Процессный подход в управлении. Взять процессный подход. Выпускная квалификационная работа бакалавра проект разработки и внедрения системы управления образовательным процессом коммерческого
 Скачать 3.03 Mb.
|
|
0,7 38 Нотация ARIS eEPC отличается большим количеством категорий эле- ментов, которые используются для описания процессов. Получаемые схемы процессов очень подробны, но трудны для восприятия. Для них часто состав- ляют письменные описания и используют различные фильтры элементов. Она отлично подходит для подробного описания сложных процессов, а также для отслеживания состояния системы на протяжении всей её деятельности. Характеристика нотации ARIS eEPC, а также оценка по критериям представ- лена в таблице 2.4. Таблица 2.4 Вычисление комплексной оценки нотации ARIS eEPC Критерий: Относит. оценка: Обоснование: Комплексная оценка: Простота освоения нотации [0,15] 0,5 Нотация имеет сложные правила рабо- ты с ней, а также большое количество категорий элементов 0,075 Доступность про- граммного обеспе- чения [0,15] 0.9 Существует большое количество как платных, так и бесплатных программ для работы с нотацией 0,135 Возможность пошагового описа- ния процессов [0,4] 0,7 Нотация позволяет пошагово описать все процессы, но для переноса в ин- формационную систему потребуется доработать модель и отделить ненуж- ную информацию, оставив только за- дачи 0,28 Возможность де- композиции [0,2] 0,1 Нотация не предоставляет возмож- ность автоматически декомпозировать процессы 0,02 Простота воспри- ятия полученных моделей [0,1] 0.5 Из-за отсутствия ограничения по ко- личеству элементов на одном уровне и сложным правилам, модели в данной нотации сложные для восприятия 0,05 ИТОГО: 0,075 + 0,135 + 0,28 + 0,02 + 0,05 = 0,56 39 Комплексная оценка наихудшего возможного варианта, которая может быть получена в результате расчетов, должна быть равна нулю, а наилучшего - единице. Итоговые результаты расчета комплексной оценки нотаций мето- дом квалиметрической свертки представлены в таблице 2.5. Таблица 2.5 Совокупность комплексных оценок вариантов Вариант: Комплексная оценка: IDEF 0 0.64 BPMN 2.0 0.7 ARIS eEPC 0.56 Метод квалиметрической свертки не сложен и подходит для проведе- ния расчетов с допущением погрешности в оценках. По результатам сово- купной оценки критериев наилучшим выбором оказалась нотация BPMN 2.0. Именно её решено использовать для описания формализованной модели биз- нес-процессов, которая впоследствии будет использована для настройки ин- формационной системы. Но данная нотация все же не позволяет видеть картину целиком и представлять весь процесс, как «черный ящик», со всеми его входами и вы- ходами. Такие возможности предоставляет нотация IDEF0, которая по ре- зультатам комплексной оценки оказалась на втором месте. В связи с наличием двух различных задач для нотаций, было принято решение использовать в проекте две нотации. IDEF0 будет использована для описания моделей процессов «Как есть» и «Как должно быть». Она позволя- ет легко установить, где возникают ошибки в работе по причине несогласо- ванности «входов» и «выходов» процессов, а также учитывает все необходи- мые внешние управляющие воздействия и механизмы. А BPMN 2.0 необхо- дима для построения моделей тех же образовательных процессов, но пред- ставленных в виде пошагового описания задач для удобной настройки ин- формационной системы. 40 2.3. Выбор программного обеспечения для описания бизнес-процессов После выбора нотации совместно со специалистом по процессному мо- делированию необходимо принять решение о программном продукте, в кото- ром будет происходить создание формализованной модели. Для работы в IDEF0 была выбрана программа CA ERWin Process Modeler, которая позволяет полноценно работать с нотацией, поддерживая все её сильные стороны, и которая уже установлена на рабочем компьютере специалиста по моделированию. Таким образом, решается проблема с дос- тупностью программного обеспечения и с личными пожеланиями специали- ста. Данная программа позволяет соблюсти все три основополагающих принципа работы с нотацией: в ней ограничивается сложность, легко произ- водится декомпозиция процессов, а также есть самый верхний уровень ото- бражения, где видны все входы и выходы рассматриваемого процесса. Благо- даря этим возможностям, данная программа отлично подходит для создания корректной модели «Как должно быть». Для моделирования в нотации BPMN 2.0 был выбран программный продукт MS Visio. При выборе учитывались пожелания специалиста по мо- делированию и возможность программы предоставить весь необходимый ин- струментарий для работы с данной нотации, имея при этом стандартный и удобный интерфейс от компании Microsoft. Для того, чтобы облегчить задачу построения моделей в BPMN 2.0, Visio предлагает проверить построенную схему процессов на наличие соблюдения всех 76 логических правил, которые составляют основу данной нотации. После проверки программа предоставля- ет список всех проблем с их описанием и возможными решениями. Visio предлагает большое количество вариантов оформления и готовых стилей, а также возможность совместной работы над моделью и комментирования. Та- ким образом, данная программа отлично подходит для решения задачи поша- гово описания процессов, которые потом в неизменном виде будут перенесе- ны в информационную систему. 41 2.4. Создание формализованной модели бизнес-процессов 2.4.1. Описание модели бизнес-процессов «Как есть» Перед тем, как приступить к созданию формализованной модели биз- нес-процессов, необходимо выявить существующие процессы, которые уже сейчас выполняются в организации. Для этого принято проводить опросы, анкетирование и личные консультации с представителями компании, бизнес- процессы которой должны быть описаны. Выявление существующих совместных образовательных процессов для данного проекта происходило посредством консультаций с представителями компании заказчика, то есть с АО «РОББО», а также с работниками общеоб- разовательного учреждения, на базе которого компания открыла свои курсы. На основе информации, полученной в ходе консультаций с представителями АО «РОББО» и бюджетного образовательного учреждения, были описаны процессы и построены модели процессов «Как есть» с помощью выбранных нотаций и программного обеспечения. Вся совместная образовательная дея- тельность была разделена на 5 основных процессов, которые по отдельности были подробно описаны в выбранных нотациях. Первый процесс, который был выявлен и описан - это «найм препода- вателей». В школе «РОББО Клуб» после описания вакансии происходит по- иск подходящих кандидатов на должность без открытого опубликования ва- кансии. С претендентами связываются лично и предлагают пройти собеседо- вание. В компании есть отработанный алгоритм проведения собеседования, задания, которые необходимо решить претендентам, а также критерии оце- нивания. С кандидатами, которые успешно прошли собеседование и которые согласны устроиться на работу, заключаются договора найма. За процессом найма новых преподавателей следует процесс их обуче- ния. При выявлении данного процесса, выяснилось, что именно в рамках не- го происходит создание методической базы, которая включает методику обу- чения, рабочую тетрадь ученика, а также планы занятий. Основываясь на те- кущей методической базе, а также опыте работы обучаемого, происходит 42 формирование индивидуальной образовательной программы для будущего преподавателя. Кроме того, в данном процессе происходит проведение заня- тий, на котором методист обучает будущего преподавателя школы. Следующим выявленным и описанным процессом стал «набор учени- ков». Перед началом учебы проводится презентация курса родителям школь- ников на родительском собрании. Далее происходит раздача анкет с даль- нейшей их обработкой. После этого администратор школы связывается с ро- дителями, давшими согласие на посещение их ребенком курса. Собирается информация по расписанию ребенка, а также пожелания по времени прове- дения курса. Информация о расписании включает кабинеты учеников, список их уроков, а также та классы, в которых дети будут ожидать занятия, нахо- дясь в группе продленного дня. Вся эта информация должна быть зафиксиро- вана, для того, чтобы преподаватель мог легко найти нужно ученика перед занятием, но на данном этапе происходит потеря информации, возникают проблемы. На основе пожеланий родителей происходит составление основ- ного расписания проведения занятий на курсе робототехники. Далее вместе с родителями подписываются индивидуальные договоры на оказание образо- вательных услуг. После подписания необходимо сохранить экземпляр дого- вора школы «РОББО Клуба» и чек об оплате курсов. Далее был выявлен и описан самый важный, с точки зрения передачи знаний, процесс - «организация и проведение занятий». Перед каждым заня- тиям преподавателю необходимо проверить готовность оборудования и ПО для проведения занятия. В случае обнаружения поломок, следует отправить отчет в отдел технической поддержки и принять решение об изменении пла- на урока с учетом поломок. Преподаватель лично сопровождает учеников в класс для занятий, и после занятия проводит обратно. Занятие проводится по разработанному плану, ведутся списки посещаемости и учет успеваемости. После проведения занятия при необходимости вносятся коррективы в план следующего занятия. В процессе также участвует администратор школы «РОББО Клуб». Он принимает звонки от родителей, предупреждающих, на- 43 пример, о болезни учеников, получает от преподавателя список присутст- вующих на уроке и обзванивает родителей учеников, пропустивших занятие. Он же занимается переносом занятий и отправляет запросы в финансовый отдел на пересчет стоимости обучения. И последний процесс, который был выявлен и описан - процесс «фор- мирование знания». Очень важный процесс, на который стоит обратить вни- мание при создании модели «Как должно быть». Именно здесь должна фор- мироваться методическая база, но на момент выявления этот процесс не счи- тался частью «формирования знания» и ему не уделялось должного внима- ния. В модели «Как есть» процесс «формирования знания» состоит из анали- за актуальных источников знаний по робототехнике и управлению проекта- ми, формирования планов уроков с опорой на существующую методическую базу, а также из анализа обратной связи от учеников. Занятия проводятся с использованием метода проектов, поэтому преподаватели должны владеть знаниями и по робототехнике, и по проектному управлению. В результате данного процесса формируется список направлений для улучшения образо- вательной программы и соответственно само её улучшение. Таким образом, образовательная программа в «РОББО Клубе» постоянно совершенствуется с учетом современных знаний и методических материалов по робототехнике и управлению проектами. 2.4.2. Описание модели бизнес-процессов «Как должно быть» Описанная пятерка совместных образовательных процессов должна быть скорректирована в соответствии с требованиями сторон. Для этого не- обходимо соотнести все входы и выходы процессов и найти нестыковки: входы без ясно определенных источников и выходы, которые никуда не ве- дут или нигде не учитываются. Устранение ошибок и внесение изменений в модель сопровождались созданием новой модели процессов в нотации IDEF0, которая представляла собой схему взаимосвязей всех пяти описанных ранее процессов. При исследовании нестыковок и причин возникающих 44 ошибок, было решено перенести процесс «формирования методической ба- зы» в процесс «формирования знания», с установлением необходимости опо- ры на методическую базу и на актуальную образовательную программу при проведении обучения новых преподавателей. Были также устранены некото- рые другие нестыковки. Многие из них связаны с необходимостью сохране- ния или передачи документов, например в финансовый или юридический от- дел. Также, были проработаны процессы обращения с информацией по рас- писанию и со списком учеников, для того, чтобы к ним был доступ у препо- давателей и администраторов «РОББО Клуба». Все преобразования нашли отражение в формализованных описаниях пяти бизнес-процессов модели «Как должно быть». Основной упор был сделан на улучшение образователь- ной программы и на то, чтобы информация и документы не терялись при ве- дении совместной образовательной деятельности и были доступны в нужное время и в нужном месте. Модель «Как должно быть» была описана в двух нотациях и согласована с консультантами из АО «РОББО» и бюджетного уч- реждения. Полученные схемы представлены в Приложении 3. Разработан- ные модели пяти основных процессов в нотации BPMN 2.0 будут использо- ваны далее для пошагового переноса процессов при настройке информаци- онной системы. В организации образовательной деятельности, в данном случае курсов робототехники, самое главное - это обучение учеников. Для повышения эф- фективности процесса обучения необходимо обеспечить высокую долю их самостоятельной работы, а также должен производиться контроль знаний [21]. Все это присутствует в образовательной программе «РОББО Клуба», где ученики проявляют самостоятельность, работая над собственным проектом, их знания регулярно оцениваются с помощью рабочих тетрадей, а в конце семестра производится оценка всей проделанной работы и награждение луч- ших проектов, что является дополнительной мотивацией школьников к обу- чению. Получившаяся модель образовательного процесса подходит не только для курсов робототехники, но также и для других смежных образовательных 45 курсов, которые включают наличие в процессе обучения проектной деятель- ности учеников. Внедрение данной модели процессов в ИС позволит исполь- зовать её даже в случае изменения тематики обучения на смежную. 2.5. Выбор ИС при помощи метода квалиметрической свёртки В разделе 2.1.1 были выявлены функциональные и нефункциональные требования заинтересованных сторон к ИС, которая станет основой для раз- рабатываемой автоматизированной системы управления совместным образо- вательным процессом. На основе анализа функциональных требований было принято решение, что выбранная ИС будет представлять собой веб-сервис, основанный на применении метода канбан. На основе нефункциональных требований к ИС были разработаны критерии для выбора конкретного веб- сервиса. Перед тем, как преступить к выбору, необходимо провести анализ веб- сервисов и выделить те, которые уже удовлетворяют функциональным тре- бованиям заинтересованных сторон и, следовательно, являются претенден- тами на роль ИС для разрабатываемого проекта. На основе анализа сущест- вующих веб-сервисов, основанных на применении метода канбан, для даль- нейшего выбора выделены следующие ИС: Trello, Wrike и Freedcamp. Опираясь на установленные критерии, необходимо выбрать наиболее подходящий для целей проекта веб-сервис. Для осуществления выбора при- нято решение использовать метод квалиметрической свертки, особенности и порядок проведения которого описаны в разделе 2.2. В ходе обсуждения со специалистами из АО «РОББО» были определены весовые коэффициенты каждого из критериев для обозначения их относительной важности. Так как все критерии являются обязательными требованиями, то было решено не создавать большой разницы между значениями их весовых коэффициентов. При этом было принято, что критерии «стоимость» и «доступность» являют- ся менее важными при выборе ИС, чем остальные. Для всех критериев, кроме «стоимости», будет производиться субъективная оценка, основанная на опы- 46 те работы с веб-сервисами и на информации, полученной при их изучении. Так как требованиями установлено ограничение стоимости в 5000 руб. в ме- сяц, то бесплатное использование сервиса будет отмечено относительной оценкой «1», а более 5000 - «0». Результаты распределения весовых коэффи- циентов по критериям: стоимость — [0,15]; обеспечение круглосуточного бесперебойного доступа — [0,2]; удобность интерфейса и управления — [0,2]; доступность на различных устройствах и платформах — [0,15]; безопасность и наличие различных уровней доступа — [0,2]. Trello - веб-сервис, представляющий собой систему для управления проектами по методу японских канбан-досок. Подходит для небольших и средних компаний и команд проектов. Суть работы с данным сервисом за- ключается в управлении карточками с задачами, которые могут находиться в различных столбцах, в зависимости от их состояния. Выбрав карточку, поль- зователь может добавлять к ней информацию и совершать различные дейст- вия: прикрепить метку, картинку, файл или добавить комментарий. Сервис помогает сотрудникам взаимодействовать и общаться, а для руководителя предоставляет возможность следить за выполнением задач и управлять ими. Trello имеет бесплатную базовую версию и платные дополнения с преимуще- ствами для пользователей. Данный сервис функционирует с 2011 года, по- стоянно совершенствуясь. Он имеет ряд сильных сторон: простой интерфейс и удобство работы с функционалом, возможность бесплатного использова- ния, а также возможность взаимодействия и интеграции с другими популяр- ными программами и сервисами. Сервис доступен на различных устройствах, поэтому для работы с ним можно использовать персональный компьютер, смартфон или планшет. Trello универсален и легко настраивается под самые разные задачи. Вычисление комплексной оценки для данного веб-сервиса представлено в табл. 2.6. 47 Таблица 2.6 Вычисление комплексной оценки веб-сервиса Trello Критерий и его ве- совой коэф. Относит. оценка: Обоснование: Комплексная оценка Стоимость [0,15] 1 Доступна бесплатная полноцен- ная версия сервиса 0,15 Обеспечение кругло- суточного беспере- бойного доступа [0,2] 0,8 Круглосуточный доступ, но при условии наличия Интернета. 0,16 Удобность интерфей- са и управления [0,2] 0,9 Требуется некоторое время чтобы понять принцип работы, но сам сервис и все его инструменты просты и интуитивно понятны. 0,18 Доступность на раз- личных устройствах и платформах [0,15] 1 Имеются специальные приложе- ния для смартфонов, позволяю- щие работать с сервисом 0,15 Безопасность и нали- чие различных уров- ней доступа [0,2] 0,9 Для каждого пользователя созда- ется собственный профиль с па- ролем и с индивидуальными на- стройками доступа. 0,18 ИТОГО: 0,15 + 0,16 + 0,18 + 0,15 + 0,18 = 0,82 Wrike - это веб-сервис для организации совместной работы над проек- тами, также позволяющий работать с канбан-досками. Он подходит для средних и для больших компаний. Предоставляет возможность полной про- зрачности: получение необходимых отчетов по требованию. Позволяет гибко управлять сотрудниками, следить за выполнением процессов. Wrike поддер- живает интеграцию со многими известными сервисами и инструментами от крупных компаний: Google, Microsoft, и другие. Помимо работы с канбан- досками доступен ряд популярных инструментов для управления командой и постановки задач. Сервис работает с 2006 года, поэтому успел за это время добиться популярности среди пользователей. Для команды до 5 человек сер- вис предоставляется бесплатно. Но системой управления, которая разрабаты- 48 вается в данном проекте, будут пользоваться одновременно 7 и более пользо- вателей, поэтому необходима покупка платной лицензии. Расчет комплекс- ной оценки для Wrike представлен в табл. 2.7. Таблица 2.7 Вычисление комплексной оценки веб-сервиса Wrike Критерий и его ве- совой коэф. Относит. оценка: Обоснование: Комплексная оценка Стоимость [0,15] 0 Для одного пользователя стои- мость лицензии в месяц составля- ет 9,8$, что составляет 68,6$ или почти 5000 руб. на команду из 7 человек. 0 Обеспечение кругло- суточного беспере- бойного доступа [0,2] 0,8 Круглосуточный доступ к сервису обеспечивается при условии на- личия Интернета. 0,16 Удобность интерфей- са и управления [0,2] 1 Интерфейс управления очень удобен и интуитивно понятен, даже новому пользователю. 0,2 Доступность на раз- личных устройствах и платформах [0,15] 1 Помимо основного сервиса, раз- работаны приложения для раз- личных платформ, обеспечиваю- щие удобный доступ к сервису со смартфона. 0,15 Безопасность и нали- чие различных уров- ней доступа [0,2] 0,9 Каждый пользователь имеет соб- ственную защищенную учетную запись. Возможна настройка уровней доступа 0,18 ИТОГО: 0 + 0,16 + 0,2 + 0,15 + 0,18 = 0,69 Freedcamp - это веб-сервис, который позволяет управлять командой, создавая собственные шаблоны процессов, настраивая индивидуальные па- нели виджетов и панели задач. Он может выполнять некоторые функции CRM системы, сохраняя необходимые контакты клиентов. Отличительной особенностью Freedcamp является то, что сервис дает возможность создавать 49 резервные копии и хранить все данные офлайн, для доступа к ним без под- ключения к сети Интернет. На платных тарифных планах доступны инстру- менты для построения диаграммы Ганта, создания секретных, личных задач. Также на платном тарифе есть возможность декомпозиции задач и другие полезные инструменты для управления процессами. Но основной набор функций и инструментов Freedcamp предоставляется бесплатно. Вычисление комплексной оценки для сервиса Freedcamp представлено в табл. 2.8. Таблица 2.8 Вычисление комплексной оценки веб-сервиса Freedcamp Критерий и его ве- совой коэф. Относит. оценка: Обоснование: Комплексная оценка Стоимость [0,15] 1 Есть бесплатная версия, позво- ляющая большим командам ра- ботать с канбан-досками. 0,15 Обеспечение кругло- суточного беспере- бойного доступа [0,2] 1 Круглосуточный доступ к сервису через интернет и резервные коми для работы офлайн. 0,2 Удобность интерфей- са и управления [0,2] 0,7 В сервисе существует большое количество инструментов, что ус- ложняет работу с ним. 0,14 Доступность на раз- личных устройствах и платформах [0,15] 1 Сервис доступен не только на компьютерах, но и на смартфонах, благодаря разработанным прило- жениям для смартфонов. 0,15 Безопасность и нали- чие различных уров- ней доступа [0,2] 0,7 Каждый пользователь имеет соб- ственную защищенную учетную запись с индивидуальными на- стройками доступа. Из-за наличия резервных копий безопасность данных снижается. 0,14 ИТОГО: 0,15 + 0,2 + 0,14 + 0,15 + 0,14 = 0,78 Итоговые результаты расчета комплексной оценки веб-сервисов мето- дом квалиметрической свертки представлены в табл. 2.9. 50 Таблица 2.9 Совокупность комплексных оценок веб-сервисов Вариант: Комплексная оценка: Trello 0.82 Wrike 0.69 Freedcamp 0.78 По результатам совокупной оценки критериев наилучшим выбором оказался веб-сервис Trello. Бесплатную версию данного сервиса решено ис- пользовать как основной инструмент для управления образовательными про- цессами. Следующим этапом является внедрение описанных процессов из моде- ли «Как должно быть» в веб-сервис Trello, включающее создание необходи- мых досок и их настройку для правильной работы пользователей. 2.6. Настройка информационной системы для управления процессами Для проведения апробации системы необходимы созданные личные профили в Trello тех сотрудников, которые будут работать с системой. Но перед регистрацией сотрудников следует создать и настроить канбан-доски, соответствующие пяти основным процессам из модели «Как должно быть». Настройка досок подразумевает: создание листов, которые также называются «колонками», и карто- чек задач для каждого отдельного процесса из формализованной модели «Как должно быть», описанной в нотации BPMN 2.0; создание и размещение необходимых меток на карточках; добавление чек-листов и сроков на те карточки процессов, где это необходимо; Карточки позволяют контролировать выполнение задач, метки помо- гают лучше ориентироваться в карточках и применять фильтры, а чек-листы и сроки необходимы для сложных процессов, имеющих несколько этапов выполнения или ограничение по времени. Во время работы с системой поль- 51 зователи сами смогут изменить метки и добавить новые для собственного удобства, а также установить новые сроки на задачи. Пользователи в Trello были разделены на различные роли, в зависимо- сти от занимаемой ими должности: директор, администратор, методист, пре- подаватель и менеджер по работе с персоналом. Для того чтобы было легче создавать регламенты и присутствовали наглядные примеры работы с доска- ми, для каждой из пяти выделенных ролей был зарегистрирован временный профиль пользователя в Trello. Директор и администратор получили расши- ренные права доступа, которые позволяют изменять все настройки системы, добавлять и исключать пользователей из команды. Остальные роли получили обычные права доступа: они могут создавать и удалять карточки, колонки и доски, совершать с ними различные действия, необходимые при выполнении повседневных задач. Из временных профилей, зарегистрированных в Trello, на период на- стройки системы была создана команда проекта. Она представляет собой за- крытую группу, участникам которой доступны все общие доски и список её участников. На каждую карточку процесса был добавлен пользователь, кото- рый ввиду своей роли отвечает за её исполнение. Таким образом, временные профили получили свою зону ответственности и различные доски для рабо- ты. Созданные и настроенные доски пяти основных процессов модели «Как должно быть» для команды «РОББО Клуб» представлены на рис. 2.1. На вкладке «Участники» есть список тех, кто состоит в команде, а также со- держится информация об уровне доступа каждого участника. 52 Рис. 2.1. Доски пяти основных процессов модели «Как должно быть» в Trello Каждая из досок содержит три основных колонки: «Нужно сделать», «В процессе» и «Сделано». В будущем при работе с системой пользователи смогут изменить их названия и добавить новые колонки для своих целей. Пример доски «Набор учеников» в открытом виде представлен на рис. 2.2. Рис. 2.2. Вид настроенной доски «Набор учеников» в Trello 53 На доске отображены все процессы, относящиеся к набору учеников в школу из модели «Как должно быть». Созданы и расставлены цветные метки, добавлены необходимые документы и другие вложения, а карточкам назна- чены исполнители. 2.7. Описание регламентов для работы с системой управления Завершающим шагом в разработке автоматизированной системы управления является создание регламентов, то есть документов, которые чет- ко, просто и понятно описывают функционирование системы и правила ра- боты с ней. В них должно быть зафиксировано, как распределяются роли и ответственность пользователей, а также алгоритм внесения изменений [22]. Регламентированные правила работы с системой призваны помочь обычным сотрудникам школы «РОББО Клуб» научиться пользоваться системой. Соз- данный в ходе проекта регламент представляет собой электронный доку- мент, содержащий основы работы с сервисом Trello, а также индивидуальные подробные инструкции по работе с карточками и колонками для каждой из выделенных ролей. Отрывок из регламента, содержащий описание основных инструментов и правила работы в Trello, размещен в Приложении 4. Далее, на примере роли преподавателя, будет подробно представлено, что собой представляет индивидуальная инструкция для отдельной роли. Для этого зайдем в специально созданный для настройки системы профиль пре- подавателя. Список досок каждого пользователя можно увидеть, нажав на кнопку «Доски» в левом верхнем углу. На рис. 2.3. показано, что преподава- тель входит в команду «РОББО Клуб» и прикреплен как исполнитель к кар- точкам на досках «Обучение преподавателей», «Проведение занятий» и «Формирование знания». Чтобы увидеть все доски команды, а также список тех команд, в которых состоит пользователь, нужно нажать на кнопку «До- мой» в левом верхнем углу. 54 Рис. 2.3. Выпадающее меню «Доски» Для подробного рассмотрения работы преподавателя с карточками бы- ла выбрана доска «Проведение занятий». Чтобы открыть доску, преподавате- лю необходимо выбрать её в меню «Доски» или на экране «Домой». Общий вид доски «Проведение занятий» в открытом виде представлен на рис. 2.4. Рис. 2.4. Общий вид доски «Проведение занятий» 55 На карточках отображаются фото из профилей тех пользователей, ко- торые отвечают за их выполнение. Знаком «глаз» отмечены карточки, на ко- торые подписан пользователь. Это означает, что он получает уведомления об изменении их состояния. Все карточки преподавателя разделены цветными метками на три этапа: «До урока», «Во время урока» и «После урока». Изна- чально все они находятся в колонке «Нужно сделать». В задачи преподавате- ля входит перемещение карточки с тем действием, выполнение которого он начал из колонки «Нужно сделать» в колонку «В процессе». После заверше- ния задачи, карточка должна быть перенесена в колонку «Сделано». До начала урока преподавателю необходимо проверить ПО и оборудо- вание для проведения занятия. Во время проведения проверки соответст- вующая карточка «Осмотреть ПО и оборудование перед занятием» должна быть перенесена в колонку «В процессе». После выполнения данного дейст- вия преподаватель переносит её в колонку «Сделано». При обнаружении поломок необходимо отправить о них отчет админи- стратору и принять решение об изменении плана урока. При исправном обо- рудовании остается прежний план урока, а соответствующая карточка сразу переносится в колонку «Сделано». Действия, которые выполняются не каждый раз и зависят от внешних условий, также отмечены специальными метками. Например, необходимо работать с одними карточками при обнаружении поломки оборудования, и с другими, если оборудование в порядке. Следующий шаг - работа с карточкой «Провести занятие по плану». Она содержит срок выполнения, вложения, которые потребуются преподава- телю во время занятия, а также чек-лист, состоящий из трех пунктов (рис 2.5). При изменении плана урока возможно внесение изменений в чек-лист. Карточка может быть перенесена в колонку «Сделано», при условии, что за- нятие проведено и выполнены все пункты из чек-листа. 56 Рис. 2.5. Настройки карточки «Провести занятие по плану» После завершения урока преподаватель сопровождает учеников обрат- но по кабинетам и вносит изменения в план следующего занятия. Работа с карточками этих процессов происходит по правилам, описанным выше. Для удобной работы в Trello предусмотрены фильтры, доступные по кнопке «Меню» в правом верхнем углу. Фильтры позволяют оставить види- мыми карточки, имеющие определенные метки, относящиеся к отдельным пользователям или к установленному временному промежутку. На рис. 2.6 представлены карточки на доске «Проведение занятий», относящиеся только к одному выбранному преподавателю. Помимо преподавателя в процессе участвует администратор школы, но благодаря фильтру его карточки скрыты. 57 Для удобной работы можно использовать фильтры по меткам и срокам, кото- рые позволят быстро найти нужные карточки. Рис. 2.6. Карточки на доске «Проведение занятий», прикрепленные к преподавателю Таким образом, созданные регламенты, помимо общих инструкций по работе с сервисом, содержат правила и последовательности работы с карточ- ками для каждой роли и особенности цветных меток, которые уже были соз- даны. Также в них дано объяснение, как работать с вложениями, чек-листами и сроками, которые были добавлены к карточкам при настройке системы. 2.8. Внедрение информационной системы 2.8.1. Разработка плана внедрения Ранее были разработаны компоненты системы управления образова- тельным процессом: формализованные модели процессов «Как должно быть», настроенная информационная система для управления описанными процессами и регламенты для работы с системой. Перед началом внедрения разработанной системы в компанию АО «РОББО» необходимо составить его план. 58 Чтобы проверить работу системы в реальных условиях компании, ре- шено провести апробацию, в течение которой будет проводиться выявление ошибок в настройках системы, помощь пользователям в адаптации к работе в новой системе и сбор обратной связи от них. Таким образом, процесс вне- дрения будет содержать несколько этапов и завершится периодом апробации. После её окончания предстоит исправить ошибки и принять решение - стоит ли продолжать использовать систему дальше, или требуется производить её существенную доработку. Итак, разработанный план внедрения содержит три этапа. Этап первый: регистрация профилей сотрудников компании в сервисе Trello и настройка их уровней доступа. Регистрация сотрудников занимает два дня. В этот период временные профили, созданные ранее, заменяются постоянными профилями сотрудников. Происходит распределение ответственных на карточки процес- сов. Этап второй: обучение сотрудников работе с системой с помощью рег- ламентов, личных консультаций, а также ответов на вопросы по электронной почте. Этап обучения займет не более трёх дней. Завершающий этап: прове- дение апробации, включающий наблюдение за работой системы, помощь со- трудникам, а также сбор проблем и обратной связи от пользователей. Запла- нированная длительность апробации - три недели. Она может быть прекра- щена раньше при большом количестве ошибок в работе системы. 2.8.2. Проведение апробации системы и её результаты По составленному плану было проведено внедрение разработанной системы управления образовательным процессом в компанию АО «РОББО». Система представляет собой веб-сервис Trello, внедренные в него процессы, созданные и настроенные канбан-доски, а также описанные регламенты для пользователей. Были заведены профили семи сотрудников компании в Trello, настрое- ны уровни доступа и присвоены карточки. Временные профили, созданные ранее, были удалены из системы. Регистрация пользователей и настройка за- 59 няли два дня. Сотрудникам был предоставлен регламент, в котором изложе- ны основы работы с системой и особенности работы с карточками для каж- дой роли. На то, чтобы разобраться в работе системы и задать интересующие вопросы, сотрудникам было дано три дня. Далее по плану начался период апробации системы. Его длительность составила пятнадцать рабочих дней. Возникающие вопросы решались в ходе консультаций по электронной почте. В этот период пользователи самостоятельно добавляли новые метки и другие необходимые элементы на карточки. Например, вложения и сроки. Процессы «Найм сотрудников» и «Набор учеников» не были востребо- ваны во время периода апробации. Но они были настроены, необходимые до- кументы были прикреплены к карточкам, а сотрудники, которые должны ра- ботать с соответствующими досками, были проинструктированы. Таким об- разом, собранная и представленная далее статистика по электронному доку- ментообороту собиралась по трем процессам: «Организация и проведение занятий», «Обучение сотрудников» и «Формирование знания». За время ап- робации было проведено 18 занятий, обучение одного нового сотрудника и отправлен один запрос о поломке оборудования. Разработанная система позволяет автоматизировано передавать элек- тронные документы, тем самым снижать бумажный документооборот. Важ- ным для коммерческой компании критерием успешности внедрения проекта установлено снижение затрат на бумажный документооборот в рамках опи- санных процессов не менее чем на 15%. Данный показатель включает в себя следующие статьи затрат предприятия: 1) Затраты непосредственно на бумагу для обеспечения процессов. Пе- речень всех документов, которые необходимы при работе, перечислен на схеме процессов «Как должно быть». Наглядно их можно увидеть в моделях процессов, описанных в нотациях BPMN 2.0. Учитываются материальные за- траты именно на те документы, которые входят в образовательный процесс. 2) Затраты на время работы с документами сотрудников. Они подраз- деляются на три показателя. 60 2.1) Благодаря автоматизированной системе управления сотрудникам не нужно согласовывать и переподписывать документы. При возникших из- менениях все необходимые документы находятся в системе. При этом доступ к ней есть у каждого сотрудника. 2.2) Снижается время ожидания реакции на изменения в документе, т.к. обновления по нему сразу же отображается в карточке задачи системы. 2.3) Снижается время на работу с документом, т.к. в карточке задачи указываются конкретно внесенные изменения и контекст - задача, в рамках которой изменения вносятся. 3) Важным показателем являются затраты при масштабировании биз- неса - открытии новых кружков. Для создания инфраструктуры кружка нуж- но просто скопировать доски со всем комплектом документов. Средняя стоимость франшизы кружка робототехники составляет 350 000 рублей, без учета расходов на бумагу и время на развертывание сис- темы до внедрения системы и после ее внедрения. Благодаря разработанной системе управления сумму удалось уменьшить за счет снижения издержек на развертывание франшизы. Что само по себе является мотивирующим факто- ром для других бюджетных учреждений по развертыванию франшизы на своей территории. Диаграмма показателей снижения затрат на бумажный документообо- рот до и после апробации представлена далее на рис. 2.7. При составлении диаграммы были использованы реальные данные по проекту разработки и внедрения системы управления образовательным процессом коммерческого предприятия совместно с бюджетным образовательным учреждением. Сбор и обработка данных, а также создание диаграммы происходили совместно с консультантом по проектному управлению. Данные были обезличены и ус- реднены для удобства представления информации. 61 Рис. 2.7. Диаграмма показателей снижения затрат на бумажный документооборот Расчет показателя «затраты на бумажный документооборот» осуществ- ляется дважды: до и после апробации системы по формуле: где X - рассчитанный показатель затрат на бумажный документообо- рот, x i – показатель статей затрат предприятия (временных и стоимостных) с первой по пятую. Расчеты по формуле показали снижение затрат на бумаж- ный документооборот в рамках описанных процессов на 27%. При создании профилей пользователей в Trello и настройке прав дос- тупа проблем не возникло. Были трудности при обучении пользователей ра- боте в системе, связанные с конкретными карточками задач и порядком рабо- ты с ними. Проблем с адаптацией к самому сервису не наблюдалось, так как Trello обладает интуитивно понятным интерфейсом. Во время апробации карточки были дополнены необходимыми вложениями, метками и другими настройками. После её завершения на основе собранной информации о рабо- те системы и анализа обратной связи было принято решение продолжить ис- 0 5 10 15 20 25 30 35 До апробации системы После апробации системы Диаграмма показателей снижения затрат на бумажный документооборот Прымые затраты на материалы Согласование Изменение Работа с документом Масштабирование 62 пользовать систему и дальше. Также было решено доработать регламенты, добавив в них новую информацию по работе с карточками и более расши- ренные инструкции, для того чтобы в будущем не возникало проблем при обучении новых сотрудников. Выводы по главе Во второй главе выявлены требования заинтересованных сторон к но- тации для описания бизнес-процессов, на их основе составлены критерии для её выбора. Методом квалиметрической свертки произведен выбор двух нота- ций, наиболее соответствующих требованиям: BPMN 2.0 и IDEF0. Выбрано программное обеспечение, которое позволяет работать с данными нотация- ми, а также удовлетворяет потребностям специалиста по моделированию. Выявлены и описаны основные процессы, которые входят в модель «Как есть». Найдены нестыковки, определены причины потери информации. Со- вместно с коммерческой компанией и бюджетной организацией в сущест- вующие процессы внесены изменения. Разработана формализованная модель процессов «Как должно быть», основанная на существующих выявленных процессах, а также на требованиях сторон к совместной образовательной деятельности. Определены функциональные и нефункциональные требова- ния заинтересованных сторон к информационной системе для управления процессами. В результате работы с функциональными требованиями принято решение использовать в качестве информационной системы веб-сервис, ос- нованный на применении метода канбан. На основе нефункциональных тре- бований выработаны критерии для дальнейшего выбора. Методом квалимет- рической свертки выбран веб-сервис Trello. Создан регламент для работы с системой управления, описано его содержание. Разработан план внедрения системы управления в компанию, который включает настройку системы, обучение пользователей и апробационный период. Проведена апробация раз- работанной системы в компании АО «РОББО». По её результатам принято решение продолжить использование системы. |