апрапр. Учебное пособие по дисциплине Информационные системы в бухгалтерском учете (курс лекций) Для
 Скачать 0.73 Mb.
|
|
Тема 3. Классификация бухгалтерских программ и систем. 1. Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России. Российский рынок бухгалтерского и финансового программного обеспечения достаточно стремительно развивается вслед за мировым. Оп- ределить количество фирм, занимающихся этим бизнесом, достаточно сложно: лишь в конкурсах, проводимых консалтинговой фирмой «Бизнес – Программы – Сервис», «Финансовой газетой» и журналом «Бухгалтер- ский учет», участвуют сотни фирм. В России интерес к указанному рынку претерпел несколько стадий. Первая из них относится к первым шагам перестройки. Поток персональ- ных компьютеров из-за рубежа сопровождался переносом ряда программ с больших машин и созданием программ – самоделок для комплектации ими продаваемых «программно – аппаратных комплексов», основная це- новая нагрузка в которых падала на программное обеспечение. Вторая стадия связана с рождением в России большого числа ком- мерческих структур, которые требовали ведения быстрой и простой бух- галтерии. Спрос рынка был удовлетворен рядом фирм, сумевших быстро и достаточно успешно откликнуться на потребности рынка. Среди этих фирм выделяются по степени распространенности их продукции «1C» («1C: Бухгалтерия»), «Хакер Дизайн» («Финансы без проблем»), ДИЦ («Турбо – бухгалтер»). Многие фирмы и группы программистов разраба- тывают в это время такого рода программы под заказ. В дальнейшем наи- более успешные из этих разработок появились на рынке, в том числе раз- работки фирм «Инфо Софт», «Паритет Софт», «Инфин», «Парус», «Ат- лант – Информ» и др. Эти программы позволяли работать бухгалтерам разной квалификации, включая и тех, кто недавно переквалифицировался из многочисленной армии инженеров. Третья стадия развития рынка ПО для бухгалтерского учета связана с переходом от упрощенного учета к профессиональному. В разработках серьезное внимание уделяется возможности работы в компьютерных се- тях, накоплению статистики, работе с несколькими планами счетов, ана- Банк Текущий счет Депозиты Ценные бумаги Кредиты Инвестиции 18 лизу финансовой деятельности. Наступает четвертая стадия Развития ПО для бухгалтерии, связанная с переходом от чисто бухгалтерского к управленческому учету. Эта тен- денция наиболее зримо прослеживается на зарубежном рынке ПО для крупных предприятий, но начинает проявляться и в России. 2. Классификация бухгалтерских программ и систем. Автоматизация работы бухгалтерии имеет две главные задачи: обра- ботка первичной учетной документации и формирование сводной отчет- ности. Соответственно, компьютерные бухгалтерские программы делятся на автономные функциональные и комплексные. Автономные функциональные автоматизированные рабочие места (АРМ) разработаны для автоматизации отдельных участков бухгал- терской работы. Исключение в классификации представляет АРМ – ана- лиз финансового состояния, не несущий учетных функций. Автономные функциональные АРМ: • Учет труда и заработной платы; • Учет материалов и МБП • Учет основных средств и нематериальных активов • Учет затрат на производство • Учет денежных средств, расчетных операций и кредитов банка • Учет реализации готовой продукции • Учет фондов, финансовых результатов и их использования • Складской учет • Учет капиталовложений • Анализ финансового состояния предприятия Программы комплексного бухгалтерского учета можно разделить на три группы: • мини – бухгалтерия; • интегрированная бухгалтерия; • комплексная сетевая бухгалтерия. К группе «Мини – бухгалтерия» относится большинство программ, представленных на рынке компьютерного обеспечения. Сущность этих программ заключается в составлении на основе проводок бухгалтерских записей хозяйственных операций, оборотного баланса, сальдового баланса и ведении Главной книги. Так как правила формирования баланса едины для предприятий всех размеров и форм собственности, то и сами про- граммы достаточно универсальны. По набору пользовательских функций программы делятся на четыре подгруппы: - программы, реализующие функции синтетического учета – веде- ние журнала операций на уровне бухгалтерских записей, формирование 19 журналов – ордеров, оборотно-сальдового баланса, Главной книги и форм финансовой отчетности. Предназначены для главного бухгалтера и его заместителя почти любого предприятия; - программы, которые в дополнение к функциям первой подгруппы позволяют вести одно – или иногда двухуровневый бухгалтерский учет. Они созданы для малых предприятий с упрощенной системой ведения учета; - программы ведения сводного учета для крупных предприятий. Ха- рактерная черта – развернутый многоуровневый аналитический учет. Та- кие программы могут быть полезны и для небольших предприятий, имеющих собственное производство; - головные модули функциональных комплексов. Их отличительной особенностью и главной задачей является прием бухгалтерских записей от программ, специализированных для ведения различных разделов учета с целью осуществления сводного учета. Аналитические функции не явля- ются обязательными, так как могут быть вынесены в специализированные программы комплекса. Такие программы могут работать автономно толь- ко с учетом дополнения соответствующими специализированными ком- плексами. В основе программ группы «Интегрированная бухгалтерия» лежит та же база оборотного баланса, дополняемая надстройкой в виде модулей, реализующих в привычном виде учет заработной платы, материалов и т. д. Интегрированная бухгалтерия включает: • количественный и суммовой учет; • дополнительные модули: учет материальных ценностей, ос- новных средств, заработной платы, банк – касса, договоры с юридически- ми и физическими лицами; • единую базу данных; • одно автоматизированное рабочее место. Любая интегрированная система ограничена по численности лично- го состава предприятия, по размерам справочника материалов объемам оперативной памяти. В программах комплексной сетевой бухгалтерии од- но рабочее место дробится на несколько мест и машин. Комплекс включа- ет: • отдельные функционально законченные АРМ; • наличие интерфейса передачи информации для сведения ба- ланса; • развернутый аналитический учет. Комплексные сетевые системы можно разделить на следующие под- группы: 20 • базовый комплекс, состоящий из традиционного набора АРМ – учет материальных ценностей, учет основных средств, учет заработной платы, головной модуль «Оборотный баланс» и иногда «Склад»; • расширенный комплекс, который дополняется АРМ «Банк», «Касса», «Подотчетные лица», «Дебиторы – кредиторы», «Учет затрат на производство», «Сбыт» и т. п.; • специализированный комплекс, который может включать не- традиционный набор АРМ, как правило, это специализированные отрас- левые комплексы. Особенностью сетевых версий бухгалтерского учета является воз- можность сетевого обмена данными внутри каждого АРМ и между раз- личными АРМ. Рассмотренная выше классификация бухгалтерского про- граммного обеспечения ориентируется на возможности персональных компьютеров. Для решения более сложных задач используются более мощные ЭВМ. 3. Специализация программного обеспечения по группам потре- бителей . Группы потребителей ПО: Класс системы Группа Потребителей Основные характеристики Фирмы – разработчики Мини- бухгалтерия Бухгалтерия в 1-3 человека. Без специализации Ввод и обработка бухгалтер- ских записей. Печать первичных до- кументов и отчетности «Паритет Софт» «ИнфоСофт» «Инфин» «1С» Универсальные системы (миди – бухгалтерия) Численность бух- галтерии невелика. Предусмотрены все разделы учета Усиленная аналитика. Реализация основных компо- нентов натурального учета. Учет труда и заработной платы «1С» «Инфин» «ИнфоСофт» «Атлант – Ин- форм» Локальные АРМ Локальная модифи- кация комплексных систем Комплексная реализация част- ной задачи учета «1С» «ИСТ» «Паритет Софт» Комплексные системы Бухгалтерия не ме- нее 10 человек. Разделение функций между сотрудника- ми Комплекс программ. Сетевая архитектура. Достаточно полная реализация функций. Адаптируемость «Парус» «Ланкс» «Новый Атлант» R – Style Управленческие системы Подразделения бух- галтерского и фи- нансового учета. Подразделения фи- нансового менедж- мента Управленческий учет. Планирование и управление. Настройка на клиента (кастоми- зация). Открытость архитектуры. Масштабируемость «Новый Атлант» «Цефей» SAP BAAN CA Выбор того или иного класса систем определяется позиционирова- 21 нием конкретного предприятия на рынке, опытом бухгалтерского и управленческого учета, квалификацией сотрудников. Зарубежные бухгалтерские системы мало прижились в России. Это связано со многими факторами, среди которых не последнюю роль играют особенности бухгалтерского учета в России. Особую роль играют также динамика изменения российского законодательства, регулярные измене- ния в многочисленных формах учета и отчетности. В то же время намети- лась тенденция приближения российской системы учета к международ- ной. Среди 15-20 зарубежных фирм, поставляющих бухгалтерские про- граммы и представленных в России, сегодня конкуренцию отечественным разработкам могут составить лишь несколько. Это характерно, прежде всего, для класса комплексных систем, ориентированных преимуществен- но на крупные предприятия, имеющие устоявшиеся внутренние стандарты учета. Такие системы предусматривают быструю параметрическую адап- тацию к потребностям заказчика и требуют настройки на следующие осо- бенности предприятия: • конкретная сложная организационная структура; • существующие и модернизируемые бизнес – процессы; • внутренние принципы учета, анализа и управления снабжени- ем, производством и сбытом; • параллельная отчетность по российским и международным стандартам бухгалтерского учета из-за тесных связей с меж- дународными партнерами и ожидаемыми инвестициями и др. По функциональной направленности можно выделить системы, ори- ентированные: • на традиционный суммовой бухгалтерский учет; • на оперативно – хозяйственный учет; • на управленческий учет и финансово – экономический ана- лиз. Наиболее распространенные на российском рынке бухгалтерские системы представлены в табл. Перечисленные в ней системы отражают основные тенденции развития российского рынка бухгалтерского ПО: • рост функциональной мощности малых программ; • переход на Windows – интерфейс; • рост интереса к сложным управленческим программам, в том числе построенным на базе архитектуры «клиент – сервер». Тема 4. Технология автоматизации бухгалтерского учета. 22 1. Структура бухгалтерской информационной системы. Компьютерная система включает в себя следующие элементы. Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройст- ва, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD/DVD-ROM, принтеры, сетевые кар- ты и т.п. Программные средства. • Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, на- пример, сортировку записей. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и мо- дифицируют с учетом индивидуальных требований. • Прикладные (пользовательские) программы. Это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация-пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика. Документация - описание системы и структуры управления приме- нительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, ло- гическим и другим командам. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обра- ботки данных. Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе. Процедуры контроля – процедуры, обеспечивающие соответствую- щую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки. 2. Особенности компьютерной обработки бухгалтерских данных. Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтер- ского учета оказывает существенное влияние на организационную струк- туру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Ком- пьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые сле- дует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведе- 23 ны отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной. • Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкно- венно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средст- вах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях. • Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выпол- няют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается про- стым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных до- кументах через терминал в диалоговом режиме. • Потенциальные возможности появления ошибок и неточно- стей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтер- ского учета компьютерные системы более открыты для несанкциони- рованного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного полу- чения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в ма- шинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или кор- ректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода. • Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать дея- тельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечива- ет укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопос- тавления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при 24 компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые приклад- ные программы накапливают статистическую информацию о работе ком- пьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета. • Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции авто- матически, причем их санкционирование не обязательно документирует- ся, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию адми- нистрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санк- ций. 3. Этапы автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Еще одним распространенным заблуждением является то, что авто- матизация бухучета начинается с покупки программы и затем происходит "введение данных в программу". Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, о котором говорилось в пре- дыдущем разделе, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов. Этап I. Оптимизация бухучета. Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современ- ные программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую ин- спекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы буху- чета, а именно: • Применяемый план счетов и использование конкретных сче- тов. • Применяемая аналитика по различным счетам. • Использующиеся типовые проводки для отражения типовых хозопераций. • Формы и содержание первичной документации. • Формы учетных регистров. Анализ производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета. Вот конкретный пример. Если органи- зация оказывает услуги и реализацию учитывает по оплате, то при полу- 25 чении на расчетный счет реализации можно сразу же автоматически на- числять не только НДС, но и налоги на пользователей автодорог и содер- жание ЖКХ. В результате в любой момент можно будет посмотреть кре- дитовый остаток по счету 67 "Расчеты по налогу на пользователей автодо- рог" и увидеть какая сумма уже "набежала" для уплаты по следующему сроку платежа. Информативность бухучета улучшилась. Ясно, что для проведения такой оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухучету и налогообложению. Многие предпри- ятия делают ошибку в том, что их сотрудники хорошо разбираются во внедряемой программе, а в бухучете не очень, и автоматизируют они бух- галтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки. Этап II. Выбор масштабов автоматизации Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объ- еме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут пере- ведены на компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуаль- на чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о не- большой фирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, по- тому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, любого профиля дея- тельности и формы собственности, таким как большая торговая фирма, автотранспортное предприятие, фабрика, строительная организация и пр., где бухучет ведется четырьмя и более бухгалтерами, и по каждому разде- лу бухучета (учет реализации, расчетов с поставщиками, производства и пр.) имеется с одной стороны большой документооборот и с другой сто- роны много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начи- нать автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет" и результатов не будет. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей сле- дует решить: 1. Какие разделы автоматизировать, а какие нет. Например, если в отделе сбыта есть своя программа, при помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, то делать то же самое в рамках бухучета, навер- ное, не надо, бухгалтерия может ограничиться просто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит какие-то разде- лы неизбежно будут вестись на бумаге. 2. В каком порядке автоматизировать разделы. Практика показыва- 26 ет, что при большом объеме работ по автоматизации лучше переводить на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать результат, за- тем переходить к другому разделу и так далее, а не стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится донастраивать, чтобы он совмещался с другими, на что уйдет дополнительное время и деньги. Очевидно, что почти в большинст- ве случаев начинать надо с ведения главной книги, журнала хозопераций, расчета налогов и составления отчетности - то есть работы главного бух- галтера. При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он со- стоит в том, что информация, получаемая из бухучета, требуется и в дру- гих структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции, руководство хочет знать о состоянии дебиторской и кредиторской задол- женности (также в аналитике по должникам и кредиторам), объемах реа- лизации и ее структуре, о структуре затрат и о многом другом. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфических требований, значит нужно определить весь объем информации, требуемый для внутреннего пользования в организа- ции и произвести настройку программы так, чтобы эта информация выда- валась, для этого производится совещание с заинтересованными службами предприятия и руководством и определяется что конкретно и в каком виде им требуется. Если, например, отдел сбыта ведет свой учет, а руководству не до анализов реализации и затрат, то информация для них не нужна. Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколь- ко бухгалтеров работают каждый не своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер что будет вести, т.е. провести чет- кое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке про- граммы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит ра- ботать. Этап III. Постановка задачи. Когда определено, что будет изменяться в бухучете (Этап I) и какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться (Этап II), следует четко определить, что автоматизированный бухучет будет давать на выхо- де. На выходе бухучет дает: • Первичные документы. • Учетные регистры для бухгалтерии. 27 • Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап). • Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим пла- тежам. Постановка задачи состоит в том, что в письменном виде фиксиру- ется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие как информация, содержащаяся в учетных регистрах, и первичке, автоматизированность заполнения первички и отчетов и пр. с учетом особенностей хоздеятельности. Например в на- кладных на отпуск товаров в одной фирме. Любуется наличие долларово- го эквивалента цене, в другой фирме - величина торговой наценки, а в третьей то и другое (или ни того ни другого). Отделу сбыта может потре- боваться ведомость отгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датой отгрузки. Постановка задачи очень важна, поскольку без ясного перечня того, что сделать и каким условиям это должно удовлетворять, практиче- ски можно получить результат от автоматизации. Кроме того, если не сде- лать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что про- грамма будет построена таким образом, что требуемые регистры и пер- вичные документы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации), из-за этого настройку всей программы при- дется заново переделывать. Этап IV. Выбор программного средства. Только тогда когда спланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее или по принципу "подешевле" программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации пред- приятия и придется покупать новую. Для того чтобы в множестве про- граммных продуктов, их версий и производителей найти путеводную нить к оптимальному для предприятия варианту следует понимать самое глав- ное: просто плохих и просто хороших программ нет, значит нет и лучшей программы на все случаи жизни. Все те программные продукты, которые широко известны, продаются и рекламируются сейчас в России хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предпри- ятий (с учетом их величины, видов деятельности и других факторов), дру- гие - для других, третьи - для третьих. Таким образом, задача состоит в 28 том, чтобы выбрать оптимальный подходящий для именно Вашего пред- приятия программный продукт. Этап V. Вопросы техники. Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бух- галтерские функции, но, тем не менее, очень важны. То, какой компьютер необходим предприятию, зависит от двух факторов: • Программы, которые у Вас установлены. Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другие больше, если вы работаете под Windows, компьютер должен быть еще мощнее, если программа сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая. • Количества операций, введенных в программу. Чем больше проводок введено, тем больше ресурсов требуется для их обработки. На крупном предприятии для работы какой-либо програм- мы нужен более мощный компьютер, чем для работы той же программы на маленьком предприятии. На практике можно столкнуться с тем, что на этапе настройки программы, когда проводок не вводится вообще, она ра- ботает быстро, но через 2-3 месяца работы бухгалтерии, когда введено уже много проводок, скорость работы того же компьютера становится не- удовлетворительной. Процесс автоматизации. Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно присту- пать к собственно работе с программой. Качественное внедрение про- граммы – процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как пра- вило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие. Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сто- ронней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится стал- киваться с трудностями: • отсутствие опыта автоматизации; • отсутствие времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая, как правило, и съе- дает весь рабочий день. Причем, чем крупнее организация, тем более актуальны эти трудно- 29 сти. Качественная автоматизация не может обойтись дешево, так как она занимает достаточно много времени и требует квалифицированных и опытных специалистов. Собственно процесс внедрения программы можно разбить на два этапа: этап настройки и этап обучения. Настройка Все широко распространенные программы автоматизации бухучета (и большие и малые) имеют аналогичные набор изменяющихся составных частей, поэтому, в целом, правильный процесс настройки любой програм- мы можно, в хронологическом порядке выполнения, расписать на сле- дующие этапы: 1. Настройка (доработка стандартного поставляемого с программой) плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, прове- денной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. 2. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) типовых проводок в соответствии с особенностями предприятия, про- веденной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. В случае внедре- ния больших комплексных программ настройку каждого раздела буху- чета в своем отдельном модуле необходимо производить отдельно с учетом специфических особенностей. Например, в блоке по учету зарплаты придется настраивать алгоритмы расчета различных на- числений и удержаний. 3. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) форм первичных документов в соответствии с особенностями предпри- ятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. Примером может являться настройка формы акта на списание МБП, который должен автоматически печататься при списании МБП в эксплуатацию, в акте должна автоматически проставляться количество, стоимость и НДС по МБП, по- сле этого должны автоматически проводиться проводки по списанию МБП в эксплуатацию, списанию НДС по МБП на расчеты с бюджетом и начисле- нию амортизации на МБП. В больших программах такую настройку необходи- мо делать также по каждому разделу бухучета. 4. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) форм бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам в соответст- вии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. При качественной автоматизации бухучета вся 30 ежеквартальная отчетность должна обязательно составляться автоматически. При настройке форм отчетности и налоговых расчетов на реально используемый план счетов и типовые хозоперации следует ввести в программу некоторое количество стандартных на предприятии хозопе- раций для того, чтобы потом проверять правильность настройки, сверяя составленные автоматические расчеты с ручными. 4. Принципы выбора программ. Основными принципами, которыми следует руководствоваться при выборе готовой программы, являются: • производительность программы. При выборе программы прежде всего необходимо учитывать «раз- мер» бухгалтерии, т. е. тот объем бухгалтерских операций, с которыми предстоит работать программе. Рекомендуется выбирать программу с не- которым запасом производительности. • соотнесение пользы и затрат. Польза, которую принесет приобретаемая программа должна пре- восходить затраты, связанные с ее приобретением, доработкой, адаптаци- ей. • контроль и безопасность данных. Желательно, чтобы все данные, введенные в программу, были на- дежно защищены и от несанкционированного доступа к ним, и от случай- ного их удаления. Программа должна осуществлять контроль над вводом информации и доступом к ней, а также создавать архивные копии файлов, содержащих бухгалтерскую информацию. • совместимость. Приобретаемая программа должна быть совместимой с организаци- онной структурой конкретного предприятия, либо должна иметь возмож- ность настройки на него. • гибкость. При выборе программы необходимо ориентироваться на то, чтобы она предоставляла возможность для настройки Плана счетов, стандартных проводок и операций (добавления, удаления, редактирования), позволяла создавать новые и редактировать уже существующие отчетные формы и т. п. • своевременный учет налогового законодательства. • быстродействие в обработке больших массивов. • работа в реальном времени (идеал – локальный и сетевой вари- анты программы). 31 • авторское сопровождение, документация. Программа должна иметь подробную и легкую в использовании документацию. Для сложной комплексной программы важно наличие «горячей» телефонной линии, благодаря которой в любой момент времени можно обратиться за кон- сультацией к фирме – разработчику и получить необходимую информа- цию. • требования программы к аппаратным ресурсам, быстрота об- работки данных. |