Процессный подход в управлении. Взять процессный подход. Выпускная квалификационная работа бакалавра проект разработки и внедрения системы управления образовательным процессом коммерческого
 Скачать 3.03 Mb.
|
|
Министерство образования и науки Российской Федерации Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого Институт компьютерных наук и технологий Высшая школа киберфизических систем и управления Работа допущена к защите Руководитель ОП ___________ С.Г. Редько «___»______________20__ г. ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА БАКАЛАВРА ПРОЕКТ РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМ ПРОЦЕССОМ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДПРИЯТИЯ СОВМЕСТНО С БЮДЖЕТНЫМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМ УЧРЕЖДЕНИЕМ по направлению 27.03.05 Инноватика по образовательной программе 27.03.05_01 Управление инновациями (по отраслям и сферам экономики) Выполнил студент гр.43503/7 Д.С. Петренко Руководитель доцент, к.т.н. В.И. Аблязов Консультанты по нормоконтролю А.Е. Итс по процессному и проектному управлению Ю.А. Иркова Санкт-Петербург 2019 САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПЕТРА ВЕЛИКОГО Институт компьютерных наук и технологий УТВЕРЖДАЮ Руководитель ОП С.Г. Редько « » 2019 г. ЗАДАНИЕ по выполнению выпускной квалификационной работы студенту Петренко Диане Сергеевне, гр. 43503/7 1. Тема работы: Проект разработки и внедрения системы управления образовательным про- цессом коммерческого предприятия совместно с бюджетным образовательным учреждением. 2. Срок сдачи студентом законченной работы: 31 мая 2019 г. 3. Исходные данные по работе: Должны быть сформированы процессы управления образовательным процессом ком- мерческого предприятия на базе бюджетной организации; Управление образовательным процессом должно быть реализовано на основе инфор- мационной системы; Должна быть предусмотрена возможность изменения тематики образовательной про- граммы; Снижение затрат на бумажный документооборот образовательного процесса на 15%; Срок реализации проекта – не более 7 мес. Бюджет проекта – не более 200 тыс. руб. 4. Содержание работы (перечень подлежащих разработке вопросов): Анализ существующих инструментов управления процессами в информационных сис- темах; Выбор нотации для описания процессов предприятия; Разработка плана внедрения системы управления процессами; Апробация полученных результатов на АО «РОББО»; Использование логико-структурного подхода; Анализ рисков; Экономическое обоснование проекта. 5. Перечень графического материала (с указанием обязательных чертежей): 6. Консультанты по работе: по процессному и проектному управлению Иркова Ю.А., по нормоконтролю. 7. Дата выдачи задания: 15.02.2019 г. Руководитель ВКР ________________________ В.И. Аблязов Задание принял к исполнению: 15.02.2019 г. Студент ________________________ Д.С. Петренко РЕФЕРАТ На 103 с., 14 рисунков, 14 таблиц, 5 приложений. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО ПРОЦЕССА, ПРОЦЕССНЫЙ ПОД- ХОД, ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА, ЛОГИКО-СТРУКТУРНЫЙ ПОД- ХОД, РОБОТОТЕХНИКА, МЕТОД КВАЛИМЕТРИЧЕСКОЙ СВЕРТКИ Представлен проект разработки и внедрения системы управления образо- вательным процессом коммерческого предприятия АО «РОББО» совместно с бюджетным образовательным учреждением ГБОУ лицей № 82 Петроградского района Санкт-Петербурга. Рассмотрена деятельность по организации курсов робототехники. Выявлены проблемы, связанные с необходимостью организации совмест- ной образовательной деятельности коммерческой компании и бюджетного образовательного учреждения. Предложено системное решение, основанное на применении процессного подхода, включающее создание формализованной модели процессов, настройку информационной системы для управления ими, описание правил работы с ней, а также разработанный план внедрения системы. Определены требования заинтересованных сторон к информационной системе, к нотации и программному обеспечению для создания модели процес- сов. Осуществлен выбор информационной системы и нотации методом квали- метрической свертки. Выбрано необходимое программное обеспечение. Выяв- лены и описаны существующие совместные образовательные процессы. В них внесены изменения в соответствии с требованиями заинтересованных сторон. Описан регламент для работы с системой. Разработан план внедрения системы управления, включающий её настройку и обучение сотрудников. Приведены результаты апробации системы в компании АО «РОББО». Управление проектом осуществлено с применением логико-структурного подхода и программной среды MS Project. ABSTRACT 103 pages, 14 pictures, 14 tables, 5 applications. ORGANIZATION OF EDUCATIONAL PROCESS, PROCESS APPROACH, IN- FORMATION SYSTEM, LOGICAL FRAMEWORK APPROACH, ROBOTICS, A METHOD OF QUALITATIVE CONVOLUTION The presented project is the development and implementation of the system of educational process management in commercial enterprises of JSC "ROBBO" to- gether with budgetary educational institution of GBOU Lyceum № 82 of Petrograd district of St. Petersburg. The activity on the organization of courses of robotics is considered. The problems associated with the need to organize joint educational activities of a commercial company with a budget educational institution are identified. A sys- tem solution based on the application of the process approach, including the creation of a formal model of processes, setting up an information system to manage them, a description of the rules of work with it, as well as a developed plan for the implemen- tation of the system. The requirements of stakeholders to the information system, notation and soft- ware to create a process model are defined. The choice of information system and no- tation by the method of qualitative convolution is carried out. The required software is selected. The existing joint educational processes have been identified and de- scribed, and changes have been made to the processes in accordance with the re- quirements of stakeholders. The rules for working with the system are described. A plan for the implementation of the management system, including its configuration and training of employees. Results of approbation of system of JSC "ROBBO". Project management is carried out using a logical-structural approach and MS Project software environment. 5 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………. 8 ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССАМИ В ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ……………. 12 1.1. Особенности управления образовательным процессом бюджетного образовательного учреждения……………………………………….. 12 1.2. Краткая характеристика предприятия АО «РОББО»…………………. 13 1.3. Решение проблем, связанных с особенностями совместного управле- ния образовательным процессом…………………………………… 15 1.4. Теоретические аспекты управления процессами…………………….. 16 1.4.1. Процессный подход к управлению………………………………….. 16 1.4.2. Нотации для графического описания процессов…………………... 18 1.4.3. Программное обеспечение для описания процессов……………… 21 1.5. Информационные системы…………………………………………….. 23 1.5.1. Современные информационные системы………………………….... 23 1.5.2. Инструменты для управления процессами в информационных системах……………………………………………………………….. 24 1.5.3. Информационные системы, основанные на методе канбан………. 25 Выводы по главе……………………………………………………………... 27 ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ СОВМЕСТНОЙ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ И ПЛАНА ЕЁ ВНЕДРЕНИЯ…………………. 28 2.1. Определение требований к разрабатываемой системе управления…. 28 2.1.1. Выработка требований для информационной системы…………….. 28 2.1.2. Определение требований к нотации для описания бизнес-процессов 32 2.1.3. Определение требований к программному обеспечению для описания бизнес-процессов………………………………………..…. 34 2.2. Выбор нотации методом квалиметрической свертки………………… 34 2.3. Выбор программного обеспечения для описания бизнес-процессов 40 2.4. Создание формализованной модели бизнес-процессов……………… 41 2.4.1. Описание модели бизнес-процессов «Как есть»……………………. 41 2.4.2. Описание модели бизнес-процессов «Как должно быть»…………. 43 6 2.5. Выбор ИС при помощи метода квалиметрической свёртки…………… 45 2.6. Настройка информационной системы для управления процессами…. 50 2.7. Описание регламентов для работы с системой управления………...… 53 2.8. Внедрение информационной системы………………………………….. 57 2.8.1. Разработка плана внедрения…………………………………………... 57 2.8.2. Проведение апробации системы и её результаты…………………… 58 Выводы по главе……………………………………………………………… 61 ГЛАВА 3. ЭКОНОМИКО-ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ЧАСТЬ. ПРИМЕНЕНИЕ ЛОГИКО-СТРУКТУРНОГО ПОДХОДА ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ………………………………………….. 63 3.1. Аналитическая фаза………………………………………………………. 63 3.1.1. Анализ заинтересованных сторон…………………………………….. 63 3.1.2. Анализ проблем……………………………………………………….... 66 3.1.3. Анализ целей……………………………………………………………. 68 3.2. Фаза планирования……………………………………………………….. 69 3.2.1. Логико-структурная матрица………………………………………….. 70 3.2.2. Основные этапы реализации проекта. Диаграмма Ганта……………. 72 3.2.3. Экономическое обоснование проекта………………………………… 73 3.2.4. Анализ рисков…………………………………………………………… 76 Выводы по главе………………………………………………………………. 78 ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………... 79 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………. 81 Приложение 1. Тезисы доклада по теме ВКР……………………………….. 84 Приложение 2. Справка, подтверждающая публикацию статьи………….. 87 Приложение 3. Процессы модели «Как должно быть» в нотациях BPMN 2.0 и IDEF0……………………………………………………………… 88 Приложение 4. Фрагмент разработанного регламента для пользователей 98 Приложение 5. Акт о внедрении из АО «РОББО»………………………….. 103 7 ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ, ТЕРМИНОВ И СОКРАЩЕНИЙ АО – Акционерное общество ГБОУ – Государственное бюджетное образовательное учреждение ИС – Информационная система ЛСМ – Логико-структурная матрица ЛСП – Логико-структурный подход ООО – Общество с ограниченной ответственностью ПО – Программное обеспечение ПФР – Пенсионный фонд России ФГОС – Федеральный государственный образовательный стандарт ФСС – Фонд социального страхования ФФОМС – Федеральный фонд обязательного медицинского страхования 8 ВВЕДЕНИЕ К теме преподавания робототехники в общеобразовательных школах уделяется все большее внимание. Робототехника является одной из наиболее востребованных и актуальных дисциплин для изучения в школьной про- грамме. Дисциплина позволяет ученикам совместно работать над техниче- скими проектами, развивает самостоятельность и логику, способствует по- вышению интереса к другим школьным предметам - физике и математике. Робототехника позволяет школьникам уже в раннем возрасте определить свои интересы, подготовиться к жизни в мире, где человека ежедневно окру- жают высокие технологии, и сделать осознанный выбор в пользу инженерной профессии. В России уже с 2015 года происходит постепенное внедрение робото- техники в образовательную программу школ. Но на пути повсеместного вне- дрения дисциплины существует ряд проблем. Недостаточная методическая база, нехватка обученных преподавателей и отсутствие необходимых, но до- рогостоящих робототехнических наборов и оборудования приводят к тому, что не все школы имеют возможность включить робототехнику в образова- тельную программу. Один из способов решения данной проблемы - разме- щение коммерческих курсов робототехники на базе бюджетного образова- тельного учреждения. Совместные курсы позволят бюджетному образова- тельному учреждению решить проблемы внедрения робототехники в образо- вательную программу. А учителя из школы, преподающие технические предметы, смогут пройти обучение и начать со временем преподавать робо- тотехнику на данных курсах. В данной работе рассмотрена деятельность коммерческой компании АО «РОББО», которая совместно с ООО «УМГЕН», открыла курсы робото- техники на базе общеобразовательной школы, расположенной в городе Санкт-Петербург. Актуальность данной работы обусловлена тем, что в орга- низациях отсутствует необходимая автоматизированная система управления совместной образовательной деятельностью, которая будет использовать 9 процессный подход и учитывать требования обеих сторон, что позволит со- кратить конфликты и ошибки, наладив эффективный совместный образова- тельный процесс. Таким образом, разработка и внедрение такой системы по- зволит настроить совместную деятельность и поспособствует решению такой актуальной проблемы, как внедрение робототехники в школах. Целью данной работы является создание и реализация проекта разра- ботки и внедрения автоматизированной системы управления образователь- ным процессом коммерческого предприятия совместно с бюджетным образо- вательным учреждением. Результат данного проекта представляет собой сис- темное решение для ведения совместной образовательной деятельности ком- мерческого и бюджетного предприятий, основанное на использовании про- цессного подхода и состоящее из трёх компонентов: 1) формализованная графическая модель процессов «Как должно быть»; 2) настроенная информационная система для управления процессами; 3) описанный регламент для пользователей, содержащий правила ра- боты с настроенной информационной системой. Разрабатываемое решение является уникальным. Для его осуществле- ния будет выбрана и использована уже существующая информационная сис- тема. Помимо этого для предложенной системы управления в ходе проекта будет разработан план её внедрения в коммерческую компанию. Для достижения цели были выделены следующие задачи: 1) создать формализованные модели образовательных процессов «Как есть» и «Как должно быть»; 2) выбрать информационную систему, для управления процессами, соответствующую требованиям заинтересованных сторон; 3) описать регламент для работы с системой; 4) разработать план внедрения системы в компанию; 5) применить логико-структурный подход для управления проектом; 6) создать календарный план проекта; 10 7) оценить стоимость реализации проекта. В первой главе рассматриваются текущие проблемы и особенности со- вместного управления образовательным процессом бюджетного образова- тельного учреждения и коммерческого предприятия. В ней приводятся раз- личные подходы к управлению, в частности - процессный подход. Также эта часть содержит анализ существующих нотаций для графического моделиро- вания процессов и программного обеспечения, позволяющего работать с рас- смотренными нотациями. Кроме того, в главе приводится анализ сущест- вующих инструментов управления процессами в информационных системах. Вторая глава содержит основные этапы разработки и внедрения систе- мы управления совместным образовательным процессом в информационной системе. В ней происходит выбор нотации для описания процессов и необхо- димого программного обеспечения для работы с ней. Создается формализо- ванная модель процессов «Как должно быть», описывающая типовые про- цессы управления образовательным процессом коммерческого предприятия на базе бюджетного образовательного учреждения. Модель основывается на выявленных существующих процессах, а также на требованиях сторон к со- вместной образовательной деятельности. Глава также посвящена выбору ин- формационной системы, соответствующей требованиям заинтересованных сторон, и внедрению в нее разработанной модели процессов «Как должно быть». Помимо этого, описывается создание и содержание регламентов - четких и понятных правил для пользователей системы. В главе разрабатыва- ется план внедрения системы, а также приведены результаты апробации сис- темы в компании-заказчике. Третья глава посвящена применению логико-структурного подхода к управлению проектом разработки и внедрения системы управления образо- вательным процессом коммерческого предприятия совместно с бюджетным образовательным учреждением. В ней приводятся результаты анализа заин- тересованных сторон проекта, разрабатываются «дерево проблем» и «дерево целей», а также формируется логико-структурная матрица. В фазе планиро- 11 вания составляется календарный план проекта и строится диаграмма Ганта с использованием среды MS Project. Также глава содержит экономическое обоснование проекта и анализ рисков, с указанием мер противодействия им. По теме применения процессного подхода и разработки на его основе автоматизированной системы для управления совместной образовательной деятельностью была написана научная статья. Было принято участие в науч- ной конференции «Передовые инновационные разработки. Перспективы и опыт использования, проблемы внедрения в производство». Тезисы доклада представлены в Приложении 1.Справка, подтверждающая участие в конфе- ренции, а также то, что статья принята к публикации, представлена в Прило- жении 2. 12 ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССАМИ В ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ 1.1. Особенности управления образовательным процессом бюджетного образовательного учреждения Для того чтобы подчеркнуть особенности совместного управления об- разовательным процессом, следует вначале рассмотреть особенности каждой из структур в отдельности – бюджетной и коммерческой. Бюджетная структура представлена общеобразовательной школой ГБОУ лицей №82 Петроградского района Санкт-Петербурга с математиче- ским уклоном. Ученики с 1 по 5 класс учатся по разработанному Федераль- ному государственному образовательному стандарту (ФГОС) начального общего образования [1], в соответствии с которым описаны требования к обеспечению классов и наличию предметов с техническим уклоном. Управ- ление образовательной организацией осуществляется в соответствии с зако- нодательством Российской Федерации с учетом требований, установленных Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации» [2]. Что касается требований к использованию проектной методики в обра- зовательном процессе, которая обеспечивает формирование ключевых ком- петенций: исследовательской, коммуникативной, информационной [3], в Ли- цее до проведения уроков робототехники данная методика не применялась. Робототехника позволяет проводить занятия для учеников в форме проект- ной деятельности. Командная работа над проектом помогает развивать навы- ки общения. Ребята учатся исследовать, преодолевать возникающие трудно- сти и при этом получают новые знания по дисциплине. Проектная деятель- ность позволяет ученикам не только обучаться, но и творчески реализовы- вать себя и дает возможность продемонстрировать свою индивидуальность. В наши дни, когда высокие технологии развиваются очень быстрыми темпами, а роботы и различные автоматизированные механизмы получили невероятно широкое распространение, как никогда раньше высока потреб- ность в профессионалах, обладающих знаниями по математике, физике и 13 программированию. Робототехника объединяет в себе эти и другие дисцип- лины, при этом подходит для изучения в форме проектов. Использование ро- бототехники в проектной деятельности школьников позволит реализовать межпредметные связи, помогающие формированию у учащихся цельного представления о явлениях природы и взаимосвязи между ними [3]. В общеобразовательных школах России робототехника как предмет внедрена не везде, а там, где удалось внести её в образовательную програм- му, данную дисциплину изучают в рамках урока «технология». Учащиеся российских общеобразовательных школ проектируют и программируют ро- бототехнические устройства, чаще всего используя на занятиях семейство конструкторов Lego, которые позволяют охватить практически все возрас- тные группы учащихся [4]. Часть бюджетных школ России уже внедрили робототехнику как обя- зательный предмет. Но на пути повсеместного внедрения данной дисципли- ны в общеобразовательных учреждениях существует целый ряд трудностей: нехватка специально обученных преподавателей робототехники; недостаточный уровень методических материалов по дисциплине; перегруженность существующей школьной образовательной про- граммы; сложность для привлечения к углубленному изучению дисципли- ны учеников гуманитарного склада ума. И главной трудностью является отсутствие в российских школах необ- ходимого оборудования для проведения занятий: оно дорогостоящее и нет установленного государственного стандарта оборудования и комплектующих для данной дисциплины [5]. 1.2. Краткая характеристика предприятия АО «РОББО» АО «РОББО» - российская компания-разработчик одноименного робо- тотехнического комплекса «РОББО» для образовательных целей. Разработки 14 «РОББО» - это линейка продуктов, основанных на свободном программном и аппаратном обеспечении [6]. Компании принадлежит сеть школ робототехники «РОББО Клуб» и проект «РОББО Марафон» - это мастер-классы для детей и взрослых, позво- ляющие с нуля разработать и запрограммировать собственного робота. «РОББО Клуб» - это международная сеть школ робототехники, программи- рования и 3D-печати для детей и подростков от 5 до 15 лет. В них выработа- ны и применяются собственные уникальные методики обучения. Ученики программируют роботов и собирают их из комплектующих деталей, в том числе самостоятельно смоделированных и распечатанных на 3D- принтере. Ребята знакомятся с робототехникой, а также учатся проектной деятельности и совместной работе в командах. В конце каждого семестра обучения подводятся итоги проектной деятельности учащихся, а также про- водятся различные соревнования роботов, собранных учениками. Школы робототехники «РОББО Клуб» уже есть в 4 странах: Россия, Китай, Финляндия и Киргизия. И они продолжают открываться по всему ми- ру. Компания предоставляет возможность приобрести франшизу на открытие собственной школы, поэтому их количество непрерывно растет. Сама компа- ния не стоит на месте, постоянно развивается и совершенствует методиче- скую базу, обучает преподавателей и улучшает собственную образователь- ную программу. В 2010 году на базе языка программирования Scratch и свободного микроконтроллера Arduino компания изготовила прототипы двух устройств – «Лабораторию» и «Робоплатформу», которые впоследствии успешно прошли апробацию в школах Москвы, Казани, Финляндии и Санкт-Петербурга [6]. Таким образом, компания является разработчиком обучающих конструктор- ских наборов и уникальных учебных методик, которые успешно используют- ся на занятиях в «РОББО Клубе». Компания проводит уроки в школах «РОББО Клуб», используя проект- но-ориентированное обучение и конструкторские наборы собственного про- 15 изводства, позволяющие реализовывать широкий список проектов и дающие свободу творческой реализации учеников. Проектно-ориентированное обу- чение – это систематический учебный метод, вовлекающий учащихся в про- цесс приобретения знаний и умений с помощью широкой исследовательской деятельности, базирующейся на комплексных, реальных вопросах и тща- тельно проработанных заданиях [7]. 1.3. Решение проблем, связанных с особенностями совместного управ- ления образовательным процессом Одним из возможных решений проблемы внедрения робототехники для изучения её школьниками является размещение на базе бюджетной шко- лы коммерческих курсов по данной дисциплине для ведения совместной об- разовательной деятельности. Именно таким образом была решена данная проблема в одной из школ Санкт-Петербурга, на базе которой компания АО «РОББО» открыла кружок робототехники. Школа «РОББО Клуб» со своей стороны предлагает современные и глубокие знания по дисциплине, методическую базу и учебные материалы, обученных преподавателей, а также возможность обучения и повышения квалификации для преподавателей бюджетной школы. И главное - «РОББО Клуб» предоставляет все необходимое оборудование для занятий. На курсах занимаются те дети, которые действительно с интересом относятся к дисцип- лине и видят в ней возможность для собственной реализации и развития. В связи с размещением коммерческой организации на базе бюджетного учреждения возникает ряд проблем, связанных с особенностями совместного управления образовательной деятельностью различных структур. Деятель- ность коммерческой организации направлена на получение прибыли. Она должна постоянно заботиться о собственном конкурентном преимуществе, чтобы выживать на рынке. Главная цель бюджетного общеобразовательного учреждения - обучать детей и подростков, сохранять и передавать знания, при этом соблюдая государственные образовательные стандарты и законы. 16 Поэтому важно помнить о том, что функционируя на базе бюджетной школы, компании АО «РОББО» важно заботиться о собственных целях, как коммер- ческой организации, помогая при этом достигать своих целей бюджетному учреждению. Для того, чтобы начать эффективно сотрудничать и вести совместную образовательную деятельность, предлагается описать типовые процессы об- разовательной деятельности «Как есть», скорректировать их для того, чтобы избежать разногласий, потери данных и ошибок в совместной работе, и затем внедрить полученную модель процессов «Как должно быть» в информаци- онную систему, для дальнейшего управления и контроля над ними. 1.4. Теоретические аспекты управления процессами 1.4.1. Процессный подход к управлению В связи с развитием информационных технологий и внедрением систем менеджмента качества, коммерческие предприятия из различных сфер эко- номики все чаще применяют процессный подход для управления своей дея- тельностью [8]. В современной системе образования предъявляются новые требования к качеству образования учащихся в бюджетных учреждениях, что способствует переходу от стандартного функционального подхода к управ- лению к процессному подходу [9]. При функциональном подходе предприятие рассматривается как мно- жество подразделений, которые исполняют собственные узкоспециализиро- ванные задачи, не работая на достижение общей цели [10]. Между подразде- лениями происходит постоянное взаимодействие, обмен информацией, ре- зультатами работ и управляющими воздействиями, но несогласованность действий и отсутствие общей цели приводит к появлению различного рода разногласий и ошибок, а, следовательно, и к понижению эффективности со- вместной деятельности. При процессном подходе к управлению все подраз- деления вовлечены в единый процесс осуществления деятельности, имею- щий одну общую для предприятия цель. Управляя процессами, можно до- 17 биться высокой эффективности деятельности с помощью хорошо налажен- ных горизонтальных связей в вертикальной структуре управления предпри- ятием [10]. В основе процессного подхода к управлению организацией лежит понятие процесса: это связанный набор повторяемых действий (функций), которые преобразуют исходный материал и (или) информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с предварительно установленными правила- ми [11]. Таким образом, внутри процесса происходит преобразование «вхо- дов», которые в него поступают, в «выходы», которые являются его резуль- татом. Изучение существующих процессов позволяет не только понять, как работает система, но также найти слабые места и внести изменения. Эти из- менения, как правило, направлены на исправления ошибок, устранение за- держек, уменьшение расходов и повышение эффективности деятельности предприятия по различным критериям. В совместной образовательной дея- тельности применение процессно-ориентированного подхода позволит уст- ранить несогласованность и конфликты, возникающие между коммерческим и бюджетным образовательным учреждением, тем самым повысить эффек- тивность образовательного процесса. Перед тем, как выстроить все процессы в организации в единую взаи- мосвязанную сеть, необходимо определить: какие процессы уже существуют и как их можно сгруппировать. Для этого нужно определить, какие результа- ты деятельности присутствуют в организации, и выделить этапы их создания. Затем требуется выстроить основные процессы создания ценности по поряд- ку, продумав «входы» и «выходы». При этом логический порядок стоит вы- страивать, начиная с конца цепочки, то есть с результата процесса. Помимо основных существуют ещё три группы процессов, которые существуют в компании: процессы управления, развития и обеспечивающие процессы [12]. Их также необходимо описать и добавить в общую сеть биз- нес-процессов организации. Они производят результаты, иными словами «выходы», которые станут «входами» для основных процессов организации, но не принесут самой ценности для результата всей деятельности. Чтобы ра- 18 зобраться, что включает в себя каждый процесс, требуется его выявить, опи- сать и задокументировать. И далее, для управления каждым процессом необ- ходимо назначить «владельцев процессов», т.е. должностных лиц или под- разделения, обладающих полномочиями для управления процессом, и пре- доставить в их распоряжение все необходимые ресурсы [12]. 1.4.2. Нотации для графического описания процессов Очень трудно на словах описать работу всей компании и те процессы, которые в ней происходят, а также правильно понять и получить представле- ние о них без наглядного формализованного описания. В связи с этим круп- ными компаниями по всему миру было разработано множество нотаций, т.е. правил и условных обозначений для формализованного графического описа- ния процессов. Они позволяют дать наглядное и понятное описание сети бизнес-процессов организации. Для графического описания процессов с по- мощью нотаций изначально вручную создавались чертежи на бумаге. Но с развитием компьютеров и информационных технологий для этих целей было сознано большое количество специального программного обеспечения. Наи- более распространёнными нотациями для моделирования бизнес-процессов на сегодняшний день являются IDEF 0, BPMN 2.0 и ARIS eEPC. Они подхо- дят для описания формализованной модели образовательного процесса, что является одной из задач проекта. IDEF0 - это графическая нотация, которая позволяет описывать про- цессы с помощью отдельных блоков. Они представляют собой «черный ящик» со входами и выходами, управляющими воздействиями, а также меха- низмами. Блоки декомпозируются на несколько таких же «черных ящиков» до необходимого уровня. Каждый блок именуется названием процесса. По правилам нотации главное действие, которое осуществляется в процессе, или его функция должны быть описаны существительным, а не глаголом, напри- мер: «выработка», «создание», «отправка» и т.п. Последовательность распо- ложения блоков основных процессов такова: от левого верхнего угла к пра- вому нижнему. Обслуживающие процессы располагаются слева внизу. При 19 этом нотация ограничивает площадь, на которой должны быть расположены процессы. И выходить за границы нельзя. Соединяются блоки между собой с помощью стрелок четырех типов: вход (входит слева) – это ресурсы и информация, которые подаются на вход процесса, и которые будут преобразованы в ходе процесса; выход (выходит справа) – это результат деятельности процесса; управляющее воздействие (входит сверху) – те механизмы управле- ния (правила, документы, инструкции), которые не изменятся в ходе процес- са; механизмы (входит снизу) – те ресурсы, которые необходимы для осуществления работы процесса и преобразования входа в выходы. В IDEF0 для построения модели процессов используются всего два по- нятия: функциональный блок и стрелка. Нотация хорошо подходит для опи- сания всех процессов предприятия и позволяет производить декомпозицию: разбивать сложные процессы на более простые. В ней реализуются правила ограничения сложности: для лучшего понимания модели на одном уровне декомпозиции должно находиться от 3 до 7 блоков. На ограниченном поле для моделирования не может поместиться большое количество процессов. Графические описания процессов в данной нотации наглядны и понятны, нет перегрузки большим количеством блоков на одном уровне декомпозиции и всего два типа сущностей, используемых для описания модели процессов. Преимуществом также является то, что в нотации используется принцип ие- рархии. Процессы можно легко декомпозировать для детального рассмотре- ния, а также можно вернуться на предыдущие уровни, чтобы увидеть общую картину основных процессов. Нотация BPMN 2.0 является методологией моделирования, анализа и реорганизации бизнес-процессов. Моделирование в BPMN 2.0 осуществляет- ся посредством диаграмм с различными графическими элементами. Выделя- ют четыре основные категории элементов: объекты потока управления: события, , логические операторы; 20 соединяющие объекты: потоки управления, сообщений и ассоциации; роли: пулы и дорожки; артефакты: данные и текстовые аннотации [13]. В BPMN 2.0 основное внимание уделяется событиям или действиям, выстроенным на одном уровне по порядку, в обычном случае слева направо, и соединенным стрелками. Названия для действий, которые выполняются в процессах, прописываются с помощью глаголов: «выявить», «создать», «от- править» и т.п. В BPMN 2.0 спектр возможностей намного шире, чем в IDEF0, но здесь не подразумевается использование декомпозиции, которая позволила бы упростить графическое представление процессов. Для того чтобы разбить процесс на несколько более простых, можно произвести раз- деление прямо на общей диаграмме, тем самым усложнив её, либо можно вынести декомпозированный процесс в отдельный файл. В данной нотации возможно разделение процессов по ролям с помощью пулов и дорожек, но при этом здесь не уделяется внимание механизмам и инструментам для рабо- ты. В IDEF0 и роли и инструменты отображаются с помощью одного вида стрелок (механизмы), это усложняет задачу разделения полномочий, но зато наглядно можно увидеть какие ресурсы будут необходимы процессу. В нота- ции BPMN 2.0 используются четыре категории элементов, которые также со- держат в себе различные типы сущностей, и при этом в правилах нет ограни- чений на количество одновременно используемых объектов. Это может при- вести к тому, что общая схема процессов в BPMN 2.0 получится запутанной и громоздкой, если описываются большие и сложные процессы. Тем не ме- нее, правила нотации созданы интуитивно понятными даже для непрофес- сионалов, а сама нотация проста в освоении. Кроме того, при моделировании нет необходимости использовать огромное количество различных типов эле- ментов. Пользователь сам решает, какой функционал ему нужен, а нотация со своей стороны предоставляет широкий выбор элементов и фигур для соз- дания модели. Еще одним преимуществом является возможность автомати- 21 ческой выгрузки модели процессов в некоторые информационные системы. Таким образом, данная нотация отлично подходит для формального описа- ния автоматизируемых процессов. ARIS eEPC была первой нотацией, которая получила широкое распро- странение среди компаний в России. В полном варианте нотация содержит несколько десятков различных категорий элементов, которые сопряжены с функцией бизнес-процесса. Основными являются элементы типа «событие» и логические операторы. Нотация описывает те функции или действия, кото- рые пользователь выполняет в системе. Этим функциям предшествуют опре- делённые события. То есть необходимые и достаточные условия для начала исполнения функции. После каждой функции, как результат её выполнения, на схеме отображается новое событие. Оно показывает состояние системы, к которому привело выполнение функции. Модели сложных процессов, опи- санные в данной нотации, могут быть трудны для восприятия, так как в ней нет ограничений по сложности моделей, а также присутствует большое число различных типов сущностей, которые трудно одновременно воспринимать непрофессионалу. Для таких моделей создаются специальные фильтры сущ- ностей, разработчики моделей зачастую пишут к ним текстовое описание. Модели бизнес процессов, описанные в нотации ARIS eEPC используются для того, чтобы разобраться в работе системы и в её состояниях. Но такие модели не подходят для автоматизации в том виде, в котором они создаются. 1.4.3. Программное обеспечение для описания процессов Чтобы быстро и удобно построить модели бизнес-процессов в различ- ных нотациях, необходимо специальное программное обеспечение (ПО). Вы- бор программного средства зависит от нотации, в которой будет происходить описание процессов, от требований заинтересованных сторон и во многом от специалиста, который будет производить создание модели процессов. Мно- гие современные программы, поддерживающие стандартные нотации описа- ния бизнес-процессов, отвечают требованиям моделирования в этих нотаци- 22 ях и подходят для создания профессиональных моделей процессов самой вы- сокой сложности. Часто отличие их между собой выражается именно в том, как происходит управление в программе и какой у неё интерфейс. Поэтому окончательный выбор программного средства стоит за специалистом, кото- рый будет непосредственно работать с программой. Наиболее известной и удобной для описания бизнес-процессов в нота- ции IDEF0 является программа ERWin Process Modeller. Она разработана специально для нотаций семейства IDEF и позволяет реализовывать все три базовых принципа нотации: принцип контекста, принцип декомпозиции и принцип ограничения сложности. Таким образом, в программе существует основной вид контекстной диаграммы, когда весь процесс представлен как один большой «черный ящик». Есть возможность легко декомпозировать сложные процессы до необходимого уровня, а также присутствуют ограни- чивающие рамки, которые подразумевают необходимость использования не более 7 процессных блоков на одном уровне. Нотация BPMN 2.0 признана на международном уровне, поэтому для неё существует широкий ряд ПО. Одной из наиболее известных программ является Visio от Microsoft Office, так как она создана ведущим мировым разработчиком. Её плюсами является то, что к программе имеется легкий доступ для пользователей ОС Windows, она включает все необходимые инст- рументы для работы в нотации BPMN 2.0, постоянно улучшается и имеет удобный, интуитивно понятный интерфейс. Современная версия программы учитывает потребности не только начинающих специалистов, но и профес- сионалов по моделированию процессов и предоставляет удобное меню выбо- ра элементов для моделирования. В основном наборе элементов содержится менее двух десятков стандартных фигур, которые при необходимости могут быть преобразованы в более сложные фигуры, путем изменения свойств объ- екта в контекстном меню. Таким образом, программа предоставляет более 360 различных элементов для моделирования, не загромождая при этом ра- бочее пространство большим количеством объектов для выбора. Программа 23 MS Visio универсальна. Она позволяет описывать процессы в нотации IDEF0. Однако автоматическая декомпозиция здесь невозможна, так как поддержи- вается только один основной уровень отображения модели. Нотация ARIS eEPC популярна и поддерживается многими современ- ными средствами моделирования бизнес-процессов. Но наиболее подходя- щей и профессиональной является программа ARIS Express, которая специ- ально разработана создателями данной нотации. С 2009 года доступна бес- платная версия этой программы, что увеличило популярность самой нотации. Помимо инструментов для моделирования, в ней для удобства пользователей предлагаются уже разработанные шаблоны типичных процессов для различ- ных целей и видов деятельности. Интерфейс программы удобен и интуитив- но понятен. Есть возможность копирования построенных схем в виде рисун- ков в различные текстовые редакторы. Таким образом, присутствуют все не- обходимые инструменты для удобной и корректной работы с нотацией. 1.5. Информационные системы 1.5.1. Современные информационные системы Информационная система (ИС) — программно-аппаратная система, предназначенная для автоматизации целенаправленной деятельности конеч- ных пользователей, обеспечивающая, в соответствии с заложенной в нее ло- гикой обработки, возможность получения, модификации и хранения инфор- мации [14]. В качестве средства обработки информации ИС используют вы- числительные мощности компьютеров. Но, несмотря на то, что всю работу производят программно-аппаратные средства, роль человека в ИС очень ве- лика: для него предназначается информация и без него невозможно настро- ить её получение. Первые ИС возникли в 50-х годах прошлого столетия и предназнача- лись для бухгалтерских целей: расчета зарплат, обработки различных счетов, подготовки периодической отчетности. В 80-х ИС стали использовать в каче- стве помощи в принятии управленческих решений, они становятся стратеги- 24 чески важным источником информации. В наше время ИС отличаются боль- шим разнообразием возможностей и назначений. Они выполняют функции учета и планирования, анализа и контроля, а также по-прежнему помогают принимать взвешенные и обоснованные управленческие решения. Информа- ционная система чаще всего состоит из трех частей, которые соответственно осуществляют сбор данных, их обработку по определенному алгоритму и выдачу информации. Одной из возможных классификаций ИС является разделение по вы- полняемым ими функциям. Выделяют справочные, поисковые, расчетные и технологические ИС. Справочные ИС предоставляют необходимые данные, относящиеся к определенным классам объектов (телефоны, адреса) Это, на- пример, различные электронные справочники. Поисковые ИС осуществляют поиск информации в базе данных по заданным поисковым шаблонам. Рас- четные ИС обрабатывают данные, находящиеся в системе, по определенным алгоритмам. Технологические ИС автоматизируют какой-либо технологиче- ский процесс или цикл. Важно не путать термин «автоматизированный», что значит с непосредственным участием в процессе и программно-аппаратного комплекса, и человека, с термином «автоматический», который подразумева- ет отсутствие участия человека в процессе. Примерами технологических ИС могут служить различные системы автоматизированного управления или ав- томатизации документооборота. Перечень выполняемых функций ИС не ог- раничивается этими четырьмя категориями и продолжает увеличиваться. 1.5.2. Инструменты для управления процессами в информационных системах В информационных системах существуют различные инструменты для управления процессами. Они различаются по назначению, предоставляемым возможностям, а также по сферам деятельности. Некоторые информацион- ные системы, например BizAgi Suite, позволяют переводить модели, напи- санные в нотации и BPMN 2.0, в исполняемые приложения. Пользователи могут не только управлять процессами, но и контролировать их выполнение 25 в реальном времени. Таким образом, описанная формализованная модель может быть превращена в программу, в которой участники процесса смогут выполнить все необходимые действия, описанные в модели процесса. Но не каждый процесс может быть переведен в приложение в виду особенности его выполнения. Поэтому данные системы имеют ограниченную применимость. Есть ряд информационных систем, в виде программ и сервисов, позво- ляющих автоматизировать процессы в сфере торговли. Они собирают все в одной системе - закупки, поставки, продажи. Могут представлять собой ав- томатизированное рабочее место продавца-кассира, логиста или управленца, предоставляя необходимые данные и возможности. Примером такой систе- мы, позволяющей автоматизировано управлять процессами в торговле, мо- жет служить российский веб-сервис МойСклад. Подобные информационные системы есть для производств, торговли и для более узких специализирован- ных областей. Но для автоматизации процессов образовательной деятельно- сти они не подходят, поэтому здесь нужны другие инструменты и информа- ционные системы. Такими универсальными информационными системами являются про- граммы или веб-сервисы, основанные на применении канбан-метода, кото- рый позволяет управлять процессами, представлять их выполнение как зада- чи и следить за их исполнением. Данный метод первоначально применялся на производствах для сокращения издержек и уменьшения запасов комплек- тующих. Но со временем появились информационные системы, позволяю- щие работать по канбан-методу, которые привнесли новые возможности его применения. Они помогают вести проектную деятельность, а также позволя- ют управлять процессами в различных сферах деятельности, что подразуме- вает постановку задач, контроль над их исполнением и принятие решений о дальнейших действиях. 26 1.5.3. Информационные системы, основанные на методе канбан В наши дни канбан-метод используется в ряде веб-сервисов, которые позволяют в режиме онлайн ставить задачи и контролировать их выполнение. Эти сервисы также являются ИС, так как они не противоречат определению и предназначены для автоматизации деятельности пользователей, а также обеспечивают возможность получения и хранения информации. Автоматизи- рованное управление осуществляется аппаратно-программными средствами при непосредственном участии человека [15]. Из этого определения следует, что ИС, с которой работает человек, является частью автоматизированной системы управления. Человек, который управляет при этом ИС, оставляет за собой право принимать решения, основываясь на данных, предоставляемых системой, а также ставить цели управления. Таким образом, веб-сервис, ос- нованный на методе канбан, позволяющий пользователю управлять процес- сами, является частью автоматизированной системы управления. Канбан-метод был разработан в Японии и впервые применен как метод управления производством на заводе Toyota. Благодаря ему уже долгое время компания работает по принципу «точно в срок» имея при этом низкие из- держки. В производстве канбан-доски используются для визуализации нарас- тающих темпов, что позволяет выпускать больше продукции с меньшими за- тратами [16]. Данный метод также позволяет придать работе прозрачность, так как вся информация по выполняемым задачам должна находиться на ви- ду. В наши дни различные программы и веб-сервисы, основанные на методе канбан, применяют для управления проектами, при разработке программного обеспечения и в других областях, например, для постановки и контроля вы- полнения задач в бизнесе или в повседневной жизни. Этот метод подходит и для управления образовательными процессами, позволяя ставить задачи, которые могут представлять собой процессы из раз- работанной формализованной модели, и контролировать ход их выполнения. В таких программах предлагается использовать канбан-доски, на которых расположены листы с карточками. Работа с доской помогает определить, ка- 27 кие задачи необходимо выполнить, а также проконтролировать их выполне- ние. Упрощенная схема такой доски представлена на рис. 1.1. Рис. 1.1. Упрощенная схема канбан-доски Канбан-доска — это поле, с несколькими листами, настроенными для удовлетворения потребности пользователей. Листы содержат карточки с за- дачами, которые перемещаются от одного листа к другому в процессе работы над ними. При необходимости, выполненные задачи могут быть перенесены в первый лист, тогда процесс работы над ними начнется заново. Выводы по главе В данной главе приведена характеристика компании-заказчика АО «РОББО», которая открыла курсы робототехники на базе общеобразователь- ной школы. Выявлены проблемы, связанные с особенностями совместного управления образовательным процессом бюджетного образовательного уч- реждения и коммерческого предприятия. Представлены преимущества ис- пользования процессного подхода для управления образовательной деятель- ностью. Проанализированы существующие нотации для графического моде- лирования процессов и программные средства, позволяющие работать с ни- ми. Проведен анализ современных информационных систем, а также инстру- ментов, которые позволяют управлять процессами. Приведена характеристи- ка метода канбан и предложено использование веб-сервисов, основанных на его применении, для управления образовательными процессами. 28 |