№20. Учебное пособие-Менеджмент. Учебное пособие для студентов специальности 23. 05. 04 Эксплуатация железных дорог
 Скачать 341.76 Kb.
|
– Административно-управленческий портал AUP.Ruhttp://www.aup.ru;– Портал «Библиотека менеджмента» http://www.managment.aaanet.ru; – Сайт «info management» http://infomanagement.ru Лекция 3. Теория организации. Построение комплексной системы управления. План лекции Понятие и сущность организации. Структура управления и ее основные элементы. Основные бизнес-процессы в организации. 1. Понятие и сущность организации Организацией прежде всего называется устойчивая группа лиц (физических и юридических), взаимодействующих с помощью материальных, экономических, правовых и иных условий для решения своих проблем или достижения поставленных целей. В этом и состоит ее главная функция (задача), выполняя которую организация преобразует с помощью различных технологий имеющиеся ресурсы в требуемые конечные результаты. Таким образом, она может рассматриваться одновременно и как субъект, и как средство деятельности. Под организацией понимается также процесс приведения в систему группы разрозненных элементов (людей, объектов и проч.), превращения их в единое целое. Наконец, термином «организация» характеризуется состояние упорядоченности этих элементов, их взаимосвязь, взаимное расположение в рамках такого целого. Расширение рыночных отношений ведет к увеличению числа организаций и усилению их роли в жизни общества. Большинство людей выступает прежде всего как их представители (владельцы, руководители, сотрудники). Организация объединяет людей, реализующих с ее помощью собственные интересы, в том числе и перед обществом. А общество, в свою очередь, контактирует через организации с ними. Людей побуждают объединяться в организации и взаимодействовать в их рамках физические и биологические ограничения, свойственныe каждому человеку в отдельности. В организации люди дополняют друг друга, объединяют свои способности, что обеспечивает им выживание. Каждый член организации занимает в ней определенное место (например, входит в ту или иную группировку) и выполняет функцию, направленную на достижение общих целей (это обеспечивает решение индивидуальных задач, например обретение власти, получение дохода, гарантии безопасности, доступ к информации и проч.). Организация же применяет возможности объединяемых ею лиц для собственного укрепления и развития. Поэтому она требует от них наличия опыта, знаний, квалификации, активного участия в своих делах, исполнительности, дисциплины, ответственности, подчинения правилам и нормам. В идеале взаимоотношения между человеком и организацией должны быть сбалaнcиpoвaны. Но на деле часто либо организация низводит людей до положения винтиков, либо те используют ее в своих корыстных целях, нанося ущерб ее потенциалу и репутации. В том и другом случае результат оказывается одинаковым - организация, длительное время противопоставляющая себя участникам или подчиненная их прихотям, перестает нормально выполнять свои функции, ослабевает и разрушается. Цикл жизни организации охватывает пять основных фаз. На первой происходит ее создание, например на основе решения общего собрания учредителей, и осуществляются все связанные с этим мероприятия. На второй фазе организация стремительно растет в той сфере, в которой она изначально возникла. На третьей происходят дифференциация, поиск новых, а также качественное развитие и совершенствование существующих форм и направлений ее деятельности. На четвертой фазе у организации наступает состояние зрелости, консолидации. Она прочно стоит на ногах и часто больше не стремится ни к расширению, ни к поиску нового, что на деле означает начало конца. На пятой, заключительной, фазе ее жизни организация постепенно ослабевает, свертывает свою деятельность и наконец прекращает существование. Концепция жизненного цикла организации утверждает, что при сохранении одних и тех же методов руководства срок ее существования ограничен 30-40 годами и имеет тенденцию к сокращению. Такая ограниченность обусловлена тем, что постепенно организационные структуры, система управления и тип мышления персонала приходят в противоречие с изменившейся ситуацией. Как социальная система организация является открытой, ибо ее выживание зависит от внешнего мира. На входе она получает ресурсы из внешней среды, на выходе – отдает ей созданный продукт. Поэтому жизнедеятельность организации состоит из трех основополагающих процессов: - получение сырья или ресурсов из внешнего окружения; - изготовление продукта; - передача продукта во внешнюю среду. Все эти три процесса являются жизненно важными для организации. Если хотя бы один из них прекращается, организация далее уже не может существовать. Ключевая роль в поддержании баланса между этими процессами, а также в мобилизации ресурсов организации на их осуществление принадлежит менеджменту. Организация описывается такими основными характеристиками, как: - внешняя и внутренняя среда; - структура; - цели; - стратегии; - технология; - персонал; - потенциал. Главным признаком организации, как и коллектива, лежащего в ее основе, считается наличие цели, которая придает смысл ее существованию, определенность и конкретную направленность действиям персонала. Цель объединяет и сплачивает участников, поскольку ее реализация обеспечивает решение ими собственных задач (иначе люди не согласятся терять свободу и подчиняться требованиям, которые, быть может, внутренне и не принимают). В то же время достижение целей организации возможно только при наличии некоторой «критической массы» участников, объединении их сил и способностей. Нужно иметь в виду, что роль целей для различных организаций неодинакова. В одном случае они активно побуждают людей к деятельности, а поэтому их достижeниe специально стимулируется. В другом случае цель выступает лишь в качестве общего смысла существования организации, не ориентируя людей ни на какие специальные действия. В качестве примера можно взять, скажем, населенный пункт. Совместное проживание людей облегчает их повседневное жизнеобеспечение (водой, теплом, продуктами питания), делает возможным постоянное общение, при необходимости - взаимопомощь. Другим признаком организации является обособленность, выражающаяся в замкнутости внутренних процессов и наличии границ, отделяющих ее от внешнего окружения. Эти границы могут быть материальными в виде стен и заборов или идеальными (запреты, нормы, права, предписания и проч.). Примером обособленности может быть замкнутость кругооборота средств предпринимательской организации, которая сможет нормально функционировать только тогда, когда все затраты на производство полностью вернутся в результате продажи продукции. Третий признак организации - системность, наличие связей между ее отдельными элементами, с помощью которых те взаимодействуют и влияют друг на друга. Связи могут быть экономическими, технологическими, административными, социальными, информационными и т. д. Четвертым признаком организации можно считать саморегулирование, позволяющее ей в определенных рамках самостоятельно решать многие вопросы внутренней жизни и с учетом конкретных обстоятельств выполнять внешние команды. Саморегулирование осуществляется внутриорганизационным центром, координирующим деятельность людей, обеспечивающим их интеграцию, а в конечном итоге целостность организации (таких центров может быть несколько, но один из них всегда должен выполнять функции главного, полицентризм делает ее более гибкой, а следовательно, и устойчивой). Наконец, в качестве еще одного признака организации следует назвать наличие специфической культуры, считающейся сегодня фактором конкурентоспособности первого порядка. Культура (в том числе и управления) представляет собой сплав ценностей, традиций, верований, норм, символов, которые во многом определяют отношения в коллективе и направленность поведения людей. Характерной чертой современной организации является ее устойчивость, т. е. способность функционировать и развиваться в условиях внешних и внутренних помех и вопреки им, либо возвращаться в прежнее, либо переходить в качественно более высокое состояние. Устойчивость относится к структуре организации и к ее функциям. Структурная устойчивость первична, ибо позволяет ей восстанавливать свои функции при их нарушениях. Устойчивость структуры достигается за счет: ее простоты; избыточности ресурсов; стабильности состава элементов и связей между ними (однако это усиливает организационную инерцию, консерватизм и требует высоких затрат на их преодоление); предприимчивости, самостоятельности участников (что составляет основу механизма саморегуляции), их постоянной готовности к изменениям. Еще одной особенностью современных организаций является их сложность. Она обусловлена их масштабами, количеством и автономностью элементов, разнообразием функций и свойств организаций, связей между ними. Крупные фирмы включают в себя множество самостоятельных подразделений, разбросанных по всем уголкам Земли, имеют десятки тысяч партнеров, на них заняты сотни тысяч работников, а объемы производства сопоставимы с величиной национального продукта целых государств. Жизнь организации подчиняется определенным законам, главным из которых считается закон синергии. Он гласит, что ее потенциал как единого целого превышает сумму потенциалов отдельных элементов вследствие их взаимной поддержки и дополнения. Таким образом, от объединения в организацию для субъектов существует реальный выигрыш. Закон использования противоположно направленных процессов и функций (дифференциации и интеграции, децентрализации и централизации и т. п.) позволяет извлекать одновременно выгоды и из тех и из других, а следовательно, существенно увеличить общие организационные возможности. Закон поддержания оптимальной пропорциональности между организацией и ее элементами в любой ситуации способствует максимальной реализации потенциала всей системы. Например, излишние работники слоняются без дела и мешают друг другу, в то же время при нехватке персонала организация бывает не в состоянии выполнить даже текущую работу. Понятно, что и в том и в другом случае возникают экономические потери, которых при разумном подходе к делу можно избежать. Закон композиции говорит том, что функционирование всех без исключения организационных элементов подчиняется общей цели, а цели каждого из них ее конкpeтизиpyют, являются по отношению к ней подцелями. Закон самосохранения гласит, что любая организация, равно как и ее отдельный элемент, стремится сохранить себя как целое, что требует соблюдения ряда условий. Речь идет об избежании серьезных потрясений, ведущих к потере организацией устойчивости (например, изменения границ, рангов ключевых фигур); о соблюдении экономии; о рациональном использовании ресурсов, расширении масштабов и сферы деятельности. Таким образом, самосохранение обеспечивается за счет сочетания двух противоположных организационных начал: стабильности и развития. В организациях, естественным или искусственным образом исключенных из конкурентной среды, например в монополиях, стабильное начало обычно берет верх, что приводит в конечном итоге к их застою и бюрократизации. Закон информированности yтверждает, что в организации не может быть больше порядка, чем у ее членов имеется информации о реальном положении вещей, позволяющей им принимать адекватные решения. Закон необходимого разнообразия элементов и связей обеспечивает устойчивость и гибкость организации, возможность компенсировать негативные последствия внутренних и внешних потрясений. Закон онтогенеза утверждает, что жизнь любой организации состоит из трех последовательно сменяющих друг друга фаз: становления, развития и угасания. Понятно, что задача руководства в свете этого состоит в максимальном сокращении первой фазы, продлении второй и отсрочке наступления третьей. 2. Структура управления и ее основные элементы Предприятие в рамках системного подхода рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов (подразделений, функций, процессов, методов). Основная идея системной теории заключается в том, что любое решение (действие) имеет последствия для всей системы. Системный подход в управлении позволяет избежать ситуации, когда принятое решение в одной области превращается в проблему для другой. Термин «система» в переводе с греческого означает целое, составленное из отдельных частей. «Система это целенаправленный комплекс взаимосвязанных элементов любой природы, образующих целое нового качества». Инфраструктура ( от лат. infra – ниже, под и struktura – строение, расположение) – совокупность сооружений, зданий, систем и служб, необходимых для функционирования отраслей материального производства и обеспечения условий жизнедеятельности общества. Различают производственную (дороги, каналы, порты, склады, системы связи и др.) и социальную (школы, больницы, театры, стадионы и др.) инфраструктуру. Иногда термином «инфраструктура» обозначают комплекс так называемых инфраструктурных отраслей хозяйства (транспорт, связь, образование, здравоохранение и др.). Исходя из этого определения инфраструктура менеджмента должна включать условия, материальные и социальные факторы, обеспечивающие управление организацией. В общем случае нужен субъект управления, нужен объект управления, нужны каналы управления, нужна власть и другие рычаги воздействия, нужны компетенция управленцев, авторитет руководителя. На каждом уровне менеджмента, в зависимости от ситуации, специфики менеджмента, объекта управления, требуются также специфицированные виды обеспечения управления из следующего набора: научно-методическое обеспечение: включает разработку оригинальных или использование имеющихся современных научных методологий и методов осуществления процесса управления, исследование управляемых систем, передового отечественного и зарубежного опыта, выбор инструментария управления, проведение исследований рынков труда, проведение исследований перспектив развития организации; финансовое обеспечение: включает обоснование, планирование и получение финансовых средств на проведение работ по управлению объектом (бюджетирование), составление сметы затрат на управление и контроль за ее исполнением; материально-техническое обеспечение: наличие средств организационной техники, получения и обработки информации, необходимой для управления; организационное обеспечение: включает разработку и реализацию проектов разделения труда, организации, специализации и кооперации рабочих мест на основе современных принципов, организацию ведения информационно-справочного аппарата, структуризацию системы управления; правовое обеспечение включает подведение основательной правовой базы под все действия, связанные с управлением, включая хозяйственное, гражданское, административное, трудовое и другие виды права, а также нормативные документы всех уровней, регламентирующие деятельность работников, подразделений, организации в целом; информационное обеспечение: получение и обработка всей доступной информации для принятия управленческих решений, включая сведения о состоянии и тенденциях во внешней среде и в самой организации; кадровое обеспечение: наличие в самой системе управления на всех позициях квалифицированного персонала, который в состоянии провести весь вышеперечисленный спектр работ самостоятельно либо с привлечением специалистов. К инфраструктуре относится также совокупность отраслей и видов деятельности, обслуживающих организацию и создающих для нее как бы общий фундамент, опору. Это та часть деловой среды, которая обеспечивает организацию финансовыми, трудовыми ресурсами, транспортным обслуживанием, консультационными, аудиторскими, страховыми и др. услугами. В эту часть деловой среды входят банки, фондовые биржи, консультационные, аудиторские, лизинговые компании, склады, железная дорога и пр., с которыми организация устанавливает связи. Финансовые организации — фондовые биржи, частные инвесторы. Надежность финансовых организаций — необходимое условие для стабильной работы. Участившиеся кризисы — банкротство банков, резкие колебания валютного курса — все это усиливает степень неопределенности и создает большие сложности для менеджеров компании. Поэтому так важен тщательный выбор финансовых учреждений. Рынок рабочей силы: кадровые агентства занятости, учебные заведения, биржи труда. Изучение рынка рабочей силы позволяет организации подобрать сотрудников необходимой специальности, квалификации, пола, возраста, образования, т.е. подобрать кадры согласно профессиональным требованиям. Транспортные организации оказывают сильное влияние на компанию, ее благополучие зависит от цен, графиков перевозок, сохранности груза на транспорте. Если транспортная организация является монополистом, то тарифы на перевозки высоки. Консультационные фирмы в последние годы все чаще оказывают профессиональные консультационные услуги организациям. Российские предприятия обращаются за помощью в разработке маркетинговых, инвестиционных проектов, стратегии, проектов по реструктуризации предприятия и др. На рынке консультационных услуг действуют как иностранные, так и российские фирмы. Страховые компании являются необходимым элементом инфраструктуры. Высокий уровень риска для бизнеса на российском рынке заставляет фирмы обращаться к услугам страховых компаний. Для организации важно, чтобы на территории ее расположения обязательно были сильные страховые компании. Система менеджмента, как и всякая другая система, имеет структуру. Структура – определенное строение, взаимное расположение элементов и существующих между ними связей, способ организации целого, составленного из отдельных частей. В широком понимании структура есть совокупность правил и предписаний, регламентирующих деятельность системы. Структура определяется целями и функциями системы, но в ее характеристике отсутствует элемент взаимодействия. Управленческая структура организации представляет собой упорядоченную совокупность самостоятельных органов управления, находящихся в определенной взаимной связи и соподчинении, и объединенных коммуникационными каналами. Выделяют органы: общего управления; линейного управления; функционального управления. Звено управления – совокупность ОУ, решающих общую задачу. Управленческая ступень - совокупность ОУ одного уровня. Во главе ОУ находится руководящая должность – организационная единица, которая реализует совокупность его прав, обязанностей и ответственности. Все остальные должности лишь обеспечивают ее действия и являются по отношению к ней подчиненными. Структура управления обладает потенциалом, состоящим из потенциала высшего руководства и потенциалов руководства отдельными подразделениями. Потенциал характеризуется: числом и составом подразделений; степенью их специализации; степенью автоматизации управленческого труда; количеством специалистов и вспомогательного персонала. Формирование управленческой структуры основывается на процессах дифференциации (разделении работ, полномочий, ответственности, определении степени автономности звеньев управления) и интеграции (создании сети коммуникаций, формальных объединяющих механизмов). В результате углубления специализации число обособившихся в рамках организации видов деятельности постоянно растет. Поскольку они нуждаются в координации, наряду с горизонтальным появляется и вертикальное разделение труда. В его рамках одни субъекты специализируются исключительно на производственной деятельности, а другие – на управленческой, где также происходит специализация: по объектам (производство, сбыт, финансы и т.д.); по функциям (операциям); по целям (задачам, связанным с конкретным результатом); смешанная. Одноуровневая УС. (иногда - престиж) Двухуровневая – гор. разд. труда. Трехуровневая и т.д. В 1960-х гг. – за 20, что граничило с управленческой катастрофой! Решить проблему можно только на основе расширения прав и ответственности субъектов управления, развития между ними не только административных, но и экономических отношений. УС формируется на основе проекта, который задает для нее: общие параметры: подразделения; их функции; принципы создания; информационные потоки; определяющие параметры: стратегии; технологии управления; определяемые параметры: число уровней управления; норма управляемости; распределение должностей, работников, их обязанностей; связи между ними; оценочные параметры: затраты, напряженность труда; информационные нагрузки; время обработки информации; период реагирования на сбои; сроки решения задач; допустимое количество ошибок. Масштабы и сложность УС определяют следующие факторы: структура организации; ее размеры и разнообразие видов деятельности; норма управляемости, определяемая числом подчиненных, которыми можно эффективно руководить (ср. 7-10, на высш. 4-5 (3-7), на нижн. 20-30 и более); на практике величина нормы зависит от: характера деятельности; уровня знаний и опыта руководителя, наличия у него времени; способностей и квалификации подчиненных, их заинтересованности в работе; новизны проблем, возможности неожиданных и сложных ситуаций; стабильности структуры управления, стандартизованности процедур, размеренности работы; наличия вспомогательного персонала, технической оснащенности процесса управления, самостоятельности исполнителей; надежности коммуникаций, детальности и конкретности постановки задач, совершенства методов принятия решений; уровня организационной культуры, состояния межличностных отношений и морально-психологического климата; территориальной разбросанности исполнителей, оторванности их от руководства; степени самостоятельности исполнителей; физических и психологических возможностей участников управленческого процесса (память, объем внимания, быстрота реакции и т.д.). Низкая норма – позволяет руководителю поддерживать постоянные контакты с подчиненными, но создает опасность излишнего вмешательства в их дела, не дает полностью реализовать свои потенциальные возможности. Высокая норма – не позволяет руководителю вникнуть в особенности работы подчиненных, может привести к потере из виду стратегических задач из-за перегрузки текущими обязанностями; технологические факторы – в условиях всеобщей автоматизации производственных процессов УС становится более простой; экономические факторы – при недостатке средств УС максимально упрощают, чтобы снизить непроизводительные расходы; человеческий фактор – невозможность создания нужной УС при отсутствии лиц с необходимым уровнем образования и квалификации; естественные факторы – географические или природно-климатические (территориальная разбросанность подразделений, оторванность от центрального руководства, экстремальные условия деятельности); характер деятельности объектов управления (производство, наука и т.д.). На практике может иметь место отставание структуры управления от потребностей объекта, что порождает дисбаланс, напряженность и в конце концов приводит к упадку организации. Поэтому ее необходимо постоянно совершенствовать, приводить в соответствие с требованиями жизни. Эффективным УС свойственны: системность, единство составляющих звеньев при четком разграничении выполняемых ими функций; динамичность; адаптивность к новым внешним и внутренним условиям, способность изменяться; для этого УС должна быть в минимальной степени инерционной, содержать в себе элемент, отвечающий за ее упорядочение и улучшение (напр. – подразделение по совершенствованию управления); стабильность, т.е. способность сохранять равновесие при возмущающих воздействиях внутренних и внешних факторов; простота, минимальное число должностей и уровней управления; оптимизация нормы управляемости; высокая реактивность; рациональное сочетание централизации и децентрализации принятия решений, расширение зон самоконтроля; обеспечение ориентации не на собственные нужды, а на интересы потребителя; деятельность в рамках законов. Соблюдение этих условий обеспечивает: успешную реализацию целей; увеличение маневренности, например возможности быстро менять ассортимент продукции, направления развития; минимизацию затрат на единицу конечного результата, экономичность. Источниками экономии являются: снижение трудоемкости за счет устранения излишних функций и рационализации остающихся; ликвидация потерь рабочего времени; ускорение обработки документов в результате минимизации межоперационного времени; сокращение численности персонала. 3. Основные бизнес-процессы в организации Бизнес-процесс - совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Бизнес-процесс (процесс) - совокупная последовательность действий по преобразованию ресурсов, полученных на входе, в конечный продукт, имеющий ценность для потребителя, на выходе. Каждый бизнес-процесс имеет: свою определенную цель, подчиненную общей цели компании; владельца, который может управлять ресурсами и отвечает за исполнение процесса; ресурсы; систему контроля качества и исправления ошибок; систему показателей процесса. Разделы описания бизнес-процесса: Стандартные формы бизнес-процесса Карта бизнес-процесса Маршруты бизнес-процесса Матрицы бизнес-процесса Блок-схемы бизнес-процесса Описание стыков бизнес-процесса Вспомогательные описания бизнес-процесса Развернутое описание бизнес-процесса Документирование бизнес-процесса Определение показателей и индикаторов бизнес-процесса Регламент выполнения бизнес-процесса Популярная вопросная формула 5W1H: Who? Кто совершает данную операцию? Why? Почему или зачем выполняется эта операция? What? Что представляет собой эта операция? When? Когда нужно проводить данную операцию? Where? Где производится операция? How? Как совершается эта операция?Можно ли сделать это иначе или внести улучшения? Развернутое описание бизнес-процесса: полное наименование бизнес-процесса; код бизнес-процесса; определение бизнес-процесса, раскрывающее его основное содержание; цель бизнес-процесса; владелец бизнес-процесса, отвечающий за перспективное планирование процесса; руководитель бизнес-процесса, отвечающий за текущее ведение процесса; нормативы бизнес-процесса; входы бизнес-процесса (потоки, поступающие извне и подлежащие преобразованию); выходы бизнес-процесса (результаты преобразования); ресурсы, которыми располагает бизнес-процесс; бизнес-процессы внутренних и внешних поставщиков - источники входов; бизнес-процессы потребителей - пользователи результатов рассматриваемого бизнес-процесса; измеряемые параметры процесса; показатели результативности процесса. Вопросы для повторения и обсуждения 1. Каковы основные характеристики и признаки организации. 2. Каковы основные критерии классификации современных организаций 3. В чем состоит сущность системного подхода к управлению? 4. Какие факторы определяют масштабы и сложность управленческих структур? 5. Какие подсистемы выделяют в системе управления современной организации? 6. Дайте краткую характеристику основным бизнес-процессам организации. 7. Внутренняя и внешняя среда организации. Литература: Основная: Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент: Учебник / О. С. Виханский, А. И. Наумов. – М.: Гардарики, 2018.– 528с Егоршин А. П. Основы менеджмента: Учебник/ А. П. Егоршин. – М.: ИНФРА-М, 2018.– 288 с. Мескон, М. Основы менеджмента / Мескон М. и др. – М.: Диалектика, 2019. – 672 c. Хижняк, А. Н. Основы эффективного менеджмента: Учебное пособие / А.Н. Хижняк, И.Е. Светлов. – М.: Инфра-М, 2019.– 160 c. Дополнительная: Балашов, А., П. Основы менеджмента: Учебное пособие / А. П. Балашов. - М.: Вузовский учебник, 2019. - 112 c. Беляев, В.М. Основы менеджмента на транспорте: Учебник / В.М. Беляев. - М.: Академия, 2017. - 240 c. Кисляков Г. В., Кислякова Н. А. Менеджмент: основные термины и понятия: Словарь/ Г. В. Кисляков, Н. А. Кислякова. – М.: НИЦ ИНФРА-М", 2019. – 176 с. Круглова, Н. Ю. Основы менеджмента: учебное пособие / Н. Ю. Круглова. – Москва: КноРус, 2018. – 499 с. Программное обеспечение и Интернет-ресурсы: |