номер должен оставаться свободным не менее полугода, а в отдельных случаях до 12 лет. Табель представляет собой именной список персонала подразделения (раздельно по рабочим, служащим и т. п.) в пределах отдельных категорий работников, составленный в порядке возрастания табельных номеров или алфавита. Он составляется ежемесячно ответственным лицом, назначенным приказом руководителя, за 23 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и других документов. Табель заполняют на списочный состав работников (постоянных, временных, сезонных, принятых на работу на срок от одного дня и более). В конце периода по табелям определяют число отработанных дней. Заполненный табель и другие документы в конце месяца сдают в бухгалтерию для начисления заработной платы. Существует несколько официальных форм этого документа: типовая форма Т-13, форма для учета рабочего времени работников с твердым окладом Т-14 и проч. Управление рабочим временем руководителей и специалистов Дефицит рабочего времени руководителей и исполнителей серьезная управленческая проблема. Он ведет к перегрузкам, стрессам, отсутствию порядка в действиях, слабой проработке вопросов. Обычно коэффициент занятости руководителя (соотношение фактической и нормативной занятости) равен 1,21,6. Полезно используется при этом 7080% времени. Иметь время для руководителя это: выполнять все важные дела в течение 46 ч; выделять один час для собственной важной работы; твердо знать, что в данный момент нет срочных дел; иметь возможность за счет резерва всегда выполнить срочное дело; избегать стрессов. Поскольку временем как таковым управлять невозможно, управление рабочим временем, или тайм-менеджмент, является понятием довольно условным. Речь идет об организации деятельности людей, позволяющей его успешно экономить. Такая организация может быть: составным элементом системы управления фирмой, за который «отвечают» всеобщее управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент и т. п. По руководящим должностям целесообразно создавать примерные нормативы времени на осуществление управленческих функций. Следствием является эффективное использование времени каждого отдельного работника; областью самоменеджмента, который человек осуществляет по собственному почину. Самоменеджмент представляет собой совокупность приемов эффективного управления собственной трудовой деятельностью планирования рабочего времени, постановки задач, определения приоритетов. Он сосредоточен на проблемах рационального использования рабочего времени, организации рабочего места, хронометража, умения слушать, быстро читать, вести беседы и проч. Управление рабочим временем требует высокой самодисциплины, ломки старых привычек, формирования новых стереотипов, изменения поведения людей, с которыми приходится вступать в контакт. Для распределения времени надо знать приоритеты работы (ее главную цель, требуемые действия, ожидаемые результаты). В компании необходимо создание такой обстановки, попав в которую люди могут комфортно себя чувствовать только в том случае, если они эффективно расходуют свое и чужое время. Начав считать затраты личного времени, человек быстро понимает, что его потери напрямую связаны с неэффективностью корпоративной системы управления, что может быть подготовкой почвы для организационных преобразований, рационализации работы фирмы в целом. Это путь медленных, эволюционных, рассчитанных на долгосрочную перспективу изменений мышления. На практике планирование времени сводится к его распределению по видам работ. Укрупненно этот процесс регламентируется с помощью распорядка рабочего дня, который строится с учетом распорядка дня высшего руководства (он обычно является коллективным), учитывает периодичность выполнения отдельных работ и осуществляет их увязку. Кроме того, составляют: единый распорядок рабочего дня, отражающий время начала и окончания, время приема посетителей из других организаций, по личным вопросам, выдачи справок, оформления заявок, технической учебы, повышения квалификации, заседания квалификационных комиссий. Он вносит систему в работу аппарата, упорядочивает информационные потоки, сокращает потери времени, повышает продуктивность труда. Но жесткое распределение времени с целью экономии не всегда разумно; распорядок работы руководителей и подразделений. Тайм-менеджмент как элемент самоменеджмента основан на тщательном планировании руководителями и специалистами своего рабочего (а порой и внерабочего) времени. Такое планирование позволяет руководителям и специалистам: критически осмыслить собственные цели, задуматься над тем, что и зачем делается, найти более эффективные способы работы, позволяющие не только своевременно справиться с существующими проблемами, но и создать необходимые резервы для решения непредвиденных; сконцентрироваться на важнейших вопросах с учетом сроков их решения, а остальные рационально распределить среди подчиненных на основе оценки каждой работы с точки зрения ее необходимости, последствий в случае отказа от выполнения, оправданности требуемых усилий, возможности снижения затрат и повышения реальной отдачи; сформировать оптимальную структуру рабочего дня и составить его расписание. Предпосылками планирования времени являются его тщательное документирование и контроль использования, позволяющие иметь точные представления о нем, лучше распределять на осуществление тех или иных работ, а также согласование своих действий с подчиненными и коллегами. Планирование времени начинают с постановки задач. Составляют список дел за продолжительный период и препятствий, которые могут возникнуть. Эти списки регулярно дополняют и пересматривают (исключается все, что в настоящий момент не представляется необходимым). Затем осуществляют АБВ анализ задач, в результате которого они разделяются на три категории: А важнейшие (обычно их доля составляет до 15% общего числа, но вклад в достижение целей 65%); Б важные задачи (соответственно 20% и 20%); В несущественные задачи (соответственно 65% и 15%). Необходимо также анализировать задачи, выделяя: приближающие к цели; позволяющие одновременно решить несколько проблем; вносящие максимальный вклад в деятельность организации; имеющие негативные последствия. Планирование времени, отводимого на решение конкретных задач, осуществляют с учетом их рациональной очередности: дела с фиксированным сроком исполнения или требующие значительных затрат времени, а также неприятные, откладывание которых на потом нежелательно; рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей; второстепенные и эпизодические дела, например чтение текущей корреспонденции, обход рабочих мест. Надо иметь в виду, что с повышением уровня руководства сокращается время, затрачиваемое на управление основной деятельностью, и растет время на административную, организационную работу, представительство, решение социальных проблем. На практике существует несколько видов планирования времени: с помощью долгосрочных планов распределяется время на реализацию крупных жизненных целей, требующих многих лет, а порой и десятилетий, получение образования, продвижение до определенной должности и т. п.; среднесрочные планы, к которым можно отнести годовые, фиксируют распределение времени на решение более конкретных задач, прежде всего производственного характера. При их составлении определяется центральная, наиболее трудоемкая проблема периода, которая должна быть решена в его рамках; выходящие за них задачи и задачи, к решению которых надо приступить, возможные трудности; каждый из краткосрочных планов (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной) детализирует предшествующий; уже в месячных планах расход времени на каждый вид деятельности, включая необходимые резервы, предусматривается в часах; в декадных (недельных) отражаются все без исключения дела и время, необходимое для их выполнения. В конце планового периода целесообразно сравнивать намерения и реальные результаты (например, затраты времени и реальный объем работ). Если времени теряется больше, чем намечалось, надо искать причину. Уже в месячных планах надо учитывать критические дни и личные биоритмы физический, эмоциональный и интеллектуальный, составляющие соответственно 23, 28 и 33 дня (расчет циклов ведется от момента рождения). На положительные фазы этих периодов планируют дела, требующие повышенных нагрузок. В понедельник и пятницу лучше не проводить серьезные встречи и совещания, поскольку это период врабатываемости. Учет принципа повышенной работоспособности происходит и в дневном плане. У большинства людей в течение трудового дня имеются два ее пика с 9 до 13 (1112) и с 16 до 18 ч (1617). Вне рамок обычного рабочего дня такими периодами считаются 56; 2021; 241 ч. На это время необходимо планировать наиболее сложную и ответственную работу. Кроме того, выделяют периоды спадов работоспособности: 23; 910; 1415; 1819; 2223 ч. Времени на планирование своего рабочего дня жалеть нельзя. Это позволяет экономить его в период реализации плана. Дневной план должен включать не более десятка проблем, в том числе не более трех первостепенных, работа над которыми осуществляется в первую очередь. Их, а также самые неприятные дела планируют на утренние часы, с тем чтобы к вечеру их завершить. Однородные задачи группируют в дневном плане работы блоками, что позволяет не перескакивать с одной проблемы на другую и экономить таким образом время. Как любой другой, дневной план использования времени должен быть гибким; жестко в нем регламентируют только вопросы, связанные с приглашением людей (например, совещания, прием посетителей и т. п.). Его составление начинается накануне вечером и происходит в несколько этапов. Сначала формулируют задачи, в которые включают перенесенные из месячного и недельного (декадного) планов, переходящие из плана предыдущего дня, не решенные к настоящему моменту, не планируемые заранее вследствие повторяемости, могущие внезапно возникнуть. После этого планируют наиболее трудные и неприятные дела, а во второй половине дня легкие. Затем еще раз уточняют приоритетность задач; выделяют те из них, за которые настала пора решительно браться и уточняют, кому из подчиненных что можно поручить. Такая последовательность обусловлена не только нарастанием усталости, но и тем, что после обеда подчиненные обычно приходят с просьбами о помощи и разъяснении тех или иных вопросов. Поэтому во второй половине лучше заниматься несложными делами, например просмотром почты или решением проблем, появившихся с утра. В дневном плане предусматриваются «окна» на случай возникновения неожиданных проблем и 10-минутные перерывы после каждого часа работы. Утром составленный накануне дневной план еще раз уточняется руководителем совместно с референтом или секретарем, чтобы учесть внезапно появившиеся обстоятельства, например поступившие документы. Как и все другие, дневные планы расходования времени составляют в письменной форме, ибо так заложенные в них дела труднее игнорировать. Кроме того, записи разгружают память, дисциплинируют, позволяют четко распределять работу, делать ее более целенаправленной. По записям также легче контролировать выполнение и оценивать итоги. Точность и соблюдение сроков должно быть неотъемлемым элементом личного стиля работы. Поэтому в любом случае при планировании времени устанавливают реальный точный срок завершения работы. Для облегчения работы задачу лучше разбить на подзадачи (например, решаемые в течение 10 мин). Если в заданные сроки она не может быть выполнена, в плане предусматривают возможность перенесения ее на более поздний период. Обычно планом охватывают не более 60% рабочего времени, а остальное время резервируют на решение непредвиденных проблем (неожиданные посетители, телефонные звонки, необходимость исправлять допущенные ошибки), творческую деятельность, повышение квалификации. Создание таких резервов повышает гибкость планов и облегчает их корректировку. Считается, что рабочий день лучше всего начинать в одно и то же время, ибо человек раб своих привычек. Это обеспечивает хороший тонус и позволяет на деле реализовывать принцип «Человек хозяин работы, а не работа хозяйка человека». Предпочтительно, чтобы руководитель приходил на работу раньше подчиненных. Для экономии времени необходимо следующее: составлять график рабочего дня и осуществлять постоянный текущий самоконтроль; не разбрасываться, а заниматься одним делом. Уметь отличать главное от второстепенного. Руководствоваться не тем, что хотелось бы сделать, а делать самое важное в данный момент. Действовать согласно намеченным приоритетам и делать работу сразу и до конца; не отвлекаться на возникающие проблемы, которые могут потребовать новых действий (их целесообразно зафиксировать и вернуться к ним позже), что позволит завершить начатое, а им «отлежаться» и принять более зримые очертания. Фиксация материала полезна также на случай внезапных перерывов в работе, поскольку позволяет быстрее вернуться к ней; не совершать импульсивных поступков, ибо при работе урывками тратится больше времени; на рабочем столе не держать ничего лишнего. Это помогает сконцентрироваться; избегать ненужных встреч; не читать излишнюю информацию, но полезную записывать на карточку и переносить в память компьютера; предупредить людей о времени, когда вас нет и придерживаться этого расписания, попросить не отвлекать, объяснив причину; предложить встретиться в другое время; уйти «по делам»; сразу предупреждать посетителей о располагаемом времени; не отвлекать других (захват временнόго пространства ведет к конфликту). Рекомендация: Для самоконтроля полученных знаний выполните тренировочные задания из набора объектов к текущему параграфу |