Управление документацией системы менеджмента
 Скачать 1.67 Mb.
|
|
1. Общие сведения Наименование процесса: Код процесса: Владелец процесса: 2. Выходы процесса Потребители процесса Выходы процесса Спецификация 3. Входы процесса Поставщики Входы Спецификация 4. Ресурсы процесса Персонал: Инфраструктура: 76 Оборудование: Производственная среда: 5. Показатели процесса и методы их измерения Показатели процесса Методы измерения процесса 6. Записи по качеству № Наименование документа В подразделе 6.2 проводится описание процессов, сначала в графической форме, затем в текстовой. Графическая форма описания процесса выбирается организацией самостоятельно, исходя из особенностей, специфики описываемой деятельности и удобства восприятия пользователями документа. После алгоритма следует текстовое описание процесса. Текстовое описание делится на пункты 6.2.1, 6.2.2 и т. д. (или 6.2.1.1, 6.2.1.2 для детализированных процессов) в полном соответствии с последовательностью и номерами действий алгоритма. Если в одной документированной процедуре приведены основной процесс и подпроцессы, то в этом случае в тексте основной процесс не описывается, а описываются сразу действия подпроцессов. В текстовом описании следует отразить дополнительные данные, требования, ограничения, которые не отражены на графическом представлении процесса (алгоритме), а также требования различных нормативных документов, применимых к данному действию. Особенностью описания текста является формулирование предложений с глаголами настоящего времени, например: «сотрудник оформляет документ, вносит в базу данных, передает отчет» и т.п. Если детализированные процессы (подпроцессы) описываются в отдельной ДП, то в ДП, где описывается крупный процесс дается ссылка на наименование и код документированной процедуры, где детально описано действие (подпроцесс) основного процесса. После текстового описания следует расположить матрицу ответственности и полномочий выполнения действий процесса. Матрица формируется в виде таблицы. В ячейках таблицы отображаются функции должностных лиц по отношению к действиям процесса в виде условных обозначений: - О – отвечает за исполнение действия процесса; - И – исполняет действия процесса (или руководит исполнителями); - С – является соисполнителем действия; 77 - У – участвует в исполнении действий процесса, поставляет информацию или ресурсы. Образец оформления матрицы ответственности исполнителей за функции в процессе приведен в таблице. Функции (действия процесса) Должность 1 Должность 2 ….. ….. Должность 5 1 2 3 4 5 6 Планирование процесса О И У 1. О И С 2. У О И У 3. О И И У 4. О С И У Контроль выполнения процесса О И Управление процессом О И Отчет о ходе процесса О У И В подразделе 6.3 указывается, за что несет ответственность владелец процесса. Он несет ответственность за: - доведение до персонала важности удовлетворения требований потребителей (внутренних и внешних) и нормативных документов; - доведение до персонала Политики и целей в области качества предприятия/организации и роли (наименование подразделения) и каждого сотрудника в реализации Политики и целей в области качества; - установления целевых показателей в области качества для Процесса (наименование процесса) и соответствие целевых показателей с целями предприятия/организации и Политики в области качества; - проведение регулярного анализа хода процесса и своевременную разработку корректирующих и предупреждающих действий; - обеспечение всех необходимых ресурсов для выполнения работ в рамках настоящего процесса. В подразделе 6.4 указывается, когда проводится анализ выполнения процесса и как документируются результаты анализа. Подраздел следует разделить на 3 пункта: - управление процессом; - анализ хода процесса его владельцем; - анализ хода процесса вышестоящим руководителем. В первом пункте (6.4.1) данного подраздела указывается, что владелец процесса производит планирование процесса, осуществляет контроль хода процесса по измеряемым показателям, проводит мероприятия по улучшению процесса, которые отражены в каком либо документе, установленном организацией (например, Спецификации процесса). Форма спецификации процесса приведена в Приложении 2. 78 В пункте 2 (6.4.2) данного подраздела необходимо указать, с какой периодичностью владелец процесса проводит его анализ. Может быть установлен временной регламент хода процесса с любой периодичностью (ежедневно, ежемесячно, один раз в семестр, один раз в год), зависящей от специфики описываемого процесса. Данные по процессу владелец может анализировать по частям, по мере их поступления и с разной периодичностью. В ходе проведения анализа владелец процесса обязан зафиксировать все отклонения выходящие за рамки критериев и принять решение о необходимости и целесообразности разработки корректирующих и предупреждающих действий или принятия управленческого решения. Результаты выполнения принятого решения должны быть задокументированы в Протоколе о ходе процесса, Спецификации процесса и перенесены в Справку о ходе процесса, по которой владелец процесса (указать с какой периодичностью) отчитывается перед вышестоящим руководителем. (Форма Протокола о ходе процесса приведена в Приложении 3, форма Справки о ходе процесса приведена в Приложении 4). В пункте 3 (6.4.3) подраздела 4 необходимо указать, как проводится анализ данных со стороны вышестоящего руководителя. При проведении анализа используются следующие записи по качеству: - Справка о ходе процесса (наименование процесса); - Предыдущий Протокол анализа процесса (наименование процесса); - Протоколы проведенных аудитов внутренних или внешних, если они проводились. Результаты анализа процесса со стороны руководства оформляются Протоколом результатов анализа «Процесса (наименование процесса)», приведенном в Приложении 5. Разработка корректирующих и предупреждающих действий по результатам анализа процесса со стороны руководства производится в соответствии с требованиями документированных процедур «Корректирующие действия» и «Предупреждающие действия» или в Положении о системе управления предприятия/организации. Протокол анализа со стороны руководителя носит силу приказа организации и является обязательным к исполнению владельцем процесса и должностными лицами, взаимодействующим с ним. Разделы 7 – 10 оформляются так же, как и в регламенте процесса. 79 5.4. Рабочая инструкция Рабочая инструкция применяется исполнителями, поэтому она должна содержать только необходимую информацию. Содержание Рабочей инструкции (РИ): Титульный лист 1. Назначение и область применения 2. Термины, определения, сокращения и условные обозначения 3. Описание порядка работы 4. Порядок пересмотра и внесения изменений Лист регистрации изменений Лист ознакомления Титульный лист Наименование РИ должно соответствовать наименованию действия, которое описывается в РИ на основе документа верхнего уровня – соответствующей документированной процедуры, или наименования должности работника, если РИ описывается для конкретной должности. Утверждается РИ руководителем структурного подразделения. Исключение составляют РИ, которые являются одинаковыми для многих структурных подразделений предприятия/организации. В этом случае РИ для процессов учебной деятельности утверждает руководитель соответствующего функционального направления. Раздел 1. Назначение и область применения. Данный раздел содержит информацию о том, что настоящая рабочая инструкция (РИ) предназначена для описания последовательности действия (наименование действия) или работы (наименования должности сотрудника) в течение рабочего дня. Раздел 2. Термины, определения, сокращения и условные обозначения. Дается перечень терминов, определений, обозначений и сокращений, используемых в данной документированной процедуре. Раздел 3. Описание порядка работы Первый подход. Если РИ описывается для конкретных действий (детализации подпроцессов), то данный раздел РИ может быть описан разнообразными способами. В РИ указывается кто, когда, где и как выполняет свою работу и каким образом это документируется. Описание порядка работы РИ может быть описано графически по примеру описания алгоритма, приведенного в методической инструкции по описанию и оформлению процессов предприятия/организации. Также данный раздел может быть описан в виде таблицы. Графы таблицы могут быть иными, теми, которые требуются при описании каждой конкретной деятельности, например: сроки подачи документов, время, затрачиваемое на действие и т.д. 80 Описание действий сотрудника в РИ может быть описано в виде комбинированной блок-схемы процесса и таблицы или просто в виде текста, описывающего последовательность действий. Описание действий в РИ может быть осуществлено любым из предложенных равнозначных способов оформления. После описания всех действий любым выбранным способом должны быть описаны действия работника при наиболее часто встречающихся отклонениях. Эти данные можно представить в виде таблицы. В данной таблице не следует повторять все действия, перечисленные в РИ. Достаточно отразить только те, в которых могут произойти какие-либо прогнозируемые или часто встречающиеся отклонения. № Действие Отклонение Что делать Примечание 1. Открыть программу 1С Бухгалтерия и ввести данные в базу … Отключение электричества Выключить компьютер из сети нажатием кнопки «Сеть» на корпусе системного блока 4. Раздел 4. Порядок пересмотра и внесения изменений. В данном разделе должно быть отражено следующее: РИ разрабатывается вновь (или пересматривается) при изменении организационной структуры организации, образовании новых структурных подразделений или появления новых видов деятельности, а также (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно – указать с какой периодичностью) с учетом предложений и замечаний (работников, результатов внутренних аудитов, клиентов и т. д.) с целью оптимизации деятельности (наименование деятельности, указанное в заголовке рабочей инструкции). Также необходимо указать, кем (каким должностным лицом) вносятся изменения и указать документ (например, служебная записка), в которой изменения согласованы с заинтересованными сторонами (поставщиками и потребителями деятельности процесса, описываемого в РИ). Лист регистрации изменений Лист регистрации изменений должен содержаться в каждой рабочей инструкции. Содержание РИ (в части улучшения процессов, описывающих деятельность) может изменяться с определенной периодичностью. Изменения должны оформляться в установленном порядке, описанном в «Управление документацией» применительно к внутренним документам или описываться в каждой РИ. В таблице представлены заголовки таблицы (листа регистрации изменений). 81 № Номера листов Номер документа Подпись Дата Срок введения изменения изме- нен- ных но- вых анну- лирова- нных Заменен- ных Лист ознакомления. После окончания текста основного документа следуют визы ознакомления работников подразделения с текстом РИ. Их следует оформлять в следующем виде: С настоящей рабочей инструкцией ознакомлены: Наименование должности И. О. Ф. «____»_______ 20__г. Наименование должности И. О. Ф. «____»_______ 20__г. 82 6. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОПИСАНИЯ ФУНКЦИЙ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ И РАБОТНИКОВ 6.1. Положение о структурном подразделении Положение о структурном подразделении и ДИ в процессном описании деятельности отличается от традиционного. Основное отличие в том, что положение о структурном подразделении и ДИ оформляются уже после того, как описаны и оформлены документы по процессам. В положении о структурном подразделении функции, которые оно исполняет, перечисляются в полном соответствии с закрепленными за данным подразделением действиями конкретных процессов, со ссылками на документы, описывающие эти процессы. Это позволяет четко закрепить за подразделением конкретные функции, подробно описанные в документах по процессам. То же самое относится и к должностным инструкциям. Для четкого закрепления функций, действий, работ за структурным подразделением и конкретными сотрудниками (должностными ставками) в положении о структурном подразделении и должностных инструкциях целесообразно построить таблицу, в которую занести все функции, действия, которые исполняет подразделения и его сотрудники, а также указать документы, описывающие процессы и рабочие инструкции. Наименование и код процесса Функции, действия, выполняемые структурным подразделением Должность сотрудника структурного подразделения, выполняющего функции, действия Наличие рабочей инструкции по исполнению функции, действия Процесс 1 Функция 1 Сотрудник 1 - Функция 3 Сотрудник 2 РИ № … ………. Процесс 2 Функция 1 Сотрудник 3 РИ № … Функция 2 Сотрудник 2 - В таблицу необходимо собрать данные о функциях (работах, действиях) из всех процессов, описанных на предприятии (в организации), которые выполняются сотрудниками данного структурного подразделения. Также надо определить функции, которые не входят в состав процессов, но выполняются в данном подразделении для других целей. В соответствующих разделах положения о структурном подразделении и должностных инструкций, функции указываются в соответствии с собранными данными и даются ссылки на документы (описывающие процессы и рабочие инструкции), в которых они 83 описаны. Таким образом, ранее характеризующиеся неопределенностью положения и должностные инструкции становятся конкретными и четкими для исполнения, т.е. работающими документами. Такой подход позволяет не только четко установить должностные обязанности каждого сотрудника, но и быстро ознакомить любого нового сотрудника с его функциями. Структурные элементы Положения о структурном подразделении: Титульный лист; 1. Общие положения; 2. Назначение и основные задачи; 3. Функции; 4. Права; 5. Ответственность; 6. Взаимоотношения со структурными подразделениями предприятия/организации; Лист согласования; Лист регистрации изменений. Титульный лист Наименование Положения должно соответствовать наименованию структурного подразделения, указанному в штатном расписании предприятия/организации и области деятельности подразделения. Текст Положения (1 раздел) начинается на титульном листе документа. Раздел 1. Общие положения. В данном разделе приводится следующая информация: принадлежность данного подразделения к данной организации; кем возглавляется подразделение; кому непосредственно подчиняется руководитель подразделения; как назначается и освобождается от должности руководитель подразделения; как образуется, реорганизуется и ликвидируется: какова структура данного подразделения (если данному подразделению подчиняются еще какие-либо структурные единицы); какими внешними и внутренними нормативными и распорядительными документами подразделение руководствуется в своей деятельности. Раздел 2. Назначение и основные задачи В данном разделе размещается следующая информация: формулировка основного процесса(ов), которые исполняет данное подразделение и основные результаты данной деятельности; основные задачи, стоящие перед подразделением. Раздел 3. Функции Для решения основных задач, указанных в разделе 2, перечисляется, какие функции выполняет данное подразделение в соответствии с процессами, 84 описанными в организации. Функции должны соответствовать наименованию процессов (подпроцессов), выполняемых подразделением, или отдельных действий процессов организации, в которых участвует данное подразделение и содержать ссылки на конкретные документы. Раздел 4. Права Приводится информация о том, какие права имеет данное структурное подразделение, которые реализуются по отношению к другим подразделениям: требовать, представлять, созывать совещания, рекомендовать, предлагать, запрещать, привлекать к работе, получать сведения, проверять работу и т. д., а также приводится перечень прав структурного подразделения, обеспечивающих реализацию назначения и основных задач. Раздел 5. Ответственность В данном разделе определяется, в соответствии с какими документами и за что несут ответственность руководитель структурного подразделения и сотрудники. Раздел 6. Взаимоотношения со структурными подразделениями предприятия/организации В данном разделе следует указать служебные взаимоотношения структурного подразделения с внешними организациями или должностными лицами и подразделениями предприятия/организации по вопросам деятельности (обмен информацией, документами). Они должны быть представлены в виде таблицы. Сведения, содержащиеся в таблице должны быть согласованы с данными подразделений и должностных лиц, взаимодействующих с подразделением. Пример оформления таблицы. |