Управление итпроектами теоретические основы, задачи и решения
 Скачать 1.32 Mb.
|
|
организационной диаграммы проекта, которая графически отображает членов команды проекта и их взаимосвязи в конкретном проекте [1, стр. 319]. Практические задания Задание 1 . Установите соответствие между определениями, данными в таблице 1.1, следующими понятиями: окружение проекта, функциональная организация, программа проектов, внутреннее окружение проекта, проект, жизненный цикл проекта, матричная организация, проектная организация, организационная структура проекта. Таблица 1.2. Таблица для установления соответствия между понятиями и определениями № Понятие Определение 1 иерархически выстроенная организация, в которой у каждого сотрудника есть один прямой начальник, сотрудники разделены на группы (отделы) по областям специализации. 2 ряд связанных друг с другом проектов, подпрограмм и операций программы, управление которыми координируется для достижения преимуществ, которые были бы недоступны при управлении ими по отдельности. 3 набор внешних и внутренних факторов, а также ключевых заинтересованных лиц, влияющих на достижение результатов проекта. 4 набор фаз, через которые проходит проект с момента его инициации до момента закрытия. 5 соответствующая проекту временная организационная структура, включающая всех его участников и создаваемая для успешного управления и достижения целей проекта. 6 любая организационная структура, в которой Руководитель проекта обладает достаточными полномочиями по установлению приоритетов, использованию ресурсов и руководству работой лиц, назначенных на исполнение проекта, а также финансовыми полномочиями в рамках бюджета проекта. 7 временное предприятие, ограниченное во времени и ресурсах, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. 8 ряд связанных друг с другом проектов, подпрограмм и операций программы, управление которыми координируется для достижения преимуществ, которые были бы недоступны при управлении ими по отдельности. 9 любая организационная структура, в которой Руководитель проекта разделяет с функциональными руководителями (руководителями отделов) ответственность по заданию приоритетов и управлению работой лиц, назначенных на исполнение проекта. Задание 2 . Проведите сравнение проектной и операционной деятельности по критериям, указанным в таблице 1.3. Таблица 1.3. Сравнение проектной и операционной деятельности № Критерий сравнения Проектная деятельность Операционная деятельность 1 Связь со стратегией компании 2 Продолжительность 3 Поддерживающая организационная структура 4 Степень регламентации операций 5 Типичный результат 6 Ресурсы Задание 3 . Соедините стрелками основные понятия проектного менеджмента, указанные на рисунке 1.2. На стрелках укажите действия, которое связывают объекты. Например, Руководитель проекта разрабатывает базовый план. Рис. 1.2. Схема для установления связей между сущностями проекта Лекция 2: Управление интеграцией проекта Интеграция процессов управления проектами - это взаимосвязи групп процессов, обеспечивающие непрерывный и комплексный подход к управлению проектной деятельностью [4]. Согласно PMBOK® [1, стр. 69], управление интеграцией проекта включает в себя процессы и операции , необходимые для идентификации, определения, комбинирования, объединения и координации различных процессов и мероприятий по управлению проектом в рамках групп процессов управления проектом. Цель процесса интеграции заключается в достижении результативного взаимодействия процессов управления, обеспечивающих успех реализации проекта. Управление интеграцией проекта осуществляется семью процессами ( таблица 2.1). Таблица 2.1. Процессы управления интеграцией проекта Название областей знаний Определение областей знаний разработка устава проекта процесс разработки документа, который формально авторизует существование проекта и предоставляет руководителю проекта полномочия использовать ресурсы организации в операциях проекта; разработка Плана управления проектом процесс определения, подготовки и координации всех компонентов плана, а также консолидации их в интегрированный план управления проектом; руководство и управление работами проекта процесс руководства и исполнения работ, определенных в плане управления проектом, и применения одобренных изменений для достижения целей проекта; управление знаниями проекта процесс использования существующих знаний и создания новых знаний для достижения целей проекта и содействия обучению в организации; мониторинг и контроль работ проекта процесс отслеживания, проверки и ведения отчетности об общем прогрессе проекта для достижения целей исполнения, определенных в плане управления проектом; интегрированный контроль изменений процесс анализа всех запросов на изменения, их одобрения и управления изменениями поставляемых результатов, активов процессов организации, документов проекта и плана управления проектом, а также предоставления информации о решениях; закрытие проекта или фазы процесс завершения всех операций по проекту, фазе или договору. Рассмотрим каждый процесс подробнее. Первый процесс посвящён разработке одного из ключевых документов, обеспечивающих интеграцию проекта. Это устав проекта - документ, выпущенный инициатором или спонсором проекта, который формально авторизует существование проекта и предоставляет руководителю проекта полномочия использовать ресурсы организации в операциях проекта. Устав проекта формируется Заказчиком проекта 1 и содержит следующую информацию [1, стр. 81]: • Название проекта. • Причины возникновения проекта или бизнес-цели организации, объясняющие, зачем реализуется данный проект. • Цели проекта (ожидаемый результат) со стороны Заказчика. • Границы проекта (организационные, функциональные, географические). • Задачи проекта со стороны Заказчика (что нужно сделать для достижения поставленной цели). Содержание может быть получено из тендерной документации. Например, автоматизация бизнес-процессов: управление персоналом, бухгалтерский учет и др. • Допущения и ограничения проекта со стороны Заказчика в отношении Исполнителя. Допущения - это факторы, влияющие на проект, значения которых неопределенны. Например, Заказчик допускает передачу некоторых проектных работ субподрядчику. Ограничения - это условия, определяющие действия команды проекта или влияющие на них. Например, стоимость проекта не может быть увеличена более чем на 12%. Допущения низкого уровня для операций задач, например, определение технических спецификаций, оценок, расписания, рисков и т.п., формируются на всем протяжении осуществления проекта. Журнал допущений используется для записи всех допущений и ограничений в течение его жизненного цикла проекта. • Контрольные события контрольные даты получения результатов. Примерами обязательного контрольного события могут служить даты начала и окончания проекта. Заказчик также может указать основные вехи проекта, которые им будут контролироваться. • Планируемая стоимость проекта - стоимость, определенная контрактом. • Критерии успеха проекта и его результаты. Набор стандартов или правил, определяющих качество выполнения задач, устанавливают критерии успеха проекта. Например, обеспечение возможности ведения учета в соответствии с российским законодательством и требованиями МСФО. • Назначение Спонсора проекта, назначение Руководителя проекта, определение их полномочий. В рамках второго процесса разрабатывается второй документ по интеграции проекта - план управления проектом. В процессе разработки плана формируется комплексный документ, содержащий все проектные работы и определяющий порядок их выполнения. План управления проектом определяет график исполнения проекта, процессы его мониторинга, контроля и закрытия. Документ разрабатывается Исполнителем на основании Устава проекта и содержит следующую информацию: • Цели проекта и задачи со стороны Исполнителя. • Требования к продукту или услуге и их характеристики. • Требования к результатам проекта. • Границы проекта со стороны Исполнителя. • Допущения и ограничения проекта со стороны Исполнителя в отношении Заказчика. • Первоначально сформулированные риски. • Контрольные события расписания (вехи проекта). • Предварительная Иерархическая структура работ. • Смета расходов. • Требования к управлению конфигурацией проекта. • Критерии приемки результатов проекта. Планирование управления проектом включает разработку 18 планов. Для управления проектом также разрабатывается ряд документов, не входящих в План управления проектом (таблица 2-1 [1, стр. 89]). Таблица 2.2. Содержание Плана управления проектом и список документов, обеспечивающих управление проектом План управления проектом Документы проекта 1. План управления содержанием 1. Параметры операций 19. Результаты измерений в контроле качества 2. План управления требованиями 2. Список операций 20. Метрики качества 3. План управления расписанием 3. Журнал допущений 21. Отчет о качестве 4. План управления стоимостью 4. Основа для оценок 22. Документация по требованиям 5. План управления качеством 5. Журнал изменений 23. Матрица отслеживания требований 6. План управления ресурсами 6. Оценки стоимости 24. Иерархическая структура ресурсов 7. План управления коммуникациями 7. Прогнозы стоимости 25. Календари ресурсов 8. План управления рисками 8. Оценки длительности 26. Требования к ресурсам 9. План управления закупками 9. Журнал проблем 27. Реестр рисков 10. План вовлечения заинтересованных сторон 10. Реестр извлеченных уроков 28. Отчет по рискам 11. План управления изменениями 11. Список контрольных событий 29. Данные расписания 12. План управления конфигурацией 12. Назначение материальных ресурсов 30. Прогнозы в отношении расписания 13. Базовый план по содержанию 13. Календари проекта 31. Реестр заинтересованных сторон 14. Базовое расписание 14. Коммуникации проекта 32. Устав команды 15. Базовый план по стоимости 15. Расписание проекта 33. Документы тестирования и оценки 16. Базовый план исполнения 16. Диаграмма сети расписания проекта 17. Описание жизненного цикла проекта 17. Описание содержания проекта 18. Подход к разработке 18. Распределение обязанностей членов команды проекта Цель третьего процесса интеграции проекта (Руководство и управление работами проекта) состоит в организации на протяжении всего проекта связи управления работами и поставляемыми результатами проекта, что позволяет повысить вероятность успеха проекта. Руководитель совместно с командой управления проектом обеспечивает исполнение запланированных операций проекта и в рамках проекта управляет техническими и организационными связями, оценивает воздействие всех изменений проекта и реализации одобренных изменений, включая корректирующее действия, предупреждающие действия и/или исправление дефектов. Данные об исполнении работ используются на входе в группу процессов мониторинга и контроля и могут служить источником данных для извлеченных уроков в целях совершенствования исполнения пакетов работ в будущем. Цель процесса управления знаниями проекта заключается в том, чтобы ранее приобретенные знания организации использовались в целях получения или улучшения результатов проекта, а знания, полученные при реализации текущего проекта, оставались доступными для обеспечения операционной деятельности организации и будущих проектов или их фаз. Процесс управления знаниями осуществляется на протяжении всего проекта. Управление знаниями состоит в создании условий, обеспечивающих использование навыков, опыта и компетенций команды проекта и других заинтересованных сторон до начала, в ходе и после осуществления проекта. Следует также отметить, что знания подразделяют на явные, поддающиеся документированию, и неявные, например, убеждения, специальные знания, опыт . Неявные знания существуют в сознании отдельных экспертов, в социальных группах или ситуациях, и обмен ими происходит при взаимодействии между людьми. Процесс мониторинга и контроля работ проекта позволяет заинтересованным сторонам понимать текущее состояние проекта, распознавать действия, выполняемые для решения проблем исполнения, а также иметь представление о будущем статусе проекта с учетом прогнозов стоимости и прогнозов в отношении расписания. Этот процесс осуществляется на протяжении всего проекта [1, стр. 105]. Мониторинг обеспечивает возможность отслеживать состояние проекта и определять, на какие области знаний следует обратить особое внимание. Процесс контроля работ проекта определяет корректирующие или предупреждающие действия, а также обеспечивает отслеживание выполнения планов после предпринятых действий. Процесс мониторинга и контроля работ проекта обеспечивает решение следующих задач: • сравнение фактического исполнения проекта с планом управления проектом; • проверка статуса отдельных рисков проекта; • предоставление прогнозов, позволяющих обновлять информацию о текущей стоимости и текущем расписании; • мониторинг реализации одобренных изменений по мере их появления; • предоставление соответствующих отчетов об исполнении и статусе проекта; • обеспечение согласованности проекта с бизнес-потребностями. В рамках данного процесса формируются следующие документы: • Прогнозы стоимости. • Журнал проблем. • Реестр извлеченных уроков. • Реестр рисков. • Прогнозы в отношении расписания. Целью процесса интегрированного контроля изменений является учёт документированных изменений в проекте комплексным образом, одновременно реагируя на совокупный риск проекта, возникающий в связи с изменениями, внесенными без рассмотрения в общие цели или планы проекта. Интегрированный контроль изменений осуществляется на протяжении всего проекта. Процесс интегрированного контроля изменений осуществляется с самого начала проекта и вплоть до его завершения, и за него единоличную ответственность несет руководитель проекта Входная информация процесса представлена планом управления проектом, отчетами об исполнении работ проекта, запросами на изменение, факторами среды предприятия, активами процессов организации. Для реализации интегрированного контроля изменений используют следующие инструменты и методы: • Метод экспертной оценки. • Инструменты контроля изменений, которые должны обеспечивать следующие мероприятия управления изменениями: o Идентификацию и выбор элемента изменений для процессов или документов проекта. o Документальное оформление изменения в надлежащем запросе на изменение. o Рассмотрение изменений; одобрение, отклонение, отсрочка или иное решение об изменениях в документах проекта, поставляемых результатах или базовых планах. o Проверку регистрации, оценки, одобрения и отслеживания изменений, а также доведение окончательных результатов до заинтересованных сторон. • Методы анализа данных (анализ альтернатив, сравнительный анализ затрат и выгод). • Методы принятия решений (голосование, единоличное принятие решений, анализ решений на основе множества критериев). • Совещания. Выходами процесса интегрированного контроля изменений являются: • Одобренные запросы на изменения Решения обо всех запросах на изменения вносятся в журнал изменений. • Обновление плана управления проектом, что защищает целостность базовых планов и исторические сведения об исполнении в прошлом. • Обновление документов проекта. Обычно обновления фиксируются в журнале изменений, возникающих в ходе проекта. К целям финального процесса (Закрытие проекта или фазы) относят обеспечение архивирования информации о проекте или фазе, завершение запланированных работ и высвобождение организационных ресурсов команды для участия в новых начинаниях. Этот процесс выполняется единожды или в предопределенные моменты в проекте [1, стр. 121]. Входами процесса закрытия проекта/фазы являются: • Устав проекта. • План управления проектом. • Документы проекта. • Принятые поставляемые результаты. • Соглашения. • Закупочная документация. • Активы процессов организации. Для реализации процесса используют следующие инструменты и методы: • Экспертная оценка. • Анализ данных (анализ документов, регрессионный анализ. анализ тенденций. анализ отклонений). • Совещания. Выходная информация содержит: • Обновления документов проекта. • Итоговый отчет об исполнении проекта. • Обновления активов процессов организации. • Передача результата проекта (продукта или услуги) заказчику. Практические задания Задание 1 . Используя понятийный аппарат PMBOK®, сформулируйте основное назначение Устава проекта и произведите сравнение Устава проекта и договора на оказание услуг по критериям, предложенным в таблице 2.3. Таблица 2.3. Сравнительная характеристика устава проекта и договора № Критерий сравнения Устав проекта Договор 1 Юридическая сила 2 Входящие документы и информация 3 Ответственный за составление 4 Основное назначение 5 Область знаний в управлении проектами Задание 2 . На основе требований 6-ой редакции PMBOK® разработайте элементы Устава проекта (в форме таблицы 2.4) в условиях бизнес-ситуации, описанной в кейсе (№1, 2). |