Документоведение. Введение Глава I. Теоретические основы аттестации персонала на предприятии
 Скачать 0.58 Mb.
|
Глава II. Методические основы проведения аттестации на предприятии§ 2.1 Документальное оформление подготовки и проведения аттестацииПодготовка к проведению аттестации включает разработку системы документов. Система документов по аттестации персонала включает следующие группы документов: - распорядительные (приказы, положения); - методические (указания, рекомендации); - организационно-технические (формы анкет, опросных и аттестационных листов, интервью, планов карьеры, графики аттестации и т.п.). Выбор форм и видов документов зависит от целей и задач, которые ставит руководство компании при проведении оценки. В табл. 3 приведены области применения различных документов по аттестации в зависимости от основных и дополнительных целей. Знак (+) в таблице означает использование данного документа при проведении аттестации, знак (-) - те виды документов, применение которых в аттестационных процедурах не предусмотрено. Таблица 3 Набор документов по аттестации
В приведенной таблице цифры 1-4 основных целей эквиваленты таким пунктам, как: . Оценка результатов труда сотрудников. . Определение соответствия занимаемой должности сотрудников (требованиям должностной инструкции, профессионально-квалификационным требованиям к должности). . Выявление недостатков в уровне подготовки (квалификация, опыт работы, практические навыки и знания) для исполнения должности. . Составление плана развития работника (разработка мероприятий по устранению выявленных недостатков, составление плана карьеры, формирование резерва на выдвижение). Цифры 1-3 дополнительных целей означают: . Проверку совместимости работника с коллективом (умение работать в команде). . Проверку мотивации к труду, к работе в данной должности. . Определение перспектив развития карьеры работника. Руководители и специалисты кадровой службы могут самостоятельно определить набор документов по аттестации с учетом ее целей и задач. Заполненная таблица может использоваться для обоснования документооборота по аттестации перед руководством организации. Рассмотрим распорядительные документы, регламентирующие аттестацию. В «приказе» должны быть освещены как минимум следующие положения: . Основные и вспомогательные цели (назначение) аттестации (для чего проводится). . Сроки аттестации (когда должна быть проведена). . Утверждение принятого порядка (регламента) проведения аттестации и порядка формирования аттестационной комиссии (кто и как будет проводить аттестацию). . Утверждение порядка предоставления методической и организационно-технической помощи структурным подразделениям, проводящим аттестации. В приказе может быть ссылка на уже разработанные методические материалы по аттестации или утвержден порядок их разработки с указанием сроков и ответственных должностных лиц за проведение аттестации в зависимости от степени готовности кадровой службы и руководителей структурных подразделении к проведению такой работы, от степени понимания ответственными исполнителями характера и уровня стоящих перед ними задач. В приказе должен быть указан руководитель (в ранге не ниже заместителя первого руководителя организации), на которого возлагается руководство проведением аттестации. Им может быть глава кадровой службы (если в организации кадровая работа поставлена на хорошем уровне и данный руководитель является, как это принято в зарубежных организациях, одним из заместителей президента корпорации или председателя правления) или заместитель первого руководителя организации, курирующий кадровую службу. Если для проведения аттестации необходима предварительная подготовительная работа, то в данном приказе может быть указан срок подготовки другого приказа о введении процедур аттестации по мере готовности методических и организационно-технических документов. Если другие распорядительные документы по аттестации (порядок проведения) уже подготовлены то они могут рассматриваться и утверждаться в приказе в качестве приложений. Приказ, как и любой другой аналогичный документ подписывается только первым руководителем организации (заместители могут издавать только распоряжения, но не приказы). Приказ по аттестации до своего издания (подписания) должен визироваться главами кадровой и юридической служб организации, а также тем из заместителей, кто курирует кадровую службу (в случае ее неразвитости или недостаточно высокого статуса в организации). Если итоги аттестации являются основанием для принятия серьезных кадровых решений (например, для выдвижения на руководящие должности), то приказ может визироваться и руководителем службы безопасности организации. Порядок организации и проведения аттестации обычно включает следующие разделы: . Основные положения. . Описание процедуры аттестации. . Описание порядка подведения итогов. В основных положениях не только подтверждается назначение аттестации, но и при ее проведении расписаны роли, функции и обязанности руководителей различных уровней: · руководителей структурных подразделений (отделов, секторов); · руководителей среднего уровня (управлений), включая руководство кадровой службы; · руководителей высшего уровня (заместителей первого должностного лица). В основных положениях также расписано, с кем конкретно руководители различного уровня проводят аттестационные мероприятия: например, начальник отдела - с главными специалистами и руководителями групп, руководители групп - со специалистами 1-й и 2-й категорий и т.п. Здесь же может быть указан порядок предварительных мероприятий по аттестации, которые должны организовать руководители соответствующих уровней. В качестве процедур аттестации могут быть собеседование (аттестационная беседа), анкетирование, тесты, оценочные листы и др. Выбор методов аттестации зависит от уровня постановки работы с персоналом в организации, технических возможностей и квалификации сотрудников кадровой службы. Порядок аттестации описывает содержание и формы процедуры аттестации, число этапов, формы документов для фиксирования результатов и подведения итогов. Конкретно описывается назначение как самой процедуры (что нужно выявить / установить в процессе аттестации), так и ее отдельных этапов. Здесь же указывается, каким образом должно составляться заключение (формулироваться выводы) по итогам аттестации. При описании методов аттестации в документе «Порядок организации и проведения аттестации» особое внимание должно уделяться функциям и обязанностям руководителей, других ответственных исполнителей (включая сотрудников кадровой службы), на которых возложено проведение аттестации. Положение о проведении аттестации - документ, аналогичный документу «порядок». Однако по решению руководства организации оно может иметь некоторые дополнительные положения, расширяющие функции и значение данного документа за пределы описания аттестационной процедуры. Обычно статус положения выше статуса порядка. Положение в отличие от порядка должно утверждаться первым должностным лицом организации подписываться его заместителем, курирующим кадровую службу и/или начальником кадровой службы и не может быть приложением к приказу. В положении формулируются более общие в сравнении с порядком вопросы кадровой политики организации и роль аттестации в этом процессе, более жестко регламентируется порядок применения результатов и итогов аттестации (продвижение работников по службе, стимулирование труда и т.п.) Еще одной отличительной особенностью положения является придание определенной стабильности процессу аттестации. Обычно оно делает аттестацию постоянной, периодически повторяющейся процедурой в отличие от порядка, который всегда носит характер временного документа. В "положении" фигурируют следующие разделы: . Общие положения (цели аттестации, ее место в кадровой политике организации). . Порядок проведения аттестации и полномочия аттестационной комиссии (периодичность проведения аттестаций - отдельно для различных категорий сотрудников, порядок установления сроков аттестации - кем устанавливаются, определение ответственных исполнителей, формы учета результатов и т.п.). . Критерии оценки и использования результатов аттестации (определяется, на какие качества (квалификация, знания, навыки) должны обратить внимание аттестующиеся, каким образом они должны выделить основные и дополнительные квалификации, фиксируется необходимость установления минимальных требований к должностям и т.п.). После подведения итогов аттестации, заполнения всех организационно-технических документов (прежде всего аттестационных листов) руководители структурных подразделений оформляют служебной запиской предоставление этих документов кадровой службе. К числу распорядительных документов могут также относиться распоряжения руководителя кадровой службы организации о введении методических рекомендации, разработанные кадровиками для проведения аттестации. Далее рассмотрим методические документы. Методические документы разрабатываются кадровой службой организации. Их назначение - оказать консультационную помощь руководителям структурных подразделений, проводящим аттестацию. "Методические указания по проведению аттестации персонала" могут быть применены в организации в отсутствие положения или других документов, демонстрирующих не только поддержку высшим руководством процесса аттестации, но и придание ей надлежащего статуса. Поэтому этот документ может иметь некоторые общие элементы с распорядительными документами. Методические указания могут подписываться главой кадровой службы или его заместителем по согласованию с юридической службой организации. "Методические указания" включают следующие разделы: . Общие положения (значение аттестации и ее итогов для организации, определение крута должностных лиц, сотрудников, подлежащих аттестации). . Подготовка к аттестации: · образование, полномочия и состав аттестационной комиссии/аттестующих (на высшем уровне и на уровне структурных подразделений); · документы по проведению аттестации (перечень документов, назначение каждого из них, форма, порядок заполнения). . Процедура проведения аттестации и подведение итогов: · порядок работы аттестационной комиссии, оформление протокола ее заседания, полномочный состав (сколько членов комиссии должно участвовать в ее заседании/работе, чтобы решение было полномочным); · процедура оценки аттестуемого (критерии, показатели, факторы); · порядок подведения итогов (оформление выводов комиссии, значение итогов аттестации); · процедура обобщения итогов аттестации. В "методических указаниях" могут быть также положения о порядке оформления (возобновления) трудового договора (контракта) с аттестуемым. Другим документом, призванным оказать консультационную помощь тем, кто проводит аттестацию, являются методические рекомендации. Особенно важен этот документ для руководителей структурных подразделений, задействованных в аттестации. Назначение данного документа - объяснить руководителям значение аттестации и посодействовать им в свою очередь разъяснить это своим сотрудникам. Главное здесь - помочь руководителям и сотрудникам структурных подразделений преодолеть страх перед аттестацией, ее неприятие и сопротивление ей. Соответственно в структуре методических рекомендаций для руководителей структурных подразделений по вопросам проведения аттестации выделяются следующие разделы: . Цели и значение аттестации. . Выгоды от аттестации для организации и ее сотрудников (для рядовых сотрудников, руководителей нижнего и среднего уровней, для высшего уровня, для всей организации). . Задачи, которые должен ставить перед собой и может решать руководитель подразделения в процессе аттестации (в соответствии со спецификой своего отдела или управления). . Правила проведения аттестационных мероприятий (настроить сотрудников быть открытыми, пробудить их инициативу, готовность участвовать в разработке решений и предложений скоординировать общие усилия в одном направлении и т.п.). . Правила оформления аттестационных документов (показатели оценки по факторам, выведение общей оценки). Наряду с методическими документами общего (для всей организации) характера на практике могут применяться и внутренние (для кадровой службы) документы, например памятки. Эти документы носят вспомогательный характер и призваны напомнить о порядке регламентирования конкретных аттестационных мероприятий с целью обеспечения контроля за их проведением со стороны кадровой службы. Смысл таких документов - отработать (особенно на начальной стадии) технологию аттестации, взаимодействие между специалистами кадровой службы и руководителями структурных подразделений, проводящими у себя аттестацию. Обычно в памятке есть ссылки на организационно-технические документы (графики, аттестационные листы и опросные листы), применяемые в ходе аттестации. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||