Главная страница
Навигация по странице:

  • 5.1. Стандарты предприятия

  • 5.2. Регламент процесса

  • Клиент Выход Спецификация

  • Поставщик Вход Спецификация

  • Субподрядчик 1 (

  • Функции (работы) Регламентирующий документ Должностные лица 1 2 3 4 5

  • 5.3. Документированная процедура, методика

  • Управление документацией системы менеджмента


    Скачать 1.67 Mb.
    НазваниеУправление документацией системы менеджмента
    Дата19.06.2018
    Размер1.67 Mb.
    Формат файлаpdf
    Имя файлаSamsonova.pdf
    ТипУчебное пособие
    #47379
    страница8 из 11
    1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
    5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ
    Документирование процессов может оформляться в виде разных документов: стандартов предприятия, документированных процедур, методик, регламентов процессов. При оформлении каждого из них рекомендуется пользоваться положениями ГОСТ Р 6.30‒2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Рассмотрим требования к содержанию и оформлению каждого из них.
    5.1. Стандарты предприятия
    Стандарты предприятия – самый регламентированный документ из всех перечисленных. К содержанию и оформлению стандартов предприятия требования содержаться в трех государственных стандартах:

    ГОСТ Р 1.4‒2004 Стандарты отраслей. Стандарты предприятий.
    Стандарты научно-технических, инженерных и других общественных объединений. Общие положения.

    ГОСТ Р 1.0‒2004 Государственная система стандартизации
    Российской Федерации. Общие положения.

    ГОСТ Р 1.5‒2004 Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.
    Стандарт содержит следующие структурные элементы:

    титульный лист;

    предисловие;

    содержание

    введение;

    наименование;

    область применения;

    нормативные ссылки;

    определения;

    обозначения и сокращения;

    требования;

    приложения;

    библиографические данные.
    Требования к содержанию и оформлению стандартов предприятия содержаться в ГОСТ Р 1.5‒2004.

    68
    5.2. Регламент процесса
    Регламент содержит следующие структурные элементы [3]:
    Титульный лист;
    1.
    Назначение и область применения;
    2.
    Нормативные ссылки;
    3.
    Термины и определения;
    4.
    Владелец процесса, выходы и входы процесса;
    5.
    Выполнение процесса;
    6.
    Управление процессом;
    7.
    Ресурсы процесса;
    8.
    Документирование и архивирование;
    9.
    Порядок внесения изменений;
    10.
    Рассылка;
    11.
    Лист регистрации изменений;
    12.
    Ознакомление сотрудников.
    Титульный лист. Содержит: гриф утверждения руководителя организации, наименование структурного подразделения, в котором реализуется процесс, наименование вида документа (регламент процесса), наименование процесса, визы разработчика документа, проверившего документ и заинтересованных лиц.
    1 раздел. Назначение и область применения. Содержит два подраздела:
    1.1
    – в котором отражено, что данный Процесс устанавливает порядок выполнения процесса и предназначен (например, для производства продукции, постоянного улучшения системы менеджмента качества и обеспечения системы или процессов и т. п.);
    1.2
    ‒ здесь указывают, что все функции и работы, выполняемые в ходе
    Процесса, распространяются на – приводится наименование подразделения
    (подразделений).
    2 раздел. Нормативные ссылки. В данном разделе указывается, какие нормативные документы использованы при разработке документа (регламента процесса): государственные, международные, отраслевые документы, а также внутренние нормативные документы предприятия/организации.
    3 раздел. Термины и определения. В данном разделе приводятся термины и определения понятий, использованных при разработке данного документа.
    4 раздел. Владелец процесса, выходы и входы процесса. Раздел состоит из нескольких подразделов.
    4.1 Владелец процесса. В данном подразделе указывается наименование должности (и при возможности наименование структурного подразделения, в котором он работает) владельца процесса, а также в каком документе установлены его основные обязанности.
    4.2 Выходы процесса. В данном подразделе указываются клиенты процесса (как внешние, так и внутренние), названия выходов процесса и спецификация на выходы (форма и код документа, если такая форма

    69 разработана и утверждена) или ссылка на документ, где эта спецификация приведена. Информация может быть представлена в виде таблицы.
    Клиент
    Выход
    Спецификация
    Клиент 1
    Выход 1
    ТУ, Форма документа, Ссылка на документ
    В случае если один выход направляется нескольким клиентам, допускается группировать информацию данного раздела по выходам, а не по клиентам. Если выходов набирается слишком много (более 10), то их необходимо группировать. Данный документ предназначен для управления процессом, поэтому излишняя детализация в этом и следующем разделе вредны. Подробное описание выходов и спецификаций на них уместны в инструкциях исполнителей.
    4.3 Входы процесса. Данный подраздел оформляется также, как и предыдущий. Информация в нем может быть представлена в виде таблицы.
    Поставщик
    Вход
    Спецификация
    Поставщик 1
    Вход 1
    ТУ, Форма документа, Ссылка на документ
    4.4 Субподрядчики процесса. Данный раздел заполняется в случае необходимости и наличия взаимодействия с субподрядчиками процесса.
    Информация может быть представлена в виде таблицы.
    Субподрядчик 1 (наименование субподрядчика)
    Наименование входа/выхода
    Спецификация
    Субподрядчик 2 (наименование субподрядчика)
    Заполнение таблицы по данному разделу может сопровождаться дополнительным текстовым описанием взаимодействия с субподрядчиками. К взаимодействию с субподрядчиками относятся: случаи согласования документов, промежуточные действия с продукцией и документацией, за конечный выпуск которых отвечает владелец процесса. Если владелец процесса считает, что, например, процедура согласования документа не является трудоемкой и длительной, то нет необходимости вносить ее в таблицу. Таблица заполняется для случаев, когда действия субподрядчиков настолько сложны и ответственны, что между ним и процессом существуют документированные требования по форме и срокам взаимодействия.
    5 раздел. Выполнение процесса. Раздел состоит из нескольких подразделов.

    70
    5.1 Схема процесса. Приводится графическая схема процесса по форме, избранной предприятием/организацией, где отражаются функции (действия) и их последовательность, ответственные за выполнение функций и т.д.
    5.2 Матрица ответственности. Ответственность персонала за функции в процессе может быть установлена, как указано в таблице.
    Функции (работы)
    Регламентирующий
    документ
    Должностные лица
    1
    2
    3
    4
    5
    1.
    Планирование
    Регламент процесса
    О
    2.
    Отчетность о ходе процесса
    Регламент процесса
    О
    3.
    Управление процессом
    Регламент процесса
    О
    4.
    Функция 1
    О
    5.
    Функция 2
    О
    5.3 Порядок выполнения функций и работ. В этом разделе описывается текстом порядок выполнения работ и функций, составляющих процесс, ответственность за проведение этих работ, взаимодействие персонала и подразделений, записи, образующиеся при проведении процесса, представленные в виде схемы в подразделе 5.1. Все работы (функции, действия), составляющие процесс, должны иметь документированное описание порядка их выполнения в виде инструкций (технологических, рабочих, контрольных, должностных и т. д.). Порядок разработки и оформления инструкций должен производиться в соответствии с требованиями документированной процедуры «Порядок управления документацией». Объем описания выполнения процесса не должен превышать ½ страницы, так как данный Регламент является документом для управления процессом, а не технологической инструкцией для исполнителей.
    5.4 Ответственность владельца процесса. В подразделе необходимо отразить, за что несет ответственность владелец процесса. Владелец процесса может нести ответственность:

    за доведение до всего персонала важности удовлетворения требований заказчика и нормативных документов;

    за доведение до всего персонала политики в области качества предприятия/организации и роли данного структурного подразделения и каждого работника в реализации политики в области качества (для описания процессов в системе менеджмента качества);

    за установление целевых показателей процесса и соответствие этих целевых показателей с целями предприятия/организации в области качества;

    за проведение регулярного анализа хода процесса и своевременную разработку корректирующих и предупреждающих действий;

    71

    за обеспечение всех необходимых ресурсов для выполнения работ в рамках настоящего процесса.
    5.5 Ориентация на заказчика. В подразделе указывается, что владелец процесса несет ответственность за то, что все требования заказчика выявлены и выполнены для повышения удовлетворенности заказчика.
    5.6 Политика в области качества. В подразделе перечисляется как
    Процесс участвует в реализации политики в области качества предприятия/организации
    (применяется для предприятий/организаций, сертифицируемых по ИСО 9001:2000).
    6 раздел. Управление процессом. Данный раздел состоит из нескольких подразделов.
    6.1 Планирование. В подразделе отражается, что планирование работ, составляющих процесс, цели и показатели для подпроцессов (функций, работ, действий) устанавливаются в соответствии с целями и показателями процесса.
    Также в данном подразделе приводится порядок проведения планирования деятельности процесса.
    6.1.1 Входные данные для планирования процесса. В пункте перечисляются данные (документы), на основании которых владелец процесса производит планирование.
    6.1.2 План бюджета процесса. В пункте указывается, на какой период и до какого срока ежегодно владелец процесса разрабатывает планы и бюджеты процесса на планируемый период (месяц, квартал, год). Также указывается, что владелец процесса получает от руководителя предприятия/организации утвержденные планы и бюджеты на планируемый период (в какие сроки ежегодно). В данном пункте может отражаться право владельца процесса на самостоятельное принятие решений в пределах суммы выделенного бюджета, а также отразить, какие действия должен предпринять владелец процесса в случае необходимости дополнительных финансовых сумм, к кому он должен обращаться и с кем согласовывать данное решение.
    6.2 Отчетность. В подразделе указывается, в какие сроки, за какие периоды владелец процесса отчитывается перед вышестоящим руководителем
    (перед кем конкретно) и по какой форме.
    6.3 Анализ со стороны вышестоящего руководителя. В данном подразделе отражается, кто (наименование должности), когда, на основании каких документов проводит анализ вышестоящий руководитель и какие документы он оформляет по результатам анализа.
    6.4 Контроль хода процесса. В подразделе указывается, по каким документам в какие периоды владелец процесса осуществляет контроль за ходом процесса.
    6.5 Управление процессом. В подразделе отражается, что владелец процесса ведет управление процессом путем принятия решений и чем он руководствуется (каким документом, если он существует) в разработке мероприятий при возникновении несоответствий в ходе процесса.

    72
    7 раздел. Ресурсы процесса. Данный раздел разбивается на три подраздела: персонал, инфраструктура, производственная среда. В каждом из подразделов указываются ресурсы, необходимые для выполнения процесса.
    8 раздел. Документирование и архивирование. В разделе определяется срок, в течение которого хранится в архиве организации подлинник Регламента процесса после окончания срока действия, аннулирования или замены, а также сколько хранятся записи (документы, подтверждающие работу над процессом).
    9 раздел. Порядок внесения изменений. Работа с процессами предполагает постоянное измерение их показателей, анализ полученных результатов и разработку действий по улучшению (изменению). Эта динамичная система управления процессной деятельностью предполагает постоянное внедрение изменений через внесение изменений в нормативную документацию по процессам. В данном разделе определяется периодичность и порядок анализа и пересмотра методической инструкции и процедура аннулирования и утверждения новой инструкции или документального оформления.
    10 раздел. Лист рассылки. В данном разделе указываются наименования структурных подразделений, в которые будет рассылаться методическая инструкция и количество копий для каждого из них. В системе менеджмента качества по требованиям стандарта ИСО 9001:2000 необходимо еще указывать порядковые номера экземпляров каждой копии методической инструкции.
    11 раздел. Лист регистрации изменений. В данном разделе приводится информации о внесении изменений в методическую инструкцию. Обычно раздел оформляется в виде следующей таблицы.

    Номера листов
    Номер
    документа
    Подпись Дата
    Срок
    введения
    изменения
    изменен-
    ных
    новых аннулиро-
    ванных
    заменен-
    ных
    12 раздел. Лист ознакомления сотрудников. Лист ознакомления сотрудников с методической инструкцией и изменениями к ней может быть оформлен в виде следующей таблицы.
    № п/п
    Должность
    Фамилия
    И. О.
    Под- пись
    Дата Изм.

    Под- пись
    Дата
    Изм.

    Под- пись
    Дата

    73
    5.3. Документированная процедура, методика
    Документированная процедура (методика) содержит следующие структурные элементы:
    Титульный лист
    Содержание
    1.
    Назначение процедуры
    2.
    Область применения процедуры
    3.
    Нормативные документы
    4.
    Термины, определения, обозначения, сокращения
    5.
    Ответственность
    6.
    Описание процедуры
    7.
    Документирование и архивирование
    8.
    Лист рассылки
    9.
    Лист регистрации изменений
    10.
    Лист ознакомления
    Титульный лист. Содержит: гриф утверждения руководителя организации, наименование структурного подразделения, в котором реализуется процесс, наименование вида документа (регламент процесса), наименование процесса, визы разработчика документа, проверившего документ и заинтересованных лиц.
    Содержание. Включает в себя наименование разделов, подразделов, пунктов, подпунктов и приложений с указанием номеров страниц, на которых они начинаются. Содержание оформляется на отдельной странице, сразу после титульного.
    1
    раздел.
    Назначение
    процедуры.
    Определяет назначение документированной процедуры (ДП), т. е. для каких целей ДП применяется на предприятии, в организации.
    2 раздел. Область применения процедуры. Определяется область применения ДП. Указываются процессы и должностные лица, участвующие в выполнении процедуры. Указывается место ДП в общей системе документации системы менеджмента качества (для предприятий/организаций, которые разрабатывают систему менеджмента качества в соответствии с ИСО
    9001:2000).
    3 раздел. Нормативные документы. Указываются нормативные документы, регламентирующие описываемую деятельность
    (ГОСТы, нормативные документы министерств, ведомств и т. д.), а также внутренние нормативные документы.
    4 раздел. Термины, определения, обозначения, сокращения. Дается перечень терминов, определений, обозначений и сокращений, используемых в данной документированной процедуре.
    5 раздел. Ответственность. В данном разделе необходимо указать, кто несет ответственность за:

    74

    разработку описываемой ДП;

    проверку содержания описываемой ДП;

    за выдачу разрешения на применение описываемой ДП;

    за предоставление описываемой ДП;

    за внесение изменений в ДП;

    за соблюдение пользователями требований описываемой ДП;

    за соблюдение порядка хранения ДП.
    6 раздел. Описание процедуры. Соответствующие разделы ДП и РИ
    (Описание процедуры, деятельности, действий) содержат описание процесса, и состоит из нескольких частей:
    -
    Подраздел 6.1 «Основные параметры процесса»;
    -
    Подраздел 6.2 «Выполнение процесса»;
    -
    Подраздел 6.3 «Ответственность руководства за выполнение процесса»;
    -
    Подраздел 6.4 «Анализ данных со стороны руководства»;
    В подразделе 6.1 отражаются основные параметры процесса:
    1.
    Полное наименование процесса и персональный код данного процесса в структуре организации;
    2.
    Владелец процесса (ответственный руководитель процесса), указывается наименование должности и подразделения;
    3.
    Выходы процесса, которые оформляются в виде таблицы и содержат следующие данные:
    -
    Клиенты (потребители) процесса внутренние или внешние – подразделения, должностные лица, организации;
    -
    Выходы: результаты деятельности процесса, чаще всего документы, которые необходимо передать на входы следующего процесса;
    -
    Спецификация, т. е. технические условия, форма документа или ссылка на документ, по которым оформляются выходы процесса.
    4.
    Входы процесса, которые оформляются в виде таблицы и содержат следующие данные:
    -
    Поставщики процесса внутренние или внешние – подразделения, должностные лица, организации;
    -
    Входы: результаты деятельности процесса, чаще всего документы, которые необходимы для выполнения этапов процесса;
    -
    Спецификация, т. е. технические условия, форма документа или ссылка на документ, по которым оформляются входы процесса.
    5.
    Ресурсы процесса:
    -
    Персонал – указывается, что должности и наименование подразделений, которые являются исполнителями действий процесса, обозначены на графической схеме описания процесса. Требования к образованию и квалификации исполнителей изложены в соответствующих должностных инструкциях.

    75
    -
    Инфраструктура – необходимая для выполнения процесса, состоящая из зданий (комнат, кабинетов, аудиторий) с указанием должности лица, ответственного за их эксплуатацию, и оборудования, необходимого для выполнения действий процесса с указанием ответственных за содержание их в рабочем состоянии и реквизитов документов по их эксплуатации. Также в составе инфраструктуры указывается применение транспорта и связи (если таковое необходимо для выполнения процесса).
    -
    Производственная среда – необходимо указать, какие требования установлены к производственной среде, в которой выполняется процесс
    (например, требования к температуре, влажности, освещенности), ссылка на нормативные документы, в которых они установлены и рабочей инструкции организации, на основании которой проводится проверка условий производственной среды.
    6.
    Перечень показателей процесса – здесь определяются измеряемые характеристики и показатели.
    7.
    Методы измерения показателей процесса – указываются методы, при помощи которых можно измерить показатели процесса.
    8.
    Записи по качеству – документы, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Записи могут использоваться, например, для документирования прослеживаемости, свидетельства проведения верификации, предупреждающих действий или корректирующих действий.
    Пример оформления части «Основные параметры процесса» приведен в таблице.
    1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


    написать администратору сайта