Главная страница
Навигация по странице:

  • Спецификация 3. Входы процесса Поставщики Входы Спецификация 4. Ресурсы процесса Персонал: Инфраструктура

  • Оборудование: Производственная среда: 5. Показатели процесса и методы их измерения Показатели процесса Методы измерения процесса

  • Функции (действия процесса) Должность 1 Должность 2 ….. ….. Должность 5

  • 5.4. Рабочая инструкция

  • № Номера листов Номер документа Подпись Дата Срок введения изменения изме- нен- ных

  • С настоящей рабочей инструкцией ознакомлены

  • 6. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОПИСАНИЯ ФУНКЦИЙ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ И РАБОТНИКОВ 6.1. Положение о структурном подразделении

  • Наименование и код процесса Функции, действия, выполняемые структурным подразделением Должность сотрудника

  • Управление документацией системы менеджмента


    Скачать 1.67 Mb.
    НазваниеУправление документацией системы менеджмента
    Дата19.06.2018
    Размер1.67 Mb.
    Формат файлаpdf
    Имя файлаSamsonova.pdf
    ТипУчебное пособие
    #47379
    страница9 из 11
    1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
    1. Общие сведения
    Наименование процесса:
    Код процесса:
    Владелец процесса:
    2. Выходы процесса
    Потребители процесса Выходы процесса
    Спецификация
    3. Входы процесса
    Поставщики
    Входы
    Спецификация
    4. Ресурсы процесса
    Персонал:
    Инфраструктура:

    76
    Оборудование:
    Производственная среда:
    5. Показатели процесса и методы их измерения
    Показатели процесса
    Методы измерения процесса
    6. Записи по качеству
    № Наименование документа
    В подразделе 6.2 проводится описание процессов, сначала в графической
    форме, затем в текстовой.
    Графическая форма описания процесса выбирается организацией самостоятельно, исходя из особенностей, специфики описываемой деятельности и удобства восприятия пользователями документа.
    После алгоритма следует текстовое описание процесса. Текстовое описание делится на пункты 6.2.1, 6.2.2 и т. д. (или 6.2.1.1, 6.2.1.2 для детализированных процессов) в полном соответствии с последовательностью и номерами действий алгоритма. Если в одной документированной процедуре приведены основной процесс и подпроцессы, то в этом случае в тексте основной процесс не описывается, а описываются сразу действия подпроцессов. В текстовом описании следует отразить дополнительные данные, требования, ограничения, которые не отражены на графическом представлении процесса (алгоритме), а также требования различных нормативных документов, применимых к данному действию. Особенностью описания текста является формулирование предложений с глаголами настоящего времени, например: «сотрудник оформляет документ, вносит в базу данных, передает отчет» и т.п. Если детализированные процессы (подпроцессы) описываются в отдельной ДП, то в ДП, где описывается крупный процесс дается ссылка на наименование и код документированной процедуры, где детально описано действие (подпроцесс) основного процесса.
    После текстового описания следует расположить матрицу ответственности и полномочий выполнения действий процесса. Матрица формируется в виде таблицы. В ячейках таблицы отображаются функции должностных лиц по отношению к действиям процесса в виде условных обозначений:
    -
    О – отвечает за исполнение действия процесса;
    -
    И – исполняет действия процесса (или руководит исполнителями);
    -
    С – является соисполнителем действия;

    77
    -
    У – участвует в исполнении действий процесса, поставляет информацию или ресурсы.
    Образец оформления матрицы ответственности исполнителей за функции в процессе приведен в таблице.
    Функции (действия
    процесса)
    Должность
    1
    Должность
    2
    …..
    …..
    Должность
    5
    1 2
    3 4
    5 6
    Планирование процесса О
    И
    У
    1.
    О
    И
    С
    2.
    У
    О
    И
    У
    3.
    О
    И
    И
    У
    4.
    О
    С
    И
    У
    Контроль выполнения процесса
    О
    И
    Управление процессом
    О
    И
    Отчет о ходе процесса
    О
    У
    И
    В подразделе 6.3 указывается, за что несет ответственность владелец
    процесса. Он несет ответственность за:
    - доведение до персонала важности удовлетворения требований потребителей (внутренних и внешних) и нормативных документов;
    - доведение до персонала Политики и целей в области качества предприятия/организации и роли (наименование подразделения) и каждого сотрудника в реализации Политики и целей в области качества;
    - установления целевых показателей в области качества для Процесса
    (наименование процесса) и соответствие целевых показателей с целями предприятия/организации и Политики в области качества;
    - проведение регулярного анализа хода процесса и своевременную разработку корректирующих и предупреждающих действий;
    - обеспечение всех необходимых ресурсов для выполнения работ в рамках настоящего процесса.
    В подразделе 6.4 указывается, когда проводится анализ выполнения процесса и как документируются результаты анализа. Подраздел следует разделить на 3 пункта:
    - управление процессом;
    - анализ хода процесса его владельцем;
    - анализ хода процесса вышестоящим руководителем.
    В первом пункте (6.4.1) данного подраздела указывается, что владелец процесса производит планирование процесса, осуществляет контроль хода процесса по измеряемым показателям, проводит мероприятия по улучшению процесса, которые отражены в каком либо документе, установленном организацией (например, Спецификации процесса). Форма спецификации процесса приведена в Приложении 2.

    78
    В пункте 2 (6.4.2) данного подраздела необходимо указать, с какой периодичностью владелец процесса проводит его анализ. Может быть установлен временной регламент хода процесса с любой периодичностью
    (ежедневно, ежемесячно, один раз в семестр, один раз в год), зависящей от специфики описываемого процесса.
    Данные по процессу владелец может анализировать по частям, по мере их поступления и с разной периодичностью. В ходе проведения анализа владелец процесса обязан зафиксировать все отклонения выходящие за рамки критериев и принять решение о необходимости и целесообразности разработки корректирующих и предупреждающих действий или принятия управленческого решения. Результаты выполнения принятого решения должны быть задокументированы в Протоколе о ходе процесса, Спецификации процесса и перенесены в Справку о ходе процесса, по которой владелец процесса (указать с какой периодичностью) отчитывается перед вышестоящим руководителем.
    (Форма Протокола о ходе процесса приведена в Приложении 3, форма Справки
    о ходе процесса приведена в Приложении 4).
    В пункте 3 (6.4.3) подраздела 4 необходимо указать, как проводится анализ данных со стороны вышестоящего руководителя. При проведении анализа используются следующие записи по качеству:
    -
    Справка о ходе процесса (наименование процесса);
    -
    Предыдущий Протокол анализа процесса (наименование процесса);
    -
    Протоколы проведенных аудитов внутренних или внешних, если они проводились.
    Результаты анализа процесса со стороны руководства оформляются
    Протоколом результатов анализа «Процесса (наименование процесса)», приведенном в
    Приложении
    5.
    Разработка корректирующих и предупреждающих действий по результатам анализа процесса со стороны руководства производится в соответствии с требованиями документированных процедур «Корректирующие действия» и «Предупреждающие действия» или в
    Положении о системе управления предприятия/организации.
    Протокол анализа со стороны руководителя носит силу приказа организации и является обязательным к исполнению владельцем процесса и должностными лицами, взаимодействующим с ним.
    Разделы 7 – 10 оформляются так же, как и в регламенте процесса.

    79
    5.4. Рабочая инструкция
    Рабочая инструкция применяется исполнителями, поэтому она должна содержать только необходимую информацию.
    Содержание Рабочей инструкции (РИ):
    Титульный лист
    1. Назначение и область применения
    2. Термины, определения, сокращения и условные обозначения
    3. Описание порядка работы
    4. Порядок пересмотра и внесения изменений
    Лист регистрации изменений
    Лист ознакомления
    Титульный лист
    Наименование РИ должно соответствовать наименованию действия, которое описывается в РИ на основе документа верхнего уровня – соответствующей документированной процедуры, или наименования должности работника, если РИ описывается для конкретной должности.
    Утверждается
    РИ руководителем структурного подразделения.
    Исключение составляют РИ, которые являются одинаковыми для многих структурных подразделений предприятия/организации. В этом случае РИ для процессов учебной деятельности утверждает руководитель соответствующего функционального направления.
    Раздел 1. Назначение и область применения.
    Данный раздел содержит информацию о том, что настоящая рабочая
    инструкция (РИ) предназначена для описания последовательности действия
    (наименование действия) или работы (наименования должности сотрудника) в
    течение рабочего дня.
    Раздел 2. Термины, определения, сокращения и условные обозначения.
    Дается перечень терминов, определений, обозначений и сокращений, используемых в данной документированной процедуре.
    Раздел 3. Описание порядка работы
    Первый подход. Если РИ описывается для конкретных действий
    (детализации подпроцессов), то данный раздел РИ может быть описан разнообразными способами. В РИ указывается кто, когда, где и как выполняет свою работу и каким образом это документируется.
    Описание порядка работы РИ может быть описано графически по примеру описания алгоритма, приведенного в методической инструкции по описанию и оформлению процессов предприятия/организации.
    Также данный раздел может быть описан в виде таблицы. Графы таблицы могут быть иными, теми, которые требуются при описании каждой конкретной деятельности, например: сроки подачи документов, время, затрачиваемое на действие и т.д.

    80
    Описание действий сотрудника в РИ может быть описано в виде комбинированной блок-схемы процесса и таблицы или просто в виде текста, описывающего последовательность действий. Описание действий в РИ может быть осуществлено любым из предложенных равнозначных способов оформления.
    После описания всех действий любым выбранным способом должны быть описаны действия работника при наиболее часто встречающихся отклонениях. Эти данные можно представить в виде таблицы. В данной таблице не следует повторять все действия, перечисленные в РИ. Достаточно отразить только те, в которых могут произойти какие-либо прогнозируемые или часто встречающиеся отклонения.
    № Действие
    Отклонение
    Что делать
    Примечание
    1. Открыть программу 1С
    Бухгалтерия и ввести данные в базу …
    Отключение электричества
    Выключить компьютер из сети нажатием кнопки «Сеть» на корпусе системного блока
    4.
    Раздел 4. Порядок пересмотра и внесения изменений.
    В данном разделе должно быть отражено следующее: РИ
    разрабатывается
    вновь
    (или
    пересматривается)
    при
    изменении
    организационной структуры организации, образовании новых структурных
    подразделений или появления новых видов деятельности, а также
    (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно – указать с какой периодичностью) с
    учетом предложений и замечаний (работников, результатов внутренних
    аудитов, клиентов и т. д.) с целью оптимизации деятельности (наименование
    деятельности, указанное в заголовке рабочей инструкции).
    Также необходимо указать, кем (каким должностным лицом) вносятся изменения и указать документ (например, служебная записка), в которой изменения согласованы с заинтересованными сторонами (поставщиками и потребителями деятельности процесса, описываемого в РИ).
    Лист регистрации изменений
    Лист регистрации изменений должен содержаться в каждой рабочей инструкции. Содержание РИ (в части улучшения процессов, описывающих деятельность) может изменяться с определенной периодичностью. Изменения должны оформляться в установленном порядке, описанном в «Управление документацией» применительно к внутренним документам или описываться в каждой РИ. В таблице представлены заголовки таблицы (листа регистрации изменений).

    81
    № Номера листов
    Номер
    документа
    Подпись
    Дата
    Срок
    введения
    изменения
    изме-
    нен-
    ных
    но-
    вых
    анну-
    лирова-
    нных
    Заменен-
    ных
    Лист ознакомления. После окончания текста основного документа следуют визы ознакомления работников подразделения с текстом РИ. Их следует оформлять в следующем виде:
    С настоящей рабочей инструкцией ознакомлены:
    Наименование должности
    И. О. Ф.
    «____»_______ 20__г.
    Наименование должности
    И. О. Ф.
    «____»_______ 20__г.

    82
    6. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОПИСАНИЯ ФУНКЦИЙ
    ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ И РАБОТНИКОВ
    6.1. Положение о структурном подразделении
    Положение о структурном подразделении и ДИ в процессном описании деятельности отличается от традиционного. Основное отличие в том, что положение о структурном подразделении и ДИ оформляются уже после того, как описаны и оформлены документы по процессам. В положении о структурном подразделении функции, которые оно исполняет, перечисляются в полном соответствии с закрепленными за данным подразделением действиями конкретных процессов, со ссылками на документы, описывающие эти процессы. Это позволяет четко закрепить за подразделением конкретные функции, подробно описанные в документах по процессам. То же самое относится и к должностным инструкциям.
    Для четкого закрепления функций, действий, работ за структурным подразделением и конкретными сотрудниками (должностными ставками) в положении о структурном подразделении и должностных инструкциях целесообразно построить таблицу, в которую занести все функции, действия, которые исполняет подразделения и его сотрудники, а также указать документы, описывающие процессы и рабочие инструкции.
    Наименование и
    код процесса
    Функции,
    действия,
    выполняемые
    структурным
    подразделением
    Должность
    сотрудника
    структурного
    подразделения,
    выполняющего
    функции,
    действия
    Наличие
    рабочей
    инструкции по
    исполнению
    функции,
    действия
    Процесс 1
    Функция 1
    Сотрудник 1
    -
    Функция 3
    Сотрудник 2
    РИ № …
    ……….
    Процесс 2
    Функция 1
    Сотрудник 3
    РИ № …
    Функция 2
    Сотрудник 2
    -
    В таблицу необходимо собрать данные о функциях (работах, действиях) из всех процессов, описанных на предприятии (в организации), которые выполняются сотрудниками данного структурного подразделения. Также надо определить функции, которые не входят в состав процессов, но выполняются в данном подразделении для других целей. В соответствующих разделах положения о структурном подразделении и должностных инструкций, функции указываются в соответствии с собранными данными и даются ссылки на документы (описывающие процессы и рабочие инструкции), в которых они

    83 описаны. Таким образом, ранее характеризующиеся неопределенностью положения и должностные инструкции становятся конкретными и четкими для исполнения, т.е. работающими документами. Такой подход позволяет не только четко установить должностные обязанности каждого сотрудника, но и быстро ознакомить любого нового сотрудника с его функциями.
    Структурные элементы Положения о структурном подразделении:
    Титульный лист;
    1. Общие положения;
    2. Назначение и основные задачи;
    3. Функции;
    4. Права;
    5. Ответственность;
    6.
    Взаимоотношения со структурными подразделениями предприятия/организации;
    Лист согласования;
    Лист регистрации изменений.
    Титульный лист
    Наименование Положения должно соответствовать наименованию структурного подразделения, указанному в штатном расписании предприятия/организации и области деятельности подразделения.
    Текст Положения (1 раздел) начинается на титульном листе документа.
    Раздел 1. Общие положения.
    В данном разделе приводится следующая информация:

    принадлежность данного подразделения к данной организации;

    кем возглавляется подразделение;

    кому непосредственно подчиняется руководитель подразделения;

    как назначается и освобождается от должности руководитель подразделения;

    как образуется, реорганизуется и ликвидируется:

    какова структура данного подразделения (если данному подразделению подчиняются еще какие-либо структурные единицы);

    какими внешними и внутренними нормативными и распорядительными документами подразделение руководствуется в своей деятельности.
    Раздел 2. Назначение и основные задачи
    В данном разделе размещается следующая информация:

    формулировка основного процесса(ов), которые исполняет данное подразделение и основные результаты данной деятельности;

    основные задачи, стоящие перед подразделением.
    Раздел 3. Функции
    Для решения основных задач, указанных в разделе 2, перечисляется, какие функции выполняет данное подразделение в соответствии с процессами,

    84 описанными в организации. Функции должны соответствовать наименованию процессов (подпроцессов), выполняемых подразделением, или отдельных действий процессов организации, в которых участвует данное подразделение и содержать ссылки на конкретные документы.
    Раздел 4. Права
    Приводится информация о том, какие права имеет данное структурное подразделение, которые реализуются по отношению к другим подразделениям: требовать, представлять, созывать совещания, рекомендовать, предлагать, запрещать, привлекать к работе, получать сведения, проверять работу и т. д., а также приводится перечень прав структурного подразделения, обеспечивающих реализацию назначения и основных задач.
    Раздел 5. Ответственность
    В данном разделе определяется, в соответствии с какими документами и за что несут ответственность руководитель структурного подразделения и сотрудники.
    Раздел 6. Взаимоотношения со структурными подразделениями
    предприятия/организации
    В данном разделе следует указать служебные взаимоотношения структурного подразделения с внешними организациями или должностными лицами и подразделениями предприятия/организации по вопросам деятельности (обмен информацией, документами). Они должны быть представлены в виде таблицы. Сведения, содержащиеся в таблице должны быть согласованы с данными подразделений и должностных лиц, взаимодействующих с подразделением.
    Пример оформления таблицы.
    1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


    написать администратору сайта