Управление итпроектами теоретические основы, задачи и решения
 Скачать 1.32 Mb.
|
|
Client Company" упала с 14% до 11%, а рост операционных издержек составил 25%. С целью решения задачи повышения эффективности операционной деятельности компании и создания информационно-технологического фундамента для дальнейшего развития бизнеса, высшим менеджментом " Client Company" было принято решение о внедрении ERP-системы. Руководство компании рассчитывает, что внедряемая ИТ-система станет эффективным инструментом поддержки принятия эффективных и своевременных управленческих решений. Исходя из вышесказанного, представителями со стороны компании-заказчика были сформулированы следующие требования: • Создание интегрированного ИТ-решение на базе гибкой, тиражируемой и быстро реагирующей на изменения платформы с единым пользовательским интерфейсом • Поддержка совместного использования информации различными подразделениями "Client Company" и иерархически-ролевого доступа к ней • Повышение прозрачности функционирования и управляемости компании за счет обеспечения информации в необходимом аналитическом разрезе для принятия оперативных управленческих решений руководством компании • Повышение эффективности использования основных активов и ресурсов компании • Сокращение административно-управленческих косвенных затрат в том числе на закрытие финансовой отчетности за период (месяц, квартал, год) и на ведение параллельного учета по МСФО. Следующие функциональные области должны быть охвачены проектом внедрения: • Управление финансами • Управление человеческими ресурсами • Управление входящей и внутренней логистикой • Управление производством • Управление исходящей логистикой • Управление реализацией готовой продукции и взаимодействием с клиентами • Управление административно-хозяйственными операциями На выполнение проекта отводится 14 месяцев с датой окончания не позднее начала 4 квартала 2020 года. Объем денежных средств, выделенных компанией на реализацию проекта, составляет € 2 млн. Реализация проекта будет произведена силами стороннего исполнителя, системного интегратора "Big&Co". Кейс 2 Проект по внедрению автоматизированной системы управления контрактной деятельностью в государственной организации. Компания ИБИС-АйТи выиграла конкурс на оказание услуг по автоматизации обеспечивающих процессов производственного цикла государственной организации ГКУ "ЗАКАЗЧИК". Деятельность организации связана с осуществлением мероприятий по функционированию и администрированию парковых комплексов и зон отдыха жителей города. В настоящее время все процессы ГКУ "ЗАКАЗЧИК", связанные с формированием бюджета, сбором потребностей, планированием, ведением контрактов и формированием отчетных форм, не автоматизированы. Контроль исполнения работ осуществляется вручную с использованием Excel-таблиц. При существующей организации труда возникают многочисленные задержки при согласовании документации, потеря данных, что увеличивает сроки исполнения, снижает эффективность использования выделенных бюджетных средств и качество работы организации. Формирование в "ручном" режиме большого количества отчетов требует повышенных трудозатрат сотрудников. Внедряемая Информационная Система (далее - Система) должна обеспечить автоматизацию контрактной деятельности и предоставить инструменты для устранения существующих проблем. В Системе должен быть реализован следующий функционал: • сбор потребностей от структурных подразделений • согласование и утверждение плана заявок и контрактной документации • финансовое планирование • ведение и контроль исполнения контрактов • взаимодействие с внешними организациями, в том числе, поставщиками (подрядчиками, исполнителями) • формирование отчетов по финансовой и иной деятельности. Автоматизация будет проведена для всех подразделений ГКУ "ЗАКАЗЧИК", в том числе -Финансового Управления, Контрактной Службы, Административно-хозяйственного управления, Бухгалтерии и Контрольного Управления. Согласно заключенному контракту, Компания ИБИС-АйТи должна поставить Базовое ПО Системы, провести инсталляцию и настройку. Ресурсы для размещения Системы предоставляет ГКУ "ЗАКАЗЧИК". Результатом оказания услуг по контракту должны стать автоматизированные процессы и настроенная в соответствии с требованиями Заказчика Система, прошедшая опытную эксплуатацию в ГКУ "ЗАКАЗЧИК". Цена контракта составляет 15 млн. ?. Услуги в рамках исполнения контракта должны быть оказаны в течение 160 (Ста шестидесяти) календарных дней с даты подписания контракта. При этом во время первого этапа должно быть выполнено обследование объекта автоматизации и разработано частное техническое задание (ЧТЗ) на Систему. Развертывание базового ПО , разработка эксплуатационной документации и выполнение пуско- наладочных работ запланировано на второй этап. Во время третьего этапа будут проведены наполнение Системы данными и настройка для работы в текущем году. Проведение предварительных испытаний и опытной эксплуатации с участием в ней пользователей и администраторов будет выполнено во время четвертого завершающего этапа. Продолжительность первого и второго этапов составляет по 10 дней, третьего и четвертого - 60 и 80 дней соответственно. Кейс 3 Для практических заданий лекции 8 "Управление рисками проекта" Системный интегратор "Big&Co" был выбран в качестве генерального подрядчика по проекту внедрения информационной системы (ИС) в компании " Client Company". В соответствии с договором, работы проводились в три этапа: 1. Выбор решения и поставка ПО 2. Внедрение ИС 3. Постпроектное сервисное обслуживание Руководителем второго этапа работ был назначен Василий из числа менеджеров проектов "Big&Co". К моменту назначения Василия первый этап был уже завершен: определен класс и вендор внедряемой ИС, ПО поставлено в соответствии со спецификацией. Для выполнения работ второго этапа со стороны "Big&Co" были выделены архитектор ИТ-решения и консультант по внедрению ИС. Вместе с ними Василий разработал план- график предстоящих работ , согласовал его с представителями " Client Company" и внутри "Big&Co". В соответствии с утвержденным планом было произведено проектирование ИС , разработано и согласовано с заказчиком техническое задание . Компания " Client Company" предоставила рабочие места команде Василия, после чего консультант по внедрению приступил к работе по настройке системы. По согласованному плану, внедрение предполагалось вести поэтапно, при этом часть работ по подготовке системы к внедрению брал на себя заказчик. Таким образом, ответственность за различные этапы работ возлагались попеременно, то на специалистов компании-заказчика, то на специалистов компании-исполнителя. График работ был построен так, что зачастую приступить к исполнению очередной операции было невозможно до завершения предшествующей. Приступив к работам, консультант по внедрению "Big&Co" обнаружил и сразу проинформировал Василия, что специалисты " Client Company" не могут уделять проектным работам достаточно времени, ссылаясь на недоукомплектованность штата, повышенную загрузку операционными задачами и низкий приоритет проекта. Так же от команды исполнителя стали поступать жалобы на сбои в работе персональных компьютеров. Выполнение проектных работ стало затягиваться, возникла опасность срыва сроков, отношение сотрудников " Client Company" к проекту ухудшилось. Василий переговорил с представителем компании-заказчика и получил заверения, что меры будут приняты. Вскоре стабильная работа ПК команды исполнителя была восстановлена, однако, ситуация с сотрудниками " Client Company" не изменилась. Василий повторно проинформировал " Client Company" и снова получил ответ, что проблема будет решена в кратчайшие сроки. Представитель " Client Company" сообщил Василию, что один из серверов вышел из строя, и заказчик не планирует производить его замену в ближайшее время. Проведя повторную оценку готовности аппаратного обеспечения заказчика, архитектор ИТ-решения компании "Big&Co" предоставил Василию отчёт, в котором говорилось о существовании вероятности того, что после начала промышленной эксплуатации системы, сервера заказчика могут не выдержать возросшей нагрузки. Василий в свою очередь передал отчёт на верхний уровень принятия решений Консультант по внедрению тем временем докладывал, что на объектах он часть времени бездействует, ожидая, пока технические специалисты " Client Company" освободятся и смогут выполнить свою часть работ , предусмотренную согласованным планом. Без их участия выполнить настройки ИС было невозможно, так как консультант "Big&Co" не имел прав доступа к модулю настройки внедряемой ИС. Предложение о предоставлении этих полномочий было не раз отвергнуто представителями " Client Company". В этих условиях Василий принял решение о передаче проблемы на уровень старшего менеджера из отдела продаж Петра. Доложив Петру о ситуации, он предложил собрать рабочее совещание с привлечением высшего руководства " Client Company", чтобы найти выход . Петр высказал сомнение в пользе такого совещания и предоставил Василию полную свободу, посоветовав решать проблему самостоятельно. Василий еще раз связался с представителями " Client Company" и предложил определить ключевые вехи, достижение которых позволило бы закрыть второй этап Договора, а оставшуюся часть работ провести на этапе сервисного обслуживания. Компромисс был найден, но: • По причине выявленной некорректной работы, внедряемой ИС, отставание по срокам ликвидировать не удалось, а неприятие проекта сотрудниками "Client Company" усугубилось • За время проведения второго этапа были официально приняты новые ставки и порядок налогообложения, которые не были учтены во внедряемой ИС • Ресурсы заметную часть времени использовались неэффективно • Вследствие затягивания работ, возникли накладки с планированием ресурсов и сбои по срокам в других проектах В связи с падением выручки " Client Company", вызванным неблагоприятной экономической ситуацией, финансирование проекта было урезано. |