Задание на выпускную квалификационную работу в форме бакалаврской работы Студенту
 Скачать 3.85 Mb.
|
3 Разработка информационно - аналитического обеспечения электронного документооборота золотодобывающей компании ЗАО «Прииск Удерейский»3.1 Формирование информационно-аналитической моделиэлектронного документооборота ЗАО «Прииск Удерейский»Под документооборотом понимается комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. А электронный документооборот (ЭДО) - это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» [40]. Существует также такое понятие, как электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. ЭЦП - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов [40]. Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию [41]. Закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) [41], придал электронным документам юридического статуса. Если же определенные потенциальные правовые коллизии все-таки вызывают беспокойство, можно пойти по компромиссному пути. Электронные документы, которые имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с «реальной подписью». Но все это все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передача прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем. Главное назначение систем электронного документооборота – это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В  едение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.). На рисунке 21 показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на электронный [42]. Рисунок 21 – Бумажный и электронный документооборот в деятельности предприятия [42] Разработка и внедрение информационно-аналитической системы документооборота позволит повысить эффективность деятельности компании. Перед разработкой системы, необходимо, прежде всего, разработать информационно-аналитическую модель, которая позволит спроектировать систему. При построении модели важно сразу определиться с целями создания системы. Информационно-аналитическая система должна создаваться как система, предназначенная для решения задач автоматизации процессов документооборота. В качестве целей создания системы можно выделить: уменьшение времени обработки потоков; сокращение количества ошибок; быстрое общение между удаленными подразделениями; сокращение затрат; «разгрузка» некоторых сотрудников; своевременное исполнение документов; местонахождение документа всегда известно; защита от несанкционированного доступа к документации и др. В результате проведенного анализа в пункте 2.2, управление организацией ЗАО «Прииск Удерейский» не может осуществляться в полном объеме, так как в процессе бумажного документооборота имеется немало недостатков, которые «тормозят» работу предприятия. Прежде чем приступить к улучшению процесса документооборота, необходимо определить каким образом можно устранить недостатки документооборота, который сейчас существует на предприятии ЗАО «Прииск Удерейский». Для этого разработаем процессы движения документопотоков входящих и исходящих. Наиболее наглядно эти процессы представляются в нотации IDEF3. Новая организация процесса документооборота, что бы избежать проблем в документообороте, которые есть сегодня, должна учитывать: регистрацию документа на первом этапе обработки, что бы документ не потерялся; некоторая документация должна быть исключена из этапа ознакомления руководителем, т.е. распределение по исполнителям должно происходить без участия руководителя; предоставление возможности сотрудникам самостоятельно настраивать маршруты обработки данных; быстрое и своевременное получение ответа между структурными подразделениями; контроль сроков прохождения документов, то есть автоматическое отслеживание исполнения документов. Учитывая все эти требования, разработаем новый процесс документооборота. Входящий документопоток (не требующий ответа) будет включать в себя следующие этапы: регистрация; распределение по исполнителям; либо документ отправляется на ознакомление директору, либо сразу исполнителю; контроль исполнения; либо отправка в архив, либо сообщение руководству. Схема движения входящих документов (не требующих ответа) представлена на рисунке 22.  Рисунок 22 – Диаграмма IDEF3, отражающая новый процесс обработки входящих документов, не требующих ответа В этом случае сначала осуществляется регистрация входящих документов (проставляется номер и дата). Зарегистрированные документы автоматически в системе, по ранее заданным условиям, сортируются: на рассмотрение директору организации или на исполнение, минуя директора. Далее контролируется исполнение, и либо документ отправляется в архив, либо пишется докладная. Причем, при использовании систем электронного документооборота информацию об исполнении документа вносит исполнитель. Для контроля ответственному лицу нужно посмотреть автоматически отсортированные списки документов «Не исполненные - Срок исполнения не подошел», «Не исполненные - срок исполнения истек», «Исполненные в срок», «Исполненные с нарушением срока». Входящий документопоток в ЗАО «Прииск Удерейский» (требующий ответа) будет включать в себя следующие этапы: регистрация; распределение по исполнителям; либо документ отправляется на ознакомление директору, либо сразу исполнителю; делается запись о связи входящего документа с новым. Схема движения входящих документов (требующих ответа) представлена на рисунке 23.  Рисунок 23 – Диаграмма IDEF3, отражающая новый процесс обработки входящих документов, требующих ответа После того, как входящий документ, требующий ответа, принят на исполнение и сделана запись о создании на его основании другого документа, работа происходит с новым созданным исходящим документом, но связанным с входящим документом, по окончанию работы с которым входящий документ помещается в архив. Обработка нового процесса исходящих документов будет включать следующие этапы: создание документа; согласование (визирование) со всеми участниками; либо, если согласовано, утверждение руководством, либо, если не согласовано, создание документа; отправка получателю и запись об отправке; отправка в архив входящего документа и копии исходящего. Схема нового процесса движения исходящих документов представлена на рисунке 24.  Рисунок 24 – Диаграмма IDEF3, отражающая новый процесс движения исходящих документов в ЗАО «Прииск Удерейский» На этапе создания документа, документ создается по шаблону исполнителем. Далее документ проходит согласование (визирование). Если согласование не произошло, то исполнитель переделывает документ, если произошло, то документ утверждается директором. Далее секретарь отправляет документ получателю, если необходимо, то печатает, и при этом создается уведомление всем участникам проекта об отправке. Затем документ помещается в архив. Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира смогли попасть во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Для этого используются сканеры. По разработанным моделям видно насколько можно упростить процесс документооборота и насколько организация процесса документооборота, использующаяся сегодня на предприятии неэффективна и «тормозит» работу. На основе анализа моделей и целей к системе документооборота можно выделить некоторые требования для системы электронного документооборота. Система должна быть масштабируемой и обеспечивать стабильную работу с удаленными офисами. Она должна иметь простой интерфейс, для того чтобы снизить временные и финансовые затраты на обучение сотрудников. Немаловажна скорость обработки данных, то есть открытие документов в системе, обработка информации, передача данных. Также необходимо обеспечить интеграцию системы документооборота с внутренними системами или их частями, так как при внедрении системы электронного документооборота на предприятии многие сотрудники по роду деятельности совмещают работу с «обычными» документами и с инженерными документами (чертежи и т. д.). Необходимо также ввести разграничение прав доступа к документам системы, в целях обеспечения уровня безопасности. Кроме всего вышесказанного, необходимо добавить в систему документооборота возможность применения электронной подписи. Объем бумажного документооборота в ЗАО «Прииск Удерейский» возрастает с каждым днем. Расходы на бумажный документооборот и хранение архивов обходится недешево. Поэтому необходимо внедрять программное обеспечение электронного документооборота на основании моделей и требований, описанных выше. |