Леонтьев Б.К. Я изучаю Microsoft Office Visio 2003 (PDF). Удк 004. 738. 5 Ббк 32. 973. 26 018. 2
 Скачать 0.88 Mb.
|
|
Executive. Перед вами появится диалоговое окно Connecting Shapes, которое продемонстрирует вам, как быстро добавить позиции подчиненных в ва шу диаграмму. В случае, если вы в дальнейшем не хотите смотреть на этот диалог, просто укажите Don't Show This Message Again (Не показы вать это сообщение снова). Как добавить фамилии и должности 1. На странице чертежа выберите образ и введите имя сотрудника. 2. Нажмите Enter, введите должность сотрудника, а затем нажми те где нибудь за пределами этого образа. Совет: Для того, чтобы быстро конвертировать образ в другую по зицию, нажмите правой кнопкой мыши на образе, выберите команду Convert Shape и укажите необходимую позицию. При дополнении отде лов и позиций после администратора Executive или в высшем эшелоне управления вы располагаете позицию на своем месте, а потом добавляе те и помечаете позиции, которые подчиняются вышестоящей позиции. Как добавить и присвоить метки подчиненным позициям 1. Из трафарета Organization Chart Shapes перетащите образ управ ляющего Manager на образ администратора Executive и организуйте их иерархическую связь. Образ Управляющего соединится с образом Администратора и рас положится ниже его. Важно: Образы соединителей добавляются автоматически, когда вы «сбрасываете» образ на тот образ, которому он подчиняется. 2. Для того, чтобы добавить необходимый вам текст, выберите об раз Управляющего и введите текст. Повторите эти шаги для каждого до бавленного вами образа Управляющего. 3. Для того, чтобы указать Управляющему иерархию подчинения, из трафарета Organization Chart Shapes «вытащите» образ Position (Пози ция) и «сбросьте» его на образ Управляющего. Повторите эти шаги, если хотите добавить несколько других позиций. Когда вы добавляете образы, Microsoft Office Visio 2003 автомати чески размещает все подчиняющееся образы и создает пространство для новых, которые могут быть сброшены на диаграмму. Как добавить в вашу диаграмму «Organization chart» составные образы Для того, чтобы добавить на ваш чертеж от одного до пятидесяти образов одного и того же типа, вы можете использовать так называемые составные образы Multiple Shapes, которые располагаются на трафарете образов Organization Chart Shapes. Для того, чтобы дополнить вашу диа грамму составными образами: 1. Из трафарета Organization Chart Shapes перетащите на чертеж ную страницу образ Multiple Shapes. 2. В диалоговом окне Add Multiple Shapes в поле Number of Shapes задайте количество необходимых вам образов. 3. Выберите нужный вам образ из списка образов и нажмите OK. Совет: Чтобы показать или скрыть подчиненные позиции на диа грамме организации, выберите образ, изображающий высший эшелон управления и затем дайте команду Organization Chart ➪ ➪ Hide Subordinates. Изменение компоновки образов на диаграмме «Organization chart» Вы можете изменить макет вашей диаграммы в любой момент, когда захотите модифицировать конфигурацию отделов и позиций на ва шем чертеже. Панель инструментов Organization Chart визуализируется по умолчанию, поэтому вы можете быстро изменить иерархическую струк туру отделов и передвинуть образы. Как изменить компоновку образов 1. Выберите View ➪ ➪ Toolbars ➪ ➪ Organization Chart. 2. Укажите тот образ верхнего уровня, чьи непосредственные под чиненные будут задействованы в перекомпоновке. Диаграммы 163 164 Диаграммы 3. Обратитесь к Панели инструментов Organization Chart и нажмите на кнопке макета, который вы хотите использовать. 4. Подстройте ваш макет следующим образом: Для того, чтобы заставить образ подчиняться какому либо образу верхнего уровня, перетащите его на образ, которому он должен подчи няться. Для того, чтобы изменить местоположение образа в определенной иерархической структуре, выберите образ, который вы хотите передви нуть, а затем нажмите кнопку Move Shapes. Сохранение информации в диаграмме «Organization chart» Вы можете дополнить образы на вашей диаграмме новой инфор мацией Custom property, которую будете использовать для отчетов и ссы лок. Многие образы Visio, включая и образы Organization chart, постав ляются с уже указанными выбранными свойствами. Вам лишь остается ввести именно ваши данные. Например, образы Organization chart имеют свойства для Отдела (Department) и телефона (Telephone). Вы можете ссылаться на эту информацию просто, щелкая правой кнопкой мыши на образе в вашем чертеже. Как сохранить информацию в образах «Organization chart» 1. Укажите образ, который вы хотите дополнить информацией. 2. Выберите Shape ➪ ➪ Custom Properties. Появится диалоговое окно Custom Properties. 3. В диалоговом окне Custom Properties введите нужную вам ин формацию и нажмите OK. Совет: Для того, чтобы добавить новые выбранные свойства, от редактировать или удалить уже существующие выбранные свойства для образов, в диалоговом окне Custom Properties нажмите кнопку Define и произведите желаемые изменения. Как изменить выбранные свойства Нажмите правой кнопкой мыши на образе, а затем выберите Shape ➪ ➪ Custom Properties. В диалоговом окне Custom Properties нажмите кноп ку Define, а затем добавьте, измените или удалите те свойства, которые хотите изменить. Крупные диаграммы «Organization chart» Вы можете составить крупную диаграмму таким образом, что страницы, на которых многократно упоминается один и тот же сотруд ник, будут модифицироваться вместе. Это означает, что, если вы меняете информацию именно для этого человека, то вам придется сделать дан ную операцию только один раз. Кроме того, Microsoft Office Visio 2003 облегчает навигацию стра ниц на крупной диаграмме и ускоряет поиск информации того или ино го сотрудника. Создание крупных диаграмм «Organization chart» с помощью составных страниц Для того, чтобы изобразить все отделы и позиции в вашей компа нии, вы можете использовать составные страницы. Добавляя нужные вам образы к первой странице чертежа, вы можете добавить новую стра ницу, чтобы продолжить построение диаграммы и сохранить взаимосвя зи на всех страницах. Как создать синхронизированную копию отдела на новой странице Посредством создания копии отдела вы можете добавить новую страницу в ваш чертеж, при этом модификации, произведенные над лю бым образом, автоматически переносятся на аналогичный образ соот ветствующей страницы. 1. Открыв диаграмму, выберите образ, который вы хотите помес тить на верхнем уровне новой страницы, а затем дайте команду Orga nization Chart ➪ ➪ Create Synchronized Copy. 2. Нажмите OK, чтобы открыть новую страницу, которая покажет копию выбранного вами образа и все подчиненные ему образы. В случае, если вы хотите скрыть подчиненные позиции, то выберите опцию Hide Subordinates On Original Page. Новые образы синхронизированы с перво начальными образами, поэтому произведенные вами изменения появят ся в обоих местах. 3. Для того, чтобы продолжить построение отдела, «перетащите» новые образы поверх образа, который вы копировали. Диаграммы 165 166 Диаграммы 4. Для того, чтобы вернуться к первоначальной странице чертежа, нажмите на пиктограмму вкладки Page 1. 5. Для того, чтобы показать скрытые подчиненные позиции дайте команду Show Subordinates. Важно: В случае, если вы при работе с диаграммами используете операции копирования и вставки, то образы, которые вы копируете, не синхронизируются с первоначальными образами. Удаление образов в синхронизированных копиях Когда вы удаляете образ с первоначальной страницы или из син хронизированной копии, то по умолчанию образ удаляется с каждой страницы вашей диаграммы, при этом программа проинформирует вас предупреждающим сообщением. Нажав на кнопку Cancel, вы можете от менить синхронизацию из удаляемых образов и тем самым сохранить синхронизированные копии. Местонахождение человека на диаграмме вашей организации Для непосредственного поиска определенного сотрудника на ва шей диаграмме вы можете воспользоваться диалоговым окном Find Person. Образ, изображающий определенного вами человека, выбирает ся на соответствующей чертежной странице. Для того, чтобы найти чело века на многостраничной диаграмме: 1. Выберите Organization Chart ➪ ➪ Find Person. 2. В диалоговом окне Find Person введите фамилию человека, ко торого вы хотите обнаружить. Сравнение и модернизация информации Вы можете сравнивать информацию, полученную из различных версий ваших диаграмм. Возможность оценивать различия между преды дущими и текущими диаграммами полезна в тех случаях, когда вам часто приходится менять диаграммы и разъяснять изменения другим сотруд никам. Вы можете использовать команду сравнения данных Compare Organization Data и просмотреть отчет о различиях между предыдущей и текущей версиями вашей диаграммы. Кроме того, вы можете модернизи ровать старую диаграмму, внеся в нее новую информацию. Важно: Когда вы модернизируете уже существующую диаграмму, Microsoft Office Visio 2003 сохраняет форматирование первоначального чертежа. Как сравнить и модернизировать организационные диаграммы 1. Выберите Organization Chart ➪ ➪ Compare Organization Data. 2. В диалоговом окне сравнения данных Compare Organization Data в поле My Drawing To Compare выберите имя предыдущего чертежа, а в поле Drawing To Compare It With укажите чертеж, с которым будет прово диться сравнение. Совет: В случае, если чертежи, которые вы хотите сравнить, еще не открыты, нажмите кнопку Browse и просто укажите их местоположе ние. 3. В поле Compare Type выберите один из вариантов: My Drawing Is Older. Этот параметр используется, если ваш чертеж является предыдущей версией и вы хотите модернизировать его новой информацией. My Drawing Is Newer. Выберите этот параметр, если вам необходи мо оценить отчет об изменениях, сделанных с тех пор, как был создан первоначальный чертеж. 4. Нажмите OK. 5. Появится диалоговое окно Comparison Report. Оно покажет раз личия между двумя диаграммами. В случае, если на этапе 3 был выбран параметр My Drawing Is Older, то здесь вы можете выбрать параметр Update Drawing и дополнить старую диаграмму информацией из более новой версии. Важно: В случае, если вы хотите сохранить эту информацию в файле для дальнейшего распространения или для того, чтобы позже ссы латься на нее, то нажмите на кнопку Save As Text (Сохранить в виде тек ста). Создание организационной диаграммы на основе уже существующей информации При создании диаграмм вы можете использовать файлы электрон ных данных, которыми располагает в настоящий момент ваша организа ция. Например, многие корпорации используют для регистрации имен сотрудников, их должностей и служебных обязанностей такие информа ционные файлы, как таблицы Microsoft Excel. Вы можете создать органи зационную диаграмму из такого файла данных, используя мастер Orga nization Chart Wizard. Диаграммы 167 168 Диаграммы Важно: В случае, если у вас еще нет файла данных, то вы можете задействовать мастер Organization Chart Wizard и открыть эскиз файла данных в текстовом формате с расширением .txt или формате Excel с рас ширением .xls, а затем оформить вашу диаграмму, не перетаскивая обра зы, а просто печатая ее в формате таблицы. С помощью мастера Organization Chart Wizard, вы можете создать организационную диаграмму на основе данных в существующем тексто вом файле. Вы можете определить: ◆ Данные, которые гид должен показать на образах организационной диаграммы (к примеру, фамилию, должность, отдел). ◆ Поля из вашего информационного файла, которые вы хотите использовать в образах организационной диаграммы в качестве выбранных свойств. Для того, чтобы создать организационную диаграмму с помощью мастера Organization Chart Wizard 1. Выберите Organization Chart ➪ ➪ Organization Chart Wizard. 2. На первой вкладке мастера нажмите Next. 3. На второй вкладке выполните одно из следующих действий: В случае, если вы выбрали опции Text, Org Plus (*.txt) Microsoft Excel File или ODBC Compliant Data Source, то просто нажмите на кноп ку Next и на следующей вкладке выберите файл или источник данных, который вы хотите использовать, а затем перейдите к пункту 4. В случае, если же вы выбрали Microsoft Exchange Server Directory, то просто нажмите на кнопку Next и перейдите к пункту 4. 4. На следующей вкладке мастера укажите поля столбцов в том файле данных, который содержит информацию о вашей организации. 5. На следующей вкладке, выберите информацию, которую необ ходимо изобразить на образах вашей организационной диаграммы (к примеру, фамилии и позиции). 6. На следующей вкладке, выберите поля, которые нужно доба вить к образам вашей организационной диаграммы в качестве полей вы бранных свойств. Нажмите кнопку Add для того, чтобы переместить ва шу выборку из окна столбцов файла данных Data File Columns в окно полей выбранных свойств Custom Property Fields. 7. На следующей вкладке выполните одно из следующих дейст вий: Определите, какую часть вашей организации необходимо изобра зить на каждой странице. На следующих вкладках мастера, укажите дан ные, которые вам требуется изобразить на каждой странице организаци онной диаграммы. На последнем вкладке мастера нажмите на кнопку Finish. Укажите Microsoft Office Visio 2003, какое количество информа ции должно присутствовать на странице чертежа и нажмите на кнопку Finish. Важно: Настройки мастера остаются такими, какими вы их оста вили в момент последней модернизации. Использование дизайна тем и цветовых схем В случае, если вы планируете использовать диаграмму вашей орга низации на презентации или же просто хотите взглянуть на диаграмму с другой точки зрения, то Microsoft Office Visio 2003 дает вам возможность быстро видоизменить ваш чертеж. Для большего визуального впечатле ния вы также можете дополнить чертеж цветной схемой. Например, на презентации торгов вы можете использовать цвета компании. Кроме то го, использование цветов на организационной диаграмме помогает вы делять различные отделы и позиции. Для того, чтобы изменить дизайн темы на вашей диаграмме выбе рите команду Organization Chart ➪ ➪ Options, в появившемся диалоговом окне Options из списка Org Chart Theme подберите нужную тему и на жмите OK. Для того, чтобы дополнить организационную диаграмму цветной схемой дайте команду Tools ➪ ➪ Macros ➪ ➪ Visio Extras ➪ ➪ Color Schemes, в диалоговом окне Color Schemes из списка Choose A Color Scheme выбери те нужную вам схему и нажмите OK. Глава 7. Диаграммы компьютерной сети и офиса С помощью Microsoft Office Visio 2003 вы можете создавать черте жи и диаграммы, которые послужат вам инструментами для управления инфраструктурой вашей организации. Например, вы можете создавать диаграмму сети и компьютерного оборудования или при перемещении офиса в новое помещение создать его планируемый макет. Диаграммы 169 170 Диаграммы Используя Microsoft Office Visio 2003 для макетирования вашей се ти или офиса, вы можете: ◆ Применять слои, чтобы распознавать и работать с особыми компонентами в ваших чертежах. Например, вы можете быстро распознать все компьютеры, которые вам поставил определенный производитель. ◆ Сохранять информацию, которая ассоциируется с каждым образом. При этом вы можете уделять большее внимание проблемным областям, разрабатывать стоимостную политику или выполнять быстрые инвентаризации. Создание основных сетевых диаграмм Вы можете использовать диаграммы сети для дизайна и реализа ции сетевых конфигураций или для визуальной оценки сложности суще ствующей сети. Это облегчает решение проблем в инфраструктуре вашей сети, поскольку при любом запросе вы получаете точную и подробную информацию. Вы можете использовать именные категории образов (так называемые слои) и благодаря им дифференцировать отдельные компо ненты сети. Кроме того, вы можете использовать выбранные свойства и отчеты, чтобы сохранять данные, связанные с образами вашей сети и до кладывать о них вышестоящему руководству. Для того, чтобы создать основную сетевую диаграмму запустите Microsoft Office Visio 2003, в диалоговом Welcome To Visio 2003 нажмите кнопку OK, в диалоговом Choose Drawing Type нажмите на Network Diagram, в поле Drawing Type дважды нажмите на Basic Network, из трафа рета образов основной сети Basic Network Shapes перетащите на страни цу чертежа какой нибудь образ сети. В тот момент, когда стрелка указателя превратится в крест с че тырьмя стрелками, перетащите его к точке соединения на одном из окру жающих образов. Контрольный указатель окрасится в красный цвет; это означает, что указатель приклеен к точке соединения. Для того, чтобы дополнить сетевые образы текстом, выберите об раз и просто введите нужный текст. Для того, чтобы переместить текст у большинства сетевых образов, вам нужно достаточно перетащить кон трольный указатель на другое место. Использование слоев для изображения других сетей Когда вы создаете сетевую диаграмму, Microsoft Office Visio 2003 располагает сетевые образы на слоях. К примеру, когда вы перетаскива ете на страницу чертежа образы фирмы Macintosh, Microsoft Office Visio 2003 добавляет образ к слою Apple и слою общей сети. Когда образы при числяются к отдельным слоям, вы можете работать с образами каждого слоя по отдельности. Например, вы можете скрыть или закрыть паролем все слои или вывести на печать те образы, которые причислены к опре деленному слою. Для того, чтобы просмотреть только один слой на чертеже выбе рите команду |