Задание на выпускную квалификационную работу в форме бакалаврской работы Студенту
 Скачать 3.85 Mb.
|
3.2 Выбор и внедрение информационно-аналитического обеспеченияэлектронного документооборотаУспешность автоматизации документооборота предприятия во многом будет зависеть от правильного выбора, профессионального внедрения и обеспечения эксплуатации автоматизированной системы. Более 10 тысяч предприятий в России пользуется системами электронного документооборота. Конкуренция на рынке СЭД сегодня довольно плотная. При этом более 60% рынка контролируют пять компаний: EMC, Cognitive Technologies, «1С», Directum и Microsoft по оборотам на 2015 г. [42]. Внедрение электронного документооборота позволит решить следующие задачи: анализ и упорядочивание документационных процессов; обеспечение комплексного контроля исполнения документов; повышение оперативности и качества работы с документами за счет перевода документов в электронную форму; соблюдение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов; обеспечение конфиденциальности за счет распределения прав доступа к документам, размещенным в централизованном хранилище; снижение риска потерь документов за счет перехода набезбумажный документооборот. Также стоит учитывать, что автоматизация управления документооборотом требует определенных финансовых вложений, ввиду чего необходимо определится - насколько это мероприятие финансово обосновано и в каком объеме необходимо. Поскольку системы электронного документооборота уже достаточно широко применяются на многих предприятиях, то при выборе конкретной системы можно ознакомиться с опытом реализации подобных проектов на аналогичном предприятии и проанализировать эффективность нескольких информационных систем. Автоматизированная система управления документацией на предприятии ЗАО «Прииск Удерейский» должна создать в организации единое документированное информационное пространство, которое разрешает совместную работу над документами сотрудниками организации на любом рабочем месте, в режиме реального времени. Прежде, чем приступить к анализу и выбору подходящей информационной системы нужно заметить, что система электронного документооборота предприятия ЗАО «Прииск Удерейский» должна включать (Рисунок 25):  Рисунок 25 – Система электронного документооборота Вопрос классификации автоматизированных систем документооборота достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. В настоящее время используется несколько видов классификаций. Возможна классификация автоматизированных систем документооборота по месту разработки и используемой платформе: системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД («Дело», «LanDocs», «OPTIMA-WorkFlow» и др.); русифицированные версии популярных западных систем (“Documentum 4i”, “DOCS Open”, “Lotus Domino/Notes”, “DocuLive”); системы, разработанные российскими компаниями с использованием технологий Lotus Notes («Company Media», «БОСС-Референт», «Эскадо») [43]. Для адекватного выбора информационной системы, которая наилучшим образом будет соответствовать требованиям, описанным в пункте 3.1, и осуществлять электронный документооборот предприятия ЗАО «Прииск Удерейский», необходимо составить сравнительную характеристики некоторых из основных информационных систем, представленных на рынке. Программа Docs Open. Данная программа предназначена для организации, которая занимается интенсивным созданием документов и их редактированием. Она осуществляет свою работу на базе сервер-клиент. В качестве основной базы используется база Oracle или SQL Server. Схемы хранения документов в Docs Open основаны в первую очередь на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Все документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере. Документы редактируются по месту их хранения. Классификация документов строится на основе атрибутов, которые хранятся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов. Наиболее сильной стороной Docs Open является её возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации. Программа обладает развитыми средствами защиты документов [44]. DOCS Open строит поиск на основе интерфейса QBE (Query By Example), т.е. для того чтобы найти документ, нужно заполнить предполагаемую карточку документа (возможно не полностью). Недостатками системы являются существенная чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса [44]. Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Функциональные возможности: отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений; осуществление контроля за своевременным исполнением поручений; проверка правильности и своевременности исполнения документов; выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек, а так же резолюций, с целью осуществления функций контроля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы [45]. Система готова для использования в проектах любого масштаба – от одного рабочего места до десятков тысяч, в том числе с подключением удаленных подразделений и внешних организаций. Эффективность и надежность системы подтверждены опытом успешных внедрений. Система поддерживает как полностью электронный документооборот, так и смешанный, и подходит для всех организации на любом этапе зрелости бизнес-процессов; система проста в использовании и интуитивно понятна, пользователи быстро осваивают. Надежная защита информации с применением электронной подписи и шифрования [45]. Documentum представляет собой систему управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций, а также прикладные решения для создания распределенных архивов, управления проектами, корпоративного делопроизводства в распределенном режиме, динамического управления содержимым корпоративных интернет-сайтов [46]. Обеспечивает открытую, масштабируемую и надежную платформу для построения и развертывания решений по автоматизации различных прикладных задач. В стандартном варианте Documentum включает desktop-клиент, который интегрирован в Windows Explorer, и Web-клиент на основе браузера. Возможность функционирования в различном аппаратном и программном окружении - поддержка различных операционных систем (Windows NT и 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase) [46]. Lan Docs – это разработанная специалистами ЛАНИТ линия масштабируемых продуктов, которая предназначена для комплексной автоматизации делопроизводства, создания корпоративных архивов электронных документов и управления деловыми процессами. Система Lan Docs позволяет унифицировать все процедуры документирования и работы с документами, внедрить основные современные методы организации делопроизводственной деятельности, а также создать корпоративный архив электронных документов. Решаемые задачи: увеличение темпа документооборота до необходимого предприятию уровня; достижение необходимого уровня исполнительской дисциплины (внедрение автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности); достижение необходимого уровня автоматизма и безошибочности при работе исполнителей с документами; выстраивание надежной системы защиты корпоративных документов от различных видов несанкционированного доступа; организация целостного согласованного документооборота в системе территориально - распределенных подразделений. Основные функции LanDocs: регистрация и поиск документов, организация совместной работы с документами, обмен документами и сообщениями, автоматизированный контроль исполнения поручений, интеграция с внешними Windows-приложениями и с электронной почтой, работа через Интернет, безопасный территориально-распределенный документооборот [47]. Система «Логика СЭД» – система, созданная в 1996 году и долгое время известная под именем «БОСС-Референт», которая поддерживает управление бизнес процессами, российские стандарты делопроизводства, организацию управления, контроль исполнительной дисциплины, а также отслеживание договоров с внешними клиентами. Предназначена в первую очередь для работы всех сотрудников организации. Обладает достаточной функциональностью для реализации делопроизводства. Основана на базе клиент-сервер. В качестве базы данных использует свою базу назначения Nike, но возможно использование SQL Server. Система обеспечивает поддержку следующих процессов: подготовка и согласование документов; подготовка, исполнение и контроль поручений; обработка входящей и исходящей корреспонденции; поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы: ведение реестра и обслуживание материальных объектов; подготовка договоров и обработка событий по ним; взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнерами; поддержка обмена знаниями и информацией между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами. Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России [48]. Евфрат-Документооборот программа для малых и средних организаций (от 5 до 120 компьютеров), которые стремятся организовать свою работу эффективно с корпоративными документами, как отдельных сотрудников, так и всей организации в целом, а также наладить на современном уровне делопроизводственный процесс компании и организовать электронный архив документов различных типов. Данная система была разработана компанией Cognitive Technologies. Е1 позволяет организовать полноценный электронный документооборот на предприятиях любого масштаба и сферы деятельности. Для этой цели в системе реализованы все функции, считающиеся стандартом для современных систем подобного класса. При регистрации каждому документу в Е1 присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в компании стандартами, а также формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. Электронные документы в системе могут быть созданы как в процессе текущей работы в текстовом или графическом редакторе, так и созданы ранее с последующим прикреплены к РКК. Прикрепление может содержать любое количество электронных документов разных форматов. Данная система была разработана компанией Cognitive Technologies. В качестве платформы используется собственная разработка компании – Cognitive Nexus, используемые СУБД Евфрат - это в первую очередь, решение для автоматизации делопроизводства, создания и ведения электронного архива документов самых различных типов, начиная от текстовых, электронных таблиц, графических изображений и заканчивая аудио и видео. Система позволяет вносить новые документы в архив, снабжать их необходимыми реквизитами, систематизировать, размещая в системе иерархических папок, и находить, используя разнообразные средства поиска документов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранением первозданного вида документов, без вызова внешних программ. Дополнительные возможности системы: показ папок и картотек в виде таблицы значений реквизитов, с возможностью масштабирования ячеек и экспорта в Excel. Возможность фильтрации таблицы по реквизитам; печать или запись в файл отчетов по документам в папке или при разметке по картотеке; совместная работа с другими приложениями - MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, CuneiForm, NeST, Photoshop и т.д.; слежение за директориями. Евфрат автоматически отслеживает все изменения, которые происходят с документами в указанных директориях на локальных и сетевых дисках; загрузка Интернет документов с показом www-сервера в виде дерева. Особенностью системы «Евфрат-Документооборот» является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования [49]. Программный продукт 1С:Документооборот 8, разработанный на новой технологической платформе 1С:Предприятие 8.2, является преемником программного продукта 1С:Архив 3, который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота. Программа позволяет: упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе; сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов; повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей [20]. 1С: Документооборот не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. DirectumRX – ECM-система, сочетающая в себе функциональные возможности для решения задач среднего бизнеса и удобство использования в формате SaaS. Заложена возможность управления документооборотом по полной форме – ввод документов из различных источников (сканеры, факсы, электронная почта, файловая система и др.), преобразование и хранение документов различных форматов (управленческих и медиа) в большом объеме, их регистрация согласно номенклатуре дел, эффективный поиск документов, их редактирование, обмен электронными документами с ЭЦП, структурирование по папкам и история работы с документами, механизмы согласования документов, выдачи поручений и контроль исполнения. Можно задавать типовые или свободные маршруты движения документов, есть разграничение прав доступа. В системе Directum можно построить всю работу с договорами (согласование, регистрация, анализ и т.д.), организовать работу по планированию совещаний (определение места, времени и состава участников) и оформлению результатов его проведения (формирование протоколов и контроль их исполнения), а так же организовать работу компании по взаимодействию с клиентами (единая база, переписка, ведение продаж и т.д.) Документы, открытые в филиалах, синхронизируются с «основным хранилищем». При этом в системе предусмотрен специальный механизм блокировок. Благодаря ему пользователи могут одновременно редактировать разные версии документа и карточку, а также создавать новые версии, в том числе в разных форматах. При этом остальные пользователи могут просматривать редактируемые версии и карточку документа [50]. Система организована следующим образом (Рисунок 26):  Рисунок 26 – Организация системы DirectumRX Организация документооборота в DirectumRX позволяет полностью контролировать процесс согласования документов с филиалами. Для каждого вида документа настраивается свой регламент согласования, по которому определяется последовательность процесса. DirectumRX сам запускает процесс по верному маршруту, и пользователю не нужно задумываться, кому и в какой очередности отправлять документ. После запуска процесса исполнители получают и выполняют соответствующие задания [50]. Преимущества: более низкая стоимость владения, более короткие сроки внедрения, низкий порог входа (можно быстро и бесплатно протестировать), полная мобильность пользователя, ограниченная лишь «интернет-покрытием», поддержка географически распределенных компаний и удаленных сотрудников, низкие требования к мощности компьютера пользователя. Компания Directum дает гарантию на сохранность и кондифициальность данных, и компенсируют время недоступности. 9) Система Docsvision – программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки. Обеспечивает: автоматизацию делопроизводства: контроль исполнения решений и поручений; архив документов предприятия; согласование документов; обработка заявок на обслуживание клиентов; другие бизнес-процессы с участием документов и данных внешних ит-систем.управление бизнеспроцессами и заданиями, поддержка современных методик управления; поиск и анализ информации; информационную безопасность; средства настройки и разработки решений; интеграцию ИТ-систем предприятия в рамках сквозных бизнеспроцессов и в территориально-распределенной структуре, масштабирование [51]. 10) Microsoft SharePoint – самой перспективной и гибкой платформой для решения задач по организации документооборота является Microsoft SharePoint & Microsoft Workflow Foundation, которая соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management-управление информационными ресурсами предприятия). Это масштабируемое серверное решение для построения систем электронного документооборота, позволяет объединить сотрудников одной компании из самых разных уголков мира, внедрение электронного документооборота на платформе SharePoint & Workflow приводит к снижению расходов на технологическое обеспечение и позволяет оперативно реагировать и подстраивать область организация документооборота под потребности бизнеса. Для внедрения электронного документооборота в компании, как правило, достаточно функциональности бесплатной, т.е. не требующей лицензий, версии SharePoint, которая называется «SharePoint Foundation 2010» [52]. Для работы почти каждой из систем, необходимо взаимодействие с определенной СУБД. Расчет стоимости использования СУБД не входит в основную стоимость продукции (за исключением системы Евфрат, использующую собственную СУБД) и лицензии на нее приобретаются отдельно. Расчетная стоимость использования каждой из возможных СУБД предусматривается из предполагаемого объема базы данных. Так, например, компания Microsoft предоставляет бесплатное использование ресурсов MS SQL Server, в случае если общий объем всех используемых на предприятии баз данных не превышает 5Гб. Для принятия правильно решения о выборе программного продукта электронного документооборота приведем полученную информацию в таблице 12. В настоящее время существует достаточно широкая линейка программных продуктов, предназначенных для осуществления электронного документооборота. Каждая из них обладает своими особенностями и преимуществами. Таблица 12 – Сравнительная характеристика информационных систем
Окончание таблицы 12
Проведя сравнительный анализ, можно сделать вывод, что для данного предприятия наиболее подходящим ПО является DirectumRX, так как больше всего подходит по характеристикам и сравнительно небольшой ценой, также она имеет ЭЦП, позволяет осуществлять быструю регистрацию документа, контроль исполнения документа и местонахождение бумажных оригиналов, быстрое общение между удаленными подразделениями. DirectumRX соответствует всем требованиям, которые должны исправить недостатки в существующем документообороте – уменьшает время обработки потоков, сокращает количество ошибок, защищает от несанкционированного доступа к документации и др. SaaS (Software as a Service) – это модель готовых облачных приложений, позволяющих заменить ПО, которое традиционно устанавливалось локально, и потреблять его из облака. DirectumRX имеет облачную архитектуру, а не «клиент-сервер», а это значит, что главным преимуществом данной модели является отсутствие затрат на установку и поддержку серверного оборудования и сопутствующего программного обеспечения. Также при хранении данных в «облаке», провайдер автоматически выполняет их резервное копирование – что обеспечивает безопасность сохранности данных. Так как требования к системе документооборота ЗАО «Прииск Удерейский» не имеют жесткого характера, и компания насчитывает не более 35 компьютеров, то компания Directum предлагает самостоятельное внедрение, которое возможно при наличии собственной команды, способной организовать процесс внедрения, и полного понимания требований к будущей системе электронного документооборота. Это вариант с минимальным участием специалистов Directum. Основные работы по внедрению выполняются заказчиком самостоятельно. Со стороны компании Directum организуется обучение прикладного администратора и проводится ежемесячный мониторинг внедрения, настройки и использования системы с последующей отправкой отчетов по итогам мониторингов. При необходимости ведутся консультации ведущих специалистов заказчика по телефону, электронной почте. Окно входа под своей учетной записью выглядит следующим образом (Рисунок 27):  Рисунок 27 – Окно входа в программу DirectumRX под учетной записью Программа имеет удобный и понятный интерфейс (Рисунок 28).  Рисунок 28 – Интерфейс программы Directum RX Каждый пользователь, заходя под своей учетной записью, имеет ограниченные права. Так же он видит весь перечень документов «Входящих», «Исходящих», «На исполнение» и «На согласование» и др., доступных ему. Вид перечня входящих документов в программе представлен на рисунке 29.  Рисунок 29 – Вид перечня входящих документов Directum RX При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя регистрационно - контрольная карточка (РКК) (Рисунок 30).  Рисунок 30 – Создание РКК в Directum RX Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа внутри компании. О том, что необходимо согласовать документ, горит предупреждение. Для того чтобы согласовать документ необходимо открыть его РКК и нажать «Согласовать» (Рисунок 31).  Рисунок 31– Процесс согласования документа в Directum RX Ход согласования документа всегда можно отследить наглядно на закладке «Регламент», где для удобства текущий этап выделяется цветом (Рисунок 32).  Рисунок 32 – Этап согласования документа в Directum RX Таким образом, всегда видно, у кого и на какой стадии согласования находится документ. За счет передачи документов в электронном виде существенно ускоряется и упрощается процесс повторного согласования, исключаются повторы экземпляров. В ходе процесса согласования вложенные документы могут быть подписаны электронной подписью. В DirectumRX реализована возможность подписания документов электронной подписью (ЭЦП): визирующей и утверждающей[50]. Документ и любой объект системы можно найти по набору реквизитов. Для этого необходимо выбрать тип объекта и ввести нужные параметры (Рисунок 33).  Рисунок 33 – Осуществление поиска документов в Directum RX Также на вкладке «Документооборот» можно посмотреть информацию обо всех существующих на настоящий момент электронных журналах (Рисунок 34).  Рисунок 34 – Электронные журналы в Directum RX DirectumRX упрощает ведение документооборота в компаниях с территориально распределенной структурой за счет: совместной работы сотрудников территориально удаленных подразделений с документами в общей облачной базе данных; оперативного согласования документов между обособленными подразделениями в рамках единой системы; быстрого поиска документов по параметрам и отслеживания движение бумажных экземпляров между подразделениями; взаимодействия сотрудников головного офиса и филиалов в единой системе [50]. Таким образом, данная разработка полностью удовлетворяет всем требованиям к системе электронного документооборота предприятия ЗАО «Прииск Удерейский». Все недостатки и слабые места, которые «тормозили» работу, при внедрении данного информационно-аналитического обеспечения закроются. |