Московский финансовопромышленный университет Синергия Хазиева Л. Р. Учебные материалы
 Скачать 1.19 Mb.
|
|
Московский финансово-промышленный университет «Синергия» Хазиева Л.Р. Учебные материалы по дисциплине «Бухгалтерская технология проведения и оформления инвентаризации» Среднее профессиональное образование Москва 2017 2 Тема 1. Общий порядок проведения инвентаризации Инвентаризация представляет собой способ контроля за сохранностью средств предприятия и правильностью отражения их в бухгалтерском учете. Наряду с имуществом (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы) инвентаризации подлежат и финансовые обязательства (кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы). Основные понятия, значение и классификация инвентаризаций. Инвентаризация – это способ проверки соответствия фактического наличия средств данным бухгалтерского учета. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены документально и отражены в бухгалтерском учете, а также внести необходимые исправления и уточнения. По ряду причин не все явления хозяйственной деятельности могут быть зарегистрированы в момент их совершения (хищения, убыль). Такие операции выявляют путем инвентаризации, с помощью результатов которой документально оформляют неучтенные операции для обеспечения соответствия учетных и фактических данных. Проведение инвентаризации обязательно: при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет; при смене материально ответственных лиц (на день приемки- передачи дел); при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации. 3 Инвентаризация проводится в обязательном порядке перед составлением годового отчета, при смене материально-ответственного лица, в случае установления порчи, фактов злоупотреблений и хищений, при ликвидации предприятия и т. п. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая комиссия, которая берет расписку у материально-ответственного лица о том, что все поступившие ценности учтены, а выбывшие – списаны, и соответствующие первичные документы переданы бухгалтеру. Комиссия в присутствии материально- ответственного лица проверяет наличие материальных ценностей и составляет инвентаризационные описи, после чего производится сравнение инвентаризационных данных и данных учета, составляется сличительная ведомость. Выявленные расхождения регулируются сразу же после окончания инвентаризации. Основные цели и задачи инвентаризации. Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; обеспечение достоверности показателей бухгалтерского учета; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств. Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств (основные средства; товарно-материальные ценности и денежные средства; незавершенное производство; расходы будущих периодов; средства в расчетах; документы строгой отчетности, а также ценности, которые не принадлежат данному предприятию). Инвентаризация имущества производится по его местонахождению в разрезе материально ответственных лиц. Основными задачами инвентаризации являются: выявление фактического наличия основных средств, товарно- материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства; выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям; выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации; проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств; 4 проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно- материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетных, валютных и других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов, дебиторской задолженности, кредиторской задолженности; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета. Виды инвентаризации. Различают четыре вида инвентаризации: 1. Частичная инвентаризация бывает один раз в год для каждого объекта. При частичной инвентаризации проверке подвергаются один или несколько видов средств в определенных местах хранения. Это надежный способ контроля, не мешающий работе и не требующий высокого уровня внутренней организации. 2. Периодическая инвентаризация проводится в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества. 3. Полная инвентаризация – это проверка всех видов имущества предприятия, которая проводится в конце года перед составлением годового отчета, а также при полной документальной ревизии, по требованию финансовых и следственных органов. 4. Выборочная инвентаризация проводится на отдельных участках производства или при проверке работы некоторых материально ответственных лиц. Кроме того, в зависимости от основания проведения, инвентаризации бывают плановые (проводятся в установленные инструкциями сроки) и внеплановые (проводятся по мере необходимости, обычно внезапно). Перечень нормативных и методических документов РФ, содержащих правила проведения, оформления и отражения результатов инвентаризаций, проводимых на предприятиях и в организациях. Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в Российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 №49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Вопросы, не урегулированные указанной инструкцией, могут раскрываться в локальных нормативных актах по организации внутреннего контроля. Многие организации проводят инвентаризацию ежемесячно или ежеквартально, но все предприятия должны проводить инвентаризацию ежегодно. Согласно 25-й главе Налогового кодекса РФ невыполнение последнего требования приравнивается к отсутствию бухгалтерского учета. Серьезные 5 последствия может повлечь за собой также и неправильное оформление результатов инвентаризации. Инвентаризация может являться объектом аутсорсинга. Сторонние специализированные компании имеют свою технологию и методологию проведения инвентаризации, специализированное дорогостоящее программное обеспечение и оборудование, а также профессионально обученный штат специалистов, оплата труда которых бывает ниже, чем оплата складских и офисных сотрудников, которые часто привлекаются на инвентаризации. Основная цель инвентаризации – выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация проводится путем пересчета, измерения, взвешивания материальных ценностей: на складах (склады сырья, продовольствия, горюче-смазочных материалов, готовой продукции, товаров; аптеки, библиотеки и т.п.); в производстве; на торговых площадях; в кассе. При этом инвентаризации подвергаются следующие объекты бухгалтерского учета: основные средства; материальные запасы; готовая продукция; товары в торговой сети; наличные денежные средства; ценные бумаги и денежные документы. Также проведение инвентаризации помогает достигать ряда побочных целей: контроль выполнения правил по обеспечению сохранности товарно-материальных ценностей; выявление товарно-материальных ценностей с истекшим или истекающим сроком годности; выявление неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации. Инвентаризации могут быть сплошными (полными) или выборочными (частичными). Также инвентаризации делятся на плановые (проводимые по графику) и внезапные. Приказ о проведении инвентаризации. Распорядительный документ по форме ИНВ-22, запускающий процедуру проверки численности имущества, содержит все основные 6 данные, необходимые для ее осуществления. Реквизиты распорядительного документа будут присутствовать во всех документах, составленных организацией в ходе инвентаризации. Инвентаризационная комиссия. Задачи и состав инвентаризационной комиссии. Инвентаризация проводится специально созданной комиссией, утверждаемой руководителем. По общему правилу назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, но при большом объеме работ может создаваться рабочая инвентаризационная комиссия. Все члены назначенной инвентаризационной комиссии должны участвовать в инвентаризации. Основанием для признания результатов инвентаризации недействительным может служить отсутствие даже одного члена комиссии (абз. 4 п. 2.3 Приказа № 49). При этом даже при наличии подписи, но фактическом отсутствии члена комиссии может быть доказано, что комиссия была не в полном составе. Например, подтверждением неучастия в инвентаризации может быть протокол допроса (Постановление Федерального арбитражного суда Волго- Вятского округа от 11.06.2013 по делу N А82-495/2012). Процедура инвентаризации подробно описана в Приказе № 49. Работа инвентаризационной комиссии начинается до проверки с получения документов, отчетов об имуществе. Прямо отмечено в п. 2.8 Приказа № 49, что работники, с которыми подписан договор о полной материальной ответственности, обязаны присутствовать, если проверяется переданное им имущество. Это указано также в Письме Минфина РФ от 15.07.2008 № 07-05-12/16. В обязанности председателя инвентаризационной комиссии входит визирование всех документов и указание определенной Приказом № 49 записи «до инвентаризации на ___ (дата)». В процессе инвентаризации проводится проверка документов и фактического наличия имущества путем его пересчета, обмера, взвешивания. Данные о результатах этой проверки заносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Обязанностями инвентаризационной комиссии являются полное и точное внесение данных о фактическом наличии имущества и обязательств на дату инвентаризации, а также надлежащее оформление документов. Предусмотрен порядок оспаривания результатов, а также проведение контрольных проверок для правильности проведения инвентаризации (п. 2.15 Приказа № 49). 7 Документация для оформления результатов инвентаризации. Проведение инвентаризации и документальное оформление. Порядок осуществления инвентаризации установлен Методическими указаниями. Инвентаризация имеет четкую последовательность проведения. До принятия приказа об инвентаризации утверждается комиссия по инвентаризации, действующая на постоянной основе. Она включает в себя специалистов из различных структурных подразделений организации: администрации, бухгалтерии, производственного отдела и других. В документах по инвентаризации (приказе) обязательно указывается состав комиссии. Помимо постоянно действующей комиссии по инвентаризации могут создаваться рабочие комиссии по инвентаризации. Необходимость их появления может быть вызвана большим объемом работ. Важно помнить, что в комиссию не входят материально ответственные лица. В последующем принимается приказ руководителя о начале инвентаризации. Приказ является одним из документов для проведения инвентаризации. До начала инвентаризации комиссия должна располагать отчетами о движении материальных ценностей или последними приходными и расходными документами. Материально ответственные лица своими расписками подтверждают, что эти документы находятся в бухгалтерии либо переданы в распоряжение комиссии, а все ценности оприходованы либо списаны в расход. Расписки материально ответственных лиц относятся к инвентаризационным документам. Процедура инвентаризации проводится в присутствии материально ответственного лица, результаты инвентаризации фиксируются документально. В Методических указаниях по инвентаризации содержатся формы инвентаризационных описей (актов инвентаризации). В описях указываются наименования объектов инвентаризации, их количество, измеряемое в натуральных показателях (штуки, метры, килограммы и т.д.). Утвержденные формы документов, оформляемых при инвентаризации, позволяют правильно зафиксировать ход инвентаризации и ее результаты. По результатам проведения ревизии могут быть выявлены отклонения от данных учета. В таком случае оформляется сличительная ведомость, которая демонстрирует расхождения результатов инвентаризации и данных бухгалтерского учета при оформлении инвентаризации. Выявленные излишки приходуются по рыночной стоимости, недостачи и порчи списываются в пределах норм естественной убыли или относятся на виновных лиц (сверх норм естественной убыли). При невозможности установить виновное лицо недостача относится на операционные расходы. 8 Отразить результаты ревизии необходимо в ведомости учета результатов, в которой указываются все выявленные факты недостачи, излишков, порчи и пр. Несоответствия учетных данных и фактического наличия имущества и обязательств фиксируются в бухгалтерском учете в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина №34н от 29.07.1998). Результаты инвентаризации фиксируются в отчетности в том месяце, в котором она окончена. В годовом бухгалтерском балансе отражаются итоги ежегодной инвентаризации. Обязательными документами, необходимыми для осуществления процедуры инвентаризации, являются: 1. приказ руководителя о начале инвентаризации; 2. расписки материально ответственных лиц; 3. сличительные ведомости, которые отражают различия сведений об имуществе и обязательствах организации, выявленных в ходе инвентаризации, и сведений бухгалтерского учета; 4. ведомость учета результатов инвентаризации, которая отражает результаты инвентаризации и является итоговым документом по инвентаризации. Общие правила проведения инвентаризации. По общему правилу инвентаризацию в организации необходимо проводить каждый год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Исключение составляет имущество, которое было инвентаризировано не ранее 1 октября года, за который составляется отчетность. Помимо этого, руководитель предприятия может назначать инвентаризацию обязательств организации на свое усмотрение, устанавливая при этом сроки проведения, объем исследуемых объектов или участки организации, лиц, осуществляющих проверку. Существуют ситуации, когда проведение инвентаризации является обязательным, не зависящим от волеизъявления директора: ликвидация организации, ее реорганизация (инвентаризация обязательств проводится перед составлением ликвидационного или разделительного баланса); чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями, в том числе стихийные бедствия, аварии, пожары; порча имущества, его хищения или злоупотребления; смена лиц, ответственных материально; сдача в аренду имущества, его продажа или выкуп (сюда дополнительно относятся случаи выбытия имущества вследствие преобразования унитарных государственных или муниципальных предприятий). 9 При коллективной ответственности инвентаризация имущества и обязательств организации осуществляется в случае: смены руководителя коллектива; смены более 50% участников коллектива; инициативы членов коллектива. Для осуществления инвентаризации руководитель организации подписывает приказ, которым назначает членов комиссии по инвентаризации. В состав комиссии могут быть включены представители руководства предприятия, работники бухгалтерии и службы внутреннего аудита, другие специалисты. Сличительные ведомости. Для оформления зачета пересортицы, списания естественной убыли и окончательного подведения итогов инвентаризации используется сличительная ведомость. Этот документ оформляется бухгалтерией на основании инвентаризационной описи и служит для проведения по учету результатов инвентаризации. В условиях организации розничной торговли, когда нет возможности вывести книжные остатки по каждому виду товара, недостача или излишек определяется в суммовом выражении. В этом случае вместо инвентаризационной описи и сличительной ведомости составляется акт результатов инвентаризации. Практически сличительная ведомость позволяет зафиксировать факт возможного расхождения между реальным наличием конкретных ценностей, полученным в результате проведения инвентаризации, и их количественным показателем по данным бухгалтерского учета. Еще в 1998 году Госкомстат России издал постановление № 88, в котором после внесения некоторых изменений утвердил несколько унифицированных форм, которые должны были облегчить процесс ведения первичного учета и повысить контроль производства на каждом его этапе. В этом документе форма сличительной ведомости представлена двумя разными видами: 1. ИНВ-18, которая составляется по конечным результатам предварительно проведенной инвентаризации основных средств данного предприятия и имеющихся у него нематериальных активов. 2. ИНВ-19, по которой ведется сравнительный учет всех товарно- материальных ценностей. Порядок формирования обеих форм практически одинаковый: сначала ответственный работник в присутствии специально созданной для этого комиссии проводит инвентаризацию, потом ее результаты 10 сверяются с теми данными, которые имеются на данный момент в бухгалтерии. В результате формируется новый документ. Он содержит в себе подробное описание всех выявленных несоответствий, причем каждая позиция расписывается подробно с указанием причины расхождения. Формы составляются сразу в 2-х экземплярах. Один экземпляр, как правило, остается у бухгалтера, а второй забирает материально-ответственное лицо. Пересортица. Излишки. Недостача. Заключительным этапом инвентаризации является определение ее результатов. Возможны следующие варианты: 1. совпадение учетных и фактических остатков, подтверждение тождественности данных; 2. недостача (превышение учетных остатков над фактическими); 3. излишки (превышение фактического остатка над учетным); 4. пересортица (имущество одного наименования, но разных сортов находится одновременно в излишке и недостаче). Результат инвентаризации определяется отдельно по каждому виду имущества. Возможна (и весьма вероятна) ситуация недостачи по одной позиции инвентаризационной описи и излишков по другой. В этом случае итог подводится отдельно, недостача одного вида имущества не может погашаться излишками другого вида. 11 Выявленная в результате инвентаризации недостача возмещается материально ответственным лицом на основании договора о полной материальной ответственности. Излишки приходуются на склад, их стоимость учитывается как доход организации. Особой ситуацией является пересортица (например, недостача 5 ящиков яблок сорта «Симиренко» и излишек того же количества яблок сорта «Боровинка»). Зачет пересортицы допускается (однако не является обязательным, оставаясь на усмотрении администрации предприятия) только в случаях, если недостача и излишки выявлены: в отношении товарно-материальных ценностей, визуально схожих до степени смешения (например, тушенка говяжья и свиная в однотипных консервных банках); в отношении товарно-материальных ценностей одного наименования (например, зеленый горошек и сгущенное молоко не могут быть подвергнуты пересортице даже в том случае, если они выпущены в консервных банках одинакового размера и схожей раскраски); в один и тот же период (от предыдущей инвентаризации до текущей); у одного материально-ответственного лица (то есть в одном месте хранения); в одинаковых количествах (недостача одного вида имущества (по количеству, а не по сумме), равна излишкам другого). В случае если пересортице подверглись виды имущества одного наименования, но имеющие разную цену, разница между их стоимостью расценивается как недостача или излишек с принятием соответствующих решений. Недостача имущества (в основном, продовольствия, а также горюче-смазочных материалов, химической продукции и некоторых видов строительных материалов) может объясняться естественной убылью (усушка, утруска, раскрошка, утечка, улетучивание, распыл). Отметим, что естественная убыль – это уменьшение количества продукта по естественным физическим причинам при соблюдении условий хранения, но не в результате порчи. На все виды продуктов приказами соответствующих министерств определены нормы естественной убыли при хранении, перевозке, разгрузке, реализации через торговую сеть. При этом нормы естественной убыли применяются лишь к продуктам, учитываемым по массе (а не поштучно). В пределах указанных норм естественная убыль продуктов может быть списана как расход предприятия. Однако важно понимать, что естественную убыль нельзя принимать к учету расчетным порядком. Установленные нормы естественной убыли являются не обязательными, а максимально 12 разрешенными. В бухгалтерском учете отражается только реальная (установленная инвентаризацией) недостача продукта в пределах норм естественной убыли (такая недостача может быть меньше нормы или ее может вообще не быть). В практике имеют место случаи, когда материально-ответственные лица скрывают экономию естественной убыли и за счет этого совершают хищения. Отражение расхождения фактических данных, выявленных при инвентаризации, с данными бухгалтерского учета. Если в результате инвентаризации выявлены расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров учета, такие расхождения отражаются в учете. При этом дата отражения таких расхождений зависит от даты, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. На какой отчетный период приходилась эта дата, в том отчетном периоде расхождения и должны быть учтены (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Как учесть выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета, покажем в таблице (п. 28 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н): Вид расхождения Порядок учета Излишек Оприходование по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации с отнесением на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации Недостача В пределах норм естественной убыли Отнесение на издержки производства или обращения (расходы) Сверх норм естественной убыли Отнесение за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации |