Внедрение системы учёта выполнения технического обслуживания и ремонта для оборудования ИТ на предприятии. Внедрение системы учёта выполнения технического обслуживания и ремонта для оборудования ит на предприятии
 Скачать 3.11 Mb.
|
|
2. ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ И РЕМОНТА 2.1. Бизнес-процесс после внедрения системы учета ТОиР Проектирование функциональной модели будет опираться на функциональную модель организации, представленную на рисунке 4, которая поможет определиться с входной и выходной информацией. Входной информацией в ИС будет: указания по хранению оборудования; список вида оборудования ИТ; номенклатура оборудования по остаткам на складах. Выходной информацией ИС будет: сформированный график ТОиР; рассылка филиалам о необходимости выполнения графика ТОиР; формирование журнала выполнения планово-профилактических работ; отчет с процентным соотношением о невыполнении работ. Управлением данного процесса является стандарт Общества, принятый в 2018 году и ГОСТ 18322-2016 система технического обслуживания и ремонта техники. Все основные входы и выходы информационных потоков представлены на рисунке с помощью нотации IDEF0. 25 Рисунок 4 – Диаграмма первого уровня Рассмотрим более детализировано процесс учета технического обслуживания и ремонта оборудования информационных технологий на предприятии. Для этого используем другую нотацию – IDEF3. На рисунке 5 можно увидеть, что процесс декомпозируется на 5 блоков, четвертый блок является автоматическим и выполняется системой. Входная и выходная информация совпадает с первоначальным блоком. Рисунок 5 – Диаграмма второго уровня детализации 26 Рассмотрим подробнее каждую функцию, проведя их декомпозицию, как показано на рисунках. Такие блоки как: «составление документа вид работ» – рисунок 6, «формирование ТОиР» – рисунок 7 и «выполнение ТОиР на конкретный день» – рисунок 9, показаны с помощью нотации IDEF3, а блок «утверждение списка работ по ТОиР», представленный на рисунке 8 – BPMN. Рисунок 6 – Декомпозиция процесса формирование документа «Вид работ» Рисунок 7 – Декомпозиция процесса формирование документа «График ТОиР» 27 Рисунок 8 – Декомпозиция процесса «Утверждение списка работ» Рисунок 9 – Декомпозиция процесса формирования документа «Выполнение ТОиР» На основе созданных диаграмм и технического задания (Приложение А) была внедрена и доработана система. 2.2. Модули «1С: Предприятие» Любая конфигурация, созданная в системе «1С: Предприятие» состоит из ряда объектов. В данном случае это справочники, документы, журналы документов, перечисления, отчеты, и т.д. Связи, реквизиты и табличные части между ними можно увидеть на рисунке 10. Рассмотрим более подробно окно программы, где содержатся объекты и их функции в программе. 28 Рисунок 10 – Схема объектов модуля ТОиР Главное окно программы состоит из: панели разделов (1), панели действий (2), рабочей области (3) и панели навигаций (4). Также на рисунке 11 мы видим начальную страницу программы, которая отображает то, что доступно пользователю в соответствии с его настроенной ролью. 29 Рисунок 11 – Главное окно «1С: Предприятие» 2.2.1. Справочники Объекты прикладного решения типа «Справочник» позволяют хранить в информационной базе данные, имеющие одинаковую структуру и списочный характер. Рассмотрим справочники, созданные в системе. Номенклатура. Хранит в себе данные о моделях оборудования. Учувствует в подсистемах: “номенклатура и склад”, “заказы поставщикам”. Является иерархическим справочником. Длина кода и наименования 11 и 150. Карточки номенклатуры. Хранит в себе данные о конкретном оборудовании. Учувствует в подсистеме: “номенклатура и склад”. Длина кода и наименования: 11 и 150. Места хранения. Хранит в себе данные о местах хранения оборудования. Учувствует в подсистемах: “НСИ”, “номенклатура и склад”. Является иерархическим справочником. Длина кода и наименования: 11 и 150. 30 Вид номенклатуры. Создан для хранения информации о виде оборудования. Длина кода и наименования: 9 и 100. Производственный календарь. Этот справочник хранит в себе расписание на год праздничных, выходных и рабочих дней. Длина кода и наименования 3 и 100. Причина невыполнения ТО. Перечисление. Сотрудники. Является иерархическим справочником. В подчинении справочник “сотрудники и места хранения”. Длина кода и наименования 9 и 100. Вид ТО. Перечисление. Организации. Участвует в подсистемах: “заказы поставщикам”, “сотрудники”, “Настройка и администрирование”. Имеет табличную часть: “контактная информация”. Длина кода и наименования: 9 и 150. 2.2.2. Документы В системе «1С:Предприятие 8» документ является основной учетной единицей. Каждый документ содержит информацию о конкретной хозяйственной операции и характеризуется своим номером, датой и временем. Рассмотрим документы, созданные в системе: Вид работ: Табличная часть данного документа заполняется автоматически по всем видам номенклатуры, у которых установлен признак о необходимости проведения ТОиР, далее сотрудником ИТ отдела проставляет признак необходимости проведения различных типов ТО. Документ имеет списки значений “склад для включения номенклатуры”, “склад для исключения номенклатуры”. Списки значений необходимы для отбора номенклатуры по указанным складам. Внешний вид документа представлен на рисунке 12. 31 Рисунок 12 – Документ “вид работ” График ТОиР: Документ, предназначенный для планирования ТО по производственному календарю. Этот документ можно откорректировать, при этом необходимо его согласовать заново. У графика ТОиР есть печатная форма, предназначенная для всех филиалов. В данном документе была проведена разработка выбора и планирования дат: при выборе праздничного (рисунок 13) и выходного (рисунок 14) дня пользователю приходит уведомление о том или ином событии, а заполнение дат происходит только в тех полях, где указан тип ТО. Рисунок 13 – Уведомление о выборе праздничного дня 32 Рисунок 14 – Уведомление о выборе выходного дня Документ имеет табличные части: таблица ТОиР, списки значений “склад для включения номенклатуры”, “склад для исключения номенклатуры”. В данном случае списки значений автоматически заполняются из документа “Вид работ”. Созданные графики ТОиР и развернутый вид документа представлены на рисунках 15 и 16 соответственно. Для формирования и внесения изменений в документе прописаны ссылки на следующие команды: “график ТОиР” для автоматического формирования графика ТОиР с выбором номенклатуры; “создать корректировку” для исправления документа при изменении состава номенклатуры и переноса даты проведения ТОиР. Рисунок 15 – Графики ТОиР 33 Рисунок 16 – Развернутый документ “График ТОиР” Выполнение плана: Документ предназначен для добавления данных о выполнении ТОиР. Для того чтобы заполнить выполнение ТО, необходимо указать организацию, дату формирования ТОиР, а также списки значений “склад для включения номенклатуры”, “склад для исключения номенклатуры” для указания места хранения оборудования ИТ. После этого системой автоматически сформируются виды работ для проставления осуществленного ТО. Данный документ необходим для контроля выполнения ТОиР. У сотрудников нет возможности отметить ТО за предыдущие или будущие дни, т.к. отображается только номенклатура, подлежащая обслуживанию на текущий день. Оборудование, не прошедшее ТО, отмечается как невыполненное. Графическое представление документа представлено на рисунке 17. 34 Рисунок 17 – Документ “выполнение плана” 2.2.3. Отчеты По результатам заполненных документов формируются отчеты, позволяющие анализировать и контролировать учет выполнения ТОиР. Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных, а также для упрощения сбора данных для анализа запланированных и выполненных работ. Рассмотрим отчеты, формируемые в системе. Журнал выполнения плана: Данный отчет выводит всю информацию о ТОиР, согласно заданному фильтру. В данном отчете есть возможность отбора информации по филиалам, датам выполнения и исполнителю. Журнал выполнения плана необходим для работников филиалов и руководства. С помощью данного отчета также можно посмотреть причины по которым сотрудник не проводил ТО. Результат одного из отборов изображен на рисунке 18. 35 Рисунок 18 – “Журнал выполнения плана” Журнал не выполнения плана: Для анализа проводимых работ в филиале разработан отчет“О невыполнении”. Он показывает количество запланированных работ, не выполненных работ, а также считает процентное соотношение для заданного промежутка времени, организации и документа “Вид работ”. С помощью этого отчета руководители филиалов могут оценить эффективность работы своих сотрудников, проанализировать и понять где простаивает оборудование без положенного технического обслуживания и ремонта. На рисунке 19 выводится плановое количество работ за период и не выполненное, а также считается процентное соотношение невыполненных работ по организации. 36 Рисунок 19 – “Журнал не выполнения плана” Отчет о текущем ТОиР Данный отчет выводит ТО на заданный месяц и год. Вывод этих данных представлен на рисунке 20. Данный отчет нужен как для сотрудников филиалов, которые выполняют ТО, так и для тех, кто контролирует проведение ТО. Сотрудникам филиалов отчет необходим для просмотра работ в текущем месяце. Для данного отчета был разработан механизм автоматических email- уведомлений ответственным за ТОиР сотрудникам, c возможностью гибкой настройки расписания запуска. Отчет показывает номенклатуру, которой предстоит пройти ТО в выбранном месяце. Рисунок 20 – Помесячный отчет ТОиР 37 2.3. Настройка системы В ходе работ по внедрению системы в Обществе был проведен комплекс работ по настройке системы: добавлены дополнительные роли в систему, для новых созданных ролей были проведены настройки в системе для документов, отчетов. Пользователям системы были предоставлены необходимые роли в соответствие с предоставленными служебными записками. Рассмотрим для кого предназначены созданные роли, а также их предназначение (рисунок 21). Рисунок 21 – Созданные роли для блока ТОиР 1. “Формирование ТОиР по любой организации”. Предназначена для сотрудников, проводящих согласование документа “ГрафикТОиР” и устанавливающих статус “Сформирован”. Роль выдается сотрудникам администрации. 2. “Формирование ТОиР”. Предназначена для сотрудников филиалов, которые формируют документы “ГрафикТОиР”, “выполнениеТОиР” и “ВидРабот”, с возможностью в данных документах установить статус “Сформирован” и “Новый” для документа “ГрафикТОиР”. 3. “Утвержать ТОиР”. Предназначена для сотрудников, с которыми согласовывают документы (Рисунок 22). Они устанавливают статус “Утвержден” и “Возвращен”. 38 Рисунок 22 – Выдача прав на документ Кроме создания ролей и раздачи их пользователям в подсистему “Номенклатура и Склад” была добавлена подсистема ТОиР (на рисунке 23). Рисунок 23 – Подсистема ТОиР Для более успешного выполнения ТОиР создана и настроена рассылка автоматических уведомлений (рисунок 24). Для ее реализации было создано 39 новое регламентное задание и настроено для него расписание рассылки уведомлений о необходимости проведения ТОиР на текущий месяц (запуск один раз в начале месяца). Файл в сообщении формируется в формате xml. Рисунок 24 – Регламентное задание 2.4. Руководство пользователя по работе с системой Для облегчения работы пользователя написано руководство по работе с системой. Руководство по работе с модулем системы включает в себя порядок действий при формировании документов «Вид работ», «График ТОиР» и регистрацию выполнения работ документом «Выполнения плана», а также формирование отчётности для просмотра текущего плана для проведения ТОиР и вывода информации о выполнении и просроченных ТОиР. После внедрения системы каждому сотруднику перед формированием графика и учета ТОиР необходимо ознакомиться с руководством пользователя. 2.4.1. Формирование документов 2.4.1.1. Формирование вида работ Открыть «Номенклатура и склад» в ИУС «1С: Управление ИТ-отделом» открыть раздел «Вид работ» и создать план нажав кнопку «Создать» (Рисунок 25). 40 Рисунок 25 – Раздел “Вид работ” Заполнить форму как на рисунке 26. 1) Выбрать запланированный год проведения ТОиР. 2) Выбрать места хранения, которые войдут в ТОиР. 3) Выбрать места хранения, которые не войдут в ТОиР. 4) Нажать кнопку заполнить таблицу 5) Отметить номенклатуру и вид планируемого ТО. 6) Нажать кнопку “Провести и закрыть” Рисунок 26 – Заполнение документа «Вид работ» 41 2.4.1.2. Формирование графика ТОиР Открыть «Номенклатура и склад» в ИУС «1С: Управление ИТ-отделом» открыть раздел «График ТОиР» создать график нажав кнопку «Создать» . Демонстрация шагов показана на рисунке 27. Рисунок 27 – Документ “График ТОиР” Заполнить форму графика ТОиР как на рисунке 28. 1) Выбрать ранее созданный план «Вид работ»; 2) Выбрать год планирования графика ТОиР; 3) Выбрать производственный календарь на планируемый год ТОиР; 4) Нажать кнопку сформировать новый план 5) Раскрыть в сформированном плане всю номенклатуру, в соответствии видам ТОиР обязательно отметить месяц и дату проведения работ. 6) Нажать кнопку “Cохранить” 42 Рисунок 28 – Заполнение документа «График ТОиР» Сформированный график ТОиР утверждается начальником службы. После утверждения графика ТОиР изменится состояние на «Утвержден». Внесение изменений в утвержденный график ТОиР рисунок 29. 1) Открыть график ТОиР для внесения изменений; 2) Создать корректировку кнопка и ; 3) Внести изменения; 4) Заполнить комментарий; 5) Нажать кнопку “Cохранить” График ТОиР повторно утверждается. 43 Рисунок 29 – Изменение графика Планирование выполнения ТОиР, согласно “СТО ГТТ 0133-262-2018”, за исключением ежедневного ТО1, необходимо осуществлять по дням. Поэтому, для исключения ошибок пользователя, при заполнении сотрудниками даты, в системе реализована проверка на выходные и праздничные дни. При выборе сотрудником выходного или праздничного дня системой будет выдано соответствующее сообщение как показано на рисунке 30 или 31. В данном случае сотруднику необходимо обратить внимание на выбранную дату и подтвердить или отменить введенные данные. Рисунок 30 – Окно, возникающее при выборе выходного дня 44 Рисунок 31 – Окно, возникающее при выборе праздничного дня 2.4.1.3. Формирование плана выполнения ТОиР Открыть «Номенклатура и склад» в ИУС «1С: Управление ИТ-отделом» открыть раздел «Выполнение плана» создать план нажав кнопку «Создать» как на рисунке 32. Рисунок 32 – Документ “Выполнение плана” Заполнить форму выполнения плана как на рисунке 33. 1) Выбрать ранее созданный план «Вид работ»; 2) Нажать кнопку “Подбор” 3) На основании ранее созданного графика ТОиР автоматически формируется план выполнения ТОиР. 4) Оборудование не прошедшее ТОиР отмечается комментарием в поле «Причина не проведения ТОиР». 45 5) Нажать кнопку провести и закрыть Рисунок 33 – Заполнение документа “Выполнение плана” План выполнения ТОиР необходимо формировать в соответствии сформированным графиком ТОиР. Проведение плана выполнения ТОиР не в соответствии с графиком ТОиР, автоматически будет присвоен статус «Не выполненного ТОиР». 2.4.2. Формирование отчетов 2.4.2.1. Отчет журнала выполнения планово-профилактических работ на оборудовании Открыть «Номенклатура и склад» в ИУС «1С: Управление ИТ-отделом» найти вкладку «Отчеты», нажать на поле “Отчет формирование текущего ТОиР” как на рисунке 34. Рисунок 34 – Окно выбора журнала Для формирования отчета: 46 1) После открытия формы отчета заполнить поля на выбор: организация, дата начала и окончания выполнения, исполнитель. 2) Как на рисунке 34 пункт 2, поставить галочку в соответствии с выбранным полем. 3) По выбранному полю будет виден отбор в вашем отчете. Для формирования отчета необходимо нажать кнопку “Сформировать”. Рисунок 35 – Заполнение журнала 2.4.2.2. Отчет о невыполнении работ Открыть «Номенклатура и склад» в ИУС «1С: Управление ИТ-отделом». В панели действий в окне “Отчеты” найти вкладку “Отчет невыполнения” как на рисунке 36. Рисунок 36 – Окно выбора отчета 47 В соответствии с рисунком 37 заполнить 4 поля, после чего нажать на кнопку “Сформировать”: 1) дату начала периода с которого должен выводиться отчет; 2) дату конца периода, по которое должен выводиться отчет; 3) документ “Вид работ” согласно которому должны были выполняться ТО; 4) наименование филиала, где проводились работы; 5) в соответствии с заданными параметрами будет выведен отчет. Для вывода отчета нажмите кнопку “Сформировать”. Рисунок 37 – Заполненный отчет 2.4.2.3. Отчет о текущем ТОиР В поле навигации открыть «Номенклатура и склад» в ИУС «1С: Управление ИТ-отделом». В панели отчеты найти вкладку “Отчет формирование текущего ТОиР” как на рисунке 38. 48 Рисунок 38 – Окно выбора отчета По инструкции ниже как на рисунке 39 заполнить: 1) Наименование филиала, где должны проводиться работы; 2) Месяц, в котором должны проводиться работы; 3) Выбрать год, в который проводятся работы; После проверки на правильность заполненных полей нажать на кнопку сформировать в левом верхнем углу. Рисунок 39 – Вывод правильно заполненного отчета В результате внедрения и доработки системы получена возможность в онлайн режиме просматривать отчетные формы по запланированным графикам 49 ТОиР и ходу их исполнения. Процесс учета выполнения ТОиР полностью контролируем, доступен для проведения анализа сотрудниками администрации. Использование подсистемы предотвращает человеческие ошибки, дает возможность планировать графики проведения ТОиР. С помощью внедрения этого модуля сотрудники подходят к работе ответственнее и своевременно выполняют ТО. |