В последние годы, подавляющее большинство компаний по всему миру ставят цель повышение своей конкурентоспособности, по причине появления все большего и большего количества компанийконкурентов
 Скачать 1.03 Mb.
|
4. Рекомендации по оптимизации бизнес-процессов международной транспортно-экспедиционной компанииПрежде чем привести рекомендации по оптимизации бизнес-процессов исследуемой компании дадим рекомендации по выбору программного обеспечения данной оптимизации. Нами был проведен обзор предложений программного обеспечения для оптимизации бизнес-процессов компаний. Полученные нами сведения систематизированы в представленной ниже таблице. Таблица 3.1. – Программные продукты для оптимизации бизнес-процессов ООО "ФЕДЕРАЛЬНАЯ ПОЧТОВАЯ СЛУЖБА"
Нами предлагается использования Business Process Modeling Notation (BPMN). Внедрение BPM-систем тесно связано с внедрением процессного управления в компании, и без ориентации на бизнес-процессы как объекты управления оно будет сложным и малоэффективным. Если компания работает через систему регистрации и росписи документов, то для перехода к управлению бизнес-процессами и использованию BPM-системы необходимо сначала выделить и стандартизовать основные бизнес-процессы, а уже затем приступать к их автоматизации, что потребует изменений зон полномочий и ответственности в компании. Важно отметить, что BPM-система может быть применима и для автоматизации вспомогательных бизнес-процессов. Обработка запросов на обслуживание и закупку, управление персоналом, начисление заработной платы, заказ билетов и автомобилей – все эти процессы уже автоматизированы с использованием BPM-систем, чему имеется подтверждение в виде выполненных проектов. Анализ времени исполнения процесса Временной анализ бизнес-процесса позволяет находить те группы экземпляров процесса, которые превышают нормативы по длительности. Для этого используется диаграмма распределения, на которой по разным осям отражаются длительность и число экземпляров процессов. При детальном анализе выявленных групп выделяются наиболее критичные экземпляры процесса по длительности, при этом рассматривается логика организации работ. Далее на основании анализа выбранных экземпляров и информации об исполнителях можно фиксировать существующие в процессе проблемы. Инструментарий Process Intelligence можно применять для анализа загрузки персонала, а также распределения полномочий и ответственности внутри подразделений. При таком анализе становится видно, какие сотрудники отвечают за те или иные направления работ. Изучая активность сотрудников, которая фиксируется в информационной системе, необходимо найти параметры, являющиеся ключевыми при распределении полномочий. В одних подразделениях может использоваться функциональная структура по направлениям работ, в других – структура может быть сформирована по клиентам. Проводя анализ для каждой функции в процессе, можно увидеть фактическую ситуацию, а также нарушения в существующем распределении полномочий. В процессе последовательного изучения функций можно зафиксировать точки "изменения", когда одно подразделение работает по одному принципу, например клиентскому, а последующее подразделение переходит на другой принцип организации, например функциональный. Эта точка изменений обусловливает активное взаимодействие между подразделениями в рамках процесса по схеме "многие ко многим", что требует особого внимания при оптимизации. Анализ качества учетной модели с помощью предлагаемого программного обеспечения выглядит следующим образом. В большинстве случаев существующие данные в информационных системах не обладают высоким качеством, что является результатом несоблюдения регламентов по использованию этих систем. Например, при заполнении карточки договора не всегда указывается направление деятельности компании. Это приводит к тому, что при дальнейшем изучении информации в большинстве договоров имеется незаполненный признак – направление деятельности, что, в свою очередь, делает невозможным анализ финансовых показателей. Данный вид анализа позволяет сформировать перечень мероприятий по улучшению используемой учетной системы. Анализ пользовательской активности с помощью предлагаемого программного обеспечения выглядит следующим образом. Одним из вариантов детального анализа процесса является контроль за действиями пользователей в информационной системе по дням. Часто в этом случае можно обнаружить значительную неравномерность в активности действий пользователей в системе, что может быть вызвано спецификой бизнеса. Однако на практике чаще оказывается, что пользователи не работают в системе постоянно, а заносят информацию "пакетами" один раз в неделю, что приводит к искажениям в управленческом учете. Анализ позволяет оценить исполнительскую дисциплину пользователей при работе с информационной системой. Сравнительный анализ результативности пользователей с помощью предлагаемого программного обеспечения выглядит следующим образом. Для оценки результативности исполнителей используется сравнительный анализ, который выполняется на основании данных о частоте их действий в информационной системе. В частности, сравнивается число функций, выполненных определенным пользователем, в соотношении с остальными. Это позволяет определить "лидеров" и "отстающих" для дальнейшего анализа их загруженности. Подобный анализ может быть выполнен и на уровне подразделений. Для ранжирования подразделений по результативности также используется сравнительный анализ, который позволяет соотнести длительность обработки документов в подразделениях и на основании этой информации спланировать организационные мероприятия. Анализ организационного взаимодействия с помощью предлагаемого программного обеспечения выглядит следующим образом. Данный вид анализа позволяет определить частоту и длительность взаимодействия между различными подразделениями. Изучив частоту взаимодействия, можно принять решение о перемещении полномочий и ответственности для минимизации кросс-функционального взаимодействия. При этом результативность подразделений оценивается по длительности их взаимодействия между собой. Анализ логики исполнения процесса с помощью предлагаемого программного обеспечения выглядит следующим образом. Инструментарий Process Intelligence позволяет найти нарушения в порядке выполнения операций, анализировать фактический экземпляр бизнес-процесса, что дает возможность увидеть нарушения в последовательности исполнения функций, а также оценить регулярность нарушений, спланировать изменения в процессе или регламенте для достижения соответствия. Для ООО "ФЕДЕРАЛЬНАЯ ПОЧТОВАЯ СЛУЖБА" представляется необходимым эффективно организовывать точки контроля на основе информационных и технических систем. Если при выставлении счета с использованием информационной системы заполняются не все обязательные поля, то система просто не позволит данный счет выставить или, другим словами, она не позволит "неправильному" бизнес-процессу двигаться дальше, о чем будет проинформирован исполнитель. "Наблюдающие" за бизнес-процессом точки рекомендуется организовать параллельно с процессом, для того чтобы они имели возможность изучать и контролировать его исполнение за определенный период времени, либо осуществлять периодический выборочный контроль. Примером подобных точек контроля применительно к ООО ООО "ФЕДЕРАЛЬНАЯ ПОЧТОВАЯ СЛУЖБА" может служить работа по подготовке управленческой отчетности по бизнес-процессу. Данная работа позволяет фиксировать результаты бизнес-процесса, например, затраты за период, после чего отчетность может быть подана на рассмотрение и анализ "владельцу" бизнес-процесса, и на ее основании тот принимает решения о корректировке. Корректировке могут быть подвергнуты как параметры бизнес-процесса, так и его технология на основе оптимизации. Таким образом, точки контроля могут выступать средством управления бизнес-процессом. Они позволят снимать с процесса нужную информацию, которую "владелец" бизнес-процесса (ООО "ФЕДЕРАЛЬНАЯ ПОЧТОВАЯ СЛУЖБА") использует для анализа и принятия решений. В случае наличия планов или нормативов по показателям процессов, ООО "ФЕДЕРАЛЬНАЯ ПОЧТОВАЯ СЛУЖБА" проводит контроль, сравнение факта с планом или нормативами. Заключение На современном этапе развития отечественной экономики очень остро стоит вопрос обеспечения высокой эффективности деятельности предприятий и организаций. К сожалению, для многих предприятий характерно использование метода "проб и ошибок" в планировании развития бизнес-процессов. Соответственно, результаты ошибок превращаются в издержки и включаются в цену продукции. Для поддержания минимального уровня конкурентоспособности такие предприятия вынуждены использовать более дешевые сырье, комплектующие и технологии. При этом резко снижается качество продукции, она становится неконкурентоспособной на мировом рынке, часто ухудшается экологическая обстановка в регионе расположения предприятия, снижаются привлекательность, уровень оплаты труда и квалификация персонала. Любое современное предприятие является сложной системой, его деятельность включает в себя исполнение десятков тысяч взаимовлияющих функций и операций. Человек не в состоянии понимать, как такая система функционирует в деталях – это выходит за границы его возможностей. Поэтому главная идея создания так называемых моделей "as-is" (как есть) и "as-to-be" (как должно быть) – понять, что делает (будет делать) рассматриваемое предприятие и как оно функционирует (будет функционировать) для достижения своих целей. Модель бизнес-процесса должна давать ответы на вопросы: какие процедуры(функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата в какой последовательности выполняются эти процедуры какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса кто выполняет процедуры процесса какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса какая документация/условия регламентируют выполнение процедуры какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом. Для моделирования бизнес-процессов используются несколько различных методов, основой которых являются как структурный, так и объектно-ориентированный подходы к моделированию. Однако деление самих методов на структурные и объектные является достаточно условным, поскольку наиболее развитые методы используют элементы обоих подходов. К числу наиболее распространенных методов относятся: метод функционального моделирования SADT (IDEF0) метод моделировани процесса IDEF3 моделирование потоков данных DFD метод ARIS метод Ericson-Penker метод моделирования, используемый в технологии Rationa Unified Process. В первой главе были рассмотрены бизнес-процессы: основные понятия и признаки. Был проведен анализ многих определений бизнес-процессов, по которым была составлена таблица данных. Было глубоко изучено понятие самого бизнес-процесса. Кроме того, было рассмотрено качество бизнес-процесса и управление качеством бизнес-процессов, были рассмотрены модели и методы оценки бизнес-процессов. Во второй главе исследования был дан анализ исследуемого предприятия (ООО "ФЕДЕРАЛЬНАЯ ПОЧТОВАЯ СЛУЖБА"). Кроме того, нами был проанализирован основной бизнес-процесс данной компании, выявлены недостатки данного процесса. На основе полученных результатов исследования во второй главе были сформулированы рекомендации по оптимизации бизнес-процесса ООО "ФЕДЕРАЛЬНАЯ ПОЧТОВАЯ СЛУЖБА", которые составили третью главу исследования. Представляется, что разработанные рекомендации позволят повысить лояльность клиентов компании, а как следствие повысить конкурентоспособность ООО "ФЕДЕРАЛЬНАЯ ПОЧТОВАЯ СЛУЖБА". Список литературы "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 23.07.2013) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.10.2013) //СПС "КонсультантПлюс" Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 29.12.2012, с изм. от 23.07.2013) "Об обществах с ограниченной ответственностью"//СПС "КонсультантПлюс" Устав ООО "ФЕДЕРАЛЬНАЯ ПОЧТОВАЯ СЛУЖБА" Положение о порядке закупки продукции у поставщиков ООО "ФЕДЕРАЛЬНАЯ ПОЧТОВАЯ СЛУЖБА" Положение о материально-техническом снабжении ООО "ФЕДЕРАЛЬНАЯ ПОЧТОВАЯ СЛУЖБА" Август-Вильгельм Шеер. Бизнес-процессы. Основные понятия. Теория. Методы. Издательство: Весть-МетаТехнологии. 2015 год, 152 стр. Август-Вильгельм Шеер. Моделирование бизнес-процессов. Издательство: Весть-МетаТехнологии. 2014 год, 206 стр. Абдикеев Н.М., Данько Т.П., Ильдеменов С.В., Киселев А.Д. Реинжиниринг бизнес-процессов. Полный курс МВА. Издательство: Эксмо. 2017 год, 592 стр. Бьерн Андерсен. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. Издательство: Стандарты и качество. 2017 год, 272 стр. Бенькович Е., Колесов Ю., Сениченков Ю. Практическое моделирование динамических систем. Серия "Учебное пособие". – СПб.: БХВ-Петербург, 2014. Беляева С.В. Процесний пiдхiд як основа операцiйноi стратегii // Вiсник Хмельницького нацiонального унiверситету. Серiя: економiчнi науки. 2016. N 3. Т. 1. С. 19 – 22. Бизнес процесс – http://www.center-yf.ru/data/ip/Biznes-process.php Вендров А.М. Методы и средства моделирования бизнес-процессов (об- зор) Газиян С. Оптимизация деятельности банка: практический опыт проектной работы // Бухгалтерия и банки. 2015. N 9. С. 21 – 30. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление. Издательство: Инфра-М. 2017 год, 320 стр. Зырянова Т.В., Тарновская Ю.С. Моделирование процессного подхода для целей управленческого учета // Международный бухгалтерский учет. 2015. N 44. С. 15 – 28. Кулябов Д.С., Королькова А.В. Введение в формальные методы описания бизнес-процессов. Издательство: Москва. 2016 год, 173 стр. Ковалева И. Бизнес-процессы: каждому по обязанностям // Консультант. 2014. N 15. С. 34 – 37. Калашян А.Н. Структурные модели бизнеса: DFD-технологии / Калашян А.Н., Калянов Г.Н. / Под ред. Г.Н. Калянова. М.: Финансы и статистика, 2013. 256 с. (Прикладные информационные технологии). Калашнян А.Н., Калянов Н.Г. Структурные модели бизнеса, DFD-технологии. Издательство: Прикладные информационые технологии. 2015 год, 256 стр. Легенчук С.Ф., Дударева К.О. Управление бухгалтерским документооборотом на предприятии: анализ основных подходов // Международный бухгалтерский учет. 2013. N 1. С. 43 – 49. Лэйна Фишер. Совершенство на практике. Лучшие проекты в области управления бизнес-процессами и workflow. Издательство: Весть-МетаТехнология, 2014 год, 432 стр. Майк Ротер, Джон Шук. Учитесь видеть бизнес-процессы. Практика построения карт потоков создания ценности. Издательство: Альпина Паблишер. 2016 год, 144 стр. доступу: http://www.nbuv.gov.ua/portal/soc_gum/en_em/2010_7_1/40.pdf. http://www.betec.ru/images/articles/konsdir/55/r3.gif Моделирование бизнес-процессов – http://www.script-coding.com/bp.html Механизм международного бизнеса. Типология бизнес-систем -http://econom.mslu.ru/index.php?option=content&task=view&id=207&Itemid=47&limit=1&limitstart=10 Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. Издательство: Стандарты и качество. 2005 год, 408 страниц. |