ЗараменскихУЖЦИСмонография-148-272. Управление жизненным циклом информационных систем
 Скачать 3.15 Mb.
|
|
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ КООРДИНАЦИОННОГО СОВЕТА Протокол № ___ от ___________ совещания Координационного совета Председатель (Ф.И.О.): Секретарь (Ф.И.О.): Дата/время/место проведения совещания: Присутствовали (Ф.И.О.): От Заказчика: От Исполнителя: Отсутствовали (Ф.И.О.): От Заказчика: От Исполнителя: Цели совещания: 1. 2. 3. № Решение/следующий шаг Кому поручено Дата выполнения 1 2 № Повестка следующего совещания Участники Время 1 2 Председатель Координационного совета Секретарь совещания _____________ (должность, Ф.И.О.) (подпись) _____________ (должность, Ф.И.О.) (подпись) РЕГУЛЯРНЫЙ ОТЧЕТ О СТАТУСЕ ПРОЕКТА Проект: Консультант: (Ф. И. О.) Отчетный период: с _________ по _________ Статус Да Нет Объяснение Рамки проекта Изменились ли задачи проекта (этапа, подэтапа)? Изменились ли выходные результаты проекта (этапа, подэтапа)? Изменились ли логические рамки проекта (этапа, под- этапа)? План работ Выйдут ли работы за рамки ожидаемого окончания проекта (этапа, подэтапа)? Отличается ли оценка времени завершения (ОВЗ) бо- лее чем на 10% от согласованного плана работ? Работа / Люди Есть ли какие-нибудь значительные проблемы? Есть ли внешние факторы, влияющие на проект? Есть ли проблемы с проверкой и утверждением рабо- чих продуктов? Есть ли какие-нибудь проблемы, мешающие проект- ной команде успешно работать? Есть ли какие-нибудь проблемы с персоналом? Сделано в этом периоде: Будет сделано в следующем периоде: Сводка по команде: Текущий период: С начала проекта: Часы по Плану: Факт. Часы: Часы по Плану: Факт. Часы: Выходные результаты: Должны быть подготовлены Фактически подготовлены Планируется подготовить Оценка для завершения проекта (этапа, подэтапа): ____________ (Ф. И. О.) (подпись) ПРОТОКОЛ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ ПО МОДУЛЮ СИСТЕМЫ Протокол № __ выполненных работ по модулю «___________» системы «__» ________ 20__ г. 1. Результаты выполнения работ по предыдущему протоколу № __ от «__» ______ 20__ года: № п/п Перечень работ к выполнению Отметка о выполнении Выполнено специалистами Заказчика: 1. 2. … Выполнено специалистами Исполнителя: 1. 2. … 2. Дополнительно выполнено в ходе текущей встречи: 1. 2. 3. Необходимо выполнить: № п/п Перечень работ к выполнению Срок выполнения Специалистам Заказчика: 1. 2. … Специалистам Исполнителя: 1. 2. … От Заказчика: От Исполнителя: _____________ (должность, Ф.И.О.) (подпись) _____________ (должность, Ф.И.О.) (подпись) АКТ ПРИЕМА-СДАЧИ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ Акт приема-сдачи выполненных работ по ______ (Вид работ) г. Москва «__» _________ 20__ г. Мы, нижеподписавшиеся, от лица ИСПОЛНИТЕЛЯ (Должность, Ф.И.О.) и от лица ЗАКАЗЧИКА (Должность, Ф.И.О.), составили настоящий Акт в том, что в соответствии с п. ___ Договора Исполнитель сдает, а Заказчик принимает работы по ______________________________________________ _________________________________________________________________ (информационному обследованию предприятия Заказчика). (инсталляции системы «_________» на стенд предприятия Заказчика). (доработке и внедрению программного модуля «_________»). (постгарантийному сопровождению модуля «_________»). (оказанию информационно-консультационных услуг сотрудникам Заказчика по обучению основам работы с системой «_________»). Услуги оказаны в полном объеме, программный модуль «__________» пол- ностью соответствует требованиям технического задания. Работы по п. ___ Договора в части ________ (вид работ) считаются выполненными и приня- тыми Заказчиком. Стороны претензий друг к другу не имеют. Сумма по п. ___ Договора в части доработки и внедрения программного модуля «_________» составляет __________ руб. (________________ рублей _________ копеек), в том числе НДС 18% в размере _______________ руб. (_______________ рублей ___ копеек). Настоящий Акт является основанием для проведения расчетов по Договору № __________ от «___» ___________ 20___ года. Печати и подписи сторон: ЗАКАЗЧИК: ИСПОЛНИТЕЛЬ: (Должность) (Должность) _________________ (Ф.И.О.) __________________ (Ф.И.О.) ФОРМА РЕГИСТРАЦИИ ПРОБЛЕМЫ Проект: Внедрение системы «_____» в подразде- лении _________ Заказчика № Проблемы: Проблема: Тяжесть: Высокая Средняя Низкая Кем обнаружено: Кому поручено: Дата: Описание проблемы: Решение / план действий: Кто принимает решение: Утверждено: Ожидаемая дата ис- полнения решения: Дата исполнения: Статус Открыта Закрыта Подчеркнуть Поставлена Принята Отложена Оценена Одобрена Решена Отклонена Объединена От Заказчика: От Исполнителя: _____________ (должность, Ф.И.О.) (подпись) _____________ (должность, Ф.И.О.) (подпись) ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПРОБЛЕМ Проект: Внедрение системы «_______» в подразделении _________ Заказчика Кем подготовлено: Дата: Стр.1 Всего стр. 1 Код Описание проблемы Важность Дата открытия Статус Дата закрытия От Заказчика: От Исполнителя: _____________ (должность, Ф.И.О.) (подпись) _____________ (должность, Ф.И.О.) (подпись) ГРАФИК ПРОВЕДЕНИЯ РАБОТ ПО ВНЕДРЕНИЮ СИСТЕМЫ График проведения работ по внедрению системы «_________» на _________________________ (наименование предприятия Заказчика) «УТВЕРЖДАЮ» Генеральный директор (наименование предприятия Заказчика) ________________ Ф.И.О. «___» __________ 20__ года № п/п Наименование модуля /перечень работ по внедрению Количество дней Начало работ Окончание работ Состав группы от Заказчика Состав группы от Подрядчика Примечание 1. Модуль № 1: 1.1 – работа № 1; 1.2 – работа № 2; … … 2. Модуль № 2: 2.1 – работа № 1; 2.2 – работа № 2; … … На весь период внедрения модулей системы «__________» в состав Группы внедрения от Подрядчика могут дополнительно привлекаться специалисты аудиторских и консалтинговых компаний. От Заказчика: От Исполнителя: _____________ (должность, Ф.И.О.) (подпись) _____________ (должность, Ф.И.О.) (подпись) ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ОТЧЕТ О ПРОРАБОТАННОМ ВРЕМЕНИ Индивидуальный отчет о проработанном времени Проект: Консультант-программист: Неделя №: Отчетный период c_________по___________ № п/п Наименование задачи Время Что было сделано 1. Итого за период: Подготовил: Дата: Утвердил: Дата: ОТЧЕТ О РЕЗУЛЬТАТАХ ЭТАПА Отчет о результатах этапа Проект: Внедрение системы «_________» в подразделении _________ Заказчика Менеджер проекта: Дата: Оценка выполнения этапа: Дополнительные комментарии: Визы: Менеджер проекта от Заказчика: Координатор проекта предприятия Заказчика: Отчет о результатах этапа – отклонения Проект: Внедрение системы «_________» в подразделении Заказчика Дата: Подготовлено менеджером проекта: Перечисляются отклонения от стандартных задач и действий и прилагается описание не стандартных задач и действий, возникших на данном этапе: Отклонения от плана (обсуждаются причины значительных отклонений плана от факта): Предложения по улучшению стандартной методологии: ПРИКАЗ О ПРОВЕДЕНИИ ПРОЕКТА ПО ИНФОРМАЦИОННОМУ ОБСЛЕДОВАНИЮ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ПРЕДПРИЯТИЯ ЗАКАЗЧИКА Приказ о проведении проекта по информационному обследованию бизнес-процессов предприятия заказчика «__» ______ 20_ года г. Москва № ___ В целях обеспечения эффективного выполнения проекта по информацион- ному обследованию бизнес-процессов предприятия Заказчика ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Совместно с компанией ООО «_________» (наименование компании- подрядчика) с «__» _______ 20__ года приступить к осуществлению проек- та по информационному обследованию бизнес-процессов предприятия. 2. Создать Координационный совет проекта в составе следующих руководи- телей подразделений Заказчика _________: Задачи Координационного совета проекта: ‒ утверждает результаты работы Рабочей группы и все основные до- кументы проекта; ‒ утверждает решения проблем, возникающих в ходе проекта, или решает эти проблемы; ‒ утверждает изменение рамок проекта. 3. Назначить Координатором проекта от Заказчика (должность, Ф.И.О.) ________. Его права и обязанности: ‒ принимает оперативные административные решения, а также доби- вается исполнения административных решений Координационного совета; ‒ распоряжается выделенными на проект фондами; ‒ утверждает изменение рамок проекта, обеспечивая при необходи- мости дополнительное финансирование; ‒ принимает результаты проекта; ‒ выносит возникшие проблемы на Координационный совет и кон- тролирует выполнение принятых соответствующих постановлений; ‒ назначает ответственных исполнителей со стороны Заказчика; ‒ отвечает за согласование действий различных организаций и групп, участвующих в проекте, отслеживает график работ и своевремен- ность реализации принятых решений; ‒ проводит в жизнь административные решения Координационного совета, касающиеся подразделений Заказчика, руководит оператив- ным планированием загрузки сотрудников подразделений Заказчи- ка и принимает решение об их премировании. 4. Назначить Руководителем проекта от Заказчика (Должность, Ф.И.О.) ______________. Руководитель проекта от Заказчика является заместителем Руководителя проекта от компании ___________ (наименование компании- подрядчика), руководит работой Рабочей группы и обязан: ‒ разрабатывать сценарии и планы проекта, а также процедуры при- нятия решений и стандарты оценки достигнутых результатов; ‒ участвовать на уровне Координационного совета в принятии стра- тегических решений по ходу выполнения проекта; ‒ представлять все результаты работы Рабочей группы; ‒ осуществлять контроль качества ведения проекта; ‒ контролировать точное исполнение условий договора со стороны Заказчика; ‒ принимать решение о приостановке и возобновлении работ по про- екту; ‒ регулярно отчитываться перед Координатором проекта о состоянии дел на проекте, при необходимости – представлять корректировки бюджета и графика внедрения Координационному совету и Рабочей группе. Руководитель проекта от Заказчика несет ответственность за: ‒ материально-техническое и организационное обеспечение работ по проекту; ‒ обеспечение обязательного присутствия требуемых специалистов предприятия Заказчика на рабочих местах во время реализации проекта; ‒ создание сплоченной, работоспособной Рабочей группы и укрепле- ние у нее уверенности в конечном успехе проекта (привлечение всех членов Группы к обсуждению текущих вопросов, периодиче- ская замена людей, которые возглавляют обсуждение); ‒ своевременное представление проблем Рабочей группы перед вы- шестоящим руководством и руководителями других подразделений; ‒ оказание помощи в идентификации требований и проблем проекта; ‒ обеспечение наличия и работоспособности компьютеров, принте- ров, сети и другого необходимого на проекте оборудования; ‒ установку и настройку необходимого общего и специального про- граммного обеспечения на рабочих местах специалистов Рабочей группы. 5. Сформировать Рабочую группу от Заказчика в составе: Задачи Рабочей группы: ‒ участие в работах по сбору информации; ‒ обеспечение подготовки и корректировки всей документации; ‒ контактировать с консультантами и разработчиками ________ (на- именование компании-подрядчика), по вопросам сбора информации. 6. Рабочей документацией проекта являются: ‒ Протокол заседания Рабочей группы. Составляется секретарем за- седания, определяемым в рабочем порядке; ‒ Листы передачи, на основании которых Исполнитель передает За- казчику документы, являющиеся результатами работы по этапам проекта; ‒ Листы замечаний, заполняемые сотрудниками Заказчика в ходе оз- накомления с итоговыми документами по проекту, представленны- ми Исполнителем, и являющиеся основанием для внесения в них корректировок и исправлений; ‒ Протокол совещания Координационного совета. Составляется сек- ретарем совещания, определяемым в рабочем порядке; ‒ Акт (рабочий протокол) приема-сдачи выполненных работ, отра- жающий состояние дел по проекту и подписывается Координато- ром проекта от Заказчика. Составляется Руководителем про- екта от ___________ (наименование компании-подрядчика) по вы- полнении какого-либо объема работ. 7. Руководителям структурных подразделений, служб, отделов Заказчика все поручения Руководителя проекта, связанные с исполнением плана по проведению информационного обследования бизнес-процессов предпри- ятия, считать обязательными к исполнению. 8. Предоставить консультантам от ___________ (наименование компании- подрядчика) рабочее помещение, требуемое количество компьютеров, орг- технику, средства связи на время проведения работ по информационному обследованию. Генеральный директор __________________________ (наименование предприятия Заказчика) ______________________________________ (Ф.И.О.) АНКЕТА ЗНАКОМСТВА С ПРЕДПРИЯТИЕМ Инструкция по заполнению анкеты Анкета предназначена для предварительного определения проблематики и потребностей развития Вашей компании. По результатам анализа анкеты мы сможем понять общий круг задач, которые Вы хотели бы решить и предложить Вам несколько вариантов совместной работы для их решения, из которых Вы сможете выбрать наиболее выгодный для Вас. Внимательное заполнение данной анкеты поможет Вам лучше структуриро- вать те проблемы, которые могут быть решены с нашей помощью. Вы можете не заполнять анкету, если считаете, что ответы на во- просы анкеты затрагивают конфиденциальную информацию о Вашей компании. Вы можете ответить лишь на те пункты, которые устраивают Вас. Кроме того, некоторые вопросы или варианты ответов могут быть не применимы к Вашей фирме. Пропускайте их при заполнении. Если какие-то пункты анкеты не до конца понятно сформулированы или выбор варианта ответа не однозначен, укажите номера вопросов в примеча- нии в конце анкеты, и мы обсудим их при личной встрече. Пожалуйста, приложите к анкете схему и Положение об организационной структуре Вашего предприятия. Благодарим за заполненную анкету! 1. Информация о Предприятии. 1.1. Сколько лет на рынке существует Предприятие? ______________________________________________. 1.2. Укажите основные направления деятельности Предприятия (если не- сколько, то указать все): торговля строительство производство оказание услуг финансы другое ________________________ 1.3. Сколько продуктов – товаров и / или услуг – производит / реализует Предприятие в настоящее время? _________________________________________________________________ 1.4. Какие виды деятельности в настоящее время являются прибыльными? 1 2 3 1.5. Есть ли перспективные направления деятельности, которые не приносят прибыль в настоящее время, но она запланирована в будущем? Если «да», то перечислить их. 1 2 3 1.6. Есть ли бизнес-план развития перспективных направлений? да нет в процессе разработки 1.7. Есть ли «убыточные» направления деятельности, которые не приносят прибыль в настоящее время, и Вы сомневаетесь, в их перспективе? Если «да», то перечислить их. 1 2 3 1.8. Укажите причины не закрытия «убыточных» направлений? 1 2 3 1.9. Какой уровень управления характерен для компании? одно юридическое лицо с единоличным руководителем одно юридическое лицо с коллегиальным руководством несколько юридических лиц с управляющей компанией во главе группа юридических лиц без управляющей компании 1.10. Какая структура собственности на Предприятии? вся собственность (или контрольный пакет) принадлежит одному человеку есть несколько человек, владеющих контрольным пакетом совместно контрольный пакет принадлежит другой организации открытое акционерное общество без контрольного пакета 1.11. Есть ли обособленные подразделения Предприятия (филиалы, пред- ставительства и т.п.) в других городах? Если «да», то указать города. 1 2 3 2. Система управления Предприятием. Организационная структура. 2.1. Есть ли на Предприятии утвержденная и документально закрепленная организационная структура? да нет 2.2. Уровень распределения ответственности среди высшего руководства: высокий (четко оговорены и зафиксированы в документах зоны ответст- венности) средний (оговорены, но не зафиксированы, есть дублирование или зоны «безответственности») низкий (ответственность не распределена) 2.3. Функциональная нагрузка, зоны ответственности высшего и среднего руководства закреплены: в Положениях об отделах / службах в должностных инструкциях в приказах другое (указать) _________________________________________________________________ 2.4. Положения о подразделениях / службах / отделах и должностные инст- рукции являются для сотрудников: руководством к действию формальным документом справочным материалом, требующих существенных изменений не используются вообще 2.5. Уровень нагрузки высшего руководства: высокий (работают без выходных по 10-12 часов) средний (работают нормальный рабочий день с редкими авралами) низкий (авралы бывают крайне редко) 2.6. Схема взаимодействия между подразделениями / отделами / службами: определена и закреплена в Положении об оргструктуре / Положениях о подразделениях определена и действует в силу сложившихся традиций, но не закреплена документально не определена и не закреплена документально 2.7. Проблемные зоны при взаимодействии подразделений между собой: 1 2 3 2.8. Контроль со стороны руководства за исполнением подразделениями своих функций: подразделения регулярно готовят для руководства письменные отчеты о проделанной работе отчеты о проделанной работе носят устный характер контроль не регулярный, отчеты готовятся по требованию контроля нет 2.9. Организационная структура Предприятия: обновляется регулярно в зависимости от изменений структуры бизнеса или требований рынка структура устоявшаяся, пересматривается крайне редко не обновляется вообще 2.10. При появлении новых функций: создается специально новое подразделение функции распределяются между существующими подразделениями другое (указать) _________________________________________________________________ 2.11. Основные функции управления персоналом, существующие сейчас на Предприятии: планирование потребностей в персонале определение квалификационных требований определение уровня и типа оплаты сбор и анализ информации по кадрам поиск и подбор персонала заключение контракта постановка задач и управление сотрудниками адаптация новых сотрудников первичное обучение формирование мотивации оценка результатов работы сотрудника регулярная аттестация персонала формирование компенсационного пакета |