Задание на выпускную квалификационную работу в форме бакалаврской работы Студенту
 Скачать 3.85 Mb.
|
2.2 Оценка информационных систем и системы документооборота предприятия ЗАО «Прииск Удерейский» и обоснование необходимостиразработкиСегодня возможность автоматизации многих процессов на предприятии еще острее, чем раньше, ставит задачу совершенствования процесса работы. Это и внедрение нового оборудования, и внедрение нового программного обеспечения. Все эти технологии упростят процесс работы и сократят затраченное время. Внедрение автоматизированных систем требует совместных усилий всех служб предприятия, владеющих технологическими процессами управления. Руководство ЗАО «Прииск Удерейский» в процессе управления предприятием внедряет информационные системы для более грамотных и своевременных принятий решений в деятельности предприятия. Если предприятие будет информационно развито, то инструменты, с помощью которых происходит принятие управленческих решений можно, будут использоваться намного эффективнее, что позволит расширить их функциональные возможности. На предприятии ЗАО «Прииск Удерейский» существует огромное количество программных решений, однако, ни одно из них не позволяет объединить всю документацию в единую систему. Для того чтобы говорить о необходимости разработки информационно – аналитического обеспечения электронного документооборота, нужно выявить опыт автоматизации информационных систем на предприятии ЗАО «Прииск Удерейский». (…) Исследование опыта перехода к автоматизированным системам показал, что предприятие ЗАО «Прииск Удерейский» не достаточно информационно развито по отношению к предприятиям – лидерам опыт, которых рассматривался ранее. Предприятие ЗАО «Прииск Удерейский» проходило этапы автоматизации в течении длительного периода времени, когда предприятия – конкуренты данную автоматизацию информационных систем, которая на данный момент существует в ЗАО «Прииск Удерейский», прошли за меньшее время и на данный момент ушли намного вперед. В процессе деятельности предприятия на входе и на выходе, помимо самого драгоценного металла, появляется документация (Рисунок 15).  Рисунок 15 – Диаграмма IDEF0, отражающая бизнес-процесс добычи золота Для эффективного процесса управления, в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемый процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Документ является материальным объектом c закрепленной на нем любым способом информацией, предназначенным для передачи от одного лица другому. К определению документа можно отнести как современные компьютерные файлы или электронные письма, так и использовавшиеся в незапамятные времена папирусы, берестяные грамоты, глиняные таблички и т.д. [37]. Как показал анализ, приведенный в таблице 11, на предприятии ЗАО «Прииск Удерейский» нет ни одного программного обеспечения, с помощью которого осуществлялся бы документооборот. Документооборот можно определить, как процесс, целью которого является движение документов между моментами их создания, получения, завершения пользования, отправкой в архив [37]. Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах «движение документов», то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Организация документооборота на предприятии и управление документооборотом – это сложная отрасль управленческой деятельности. Поэтому уже давно существуют решения для автоматизации документооборота. Поток корпоративного документооборота делится на три составляющие: документы, поступающие от других организаций (входящие); документы, отправляемые в другие организации (исходящие); документы, используемые в процессе управления организацией (внутренние) [38]. Варианты получения документов организацией могут быть разными. Документы могут быть получены от курьера, от посетителей, приняты по факсу или в виде телефонограммы. Под термином «регистрация» в процессе организации документооборота на предприятии подразумевается фиксация создания или получения документа. Регистрация осуществляется при помощи указания даты, индекса и записи сведений о документе в форме поля регистрации. Документы, используемые для справки или требующие учета, обязательно должны регистрироваться (к нерегистрируемым относятся: сообщения о мероприятиях, рекламные материалы, формы статистической отчетности, документы с пометкой «лично», объяснительные записки). Регистрация документов может осуществляться всеми подразделениями предприятия. Документы внутренней и исходящей категории документов при управлении документооборотом обрабатывать проще, чем входящие. Для этого необходимо их также зарегистрировать и отправить получателям. Регистрация исходящей и внутренней документации аналогична регистрации входящей, за исключением того, что в реквизитах отсутствуют пункты «дата» и «индекс поступления». Если внутренний документ передается в другое подразделение, он регистрируется снова. Существует несколько категорий внутренних документов: приказы по основной деятельности; акты ревизий; приказы по личному составу; отчеты; протоколы мероприятий; докладные записки [38]. Документы для каждой категории необходимо регистрировать отдельно, а индексы документам присваиваются в пределах каждой категории. Документы передаются исполнителям под расписку в форме регистрации. Документооборот является важным звеном в работе предприятия, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость их движения (Рисунок 16). Отсутствие единой системы документооборота является причиной неэффективного взаимодействия удаленных производственных участков, несвоевременности, низкой степени стандартизации исходной информации - все это вызывает низкую исполнительную дисциплину и возникновение ошибок в работе. Кроме того, в системе не учитывается движение копий документов, что приводит к возникновению большого количества бумажной документации и все тем же ошибкам в работе.  Рисунок 16 – Последствия отсутствия единой базы документооборота Для оценки существующего на предприятии документооборота достаточно простым и наглядным средством будет являться составление графических диаграмм, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Входящий документопоток в ЗАО «Прииск Удерейский» складывается из: документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и ведомств). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты; документов от не соподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, консультирования, получения информации. Основными видами таких документов являются письма (информационные, рекламные, гарантийные и другие) и договоры, а также документы сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты и другие); обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб. Исходящий документопоток в ЗАО «Прииск Удерейский» состоит из документов, создаваемых в процессе деятельности предприятия и отправляемых за его пределы (налоговые декларации и др.). Внутренний документопоток ЗАО «Прииск Удерейский» составляют документы, создаваемые и используемые в самом предприятии, не выходящие за его пределы (Устав ЗАО «Прииск Удерейский», положения о структурных подразделениях, распорядительные документы, издаваемые генеральным директором и руководителями структурных подразделений, докладные и служебные записки, акты, справки). В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку. Но на предприятии между должностными лицами и структурными подразделениями ведется переписка. Она оформляется докладными (служебными) или объяснительными записками, и нет возможности воспользоваться безбумажным способом обмена информацией (телефон, переговоры, компьютер). Каждый документопоток в ЗАО «Прииск Удерейский» имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями. Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно - наибольшая часть документов попадает к руководству. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю. Входящий документопоток в ЗАО «Прииск Удерейский» (не требующий ответа) включает в себя следующие этапы: прием и первичная обработка документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация в журнале; передача документов руководству и рассмотрение документов руководством; передача на исполнение; контроль исполнения; отправка в архив. Схема движения входящих документов (не требующих ответа) в ЗАО «Прииск Удерейский» представлена на рисунке 17.  Рисунок 17 – Диаграмма IDEF3, отражающая процесс обработки входящих документов, не требующих ответа, в ЗАО «Прииск Удерейский» Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, посетителями. После получения проверяется правильность доставки корреспонденции. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установит дату отправления или получения документа и адрес отправителя. Тогда конверт подкладывают к документу. Если текст документа поврежден, то составляется акт. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «срочно», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы. Но так как документ еще не зарегистрирован, но рассмотрен, то секретарь может пропустить какой либо документ, что приведет к ошибкам в дальнейшей работе. Регистрация входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении документов. Все входящие документы регистрируются в день их поступления, создаваемые в день подписания или утверждения. На сегодняшний день в ЗАО «Прииск Удерейский» применяется журнальная форма регистрации документов. Зарегистрированные документы, передаются на ознакомление и рассмотрение директору организации. Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством. Далее контролируется исполнение, и либо документ отправляется в архив, либо пишется докладная. Входящий документопоток в ЗАО «Прииск Удерейский» (требующий ответа) включает в себя следующие этапы: прием и первичная обработка документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация в журнале; передача документов руководству и рассмотрение документов руководством; передача на исполнение; запись в журнале о создании исходящего документа, на основе входящего. Схема движения входящих документов (требующих ответа) в ЗАО «Прииск Удерейский» представлена на рисунке 18.  Рисунок 18 – Диаграмма IDEF3, отражающая процесс обработки входящих документов, требующих ответа, в ЗАО «Прииск Удерейский» После того, как входящий документ, требующий ответа принят на исполнение и сделана запись в журнале о создании на его основании другого документа, работа происходит с исходящим документом, по окончанию работы с которым входящий документ помещается в архив. Таким образом, главные недостатки в такой организации процесса исполнения входящего документа состоят в том, что: во-первых, документ без предварительной регистрации, может затеряться; во-вторых, если документ регистрируется в одном из структурных подразделений, то передача его директору займет достаточно много времени; в-третьих, при большом объеме входящих документов, у директора возникает огромный и трудоемкий объем работы. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю организационную структуру предприятия. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов, что очень увеличивает время выполнения. Обработка исходящих документов в ЗАО «Прииск Удерейский» включает: составление чернового документа; подготовку проекта документа; согласование (визирование) со всеми участниками; утверждение руководством; запись в журнал и отправка ответа; отправка в архив входящего документа и копии исходящего. Схема движения исходящих документов в ЗАО «Прииск Удерейский» представлена на рисунке 19.  Рисунок 19 – Диаграмма IDEF3, отражающая процесс движения исходящих документов в ЗАО «Прииск Удерейский» За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей. В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Далее, если все участники, ознакомившись с проектом документа, могут сразу удостоверить его своей подписью, а могут внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями, вновь собирает визы согласования. Когда всеми участниками документ подписан, он передается руководителю на ознакомление и утверждение. Далее делается запись в журнале об исполнении входящего документа, на основании которого создавался этот ответ и отправка получателю. Затем документы (входящий и копия исходящего) отправляются в архив. Недостатком такой организации процесса обработки исходящего документопотока является невозможность во время отследить исполнение документа, т.к. согласование проекта в бумажном виде, очень длительный процесс, особенно, если на этапах согласования участвуют и удаленные подразделения организации. На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами в ЗАО «Прииск Удерейский» включает следующие этапы: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления документа; согласование проекта документа; подписание (утверждение) документа руководством; регистрация документа в журнале. Схема движения внутренних документов в ЗАО «Прииск Удерейский» представлена на рисунке 20.  Рисунок 20 – Диаграмма IDEF3, отражающая процесс движения внутренних документов в ЗАО «Прииск Удерейский» После подписания (утверждения) генеральным директором организационно - распорядительные документы регистрируются в соответствующем журнале регистрации (в зависимости от вида документа). Передача внутренних документов между структурными подразделениями, осуществляется через конкретных, ответственных лиц. Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии. Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота) называют электронным документооборотом. Электронный документооборот позволяет держать под контролем все потоки документов, сократить затраты времени на рутинные действия и высвободить так необходимое время – со значительным повышением качества работы. Главной причиной необходимости внедрения электронного документооборота можно считать большие временные затраты на выполнение всех действий, производимых с бумажным документом. При электронном документообороте временные затраты существенно снижаются. Происходит это по следующим причинам: передача документов между стадиями обработки происходит практически мгновенно. То есть, документ окажется у своего адресата сразу после его регистрации, минуя множество этапов – сортировку в нужную папку, сортировку по сотрудникам и, наконец, доставку сотруднику. Таким образом приступить к работе с этим документом сотрудник сможет сразу же после регистрации (открыть документ, прочитать и решать, что с ним нужно делать дальше); когда документ зарегистрирован в системе электронного документооборота, то нет вопросов по местонахождению документа в организации. В системе есть вся необходимая информация и автоматизированные механизмы поиска, которые из всего объема документов выбирают те, которые соответствую введенным параметрам поиска. система электронного документооборота берет на себя контроль сроков прохождения документов, таким образом, все документы обрабатываются равномерно (нет тех, о которых забыли); Если по входящему документу есть резолюция или поручение, его исполнение нужно контролировать. Если это делать в ручном режиме, на каждый документ заводится регистрационная карточка, указывается срок исполнения, в эту же карточку вносится отметки об исполнении. Чтобы проконтролировать исполнение, карточку сортируют: по сроку исполнения, выполнены резолюции или нет, в срок или с нарушением срока. Все это достаточно трудоемко. При использовании систем электронного документооборота информацию об исполнении документа вносит сам исполнитель. Для контроля ответственному лицу остается просто посмотреть автоматически отсортированные списки документов «Не исполненные - Срок исполнения не подошел», «Не исполненные - срок исполнения истек», «Исполненные в срок», «Исполненные с нарушением срока» и так далее. При всем этом резко снижается количество допускаемых ошибок в работе и оказывается ненужным тратить время и силы на их устранение. В современных условиях все более ожесточающейся конкуренции часто выигрывает не тот, который делает лучший продукт, а тот, кто может работать быстрее и успевает захватить рынок [39]. В среднем, сотрудник, который работает с документами, тратит около часа на поиск необходимой информации. Таким образом, за месяц получается примерно 2,5 дня. Если учесть все расходы на одного рабочего, то использование автоматизированной системы документооборота даст отличный резерв для экономии денежных средств организации. Таким образом, при принятии управленческих решений главная беда руководителя заключается в нехватке времени на сбор необходимой информации и ее анализ, т.е. трудоемкость работы с бумажной документацией имеет множество недостатков. Сотрудникам и руководству предприятия нужна максимально полная внутренняя и внешняя информация предприятия, представленная в короткие сроки. Необходимость автоматизации документооборота ЗАО «Прииск Удерейский» обусловлена следующим: потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации; поиск документов в рамках организации затруднен из-за большого расстояния между подразделениями); задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор); фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени); проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая организация упреждающего контроля; неисполнение документов или задержка их исполнения); избыточность документооборота (в т.ч. дублирование документов); большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные технологические операции) и др. Из анализа эффективности процесса документооборота на предприятии ЗАО «Прииск Удерейский» можно сделать вывод о том, что решения принимаются несвоевременно и неэффективно из - за отсутствия необходимого программного комплекса, который обеспечивал бы единую базу документации. Помимо этого, информация, поступающая от производственных подразделений в большинстве случаев имеет традиционно бумажный вид. Также, отсутствие единой формы ведения документации приводит к удвоению и потери некоторых документов, что значительно увеличивает время на обработку и поиск нужной информации. Актуальность внедрения системы электронного документооборота определяется объективными требованиями времени, такими как рост информационного потока и динамичность информационной среды. Автоматизация документооборота становится признаком успешной компании, заинтересованной в повышении эффективности своих бизнес-процессов, а значит и конкурентоспособности в целом. После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его. |