Леонтьев Б.К. Я изучаю Microsoft Office Visio 2003 (PDF). Удк 004. 738. 5 Ббк 32. 973. 26 018. 2
 Скачать 0.88 Mb.
|
|
Инструмент Соединитель: ◆ В диалоговом окне Choose Drawing Type выберите тип диаграммы Flowchart. ◆ Через двойной щелчок мыши активизируйте диаграмму. ◆ На Стандартной Панели Инструментов выберите щелчком мыши Инструмент Соединитель (Connector tool). ◆ Перетащите на страницу чертежа какой нибудь образ из трафарета с названием Basic Flowchart Shapes. ◆ Перетащите на страницу чертежа еще один образ и соедините два образа друг с другом. ◆ Перетащите несколько образов и создайте из них диаграмму. Каждый новый образ, сброшенный на страницу, соедините с предыдущим образом. Вы можете снабдить вашу диаграмму дополнительной информа цией. Для этого имеется несколько способов. Вы можете: ◆ Дополнить образы или страницу чертежа текстом, выбрав определенные образы и напечатав этот текст. ◆ Дополнить диаграммные образы информацией или выбранными свойствами. С помощью такой процедуры вы сможете сохранить необходимые данные (к примеру, стоимость, срок годности и ресурсы, которые ассоциируются с процессом). Диаграммы 153 154 Диаграммы ◆ Дополнить образы на вашей диаграмме навигационными ссылками для перехода по внутренним или внешним сетям к отдельным страницам, файлам или документам. Для того, чтобы дополнить образы выбранными свойствами: ◆ Щелкните правой кнопкой мыши на двумерном образе вашей диаграммы, а затем выберите в меню поле Properties. ◆ Введите необходимую информацию для стоимости Cost, срока годности Duration и ресурсов Resources. По умолчанию Visio свяжет три выбранных свойства (стоимость, срок годности и ресурсы) с каждым двумерным образом вашей диаграм мы. Важно: Для «увязки» дополнительной информации с образами ва шей диаграммы щелкните правой кнопкой мыши на образе, а затем об ратитесь к опции Properties. В диалоговом окне выбранных свойств Custom Properties отметьте поле Define. Щелкните на поле New. Для создания нового выбранного свойства введите необходимую вам информацию. Для того, чтобы дополнить вашу диаграмму ссылкой: ◆ Из трафарета Borders And Titles перетащите на свою страницу образ гиперссылки. ◆ В диалоговом окне Custom Properties выберите из списка желаемый тип пиктограммы, к примеру, Вперед (Forward), Назад (Back), Домой (Home) и нажмите OK. Вы можете выбрать для пробы кнопку Forward и сослаться на web страницу, на которой пользователь получит дополнительную информацию. ◆ В диалоговом окне Hyperlinks определите адрес, на который будет ссылаться кнопка, затем щелкните OK. Работа с большими диаграммами С помощью больших диаграмм вы можете визуализировать слож ные процессы, которые требуют для своего описания нескольких черте жей. Microsoft Office Visio 2003 предоставляет несколько полезных методов для работы с многостраничными диаграммами. К примеру, вы можете: ◆ Использовать нумерацию образов для создания перекрестных ссылок на поясняющие записи или для указания последовательности этапов крупного производственного процесса. ◆ Использовать так называемые образы вне страничных ссылок для навигации в многостраничных диаграммах или для ссылки на уже существующую страницу в вашем чертеже. Для того, чтобы пронумеровать образы на вашей диаграмме 1. Через Тип чертежа выберите диаграмму и дайте команду Tools ➪ ➪ Macros ➪ ➪ Number Shapes. 2. В диалоговом окне Number Shapes (Количество образов) обрати тесь к полю данных Number Assigned и задайте необходимое количество ссылок. 3. В поле Operation выберите нужный вам параметр. Опция Manually By Clicking (нумерация вручную) дает вам возмож ность назначать числа по одному, так чтобы вы могли сами определять порядок нумерации. Опция Auto Number (автоматическая нумерация) — числа автома тически закрепляются за образами и начинается новая последователь ность. Опция Renumber Maintaining Sequence (перенумерация сохранен ной последовательности) определяет, что вы можете сохранить сущест вующую последовательность нумерации для уже пронумерованных об разов. Важно: В случае, если вы выберете параметр Manually By Clicking, то появившееся диалоговое окно посоветует вам щелкнуть кнопкой мы ши на образе для того, чтобы назначить следующее число. После того, как вы закончите нумерацию, нажмите на кнопку Close (Закрыть). 4. В поле Apply To укажите, хотите ли вы пронумеровать все обра зы или только те, которые были вами выбраны. 5. В случае, если вы хотите пронумеровать образы, которые позже добавили к диаграмме, обратитесь к диалогу Continue Numbering Shapes As Dropped On Page (Постоянная нумерация образов, перемещаемых на страницу). 6. Перейдите на следующую вкладку и укажите, хотите ли вы про вести нумерацию до или после внесения текста в образы, а также опреде лите, будут ли использоваться все слои, или только выбранные (если они имеются). Укажите последовательность нумерации и, если нужно, пара Диаграммы 155 156 Диаграммы метр перенумерации. В случае, если вы хотите, чтобы номера не появля лись на образах, то воспользуйтесь полем Hide Shape Numbers (Скрыть номера). В случае, если вы не хотите нумеровать образы соединители, то воспользуйтесь полем Exclude Connectors (Исключить соединители). 7. Нажмите на OK. Как «соединиться» с новой или уже существующей страницей вашей диаграммы с помощью образа внестраничной ссылки ◆ Из трафарета образов основной диаграммы Basic Flowchart Shapes «перетащите» и «опустите» на страницу чертежа образ внестраничной ссылки. ◆ В диалоговом окне внестраничной ссылки Off Page Reference определитесь, хотите ли вы соединиться с новой страницей или с уже существующей страницей в вашем чертеже. ◆ В случае, если вы решили соединиться с новой страницей и хотите, чтобы этот образ был добавлен к новой странице, то укажите поле Drop Off Page Reference Shape On Page (Сбросить образ внестраничной ссылки на страницу). В случае, если же вы решили соединиться с новой страницей и хо тите, чтобы текст в обоих образах внестраничной ссылки отражал изме нения, произведенные вами при добавлении, модификации или удале нии текста в одном из образов, то укажите поле Keep Shape Text Synchronized (Сохранять текст образа синхронизированным). В случае, если вы решили соединиться с новой страницей и хоти те создать ссылки между образами, то укажите поле Insert Hyperlinks On Shapes (Поместить в образы гиперссылки). Эта опция применяется при навигации от образа к образу в случае крупных диаграмм. ◆ Нажмите OK. Глава 3. Работа с «причинно следственными» диаграммами В случае, если вы руководитель фирмы и знакомы с принципами квалифицированного управления Total Quality Management, то Microsoft Office Visio 2003 вы можете создавать причинно следственные диаграм мы для анализа причин возникающих проблем или успешного развития по ходу процесса TQM. Причинно следственные диаграммы (иногда их называют диа граммами рыбьего скелета) могут документировать факторы, влияющие на определенную ситуацию (к примеру, это может быть проблема квали фикации или сокращение стоимости программы). Как создать причинно следственную диаграмму 1. Запустите программу Microsoft Office Visio 2003. 2. В диалоговом окне Choose Drawing Type выберите диаграмму Flowchart. 3. В поле Drawing Type сделайте двойной щелчок на причинно следственном типе Cause And Effect. Перед вами появится страница чер тежа с частично созданной причинно следственной диаграммой. 4. Из трафарета Cause And Effect Diagram Shapes «перетащите» на чертежную страницу необходимые вам образы причин, следствий и кате горий и с их помощью завершите диаграмму. 5. Для того, чтобы дополнить образы вашего чертежа каким ни будь текстом, укажите выбранный вами образ и напечатайте текст. 6. Для того, чтобы дополнить текстом ваш чертеж, откройте Стан дартную Панель инструментов и щелкните на Инструменте Текст, затем поместите курсор в том месте, где должен появиться текст, и просто вве дите его. Глава 4. Создание «перекрестно функциональных» диаграмм Перекрестно функциональные диаграммы демонстрируют ход процесса от отдела к отделу, в то время как другие диаграммы иллюстри руют лишь этапы этого процесса. К примеру, если вам требуется пока зать персоналу, как развивается производственный процесс и каким об разом на него влияют различные отделы вашей фирмы, то для иллюстрации вашей концепции вы можете создать перекрестно функ циональную диаграмму. Диаграммы 157 158 Диаграммы Используя так называемые функционально полосные образы, вы можете определить ориентацию вашей перекрестно функциональной диаграммы. Функционально полосные образы имеют особые метки для идентификации процесса на вашей диаграмме. Используя Microsoft Office Visio 2003, вы можете создавать много страничные перекрестно функциональные диаграммы без необходимо сти начинать каждую новую страницу из наброска. Создание горизонтальных или вертикальных перекрестно функциональных диаграмм Вы можете создавать горизонтальные или вертикальные перере крестно функциональные диаграммы, и их ориентация будет зависеть от того, какая композиция лучше выражает вашу информацию. Для изобра жения функциональных единиц, в которых проходят этапы процесса, вы можете применить функционально полосные образы. Эти образы ис пользуются для определения ориентации вашей диаграммы. Для того, чтобы создать горизонтальную или вертикальную пере крестно функциональную диаграмму 1. Запустите Microsoft Office Visio 2003. 2. В диалоговом окне Choose Drawing Type выберите на диаграмму Flowchart. 3. В поле Drawing Type дважды щелкните на перекрестно функци ональной диаграмме Cross Functional Flowchart. 4. В диалоговом окне Cross Functional Flowchart укажите полосную ориентацию, начальное число полос, которое вы хотите иметь на вашей диаграмме, и нужна ли диаграмме титульная строка Title Bar, после это го нажмите OK. 5. Из трафарета Basic Flowchart Shapes «перетащите» образ Process и разместите его на странице в месте, предназначенном для первого эта па процесса. Щелкните на выбранном образе и введите текст метки. 6. На Стандартной Панели инструментов (Standard toolbar) выбери те Инструмент Соединитель. В то время, когда первый образ все еще вы бран, «перетащите» на страницу второй образ. Эти два образа автомати чески соединятся друг с другом. 7. Продолжайте добавлять образы до тех пор, пока их не будет на странице столько, сколько вы хотите. Каждый новый образ соединяется с образом, который был выбран в момент добавления. 8. Щелкните клавишей мыши, чтобы выбрать образ соединителя (Connector shape), а затем введите название входных или выходных дан ных. 9. При необходимости вы можете добавить к существующему чер тежу дополнительные полосы. «Вытащите» образ функциональной по лосы из трафарета Перекрестно функциональных образов (Cross Functional Shapes) и «опустите» его на линию, за которой он должен следовать. Совет: Для того, чтобы переставить образы функциональных по лос, выберите метку полосы, которую вам нужно переместить, и «тащи те» ее для того, чтобы верхний левый угол полосы оказался над полосой, за которой она должна следовать, затем отпустите кнопку мыши. Создание многостраничных перекрестно функциональных диаграмм В тот момент, когда вы добавляете новую страницу к вашей пере крестно функциональной диаграмме, Microsoft Office Visio 2003 спраши вает вас, надо ли копировать функциональные полосы из текущей стра ницы на новую, чтобы затем не создавать страницу из наброска. Для того, чтобы создать многостраничную перекрестно функцио нальную диаграмму 1. Щелкните правой кнопкой мыши на вкладке Page..., располо женной в нижней левой области страницы чертежа и выберите в появив шемся меню опцию Insert Page. 2. В диалоговом окне Page Setup выберите желаемую настройку и нажмите OK. 3. В случае, если вы хотите скопировать функциональные полосы из текущей страницы на новую, то в диалоговом окне Cross Functional Flowchart нажмите OK. В противном случае нажмите Cancel. В случае, ес ли вы решили скопировать полосы, то на новой странице появится набор полос с теми же метками и соответствующими позициями, как у полос на текущей странице. Совет: Когда вы удаляете из чертежа образ функциональной по лосы, то образы этой полосы также будут удалены, а все другие образы функциональных полос на чертеже переместятся. Диаграммы 159 160 Диаграммы Глава 5. Импортирование данных диаграмм из других приложений Используя Microsoft Office Visio 2003, вы можете автоматически создать диаграмму из текстового файла или документа Microsoft Excel. Вы можете также импортировать эту информацию из программы, которая поддерживает экспорт данных диаграммы или создать новый текстовый файл или файл Excel посредством мастера Import Flowchart Data Wizard. Импортирование данных диаграммы 1. Запустите Microsoft Office Visio 2003 и выберите Tools ➪ ➪ Macros ➪ ➪ Import Flowchart Data Wizard. 2. В первом диалоговом окне Import Flowchart Data Wizard нажми те Next. 3. Во втором диалоге выберите режим чтения данных из существу ющего файла Read Data From Existing File, введите имя файла или нажми те кнопку Browse и определите местонахождение текстового файла с рас ширением .txt или файла Excel с расширением .xls, на основе которого вы хотите создать диаграмму. Затем нажмите Next. 4. Нажмите Finish. В случае, если ваш файл имеет текстовый формат, то Microsoft Office Visio 2003 попросит вас указать разделяющий символ, который вы используете между полями, символ разделителя текста и символ, вклю чающий в себя комментарии. Выберите разделители и нажмите OK. Как создать текстовый файл или файл Excel, а затем получить диаграмму 1. Запустите Microsoft Office Visio 2003 и выберите Tools ➪ ➪ Macros Import Flowchart Data. 2. На первом экране Мастера импорта нажмите Next. 3. На втором экране выберите опцию Enter Data In A New Text File или Enter Data In A New Microsoft Excel Workbook и нажмите Next. 4. На следующем экране выберите параметр Use Visio Flowchart — Basic Template (Использовать диаграмму Visio — основной эскиз) или Use Custom Template (Использовать собственный эскиз). В случае, если вы выбрали Custom Template, то нажмите кнопку Browse и укажите местопо ложение необходимого вам эскиза. Затем щелкнете OK. 5. В случае, если на этапе 3 вы решили открыть новый текстовый файл, то Мастер импорта предложит вам ввести имя файла. После того как вы нажмете на кнопку Next, откроется текстовый файл, который со держит инструкции для установки заголовков и столбцов файла данных. В случае, если же на этапе 3 вы решили открыть новый конспект Excel, то Мастер импорта обеспечит вас информацией о перемещениях между Excel и Visio. После того как вы нажмете на кнопку Next, конспект откро ется с уже размещенными заголовками колонок. 6. Введите данные в текстовый файл или в эскиз конспекта, а за тем сохраните файл. 7. Выберите Tools ➪ ➪ Macros ➪ ➪ Import Flowchart Data Wizard. По сле того как Мастер импорта запросит у вас файл данных, выберите тек стовый файл или файл Excel, который вы только что создали. Далее, следуя указаниям Мастер импорта, вы автоматически создадите вашу диаграмму. Глава 6. Построение диаграмм вашей организации В Microsoft Office Visio 2003 включены трафареты и инструменты, позволяющие создавать простые и весьма сложные многостраничные диаграммы «Organization chart». Используя такие диаграммы, вы можете: ◆ Оценить «одним взглядом» деятельность всей вашей компании или одного конкретного отдела. ◆ Сохранить информацию о сотрудниках (к примеру, их оклады, должности, отделы, в которых они работают, и служебные телефонные номера. ◆ Оценить структуру подчиненности. В Microsoft Office Visio 2003 имеется специальный мастер, позво ляющий автоматически создавать диаграммы «Organization chart» из уже имеющейся информации. Как визуализируется ваша организация на диаграммах Visio Вы можете быстро и легко создать диаграмму вашей организации, используя образы, которые автоматически соединяются друг с другом, когда вы их «сбрасываете» на страницу. Диаграммы 161 162 Диаграммы Вы просто «сбрасываете» образы поверх тех, которым они подчи няются, и Visio автоматически соединяет и располагает их. Все образы и инструменты, необходимые вам для работы с вашей организационной картой и для управления ею, поставляются эскизом Organization Chart. Как создать диаграмму «Organization chart» 1. Запустите Microsoft Office Visio 2003. 2. В диалоговом окне Choose Drawing Type (Выбрать тип чертежа) нажмите Organization Chart. 3. В поле Drawing Type (Тип чертежа) дважды нажмите на Organization Chart. 4. Из трафарета образов Organization Chart Shapes перетащите на чертежную страницу образ |