ЛАБОРАТОРНЫЙ ПРАКТИКУМ. Практикум по дисциплине Документоведение Учебнометодическое пособие Казань Издво Казан гос техн унта, 2009. с

• Название: Практикум по дисциплине Документоведение Учебнометодическое пособие Казань Издво Казан гос техн унта, 2009. с
• Анкор: ЛАБОРАТОРНЫЙ ПРАКТИКУМ .doc
• Дата: 12.10.2017
• Размер: 7.75 Mb.
• Имя файла: ЛАБОРАТОРНЫЙ ПРАКТИКУМ .doc
• Тип: Практикум; #9367
• страница: 1 из 16

Министерство образования и науки Российской Федерации

КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

им. А.Н. ТУПОЛЕВА


Л.А.Александрова, М.В. Тумбинская





Учебно-методическое пособие

Казань 2009

УДК 004.3
Л.А.Александрова, М.В. Тумбинская. Лабораторный практикум по дисциплине «Документоведе­ние»: Учебно-методическое пособие // Казань: Изд-во Казан. гос. техн. ун-та, 2009. с.

ISBN

Предназначено для студентов очной формы, обучающихся по специальностям 090103 «Организация и технология защиты информации», 090104 «Комплексная защита объектов информатизации», 090106 «».


Табл. Ил. Библиогр.: назв.

Рецензенты:

Рекомендовано к изданию Учебно-методическим центром

КГТУ им. А.Н. Туполева


ISBN  Изд-во Казан. гос. техн. ун-та, 2009

 Л.А.Александрова, М. В. Тумбинская, 2009

Содержание:

1. 
   Лабораторная работа №1. Изучение государственного стандарта, создание шаблона бланка письма.
   
2. 
   Лабораторная работа №2. Ассистент слияния. Создание формы.
   
3. 
   Лабораторная работа №3. Организационно-распорядительные документы. Создание приказов.
   
4. 
   Лабораторная работа №4. Работа с большими документами.
   
5. 
   Лабораторная работа №5. Деловое письмо.
   
6. 
   Лабораторная работа №6. Документирование информационно-справочных материалов.
   
7. 
   Лабораторная работа №7. Документирование организационно-распорядительных документов.
   
8. 
   Лабораторная работа №8. Создание трудового договора.
   
9. 
   Лабораторная работа №9. Создание конфиденциальных документов.
   
10. 
    Лабораторная работа №10. Автоматизированная система электронного документооборота ДЕЛО.
    

Общие рекомендации по выполнению лабораторных работ

Для выполнения лабораторной работы необходимо:

1. 
   Ознакомиться с целью лабораторной работы;
   
2. 
   Изучить теоретический материал;
   
3. 
   Осмыслить задание;
   
4. 
   Выполнить задание в соответствии с рекомендациями;
   
5. 
   Проверить теоретическую подготовку на контрольных вопросах;
   
6. 
   Оформить отчет и сдать лабораторную работу (на балльную оценку) преподавателю.
   

Балльная оценка выставляется за качество отчета и знание теоретического материала. Теоретический материал может быть оценен путем устного опроса или тестированием.

В связи с этим каждая лабораторная работа содержит:

1. 
   теоретическую часть;
   
2. 
   задание;
   
3. 
   рекомендации по выполнению задания;
   
4. 
   контрольные вопросы.
   

Теоретическая часть содержит основной и вспомогательный учебный материал. Основной материал подлежит обязательному изучению и содержит общие положения, которые необходимо усвоить каждому студенту. Вспомогательный материал является дополнительным и чаще всего не обязателен для изучения. Завершение лабораторной работы может заканчиваться отчетом. Отчет может быть устным или письменным (по усмотрению преподавателя).

Письменный отчет должен содержать:

1. 
   титульный лист (см. рис.1);
   
2. 
   задание на лабораторную работу (номер варианта и текст задания);
   
3. 
   выполненное задание;
   
4. 
   ответы на контрольные вопросы;
   
5. 
   выводы по работе.
   

Рис.1. Пример титульного листа отчета

Лабораторная работа №1.

Тема: «Изучение государственного стандарта, создание шаблона бланка письма».

Цель работы: выработка умений и навыков построения шаблонов бланков стандартных документов.

1. 
   Теоретический материал.
   

Документы, как правило, оформляются на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, установленные в определенном порядке. Бланк документа – стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации. Шаблон документа – это файл, хранящийся в памяти любого носителя. Основной частью шаблона является шаблонный текст.

Шаблонный текст – это текст, который должен быть неизменным в каждом документе, созданном на основе этого шаблона. Таким образом, шаблон документа является электронным аналогом бланка.

Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления шаблонов деловых писем и организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распределительной документации. Требования к оформлению документов» (см.приложение 1). ГОСТ Р 6.30–2003 установлен не только состав реквизитов, но и зоны, и последовательность их размещения на документе.

Рассмотрим создание шаблона для бланка письма на базе Microsoft Office 2003. Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действий:

Шаг 1. Дать команду Файл/Создать (рис.1.1);

Рис.1.1 Создание шаблона для бланка письма (шаг 1)

Рис.1.2 Создание шаблона для бланка письма (шаг 2)

Шаг 2. В правой части главного окна появится мастер создания документа. Нажать На моем компьютере (рис.1.2);

Шаг 3. В открывшемся диалоговом окне Шаблоны выбрать вкладку общие и опцию шаб­лон (рис.1.3). Нажать ОК;

Рис.1.3 Создание шаблона для бланка письма (шаг 3)

Рис.1.4 Создание шаблона для бланка письма (шаг 4)

Шаг 4. Открывается новый документ с названием Шаблон 1. Дать команду Сервис/ Пара­метры. В диалоговом окне Параметры на вкладке общие выбрать единицы измерения санти­метры (рис.1.4);

Шаг 5. На вкладке вид установить флажок границы текста (рис. 1.5). Нажать ОК;

Шаг 6. Дать команду Файл/Параметры страницы. На вкладке размер бумаги устано­вить размер А4 210х297 мм. На вкладке Поля установить размер полей в соответствии с ГОСТ Р 6.30 -2003. Нажать ОК. (рис.1.6);

Рис.1.5 Создание шаблона для бланка письма (шаг 5)

Рис.1.6 Создание шаблона для бланка письма (шаг 6)

Шаг 7. Установить размер шрифта “Times New Roman” 12 pt, «обычный»;

Шаг 8. Выбрать бланк письма (продольный или угловой). Например, будем использовать угловой бланк – это соответствует применению формата абзаца со следующими параметрами: выравнивание – по левому краю, отступ первой строки – нет;

Шаг 9. Для удобства выравнивания информации в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, необходимо вставить таблицу с нужными параметрами. Для этого: дать команду Таблица/ Вставить. Установить размер таблицы в соответствии с рис.1.7. Нажать ОК;

Рис.1.7Создание шаблона для бланка письма (шаг 9)

Рис.1.8 Создание шаблона для бланка письма (шаг 10)

Шаг 10. Разместить реквизиты на бланке письма. Вставить реквизит 03 «эмблема органи­зации или товарный знак (знак обслуживания)» (рис.1.8). Дать команду Вставка / Рисунок. Выбрать рисунок. Нажать ОК;

Шаг 11. Вставить реквизиты 08 «наименование организации», 09 «справочные данные об организации», 11 «дата документа», 12 «регистрационный номер документа», 22 «подпись»;

Шаг 12. Сохранить созданный шаблон. Дать команду Файл /Сохранить. В поле Имя файла ввести имя. Нажать ОК.

2. Рекомендации по выполнению лабораторной работы

Для выполнения лабораторной работы необходимо:

1. 
   Изучить государственный стандарт (см. приложение 1). Необходимо обратить внимание на правила и примеры оформления реквизитов, состав реквизитов.
   
2. 
   Ознакомиться с рекомендациями по созданию шаблонов бланка письма.
   
3. 
   Ознакомиться с макетом создания шаблона бланка письма.
   
4. 
   Ознакомиться с указаниями по работе с тренировочной программой.
   
5. 
   Выполнить задание, с номером варианта выданного преподавателем.
   
6. 
   Проверить знание реквизитов с помощью тренировочной программы.
   

3. Макет создания шаблона бланка письма


Рис.1.9 Макет создания шаблона бланка письма
4. Указания по работе с тренировочной программой

1. 
   Запустить файл ГОСТ.exe;
   
1. 
   В правой части диалоговой области определить зону с номером реквизита;
   
2. 
   В левой части диалоговой области выбрать из списка название реквизита, соответствующего номеру и зоне данного реквизита (см. п.2);
   
3. 
   Переместить название реквизита в соответствующую область;
   
4. 
   Последовательно переместить все оставшиеся реквизиты в соответствующие зоны;
   
5. 
   Нажать клавишу «Проверить». После нажатия клавиши реквизиты, расположенные не «в своей» зоне будут выделены красным цветом.
   

5. Задания на лабораторную работу:

Вариант 1. Создать шаблон для бланка письма ОАО «Волгодонского хлебокомбината», 347330 г. Волгодонск Ростовская область, Октябрьское шоссе, 9, тел.[phone]. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Васильев Л.А.

Вариант 2. Создать шаблон для бланка письма ЗАО «Росфинтраст», Россия, 344010, Рос­тов-на-Дону, ул. Береговая, д.10, оф.909, тел. [phone], факс: [phone]. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Зюрин Г.А.

Вариант 3. Создать шаблон для бланка письма ОАО «Рослеспром», 101983, г. Москва, Архангельский пер., 1, факс: [phone]. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Малышкин Т.М.

Вариант 4. Создать шаблон для бланка письма НПП «ЭКОС», 344113, г.Ростов- на –Дону, ул.Добровольского, 38/3, оф.112, тел/факс [phone], ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Молянин А.М.

Вариант 5. Создать шаблон для бланка письма ОАО «Оскольского электрометаллургиче­ского комбината», Россия, 344010, г.Старый Оскол -15, ул. Береговая, д.10, оф.909, тел. [phone], факс: [phone]. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Жуков В.Ф.

Вариант 6. Создать шаблон для бланка письма ОА «РИК», 101983, г. Санкт - Петербург, ул. Новаторов, 1, факс: [phone], ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Серебряков В.Ш.

Вариант 7. Создать шаблон для бланка письма ОАО «Полюс-Юг», 101983, г. Самара, Проспект космонавтов, 1, факс: [phone]. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Галимов Р.Г.

Вариант 8. Создать шаблон для бланка письма ОАО «АГРОХИМИЯ», 101983, г. Нижний Новгород, Химический пер., 1, факс: [phone]. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Трифанов В.Е.

Вариант 9. Создать шаблон для бланка письма ООО «СВЯЗЬ - ИНВЕСТ», 101983, г. Первоуральск, Первоуральский пер., 1, факс: [phone]. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Синьков Н.Л.

Вариант 10. Создать шаблон для бланка письма ЗАО «ЭРА», 101983, г. Чебоксары, ул. Архангельская, 1, факс: [phone]. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Мурыгин И.Т.

6. 
   Контрольные вопросы:
   

1. 
   Понятие переменный и постоянный реквизит?
   
2. 
   Понятие шаблона?
   
3. 
   Основные требования к оформлению реквизитов?
   
4. 
   Расположение постоянных реквизитов по угловой схеме согласно ГОСТ Р 6.30-2003?
   
5. 
   Понятие реквизита «Гриф согласования документа»?
   
6. 
   Основные стадии подготовки и составные части шаблона бланка письма?
   
7. 
   Назначение реквизита «заголовок к тексту»?
   
8. 
   В каких случаях используется реквизит №17?
   

Лабораторная работа № 2

Тема: «Ассистент слияния. Создание формы».
Цель работы: выработка умений и навыков создания слияния серийных писем.

Теоретический материал

1.1. Ассистент слияния

Очень часто возникает необходимость в создании серии документов некоторого типа, которые имеют шаблонный текст, включающий постоянную и переменную части (на примере переменная часть выделена жирным курсивом). Как правило, постоянная часть документа больше, чем переменная. Кроме того, создание таких документов – однообразная и рутинная работа, занимающая много времени.

Ассистент слияния стандартного офисного пакета MS WORD позволяет создавать такие документы, т. е. документы, содержащие одинаковый основной текст и отличающиеся только фрагментами, и освобождают пользователя от ряда рутинных действий.

Пример:

Уважаемая К.Л.Воронкова

Приглашаем Вас на собрание, которое состоится 3 декабря в 15 часов в конференц-зале.

Секретарь

Уважаемый С.А. Колобков

Приглашаем Вас на собрание, которое состоится 13 мая в 13 часов в актовом зале.

Секретарь
В примере неизменный текст (постоянная часть) выглядит следующим образом:

Уважаем

Приглашаем Вас на собрание, которое состоится____мая в_____часов в __________________________.

Секретарь

Для использования функции «слияние» и создания серийных документов в MS WORD рассмотрим следующие определения:

• 
  Слияние – функция MS WORD, позволяющая генерировать переменную часть (записи) текста документа. При генерации очередного документа во время слияния из «источника данных» выбираются значения полей слияния и подставляются в основной документ на соответствующие позиции.
  

• 
  Источник данных. Источник данных - файл источника данных содержит последовательность записей данных, т.е. база данных переменной части документа. Файл источника данных представляет собой таблицу, содержимое которой можно просмотреть с помощью MS Access. Каждый столбец таблицы имеет собственное имя поля слияния.
  
• 
  Поле слияния. Поля слияния располагаются в основном документе в тех позициях, на месте которых в процессе слияния должна быть помещена информация из «Источника данных». На нашем примере одним из полей слияния является поле число и месяц, т.е. 3 декабря
  

К функции «слияние» предъявляются следующие требования:

• 
  максимальная длина имени поля слияния 32 символа и может состоять из букв, цифр и символов подчеркивания, но первый символом должна быть буква;
  
• 
  имя каждого поля слияния должно отражаться в заголовке источника данных;
  
• 
  неограниченное количество использования каждого поля слияния;
  
• 
  имена полей данных в первой строке «источника данных» должны совпадать с именами полей слияния основного документа.
  

В примере основной документ после вставки полей слияния будет иметь следующий вид:

Уважаем<окон> <Имя>

Приглашаем Вас на собрание, которое состоится <число><месяц> в <время> часов в <место>.

Секретарь

Источник данных имеет следующий вид:

Окончание	Имя	Дата	Месяц	Время	Место
- ая	К.Л.Воронкова	3	декабря	15	конференц-зале
- ый	С.А. Колобков	13	мая	13	актовом зале

Рассмотрим использование функции ассистента слияния на примере одного письма. Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. 
   В главном окне документа набрать текст письма, одинаковый для всех создаваемых писем;
   
2. 
   Дать команду: Сервис/Письма и рассылки/Слияние;
   
3. 
   В верхней правой части области окна (рис.2.1) появляется Выбор типа документа, где необходимо выбрать Письма;
   

   Рис.2.1 Мастер создания серийных писем (шаг 3).

   Рис. 2.2 Мастер создания серийных писем (шаг 4).

4. 
   В нижней правой части области окна перейти к следующему шагу мастера создания серийных писем (рис. 2.2). Нажать Далее. Открытие документа;
   
5. 
   В верхней правой части области окна (рис.2.3) появляется Выбор документа необходимо выбрать Текущий документ;
   

   Рис.2.3 Мастер создания серийных писем (шаг 5).

   Рис.2.4 Мастер создания серийных писем (шаг 6).

6. 
   В нижней правой части области окна выбрать следующий шаг мастера создания серийных писем (рис. 2.4). Нажать Далее. Выбор получателей;
   
7. 
   Далее для создания списка адресов необходимо выбрать Создание списка (рис. 2.5), а затем нажать Создать;
   

   Рис.2.5 Мастер создания серийных писем (шаг 7).

   Рис.2.6 Мастер создания серийных писем (шаг 9).

8. 
   После открытия или задания источника данных можно ввести поле слияния в основной документ;
   
9. 
   В открывшемся диалоговом окне Новый список адресов нажать на кнопку Настройка;
   
10. 
    В текущем окне определить поля (рис.2.6), необходимые для создания серийных писем (имеются кнопки Удалить, Добавить, Переименовать). Неиспользуемые поля можно Удалить. После определения полей нажать ОК;
    
11. 
    Ввести содержимое первой записи данных. Переход от поля к полю осуществляется нажатием клавиши Tab или Enter (рис.2.7). После создания первой записи нажать Создать запись и ввести содержимое второй записи и т.д. После введения всех необходимых записей нажать Закрыть;
    

    Рис.2.7 Мастер создания серийных писем (шаг 11).

    Рис.2.8 Мастер создания серийных писем (шаг 12).

12. 
    Открывается диалоговое окно Получатели слияния, в котором отражен источник данных (рис.2.8). Нажать ОК;
    
13. 
    Предлагается сохранить созданный источник данных:
    

• 
  - в поле Имя ввести имя файла.
  
• 
  - нажать Сохранить.
  

Приступить к вставке в основной документ полей слияния.

Для этого:

1. 
   Поместить курсор в то место, где должна быть использована информация из источ­ника данных. На панели инструментов нажать иконку Вставить поля слияния (рис.2.9). Из раз­вернутого списка выбрать нужное поле, оно будет вставлено и позицию курсора.
   

   Рис.2.9 Вставка в основной документ полей слияния (шаг 1).

   Рис.2.10 Вставка в основной документ полей слияния (шаг 3).

2. 
   В конечном результате основной документ после вставки полей слияния будет иметь следующий вид:
   

Уважаем«Окончание»«Имя»

Приглашаем Вас на собрание, которое состоится «Дата»в «Время» в«Место».

Секретарь

3. 
   Выполнить слияние, нажав иконку Поля/данные на панели инструментов (рис.2.10). Переход от одного письма к другому осуществляется с помощью кнопок предыдущая и следующая записи на панели инструментов.
   
4. 
   Для того чтобы созданные письма располагались на одной странице, выполнить следующие действия нажать иконку Слияние в новый документ на панели инструментов (рис.2.11).
   

   Рис.2.11 Вставка в основной документ полей слияния (шаг 4).

   Рис.2.12 Вставка в основной документ полей слияния (шаг 5).

5. 
   В открывшемся диалоговом окне Составные новые документы выбрать все и на­жать ОК (рис.2.12). После выполнения слияния в активном окне будет показан документ под названием Каталог, содержащий созданные письма.
   

Правка источника данных, как документа

Если возникает необходимость ввести недостающее поле слияния или удалить ненужные поля слияния из источника данных, надо нажать соответствующую иконку на панели Слияние (рис.2.13). Рассмотрим наиболее часто используемые поля.
Поле FILLIN
С помощью этого поля можно в определенных местах документа вставить дополнительный текст. Текст вставляется в документ вместо этого поля. Чтобы вставить поле, необходимо выполнить ряд действий:

выбрать FILLIN в поле Сообщение ввести запрос - при­глашение для пользователя (не обяза­тельно). в поле ответ по умолчанию ввести значение, которое будет принято, если пользователь не дает ответа на запрос.

Рис.2.13 Правка источника данных

Флажок Только один раз определяет, будет ли запрос появляться для каждой записи или только один раз.

Пример.

<Текст письма>

{FILLIN Введите должность}.
Поле ASK
Определяет закладку, значение которой будет задаваться при слиянии. Это значение можно использовать в любом месте документа, любое число раз при помощи поля REF.

Чтобы вставить поле, необходимо выполнить следующие действия:

• 
  Выбрать ASKиз списка полей.
  
• 
  В поле Закладка ввести имя закладки (любые буквы и цифры максимальной длины 40 символов)
  
• 
  В поле Сообщение ввести запрос - приглашение для пользователя (не обязательно).
  
• 
  В поле ответ по умолчанию ввести значение, которое будет принято, если пользователь не дает ответа на запрос.
  
• 
  Флажок Только один раз определяет, будет ли запрос появляться для каждой записи или только один раз.
  

Поле IF... THEN... ELSE
При помощи этого поля можно анализировать указанные условия и в зависимости от ре­зультата вставлять тот или иной текст. Чтобы вставить поле, необходимо:

• 
  Выбрать IF... THEN... ELSE.
  
• 
  В поле Поле выбрать имя поля слияния.
  
• 
  В поле Оператор выбрать нужную команду.
  
• 
  В поле Значение ввести значение, которое должно иметь поле слияния.
  
• 
  В поле Вставить следующий текст ввести текст, который будет вставлен, если условие выполняется.
  
• 
  В поле В противном случае вставить следующий текст ввести текст, который будет вставлен, если условие не выполняется.
  

Например,

Уважаемый тов.{имя}

<Текст письма>

{IF имя = Сидоров. Не забудьте сдать ведомости в деканат. Благодарим Вас за своевременную сдачу отчетов!}
Поле MERGESEQ.
Вставляет в документ номер записи данных. При этом подсчитываются только записи, участвующие в слиянии.

1.2. Создание формы

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Многие доку­менты являются общими для всех организаций. Формы таких документов разрабатываются соот­ветствующими органами (например, бухгалтерские документы и т.д.). Большинство документов, создаваемых в организациях, повторяются, т.е. являются типовыми. Если документ является типовым, а утвержденных форм нет, то трафаретный текст документа следует разрабатывать самостоятельно. Трафарет документа содержит типовой текст для наиболее часто встре­чающихся управленческих ситуаций и места для ввода переменной информации, которая относится к конкретному документу.

Трафарет документа в Word называется формой. Форма - это документ с постоянной ин­формацией, защищенной от изменения, и местами для ввода или выбора уже имеющейся переменной информации. Места для ввода переменной информации называются полями формы. Чтобы превратить документ Word в форму, надо вставить в документ поля формы и установить защиту. Форматирование, используемое для содержимого поля формы, назначается при создании формы и не может быть изменено при заполнении формы пользователем. Формы рекомендуется создавать в виде шаблонов документов.

Поля формы бывают:

- текстовые (в них можно записать какую-либо информацию)



- флажки (существуют в двух состояниях - активизированном и сброшенном)



- поля со списком (при создании поля задается список допустимых значений. При заполнении формы пользователь может выбрать значение из этого списка)

.

Параметры полей формы

Среди существующих параметров полей форм следует обратить внимание на параметр Тип тек­стового поля.

Тип может принимать следующие значения:

- обычный текст (поле может содержать любые символы):

- число;

-дата;

- текущая дата/текущее время (в поле вставляется соответствующее значение, и затем поле блокируется для пользователя);

- вычисление (в поле вводят математические выражения).
Рассмотрим создание форм на примере одного из серийных писем.

1. 
   Дать команду Вид/панели инструментов, отметить щелчком мыши вкладку Формы, на­жать ОК (рис.2.14).
   
2. 
   Разместить необходимые поля формы в основном документе (на примере текста серийного письма).
   
3. 
   Установить курсор там, где должно появиться поле формы.
   
4. 
   Нажать кнопку текстового поля аб на панели Формы.
   

   Рис.2.14. Создание формы (шаг 1).

   Рис.2.15. Создание формы (шаг 5).

5. 
   Появится затененный прямоугольник - поле формы (рис.2.15).
   
6. 
   Задать параметры поля формы, для этого установить курсор на поле формы, дважды щелкнуть мышью. Появится окно Параметры текстового поля выбрать тип - обычный текст (рис.2.16).
   

   Рис.2.16. Создание формы (шаг 6).

   Рис.2.17. Создание формы (шаг 7).

7. 
   Ввести справку для поля формы. Щелкнуть по кнопке Текст справки. Появится окно Текст справки для поля формы. Выбрать нужную вкладку. Если справка длинная, то вкладку F1 (справка будет вызываться по нажатию F1 для активного окна). Если справка короткая, то вкладку Строка состояния. Справка будет выводиться в строке состояния. Щелкнуть на кнопке Текст справки и ввести в окно справочный текст (рис.2.17).
   
8. 
   В зависимости от информации в поле формы, параметры этого поля могут быть различны (рис.2.18) .
   

   Рис.2.18. Создание формы (шаг 8).

   Рис.2.19. Создание формы (шаг 9).

9. 
   Защитить форму от изменений.
   

Первый способ. Дать команду Сервис/Защитить документ. Появится окно Защита документа. (рис.19). Выбрать Ввод данных в поля форм. Нажать да, включить защиту.

Второй способ. Щелкнуть на кнопке Защита формы на панели Формы. Сохранить форму в виде шаблона: дать команду Файл/Сохранить; в окне Сохранение документа обозначить имя файла и нажать сохранить.

Заполнение формы.

Начать создание документа:

• 
  дать команду Файл/Создать;
  
• 
  выбрать шаблон бланка письма;
  
• 
  нажать ОК.
  
• 
  Заполнить реквизиты с переменной информацией, т.е. ввести значения в поля форм.
  

Переход от поля к полю производится при помощи щелчка мыши или при помощи клавиатуры: Tab - переход к следующему полю. Shift+Tab - переход к предыдущему полю.

• 
  Снять выделение с полей форм при помощи кнопки Заштрихованное "а" на панели инструментов «Формы».
  
• 
  Сохранить документ командой Файл/Сохранить.
  

2. Рекомендации по выполнению лабораторной работы

Для выполнения лабораторной работы необходимо:

1. 
   Изучить теоретический материал. Необходимо обратить внимание на примеры создания серийных писем.
   
2. 
   Выполнить задание, с номером варианта выданного преподавателем: создать серийные письма и формы. Все поля формы письма должны быть защищены.
   
3. 
   Проверить знания на контрольных вопросах.
   

3. Задания на лабораторную работу:

Вариант 1. Создать серийные письма приглашения на конференцию «XV Тупо­левские чтения» в КГТУ им.А.Н.Туполева (420013, Россия, Республика Татарстан, г.Казань, ул.К.Маркса, дом 10, тел.[phone] ноября 2009 года в 9 часов по московскому времени. В спи­ске приглашенных значатся: Новосибирский государственный университет, Московский государственный университет им.М.Ломоносова, Самарский государственный технический университет им.Королева, Казанский Государственный Университет им.В.И. Ульянова – Ленина, Казанский Государственный Технологический Университет им.Кирова.

На базе созданных серийных писем создать форму для одного из писем. К каждому полю формы ввести текст справки. Установить защиту формы.
Вариант 2. Создать серийные письма приглашения на юбилей профессора кафедры про­кладной математики КГТУ им.А.Н.Туполева (420013, Россия, Республика Татарстан, г.Казань, ул.Б.Красная, дом 55, тел.[phone]) Иванова В.И. 24 декабря 2009 года в 13 часов по московскому времени. Список приглашенных: ректор Новосибирского государственного университета, ректор Московского государственного университета им.М.Ломоносова, проректор по учебной работе Самарского государственного технического университета им.Королева, проректор по инновационной деятельности Казанского Государственного Университета им.В.И. Ульянова – Ленина, ректор Казанского Государственного Технологического Университета им.Кирова.

На базе созданных серийных писем создать форму для одного из писем. К каждому полю формы ввести текст справки. Установить защиту формы.
Вариант 3. Создать серийные письма приглашения на 60 летний юбилей Петрова Влади­мира Петровича проживающего по адресу 422018, Россия, Республика Татарстан, г.Казань, ул.Аделя Кутуя, дом 5, квартира 24, тел.[phone], 17 ноября 2009 года в 18 часов по московскому времени. Список приглашенных: Сластенин Виталий Александрович, Исаев Илья Федорович, Шиянов Евгений Николаевич, Крашенинникова Любовь Петровна, Калмыкова Анастасия Сергеевна, Галимов Рустем Гаптриевич , Салмина Лариса Александровна, Трифонова Наталия Александровна.

На базе созданных серийных писем создать форму для одного из писем. К каждому полю формы ввести текст справки. Установить защиту формы.
Вариант 4. Создать серийные письма приглашения на презентацию активных добавок к пище «ВИНИБИС» (422018, Россия, г.Москва, ул.Проспект Вернадского, дом 17, офис 145, тел.[phone] декабря 2009 года в 19 часов по московскому времени. Список приглашенных: ООО «Салют», ОАО «Промтехстрой», ООО «Прометей», ЧП«Игнатьев», ИП «Кондратьев», ЗАО «Валдос», ЧП «Власов», ООО «Доброе здоровье».

На базе созданных серийных писем создать форму для одного из писем. К каждому полю формы ввести текст справки. Установить защиту формы.
Вариант 5. Создать серийные письма приглашения на презентацию представителей ком­пании «Чешское стекло» (422018, Россия, Республика Татарстан, г.Казань, ул.Тукая, дом 111, офис 145, тел.[phone]) посуды для домашнего пользования 27 декабря 2007 года в 14 часов по московскому времени. Список приглашенных: представители 10 фирм по своему усмотрению.

На базе созданных серийных писем создать форму для одного из писем. К каждому полю формы ввести текст справки. Установить защиту формы.
Вариант 6. Создать серийные письма приглашения на собрание гаражного коо­ператива «FORD MOBILE» (422018, Россия, Республика Татарстан, г.Казань, ул.Проспект Победы , ГК «FORD MOBILE», тел.[phone] января 2008 года в 15 часов по московскому времени. Список приглашенных: собственники всех 15 гаражей кооператива по своему усмотрению.

На базе созданных серийных писем создать форму для одного из пи­сем. К каждому полю формы ввести текст справки. Установить защиту формы.
Вариант 7. Создать серийные письма приглашения на собрание садового кооператива «Моркваши» (422018, Россия, Республика Татарстан, г.Казань, ул.Проспект Победы , дом 14, кв. 145, тел.[phone] января 2008 года в 13 часов по московскому времени. Список приглашенных: собственники 15 садовых участков кооператива по своему усмотрению.

На базе созданных серийных писем создать форму для одного из писем. К каждому полю формы ввести текст справки. Установить защиту формы.

Вариант 8. Создать серийные письма приглашения на совет факультета технической кибернетики и информатики (422018, Россия, Республика Татарстан, г.Казань, ул.Б.Красная, дом 55, кв. 55, тел.[phone] января 2008 года в 13 часов по московскому времени. Список приглашенных: представители деканатов факультетов КГТУ им. А. Н.Туполева

На базе созданных серийных писем создать форму для одного из писем. К каждому полю формы ввести текст справки. Установить защиту формы.

Вариант 9. Создать серийные письма приглашения на празднование дня города Казани (422018, Россия, Республика Татарстан, г.Казань, Кремль тел.[phone] августа 2010 года в 9 часов по московскому времени. Список приглашенных: мэры городов Поволжья: Киршев Александр Семенович (г.Елабуга), Гизатуллин Наиль Кашапович (г.Набережные Челны), Сибгатов Эмиль Зарипович (г.Самара), Михайлов Сергей Михайлович (г.Тольятти), Зайцев Алексей Александрович (г. Азнакаево)

На базе созданных серийных писем создать форму для одного из писем. К каждому полю формы ввести текст справки. Установить защиту формы.

Вариант 10. Создать серийные письма приглашения на демонстрацию новой модели автомобиля концерна «Автоваз» (422034, Россия, г.Тольятти, ул.Заводская , дом 34, тел.[phone] января 2010 года в 10 часов по московскому времени. Список приглашенных: представители автопредприятий в России: Семенов Валерий Федорович (Opel), Третьяков Герасим Петрович (Fiat), Прохоров Герман Романович (Audi), Манушкин Семен Витальевич (Ford), Уткин Павел Валерьевич (Mersedes), Караваешников Евгений Романович (Volvo), Аверин Леонид Олегович (BMV).

На базе созданных серийных писем создать форму для одного из пи­сем. К каждому полю формы ввести текст справки. Установить защиту формы.

4. 
   Контрольные вопросы:
   

1. 
   Что такое форма?
   
2. 
   Понятие ассистент слияния?
   
3. 
   Определение поле формы?
   
4. 
   Как защитить поле формы?
   
5. 
   Как установить параметры текстового поля формы?
   
6. 
   Для чего необходим текст справки?
   

Лабораторная работа №3.