диплом. ДИПЛОМ. Введенпие актуальность
 Скачать 1.3 Mb.
|
|
ГЛАВА III. АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА Программное обеспечение 1С: Документооборот 1С: Документооборот – программный продукт российской фирмы «1С» на технологический платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота. «1С:Документооборот 8» — это не просто система управления документами, но еще и современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей для регулировки деловых процессов и совместной работы сотрудников. Программа позволяет автоматизировать типовые процессы работы с документами, организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность. Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работа с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учет документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т.д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети, так и через интернет (в том числе через веб-браузер). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящих данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. Система позволяет упорядочить работу с документами, исключить утраты изменений при одновременной работе, организовать поиск по документации. Учет и хранение документов регистрация входящих и исходящих документов регистрация внутренних документов (инструкций, служебных записок, поручений и т. д.) работа с документами любых типов (тексты, изображения, видеофайлы, аудиофайлы, офисные документы, архивы, приложения и пр.) учёт в разрезе видов документов хранение документов в каталогах любой структуры (по усмотрению пользователя) загрузка документов из электронной почты, со сканера поддержка бумажного делопроизводства (ведение номенклатуры дел, контроль перемещений документов и т. д.) учёт обращений граждан учёт персональных данных Работа с документами просмотр и редактирование работа с документами на всех стадиях жизненного цикла (от черновиков до утверждения или уничтожения) механизм резолюций быстрый поиск, в том числе полнотекстовый возможность указывать связи между документами, создавать цепочки подчиненных документов возможность коллективной работы с одним и тем же файлом (согласование, контроль исполнения, принятие и т. д.) настраиваемая маршрутизация для разных видов документов (построение бизнес-процессов в привязке к конкретным пользователям и их ролям) формирование задач исполнителям Безопасность централизованное хранение документов в электронном виде хранение всех версий и истории редактирования документов защита от несанкционированного доступа к документам защита от одномоментного редактирования документов несколькими пользователями Контроль исполнительской дисциплины контроль сроков и объёмов выполнения задач ежедневный учёт рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач) анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений, проектов на основе отчетов. 1С: Предприятие Система программ «1С:Предприятие» состоит из технологической платформы (ядра) и разработанных на ее основе прикладных решений («конфигураций»). Такая архитектура системы принесла ей высокую популярность, поскольку обеспечивает открытость прикладных решений, их функциональность и гибкость, короткие сроки внедрения, высокую производительность, масштабируемость от одного до десятков тысяч рабочих мест, работу в режиме «облачного» сервиса и на мобильных устройствах. Области применения Гибкость платформы позволяет применять «1С:Предприятие 8» в самых разнообразных областях: автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т. Д. поддержка оперативного управления предприятием; автоматизация организационной и хозяйственной деятельности; ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность; широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета; решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа; расчет зарплаты и управление персоналом и другие области применения. Технологическая платформа Платформа «1С:Предприятие 8» успешно применяется для повышения эффективности управления и учета более чем в 1 500 000 организаций, от малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей до крупнейших корпораций и госструктур. Чтобы обеспечить высокую конкурентоспособность системы и ее соответствие растущим требованиям рынка, фирма «1С» развивает технологическую платформу «1С:Предприятие 8» опережающими темпами, реализуя в ней комплекс самых современных технологий, инструментальных средств и инновационных возможностей. Прикладные решения На платформе «1С:Предприятие 8» фирмой «1С» и ее партнерами создано более 1300 тиражных решений самого разного уровня – от программ для автоматизации работы индивидуальных предпринимателей и небольших фирм («1С:БизнесСтарт», «1С:Управление нашей фирмой» и т. Д.) до автоматизации крупных предприятий («1С:ERP Управление предприятием», «1С:Управление холдингом», «1С:Документооборот» и др.). Также на платформе «1С:Предприятие 8» создано большое количество заказных решений под нужды конкретных заказчиков. Фирма «1С» выпускает тиражные прикладные решения, предназначенные для автоматизации типовых задач учета и управления в коммерческих предприятиях реального сектора и бюджетных организациях. В каждом программном продукте сочетается использование стандартных решений (общих для всех или нескольких программ) и максимальный учет специфики задачи конкретной отрасли или рода деятельности предприятия. Отраслевые и специализированные прикладные решения создаются силами партнеров-разработчиков и предназначены для автоматизации отдельных направлений или областей деятельности предприятий. Фирма «1С» проводит сертификацию таких решений на совместимость с платформой «1С:Предприятие». Организации, программные продукты или оборудование которых прошли сертификацию, получают право использования логотипа «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие». 1С:Библиотека стандартных подсистем Инструмент разработчика «1С:Библиотека стандартных подсистем» (БСП) предоставляет набор универсальных функциональных подсистем и технологию для разработки прикладных решений на платформе «1С:Предприятие 8.3». С помощью БСП можно быстро создавать новые конфигурации с уже готовой базовой функциональностью, а также включать готовые функциональные блоки в существующие конфигурации. Использование БСП при разработке прикладных решений позволит также достичь большей стандартизации конфигураций, что уменьшит время на изучение и внедрение прикладных решений за счет их унификации по набору используемых стандартных подсистем. Внедрения Внедрения выполняются силами партнеров-внедренцев и реализуют особенности деятельности конкретного предприятия или специальные пожелания заказчика. Внедрения и адаптации прикладных решений также могут выполняться и силами IT-специалистов заказчика, самостоятельно, или во взаимодействии с партнерами-внедренцами. Внедрение корпоративных информационных систем на платформе «1С:Предприятие 8» Опыт внедрения прикладных решений на платформе «1С:Предприятие 8» показывает, что система позволяет решать задачи различной степени сложности — от автоматизации одного рабочего места до создания информационных систем масштаба предприятия. В то же время, внедрение большой информационной системы предъявляет повышенные требования по сравнению с небольшим или средним внедрением. Информационная система масштаба предприятия должна обеспечивать приемлемую производительность в условиях одновременной и интенсивной работы большого количества пользователей, которые используют одни и те же информационные и аппаратные ресурсы в конкурентном режиме. Работа в «облаке» — технология 1cFresh Прикладные решения на платформе «1С:Предприятие 8» можно использовать не только на своем компьютере или в локальной сети предприятия, но и через Интернет («в облаке»). При этом прикладные решения развертываются в виде единой системы у поставщика сервиса и на его оборудовании, а пользователи работают с этими прикладными решениями через Интернет с помощью веб-обозревателя или тонкого клиента «1С:Предприятия 8». Использование прикладных решений «в облаке» имеет множество преимуществ — простоту и удобство для пользователей, экономию аппаратных ресурсов и снижение затрат на обслуживание, и т. Д. Для создания облачных сервисов, обеспечивающих пользователям доступ через Интернет к прикладным решениям на платформе «1С:Предприятие 8», фирма «1С» разработала технологию 1cFresh. Программное обеспечение 1С:Комплексная автоматизация «1С:Комплексная автоматизация» — это программа для построения на предприятии единой информационной системы, охватывающей основные задачи управления и учета. Данное решение позволяет автоматизировать важнейшие области бизнеса: бухгалтерию, торговлю, склад, расчет зарплаты, кадровый учет. Использование инструментов прикладного решения позволяет обеспечить слаженную работу как подразделений внутри организации, так и с внешним окружением (клиенты, поставщики, конкуренты). Назначение программы «1С:Комплексная автоматизация» Программа ориентирована на использование в сфере малого и среднего бизнеса: в торговых предприятиях, на небольших производствах, в компаниях, оказывающих услуги. «1С:Комплексная автоматизация» наилучшим образом подойдет тем компаниям, которые используют в настоящий момент несколько отдельных продуктов, а также тем, чьи потребности в управлении и учете превысили возможности имеющихся информационных систем. По мере изменения требований бизнеса и законодательства этот продукт может быть перенастроен, расширен за счет более полного использования функционала, интеграции с другими приложениями на платформе «1С:Предприятие 8» и с другими решениями. Сценарии внедрения «1С:Комплексная автоматизация» Этот программный продукт позволяет организации выбрать наиболее удобный для себя вариант его внедрения, в соответствии с задачам и планам в текущей ситуации. Замена нескольких продуктов на современное интегрированное решение. «1С:Комплексная автоматизация» необходима для замены используемых комплексных решений предыдущих версий. Современный программный продукт нового поколения позволит наиболее эффективно провести автоматизацию рабочих процессов и реализовать оптимальную политику ее проведения. Поэтапное развитие информационной системы предприятия. Программа обеспечивает поэтапное развитие информационной системы предприятия — от решения первоочередных задач на основе отдельных приложений или их связанных комплексов к созданию единой информационной системы предприятия на основе «1С:Комплексная автоматизация 2». Автоматизация отдельных задач. С помощью программ «1С:Предприятие 8», входящих в состав продукта, можно автоматизировать наиболее важные рабочие задачи или использовать другие, удобные для предприятия варианты. ГЛАВА IV. СЛУЖБА ДОУ Службы ДОУ в структуре предприятия В пункте 5.1 пятого раздела Государственной системы документационного обеспечения управления , одобренной коллегией Глав архива СССР27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации». Объединение службы документационного обеспечения управления (далее – службы ДОУ) с другими структурными подразделениями, например, вхождение этой службы в административно-хозяйственный отдел, зачастую является грубой ошибкой. Лучше делать службу ДОУ самостоятельным структурным подразделением, даже, может быть, и с маленькой штатной численностью. При этом служба ДОУ должна подчиняться непосредственно руководителю организации или его заместителю. Такое место службы ДОУ в структуре организации можно объяснить следующими причинами: Представляя самостоятельное структурное подразделение и непосредственно подчиняясь руководству организации, служба ДОУ будет иметь больше компетенции. А это, в свою очередь, позволит организовать более эффективную работу с документами. Специалистам и руководителю службы ДОУ приходится непосредственно работать с руководством организации: решать вопросы рассмотрения входящих документов, контролировать исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д. Структура службы ДОУ Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими подразделениями: –секретариат, экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.), подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов, подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов, подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан, подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшее машбюро), отдел совершенствования делопроизводства, копировально-множительное бюро, протокольная группа, редакционная группа, приемная, архив. В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу ДОУ. В организациях меньшего масштаба и не с таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками. В маленькой фирме всю работу с документами обычно осуществляет один секретарь. Метод установления организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота был сформулирован впервые в Единой государственной системе делопроизводства. Согласно этому методу все организации в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории: 1-я категория – учреждения с объемом документооборота свыше 100 тысяч документов в год; 2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тысяч до 100 тысяч документов в год; 3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год; 4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год. Так, согласно выше представленной классификации, было установлено, что если объем документооборота учреждения составляет более 10 тысяч документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы делопроизводства (или службы ДОУ) как отдельного подразделения. Несмотря на то что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (см. Таблицу 1). Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота
Говоря о структуре службы ДОУ, необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений (см. Таблицу 2). Функции основных подразделений службы ДОУ
Расчёт численности ДОУ Для эффективной организации работы службы ДОУ большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая прежде всего зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами). В начале 70-х годов была предложена следующая формула расчета численности делопроизводственного персонала исходя из объема документооборота и общей численности работников организации:
где Нд – норматив численности делопроизводственного персонала, Д – объем документооборота, Р – общая численность работников организации, 0,00016 – коэффициент для министерств, выведенный Научно-исследовательским институтом труда на тот период опытным путем. Данная формула является достаточно простой, однако она была рассчитана на министерства и основывалась на существовавшей в те годы технологии машинописного оформления документов с многократными перепечатками текстов при подготовке документа и малой степени механизации и автоматизации работы. В настоящее время расчет по этой формуле даст значительно завышенный количественный состав службы ДОУ, не соответствующий новым технологиям и выросшей производительности труда в сфере управления. Сегодня более реальный расчет численности персонала службы ДОУ можно получить через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (т.е. трудоемкости). Для проведения данного расчета в области делопроизводства в настоящее время можно применять следующие документы по труду: Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. – ВНИИДАД, 1992.57№ 7` 2006 г. Права и обязанности Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г. № 57. При расчете необходимой численности работников следует определить общую годовую трудоемкость работ, которая вычисляется по следующей формуле:
Где То – общая годовая трудоемкость работ; Тн – годовая трудоемкость нормируемых работ; Тнн – годовая трудоемкость ненормированных работ. При этом годовую трудоемкость нормируемых работ можно рассчитать следующими способами: через нормы времени :
где Vi – объем работ i-го вида, выполняемый за год; Нврi – норма времени на выполнение i-й работы; через нормы выработки :
где Нвырi – норма выработки в единицах измерения на одного специалиста. Годовая трудоемкость ненормируемых работ определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполняемых работ по формуле:
где Нннj– трудоемкость ненормируемой j-й работы; Vj – объем работы j-го вида, выполняемый за год. После определения общей годовой трудоемкости работ можно определить численность персонала по следующей формуле:
где Ч – численность персонала; То – общая годовая трудоемкость работ; Фн – нормативный фонд рабочего времени на одного работника за год. При расчете численности персонала службы ДОУ необходимо обратить внимание на то, что некоторые нормативные документы по труду приводят нормы с учетом коэффициента планируемых невыходов работников, а другие указывают нормы без этого коэффициента. Соответственно, если нормы не учитывают коэффициент планируемых невыходов работников, то численность персонала нужно рассчитывать по следующей формуле:
где Кн – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством: основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся и т.п. Данный коэффициент определяется по формуле:
Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени8, то есть Кн = 1,1. Расчет численности персонала службы ДОУ рекомендуется проводить по категории ее сотрудников. В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37) в службе ДОУ можно выделить 3 категории сотрудников по характеру труда, а именно: руководители; специалисты; другие служащие (или технические исполнители). К категории руководителей, в соответствии с Квалификационным справочником, относятся следующие должности: заведующий архивом; заведующий канцелярией; заведующий копировально-множительным бюро; заведующий машинописным бюро; заведующий экспедицией. В настоящее время в службе ДОУ используются и иные должности руководителей: управляющий делами, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник (руководитель) секретариата и др. К категории специалистов, в соответствии с Квалификационным справочником, относятся следующие должности: документовед; инспектор по контролю за исполнением поручений. На практике к категории специалистов относятся и такие должности, как помощник (референт, секретарь-референт) руководителя организации, секретарь коллегии, инспектор, методист, специалист 1-й категории, специалист 2-й категории. К категории технических исполнителей, в соответствии с Квалификационным справочником, относятся следующие должности: архивариус; делопроизводитель; машинистка; секретарь-машинистка; секретарь незрячего специалиста; секретарь руководителя; секретарь-стенографистка; стенографистка; экспедитор. Элементы бережного производства при приеме на работу несовершеннолетних Продолжительность рабочего дня несовершеннолетних работников, а также условия заключения с ними трудового договора зависят от возраста ребенка. Работодатель должен учитывать это, принимая на работу несовершеннолетнего сотрудника. Несовершеннолетние вправе заключать трудовые договоры с 16 лет, а в некоторых случаях и в младшем возрасте. Так, например, пятнадцатилетний подросток может привлекаться для выполнения легкого труда без вреда для его здоровья. Если он оставил школу до получения основного общего образования или продолжает получать общее образование после отчисления из школы, работа не должна быть в ущерб освоению программы. Подросток 14 лет, получивший общее образование, также может привлекаться для выполнения легкого труда, если один из его родителей и органы опеки дадут на это письменное согласие. Если ребенок этого возраста еще получает общее образование, то работать он сможет только в свободное от учебы время. Если один из родителей против заключения трудового договора с ребенком младше 15 лет, учитывается мнение самого несовершеннолетнего и органа опеки и попечительства. Дети младше четырнадцати лет могут работать в кино, театре, участвовать в концертах или цирковых представлениях, если работа не причинит ущерба здоровью и нравственному развитию. Для этого также необходимо разрешение одного из родителей и органа опеки. Договор за такого ребенка подписывает родитель (опекун). Перед заключением трудового договора несовершеннолетний гражданин должен пройти обязательный медицинский осмотр, и в дальнейшем проходить его каждый год до совершеннолетия. При трудоустройстве впервые работодатель обязан оформить ему трудовую книжку, а также предоставить в ПФР данные для регистрации ребенка в системе персонифицированного учета. Несовершеннолетних нельзя привлекать к работе с вредными и опасными условиями труда, подземным работам и устанавливать испытательный срок. Кроме того, их нельзя брать на работу, которая может причинить вред здоровью или нравственному развитию. Например, работа в игорном бизнесе и ночных клубах. Также работодатель должен помнить о сокращенном рабочем времени для несовершеннолетних: до 16 лет - не более 24 часов в неделю, от 16 до 18 лет - не более 35 часов в неделю. При совмещении работы с учебой в школе, колледже или училище рабочее время ребенка должно быть сокращено не менее чем вдвое. При этом рабочая смена детей от 14 до 15 лет не может превышать 4 часа, от 15 до 16 лет - 5 часов, от 16 до 18 лет - 7 часов. При совмещении работы с учебой продолжительность смены сокращается для детей от 14 до 16 лет - до 2,5 часа, от 16 до 18 лет - до 4 часов. |