апрапр. Учебное пособие по дисциплине Информационные системы в бухгалтерском учете (курс лекций) Для
 Скачать 0.73 Mb.
|
|
4. Автоматизация учета затрат на производство и калькулиро- вание себестоимости продукции. 77 Автоматизация учета затрат на производство проводится примени- тельно к организации и технологии производственного процесса конкрет- ного предприятия на основе действующей отраслевой инструкции. Учет затрат на производство является сводным (вторичным) участ- ком учета по отношению к учету труда и заработной платы, материальных ценностей, основных средств, расчетно-финансовых операций и др. АРМ можно использовать для группировки затрат по аналитиче- ским и синтетическим счетам путем изготовления различных регистров или выполнения расчетов по отдельным элементам затрат. Автоматизацию учета затрат на производство целесообразно прово- дить после автоматизации учета по различным участкам и синтетическим счетам. Учет затрат на производство можно разделить на отдельные ком- плексы задач, которые выполняются в определенной последовательности: выявление и распределение прямых затрат; учет и распределение комплексных расходов; учет потерь в производстве; учет незавершенного производства; учет затрат основного производства и составление сводных регист- ров; расчеты по калькуляции себестоимости продукции. Для автоматизации учета затрат на производство используются клас- сификаторы цехов и отделов предприятия, изделий (заказов), полных сче- тов бухгалтерского учета, статей калькуляции, деталей, операций обра- ботки, видов брака и др. К документации относятся первичные и сводные документы по учету потерь в производстве, незавершенному производст- ву и т.д. Выявление и распределение прямых затрат. Эта задача включает комплекс подзадач, которые решаются при автоматизации основных раз- делов учета: 1) при автоматизации обработки информации по расчетам с персо- налом по оплате труда печатается ведомость. 2) на некоторых предприятиях уточняют расход сырья и материалов на производство для контроля за выполнением нормативов их расхода на единицу продукции и выявления всякого рода отклонений. 3) с использованием АРМ проводится также учет по распределению транспортно-заготовительных расходов; средние проценты рассчитывают в ведомости № 10. 4) расчет амортизации основных средств необходим для включения Р в затраты на производство, его производят при ведении на автоматизи- рованного учета основных средств в ведомостях форм 78 5) учет и распределение комплексных расходов включают сбор и накопление информации по счетам комплексных расходов (счета 23, 25, 26, 97 и др.) и распределение этих расходов. 6) Общехозяйственные расходы распределяются на вырабатывае- мую продукцию ежемесячно. Их сумма относится на счета 20 «Основное производство» и 23 «Вспомогательные производства» в части продукции и услуг, отпущенных на сторону. 7) цехи вспомогательного производства ежемесячно проводят ин- вентаризацию незавершенного производства. Учет потерь в производстве. Выявление таких потерь в целях их уменьшения и ликвидации — важнейшая задача, способствующая снижению себестоимости продукции за счет внутренних резервов: 1) Учет брака продукции. Точный и углубленный учет (по видам, причинам и виновникам) имеет большое значение для анализа причин возникновения брака и борьбы с ним. 2) Учет потерь от простоев организуют путем выписки специальных документов – простойных листков (тип.ф. Т-16). По их данным изготов- ляют цеховые ведомости потерь от простоев с учетом причин и виновни- ков, а также общезаводские ведомости. 3) Учет недостач и излишков в производстве организуется обычно путем проведения инвентаризации. Эти потери появляются в результате неточностей оперативного контроля, хищений и т.д. 4) Учет незавершенного производства. На предприятиях машино- строения систематически (ежемесячно, ежеквартально) на первое число месяца производится инвентаризация незавершенного производства с це- лью установить реальную стоимость незавершенной продукции, уточнить затраты на выпуск и выявить реальную себестоимость выпущенной в от- четном периоде готовой продукции. 5) Учет затрат основного производства. Составление сводных реги- стров. Затраты на основное производство можно группировать аналогично затратам вспомогательного производства в ведомостях, которые ведутся на каждый цех основного производства. Основанием служат те же доку- менты, что и для ведомостей учета затрат на вспомогательное производст- во, ведомостей цеховых и общезаводских расходов и др. Учет затрат на производство ведется по позаказному, нормативному или передельному методу. Наиболее прогрессивным считается норматив- ный, применяется преимущественно в серийном и массовом производстве: затраты учитываются в соответствии с нормами, установленными на изго- товление конкретной продукции, и отклонениями от норм. Автоматизация расчетов по калькуляции себестоимости продукции. 79 Для определения себестоимости товарной продукции, учета выпол- нения плана по себестоимости и контроля выполнения задания по сниже- нию себестоимости сравнимой продукции на промышленных предприяти- ях составляют калькуляции, в которых отражают по каждому изделию или группе однородных изделий фактическую себестоимость единицы в со- поставлении с себестоимостью, предусмотренной планом, и среднегодо- вой (прошлого года). Номенклатура статей калькуляции предусмотрена соответствующей отраслевой инструкцией по учету производства и каль- кулированию готовой продукции. 5. Автоматизация учета готовой продукции и ее продаж. Для бухгалтерского учета движения и остатков готовой продукции на складе предназначен счет 43 «Готовая продукция», для учета расчетов отгруженной продукции — счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчика- ми», а для учета продаж — счет 90 «Продажи». Номенклатура готовой продукции определяет объемные показатели деятельности предприятия, поэтому необходимо обеспечить точный учет готовой, отгруженной и реализованной продукции. Для автоматизации та- кого учета используются классификаторы: цехов и отделов предприятия; единиц измерения; синтетических счетов и субсчетов; готовых изделий; плательщиков, потребителей, номеров счетов-фактур. Классификатор но- меров счетов-фактур строится по порядковой системе, нумерация ведется с начала года. Для реализации поставленной задачи использованы программные решения, состоящие из двух частей: АРМ по организации учета готовой продукции, ее отгрузки и реализации в отделе сбыта (коммерческом отде- ле) (АРМ УГПС), а также АРМ бухгалтера, ведущего учет отгрузки и реа- лизации готовой продукции в бухгалтерии. АРМ работника отдела сбыта (АРМ УГПС) обеспечивает учет по- ступления на склад и отгрузки со склада готовой продукции и позволяет получить информацию о наличии ее на складе, о выполнении договоров, о выписанных счетах-фактурах. Оно выполняет такие функции, как органи- зация и ведение картотеки складского учета, учет отгрузки готовой про- дукции, рекламаций, выполнения договоров, а также печать регистров и сервис. В соответствии с этими функциями строится головное меню (рис. 5.4). Функция «Карточка» обеспечивает регистрацию поступления гото- вой продукции на основе сдаточной накладной, а также просмотр карто- теки складского учета. В процессе регистрации поступления готовой про- дукции заполняют карточку складского учета: по указанному номенкла- турному номеру изделия. При желании можно вывести результаты про- смотра на печать. 80 Функция «Отгрузка» включает формирование и печать счетов- накладных, которые необходимы для отгрузки продукции потребителям, а также ввод данных об отгрузке и таре, получение информации, отражаю- щей текущую ситуацию по отгрузке продукции. Функция «Рекламации» обеспечивает работу по рекламациям. Здесь тоже выполняется печать приказов-накладных и ввод данных об отгрузке продукции, формируется отчет о состояния дел по рекламациям. Печать приказов-накладных осуществляется после указания пользователем необ- ходимых атрибутов: количества экземпляров, номера приказа-накладной. Функция «Просмотр договоров» обеспечивает выборку всех заклю- ченных договоров по отгрузке продукции и после ввода номера договора, его даты и кода потребителя осуществляет вывод на экран по форме. Функция «Сервис» обеспечивает печать визитной карточки, на- стройку цвета, копирование, а также ведение справочников и рекламаций. АРМ бухгалтера по учету готовой продукции, ее отгрузки и реализа- ции в бухгалтерии (АРМ УГПБ) может функционировать автономно или в комплексе с другими АРМ. Входная информация формируется на месте возникновения в отделе сбыта и передается в бухгалтерию в электронном виде. На основании этих данных выписывают счета-фактуры (могут быть сформированы и при вводе соответствующей информации с клавиатуры). АРМ УГПБ обеспечивает выполнение пользователем четырех функций: решение задачи «Отгрузка и реализация», печать машинограмм, ведение справочников и сервис. Функция «Отгрузка и реализация» предусматривает выполнение всех основных технологических действий по вводу исходной информа- ции, обработке и выводу результатной. Режим «Ведение отгрузки и реализации» обеспечивает ведение опе- ративной информации по отгрузке и реализации готовой продукции. Режим «Выписка счета» обеспечивается на основе промежуточной базы, которая должна быть к этому моменту откорректирована пользова- телем. После выписки счета данные об отгрузке автоматически перено- сятся в основную базу. Последний режим, выполняемый в пределах функции «Отгрузка и реализация», обеспечивает расшифровку платежных требований с помо- щью вывода информации о содержании находящихся в них счетов- накладных. Функция «Печать» обеспечивает формирование и вывод формы № 16, выходных документов, сальдо неоплаченных счетов, сальдо счетов, не ушедших в банк, и сводной формы № 16. Здесь же осуществляется пере- ход на следующий месяц. Это происходит автоматически. 81 6. Автоматизация финансово-расчетных операций и составления отчетности . Автоматизация учета денежных средств Учет кассовых операций осуществляются в соответствии с «Поряд- ком ведения кассовых операций в Российской Федерации», каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установ- ленной форме. Рекомендовано к счету 50 «Касса» открывать субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы», 50-4 «Валютная касса». Типовая унифицированная форма приходных и расходных кассо- вых ордеров позволяет автоматизировать их печать с заполнением большинства позиций этих документов. Задачи, решаемые при учете кассовых операций: формирование приходных кассовых ордеров; формирование расходных кассовых ордеров; накопление бухгалтерских записей (проводок), отражающих хозяйственные операции по счету 50; получение и печать отчета кассира и кассовой книги за определен- ный (отчетный) период; формирование и печать регистров бухгалтерского учета по счету 50. Информационное обеспечение решения этих задач содержит: а) первичные документы (приказы руководства, кассовые чеки, расчетные ведомости и т.д.); б) классификаторы — работающих, контрагентов, денежных до- кументов; в) настроечную таблицу, которая используется на большинстве участков учета и позволяет в соответствии с содержанием хозяйственной операции формировать необходимые бухгалтерские записи (проводки); г) массивы, содержащие текущую первичную информацию: реестр приходных и расходных кассовых ордеров, реестры поступающих и вы- даваемых денежных документов, журнал бухгалтерских записей по де- бету и кредиту счета 50. Учет банковских операций. В соответствии с «Положением о без- наличных расчетах в РФ», основную часть своих денежных средств ор- ганизации должны хранить в соответствующих коммерческих банках, через которые между предприятиями и организациями осуществляются безналичные расчеты. Счета: 51 «Расчетные счета»; 82 52 «Валютные счета»; 55 «Специальные счета в банках»; 57 «Переводы в пути». Задачи: формирование платежных документов (платежных поручений); накопление бухгалтерских записей (проводок), получение и печать аналитических и синтетических бухгалтерских регистров по счетам 51, 52, 55, 57. Информационное обеспечение решения этих задач включает: а) первичные документы (распоряжения руководства об оплате счетов, выполнении расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами, о получении наличных денег их банка, об открытии и расходовании ак- кредитива, чековой книжки и т.д.); б) классификаторы — контрагентов, договоров, счетов и реквизи- тов контрагентов, банков, их реквизитов; в) справочник курсов валют; г) настроечную таблицу хозяйственных операций; д) массивы, содержащие текущую информацию — реестр банков- ских выписок, реестр полученных и выписанных платежных поручений, журнал бухгалтерских записей по дебету и кредиту счетов 51, 52, 55, 57. Информационную систему и реализацию автоматизированного учета операций с денежными средствами следует организовать таким образом, чтобы обеспечить другие участки учета той информацией, ко- торая содержится в обрабатываемых документах. Учет расчетных операций должен обеспечить контроль за состоя- нием расчетов с внешними организациями и предприятиями и с внут- ренними. Счет: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Практически все необходимые бухгалтерские регистры этого уча- стка могут быть получены автоматически на основании накопленной в базе данных информации. Такими регистрами являются ведомость ана- литического учета, ведомость синтетического учета, раздел главной кни- ги по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Кроме того, возможно получение различных справок, карточек состояния расчетов с отдельными контрагентами и т.д. С собственными сотрудниками, кроме расчетов по оплате труда, необходимо учитывать расчеты с подотчетными лицами, расчеты по предоставленным займам, по возмещению материального ущерба и т.д. Учет таких расчетов должен вестись по каждому сотруднику отдельно. На участке учета расчетных операций проводится учет: полученных материальных ценностей, поступивших товарно- транспортных накладных, накладных, отчетов подотчетных лиц, счетов- 83 фактур в разрезе поставщиков, договоров, поставок, выставленных сче- тов и их оплаты; полученных услуг, выданных актов выполненных работ, получен- ных счетов, счетов-фактур и их оплаты; отгруженных материальных ценностей, выписанных товарно- транспортных накладных, накладных, выданных счетов-фактур и их оп- латы; оказанных другим организациям услуг, полученных актов выпол- ненных работ, выписанных счетов, счетов-фактур и их оплаты; выданных сотрудникам ссуд и их погашения; материального ущерба, нанесенного сотрудниками и его возмеще- ние; выданных займов и расчетов по ним; полученных займов и кредитов и расчетов по ним. Как отмечалось, все данные о поступивших и произведенных опла- тах по любой из этих позиций могут быть получены с участков учета кассовых и банковских операций. Поэтому можно говорить, что инфор- мационное обеспечение для рассматриваемых учетных задач частично, а иногда и полностью формируется при работе других участков учета. Та- ким источником информации практически для всех участков учета яв- ляются участки учета кассовых и банковских операций. В соответствии с этими функциями строится головное меню АРМ учета финансово- расчетных операций АРМ УФО (рис. 5.6). Все рассматриваемые задачи используют как специфическую, так и общесистемную информацию. Автоматизация учета финансовых результатов и составления от- четности Особое место в информационной системе бухгалтерского учета за- нимают формирование финансовых результатов и учет капитала: раздел VII «Капитал» (счета 80—84, 86) и раздела VIII «Финансовые результа- ты» (счета 90, 91, 94, 96—98). Формирование финансовых результатов представляет собой чело- веко-машинный процесс, включающий расчеты и выполнение на их ос- нове бухгалтерских записей, в основном по счетам учета затрат (20—29, 44), расчетов с бюджетом и внебюджетными При формировании финансовых результатов проводят расчет: выручки от продажи продукции, товаров, работ и услуг; операционных доходов; внереализационных доходов; прямых расходов; косвенных расходов; себестоимости готовой продукции, товаров, предназначенных для 84 продажи; себестоимости незавершенного производства; себестоимости остатков готовой продукции, товаров на складе; себестоимости реализованных готовой продукции и товаров; коммерческих расходов; операционных расходов; внереализационных расходов; балансовой и чистой прибыли. В соответствии с этими функциями строится головное меню АРМ учета финансовых результатов и составления бухгалтерской отчетности АРМ УФС и СБО. Информационным обеспечением перечисленных задач являются регистры бухгалтерского учета: затрат (счета 20—29, 44, 91); готовой продукции (счет 43); товаров (счет 41); доходов (счета 90, 91); прибылей и убытков (счет 99); расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами (счета 68, 69). Результат каждого расчета отражается определенными бухгалтер- скими записями (проводками), составляющими закрытие отчетного пе- риода. Для выполнения проводок любая автоматизированная информа- ционная система бухгалтерского учета допускает ручной ввод, так как на практике выполнить их в автоматическом режиме не представляется возможным. Печать отчетности. В связи с тем, что формы отчетных документов утверждаются соответствующими ведомствами, все разработчики ин- формационных систем бухгалтерского учета при сопровождении своих программ у клиентов постоянно актуализируют модуль печати таких форм и, по возможности, их заполнения. Если алгоритм расчета показа- телей, заносимых в строки документов, практически не зависит от вы- бранной аналитики по бухгалтерским счетам, то их расчет может быть автоматизирован. Обычно разработчики автоматизированных информационных сис- тем бухгалтерского учета включают в состав функций настройку печати различных машинограмм и выполнения расчетов. В тех случаях, когда не все данные отчетов и деклараций могут быть рассчитаны автоматиче- ски, должны быть предусмотрены режимы и заполнения этих докумен- тов вручную. 85 Список литературы 1. Федорова Г.В. Информационные технологии бухгалтерского учета, анализа и аудита Москва Омега-Л, 2006 2. Бароновская Т.П., В.И. Лойко и др. Информационные систе- мы и технологии в экономике. Москва Финансы и статисти- ка, 2005 3. Голкина Г.Е. Бухгалтерские информационные системы. Мо- сква, 2004 4. Балдин К.В. Информационные системы в экономике: учеб- ник. Издательство: Дашков и К, 2009 г., 394 с. 5. Латушко Н.А. Информационные системы в бухгалтерском учете и аудите: Уч. Пос. для студентов специальностей "Прикладная информатика в экономике", Часть 2. Издатель- ство: МИИТ, 2005 г., 288 с. 6. Латушко Н.А. Информационные системы в бухгалтерском учете и аудите. Часть 3: Учебное пособие. Издательство: МИИТ, 2006 г., 232 с. 7. Пирогов В.Ю. Информационные системы и базы данных: ор- ганизация и проектирование: учебное пособие. Издательство: БХВ-Петербург, 2009 г., 528 с. 8. Васина Е. Н., Партыка Т. Л., Попов И. И. Автоматизирован- ные информационные системы бухгалтерского учета. Изда- тельство: Форум, Инфра-М, 2011 г., 432 стр. |