Вопрос 1 Коммуникации в бизнесе
 Скачать 174.46 Kb.
|
|
Вопрос 1 Коммуникации в бизнесе Коммуникация представляет собой специфический обмен информацией, процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания, а так же пути сообщения. Эффективностью коммуникаций в организации часто определяется качество решений и их реализации. Понятие коммуникации характеризует отношения между людьми, точнее их связи в процессе совместной деятельности. Коммуникация это процесс, в котором участвует не менее двух человек: говорящий и слушающий, которые во время коммуникативно-речевого акта меняются ролями. Чтобы коммуникация состоялась, необходим предмет речи, то, о чем говорят и по поводу чего происходит обмен информацией. Коммуникация не может состояться, если принимающие в нем участие субъекты не знают языка. При общении рождается высказывание. Коммуникация имеет три взаимосвязанных стороны: коммуникативную, состоящую в обмене информацией между людьми; интерактивную, включающую организацию взаимодействия между людьми; перцептивную, которая представляет собойпроцесс восприятия друг друга партнерами по общению и установления на этой основе взаимопонимания. Коммуникации могут осуществляться на разных уровнях. Выделяют коммуникации на макроуровне, мезоуровне и микроуровне.Коммуникация выполняет ряд функций, среди которых можно выделить следующие: контактная функция, инструментальная функция, интегративная функция, функция самовыражения или понимания, трансляционная функция, функция оказания влияния, информативная функция, эмотивная функция, статусом определяющая функция В коммуникации можно различить инструментальную и личностную направленность. Инструментальную направленность нацелена на выполнение социально-значимой задачи, на дело, на результат; личностная направленность-на удовлетворение личностных потребностей. Коммуникация в бизнесе - это процесс взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного вида предметной деятельности. Вопрос 2 Общение,его сущность , структура , виды и функции Общение - это процесс взаимодействия между людьми, в ходе которого возникают, проявляются и формируются межличностные отношения. Структура общения Структуру общения можно охарактеризовать путем выделения в ней трех взаимосвязанных сторон: перцептивной, коммуникативной и интерактивной Перцептивная сторона общения — процесс восприятия, познания и понимания людьми друг друга с последующим установлением на этой основе определенных межличностных отношений. Коммуникативная сторона общения состоит во взаимном обмене информацией между людьми, передаче и приеме знаний, идей, мнений, чувств. Интерактивная сторона общения заключается в обмене действиями, т.е. в организации межличностного. Общение выполняет целый ряд основных функций: - Информационная - функция приема, передачи сведений; - Контактная - установление контакта как состояния обоюдной готовности людей к приему и передачи информации; - Побудительная - функция стимуляции активности к действию; - Координационная - функция взаимного ориентирования и согласования действий; - Понимания - предполагает не только прием информации, но и понимание этой информации друг другом; - Амотивная - функция возбуждения в партнере нужных эмоций, переживаний, чувств, предполагает эмоциональный обмен, изменение эмоционального состояния; - Функция установления отношений - осознание и фиксирование своего социального статуса, социальной роли в конкретной социальной общности. - Функция оказания влияния - изменение состояния, поведения, намерений, представлений, установок, мнений, решений, потребностей, действий и т.д. Наряду с функциями выделяют основные виды общения По количеству участников: - межличностное;-групповое По способу общения: - вербальное;-невербальное; По положению общающихся: - контактное; - дистантное. По условиям общения: - официальное;-неофициальное Вопрос 3 Стратегии письменных деловых коммуникаций В век электронных чудес, в котором мы живем, выражения «деловое письмо», «служебная записка», «должностная инструкция», на первый взгляд, могут показаться несколько устаревшими. Широкое внедрение мобильной телефонной и факсимильной связи, доступность электронной почты действительно снизили потребности в письменных документах. Тем не менее, имея в своем распоряжении эти альтернативы, мы продолжаем посылать сотни миллионов писем в год, фиксировать на бумаге свои договоренности с партнерами, вести внутрифирменное делопроизводство и т.д. Значит, все-таки письменные коммуникации сегодня также важны как двадцать, тридцать и даже сорок лет назад. Они хранят записи сообщений, формулируют условия деловых взаимоотношений, организуют, информируют, служат напоминанием и побуждают к конкретным действиям. Более того, грамотно составленные письменные сообщения создают наиболее благоприятные впечатления о тех компаниях и организациях, которые их рассылают. Такое благоприятное впечатление может в дальнейшем послужить прекрасным залогом коммерческого успеха Вашего бизнеса. Когда рекомендуется прибегать к письменным коммуникациям? К письменным коммуникациям обычно прибегают при необходимости: Сохранить запись сообщения; Обеспечить письменное основание для обсуждения или доказательства; Прояснить сложный вопрос; Передать важную или официальную информацию Отправить одно и то же сообщение нескольким людям. Какие функции выполняют письменные сообщения? Прежде всего, это документальное фиксирование информации. Таким образом, письменный документ, прежде всего, выступает как инструмент деловых взаимоотношений. Но он выполняет и другие функции — отбора и представления информации, передачи информации на расстояние, накопления и хранения информации, доказательства (при необходимости может служить свидетельством в судопроизводстве), учета (с реквизитами, позволяющими идентифицировать информацию), планирования (при ведении сложных и трудоемких дел). В чем заключаются преимущества письменных сообщений по сравнению с другими видами бизнес — коммуникаций? Преимущества письменных сообщений достаточно очевидны и тесно связаны с их традиционным назначением: с их помощью фиксируется информация, на которую можно сослаться впоследствии; одно и то же сообщение можно отправить одновременно многим людям они позволяют планировать, отбирать и правильно оформлять Ваши мысли; играют ведущую роль в передаче важной и официальной информации могут служить средством передачи конфиденциальной информации; позволяют четко сформулировать и согласовать определенные договорные условия; служат прекрасным средством для поддержания деловых и личных взаимоотношений; обеспечивают постоянный «информационный след» сообщения, так как могут храниться получателем и просматриваться им на досуге Ответ на 4 вопрос в ответе № 1 Вопрос 5 , еще есть в ответе № 2 Существование множества различных определений понятия “общения” связано с различными взглядами ученых на эту проблему. В кратком психологическом словаре предлагается определить общение как “сложный многоплановый процесс установления и развития конфликтов между людьми, который включает в себя обмен информацией, выработку единой стратегии и взаимодействия, восприятие и понимание другого человека”. А.А. Бодалев предлагает рассматривать общение как “взаимодействие людей, содержанием которого является обмен информацией с помощью различных средств коммуникации для установления взаимоотношений между людьми”. А.А. Леонтьев понимает общение не как интериндивидуальный, а как социальный феномен”, субъект которого “следует рассматривать не изолировано”. Общение — связи между людьми, в ходе которой возникает психологический контакт, проявляющийся в обмене информацией, взаимовлиянии, взаимопереживании, взаимопонимании. Исходя из этого обилия взглядов на проблему общения, ее нужно рассматривать с философской, социологической и психологической сторон. Философский подход основывается на том, что именно общественная концепция обосновывает общение как способ осуществления внутренней эволюции социальной структуры общества, группы при диалектическом взаимодействии личности и общества. При психологическом подходе общение определяется как специфическая форма деятельности и как самостоятельный процесс взаимодействия, необходимый для реализации других видов деятельности личности. Психологи отмечают наличие главной потребности у личности — в общении, как важного фактора самоформирования личности. 6.Особенности официально-деловой речи. Официально-деловой стиль — это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т. д. Характерной чертой официально-делового стиля является наличие в нём многочисленных речевых стандартов — клише. Если в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилистический недостаток, то в официально-деловом стиле в большинстве случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлежность. Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка 7.Коммуникации в менеджменте; Коммуникация - это обмен информацией между людьми, с помощью слов, букв, символов, жестов, через которые выражается отношение одного работника к знаниям и соображений другой, достигается доверие и взаемоприйняття поглощения лядив Это необходимый элемент в деятельности менеджера, общаясь с подчиненными, получает информацию для принятия решений, поддерживает деловые контакты с партнерами Если устранить коммуникацию, то организа ция перестает быть управляемой, ее деятельность приобретает хаотичный, нескоординированных характерру. Три аспекта коммуникаций: технический, семантический и прагматический. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечить понимание информации, являющейся предметом обмена Но самый факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения в нем людей. 9.Язык служебных документов. Приказ, Протокол, Решение, Договор. Язык и стиль служебных документов должен соответствовать требованиям делового стиля, особенностями которого являются: - юридическая безупречность формулировок, не допускающая различных толкований и неясностей; - нейтральный тон изложения; - лаконичность. Прика́з — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными. Виды приказов В зависимости от носителей актов управленческих решений, способу реализации и контроля, приказы носят следующий характер По форме носителей устный приказ — подзаконный акт управления, содержащийся в устном волевом распоряжении руководителя; письменный приказ — подзаконный нормативный акт управления, изложенный письменно в установленной форме. По содержанию и способу контроля нормативный приказ — вводит в действие общие инструкции, функциональные обязанности и т. д.; индивидуальный (ненормативный) приказ — ставит задачу по выполнению определенных индивидуальных действий, должен быть выполнен точно и в срок с представлением доклада о его выполнении начальнику, отдавшему приказ. Протокол соревнования — официальный письменный документ спортивного соревнования отражающий его ход и результаты. Протокол передачи данных — стандарт, описывающий правила взаимодействия функциональных блоков при передаче данных. Протоколы тайного голосования - описание взаимодействия избирателей и избирательного комитета при электронном тайном голосовании Догово́р — «соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей» При договоре от каждой стороны, как правило, требуется встречное удовлетворение. Сторонами договора могут выступать как физические, так и юридические лица, включая различные публично-правовые образования (международные организации, государство, муниципальные образования и пр.). Используется в трёх значениях: договор как правоотношение; как юридический факт, порождающий обязательства; как документ, фиксирующий факт возникновения обязательств по воле его участников. Виды договоров: купли-продажи, аренды, хранения, дарения, мены, ренты, подряда, банковского вклада, перевозки, займа и кредита, найма жилого помещения и др. 10.Роль информации в менеджменте. Информацию в сфере менеджмента часто образно сравнивают с нервной системой, что обеспечивает функционирование живого организма. Благодаря обмену информацией между этими системами, которой управляют, информацию о состоянии заданных параметров производит команда управления и снова передает их в системы, которой управляют, для выполнения (прямая связь). Поступления информации о результатах управления принято называть обратной связью. К информации относятся все виды сведений, сообщений (устные, письменные, графические и т.д.) и знаний, необходимых для реализации функций менеджмента. Правильное определение количества информации позволяет избежать перегрузки руководителей и специалистов, поскольку существует показатель пределы информации, которую может переделать человек за определенный период. На практике в основном наблюдается перегрузка информацией производственного персонала примерно в 3-4 раза по сравнению с нормами. по содержанию информация существует в форме различных ее материальных носителей (в виде электрических импульсов, устной речи, магнитной записи, показаний счетчиков, письменных документов, перфокарт и др.) Для управления наибольшее значение имеет информация, зафиксированная на постоянных носителях, прежде всего в виде различных бумажных документов, магнитных лент, барабанов, перфокарт итд. 11. Правила оформления деловых посланий. 1. Деловые письма оформляются на бланках для писем , на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия. 2. В состав делового письма входят следующие реквизиты: адресат дата индекс документа ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом заголовок к тексту текст возможно отметка о наличии приложения подпись фамилия и телефон исполнителя Основными частями международного делового письма являются шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица; ссылки и дата, внутренний адрес, приветствие, основная часть письма, заключительные фразы, подпись 3. Письмо составляется только по одному вопросу , например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо. 4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц). 5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем. 6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адресАО "Глория" 7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат . Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр. 8. В письмах н азвание вида документа не указывается . В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата , Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса , если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении ...", "О создании ...", "О проведении ..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять. 9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную: - в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы; - в основной части формулируется основная цель письма. 10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи. 11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка. Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные: вниманию конкретного лица; краткое содержание письма; приложение и копии; постскриптум; заглавие листа продолжения. Маркер вниманию конкретного лица применяется, когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом “вниманию”. Приписка в нижней части письма после подписи, допускается лишь в том случае, когда после подписания письма произошло событие, о котором нужно немедленно информировать адресата или чтобы подчеркнуть какой-либо важный момент. Приписка начинается с сообщения ,в конце приписки снова ставится подпись. 12. Правила телефонных разговоров.
В телефонном разговоре избегайте следующих выражений: |