Управлен. снабжением и сбытом. Сущность и содержание информационного обеспечения 4 Понятие коммерческой информации 5
 Скачать 318.63 Kb.
|
                      СодержаниеВведение 3
Заключение 32 Библиографический список 33 Изм. Лист № докум. Подпись Дата Лист 3 ЭиЕД 000000.020 ПЗ Разраб. Калетов В.М Провер. Девятловский Д.Н. Н. Контр. . Утверд. Управление снабжением и сбытом Лит. Листов 33 ЛфСибГАУ гр.76-5 Введение Система информационного обеспечения управления современных организаций - это совокупность информационных потоков, методов сбора и анализа информации, технических средств и программных продуктов по сбору, хранению, обработке и выдаче результатов обработки информации и взаимодействие этих элементов между собой и с человеком в системах менеджмента. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта. Цель представленной работы – провести анализ информационного обеспечения коммерческой деятельности на примере ООО «Комплект» Были поставлены следующие задачи: - раскрыть сущность и содержание информационного обеспечения - провести анализ информационного обеспечения коммерческой деятельности предприятия - рассмотреть совершенствование управлением информационными потоками - представить мероприятия по совершенствованию системы управления информационными потоками Изм. Лист № докум. Подпись Дата Лист 4 ЭиЕД 000000.020 ПЗ 1 Сущность и содержание информационного обеспечения В условиях рынка информация является одним из важнейших элементов управления коммерческой деятельностью торгового предприятия. Информационное обеспечение с позиции рынка – дело совершенно новое, и поэтому требуется его целенаправленное освоение. Информационное обеспечение включает получение, передачу, обработку, накопление и реализацию выходной информации. Вся эта цепочка связана с многоступенчатым продвижением, анализом и систематизацией информации. При информационном обеспечении устанавливаются состав и структура необходимой информации. Выделяются два вида исходной информации: информация, характеризующая все стороны деятельности торгового предприятия; информация о состоянии рынка и внешней среды, а также распорядительная, исполнительная, нормативная информация, классификаторы и кодификаторы Вся Функционирующая информация интегрируется в единую информационную базу, или в информационную систему. Различают вертикальную и горизонтальную интеграции: вертикальная направлена на вертикальные информационные потоки; горизонтальная – на горизонтальные. Преимущество интегральной информации заключается в следующем: - разрозненные информационные потоки и блоки объединяются в единый информационный массив; - уменьшается вероятность допускаемых ошибок в обрабатываемой информации; - возрастает скорость обработки и обмена информацией; - повышается эффективность использования результирующей информации. К информации предъявляются следующие требования: достоверность – должна быть аргументированной и полной при ее получении и выдаче; надежность – должна постоянно накапливаться в достаточном объеме и обновляться; оперативность – должна быть конкретной и качественной, чтобы обеспечивать своевременное принятие коммерческих решений; систематичность – ее сбор должен проводиться непрерывно и системно; комплексность – должна отражать в комплексе деятельность торгового предприятия, а также данные о рынке и внешней среде. Высокий динамизм развивающегося потребительского рынка требует применения современных технических средств, создания и функционирования информационной системы. В настоящее время широко используются персональные компьютеры на торговых предприятиях, в том числе и в коммерческой службе, поэтому одной из задач проектирования информационного обеспечения является создание автоматизированной технологии получения и обработки информации, которая обладает следующими достоинствами: Изм. Лист № докум. Подпись Дата Лист 5 ЭиЕД 000000.020 ПЗ - унификация технических средств и программного обеспечения, предусматривающая решение коммерческих задач различного уровня исходя из логики процедур; - адаптированность и поэтапное расширение возможностей используемых технических средств; - обеспечение централизованного накопления, обработки и выдачи многофункциональной информации в режиме реально установленного времени; - высокая эффективность применения технологии: «человек – машина». Образованная на должном уровне информационная система позволяет решать коммерческие вопросы на всем пути продвижения товаров из сферы производства в сферу конечного потребления. При этом осуществляется как поэтапное, так и сквозное управление коммерческими процессами торгового предприятия, отвечающее требованиям товарного рынка. [2] 1.1 Понятие коммерческой информации Информация (лат. - information) - сообщение о чем-либо. Коммерческая информация - это сведения о сложившейся ситуации на рынке различных товаров и услуг. Сюда относят количественные и качественные показатели торговой деятельности фирмы (коммерческой структуры, торгового предприятия и т. п.), различные сведения и данные о коммерческой деятельности (цены, поставщики, конкуренты, условия поставок, расчеты, ассортимент товаров и др.). Назначение коммерческой информации состоит в том, что она позволяет торговым организациям (предприятиям) проводить анализ своей коммерческой деятельности, планировать ее, осуществлять контроль за результатами этой деятельности (эффективностью работы). Коммерсанту для успешной работы необходима как воздух коммерческая информация. Ему нужна постоянная информация о клиентах, конкурентах, дилерах (дельцах-посредниках). Оперативные данные для анализа, планирования, контроля. Рыночная ситуация постоянно меняется или может измениться в любую минуту. И если не налажено непрерывное поступление (обновление) информационных данных, фирма может вовремя не отреагировать на те или иные изменения (перемены), а значит, не избежать самых неприятных последствий. Тот, кто владеет информацией, действует, что называется, с открытыми глазами и способен как предвидеть неожиданности, так и противостоять им. Любой коммерсант западной фирмы, прежде чем ответить на вопрос “Каково положение конкретного товара на рынке?”, обратится к базе данных об этом товаре, занесенной в компьютер (интернет), к которому он имеет постоянный доступ. Информация о товаре непрерывно пополняется вновь поступившими сведениями, поэтому нет опасности получить устаревшие данные. [1] Изм. Лист № докум. Подпись Дата Лист 6 ЭиЕД 000000.020 ПЗ 1.2 Понятие коммерческой тайны Что такое коммерческая тайна? Видимо, всем известно понятие государственной (военной) тайны. Во всем мире под государственной тайной понимают сведения, относящиеся к внешней политике, обороне, национальной безопасности. В советский период содержание государственной тайны было очень расширено - от здоровья руководителей партии и государства до рецептуры хлеба и вареной колбасы. На многих ведомственных документах существовал гриф “Для служебного пользования”. Сейчас в условиях рыночной экономики такого грифа в большинстве случаев нет, однако появилось понятие - коммерческая тайна, что означает ограничение прав на определенную информацию для юридических и физических лиц, являющихся конкурентами. Коммерческая тайна - явление, присущее только рыночной, капиталистической экономике. Не случайно один из первых декретов В. И. Ленина был декрет об отмене коммерческой тайны. В условиях конкурентной борьбы коммерческая тайна - эффективное средство повышения конкурентоспособности продукции и услуг. Итак, что такое коммерческая тайна? Исходя из выше изложенного, ей можно дать следующее определение: “Преднамеренно скрываемые по коммерческим соображениям экономические, технические, организационные и прочие данные и сведения о различных сторонах и сферах хозяйственной деятельности фирмы, охрана которых обусловлена интересами конкуренции и возможной угрозой экономической безопасности фирмы (предприятия)”. Коммерческая тайна возникает тогда, когда она представляет интерес для конкурентов. В отличие от государственной тайны коммерческая тайна не определена конкретным перечнем, поскольку она всегда разная применительно к разным предприятиям или фирмам. В законодательстве России понятие коммерческой тайны появилось в 1990 г. в тексте Закона о предприятиях и предпринимательской деятельности. Позднее в 1994 г. в п. 1 ст. 139 Гражданского кодекса РФ (далее - ГК РФ) “Служебная и коммерческая тайна” было дано определение информации, составляющей служебную или коммерческую тайну. Наиболее полно и развернуто в правовом отношении коммерческая тайна получила изложение в Федеральном законе от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ “О коммерческой тайне”. Положения настоящего Федерального закона распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована. Дальнейшее развитие положение о коммерческой тайне получили в IV части ГК РФ. Этому посвящена гл. 75 “Право на секрет производства (ноу-хау)”. Изм. Лист № докум. Подпись Дата Лист 7 ЭиЕД 000000.020 ПЗ Секретом производства (ноу-хау) признаются сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны. Обладателю секрета производства принадлежит исключительное право использования его в соответствии со ст. 1229 ГК РФ. Он может распоряжаться указанным исключительным правом. Информация, составляющая коммерческую тайну, полученная от ее обладателя на основании договора или другом законном основании, считается полученной законным способом. Разглашение коммерческой тайны может ухудшить экономическое положение предприятия или фирмы. Чтобы этого не произошло, следует перевести такую информацию в разряд охраняемой. Это делается приказом руководителя фирмы, в котором перечисляются сведения, относящиеся к коммерческой тайне. При засекречивании сведений, относящихся к коммерческой тайне, следует руководствоваться следующим: 1. При засекречивании информации надо исходить из принципа экономической выгоды и безопасности фирмы. Причем, объявляя ту или иную информацию коммерческой тайной, важно соблюсти золотую середину. Чрезмерное засекречивание деятельности фирмы может обернуться потерей прибылей, так как условия рынка требуют широкой рекламы производимой продукции и услуг. Те же результаты может вызвать пренебрежительное отношение к коммерческой тайне, так как рынок - это всегда конкуренция. Американские предприниматели считают, что утрата 20% информации приводит к разорению фирмы в течение месяца в 60 случаях из 100. 2. Информация типа ноу-хау, безусловно, должна быть отнесена к разряду коммерческой тайны. Ее надо охранять и от собственного персонала, ибо всегда существует опасность, что тот или иной сотрудник уволится и устроится на работу в конкурирующую фирму. Сведения же, которыми он владеет, не могут быть у него изъяты. За рубежом существует практика подписания с сотрудником соглашения, по которому ему после увольнения запрещается работать в конкурирующей фирме. Правда, такого рода соглашения действуют лишь в течение определенного срока после расторжения договора о найме. Кроме того, во время действия подобного ограничения этому лицу должно выплачиваться вознаграждение. В российской практике такие соглашения пока неизвестны. Изм. Лист № докум. Подпись Дата Лист 8 ЭиЕД 000000.020 ПЗ 3. Информация о рационализаторском предложении, изобретении и т. п., находящихся на стадии разработки, несомненно, относится к коммерческой тайне. Рационализаторское предложение даже после его оформления и выдачи авторского свидетельства может оставаться коммерческой тайной, поскольку представляет собой техническое решение задачи, новое для данной фирмы. Изобретение после выдачи на него патента имеет специальную правовую охрану и поэтому не нуждается в защите путем отнесения к коммерческой тайне. Другое дело, если по соглашению с автором изобретения фирма примет решение не подавать заявку в Роспатент России. Тогда охрана информации полностью возлагается на фирму. Следует подчеркнуть, что решение не подавать заявку на изобретение, на патентоспособное техническое решение возможно только по договоренности с автором, так как по существующему правилу, если работодатель в течение трех месяцев с момента уведомления его автором о сделанном изобретении не подаст заявку на него, автор вправе сам подать заявку и получить патент. 4. Особое внимание следует уделить охране договоров, заключаемых предприятием. Большая их часть, безусловно, относится к коммерческой тайне. Причем в определенных случаях охране подлежит не только текст договора, но и сам факт его заключения. Руководитель фирмы должен установить строгий порядок хранения первых экземпляров договоров и работы с ними. Их следует хранить в определенном месте у ответственного лица и выдавать только под расписку с письменного разрешения руководителя фирмы. На лица, ответственные за хранение договоров и работу с ними, возлагается персональная ответственность за утерю договоров или утечку информации из них. Все это необходимо потому, что деятельность коммерческих структур строится в большей степени на договорных началах и конкурент или партнер по переговорам, обладая информацией в этой сфере, может составить довольно полную картину производственного и финансового положения фирмы. Пропажа (похищение) первых экземпляров договоров ведет к значительным затруднениям и даже невозможности доказать те или иные положения при возникновении спора и его разрешении в судебном порядке. При подписании договора рекомендуется, чтобы представители сторон ставили подписи не только в конце договора, но и на каждом листе во избежание замены одного текста другим. [1] Итак, что же относится к коммерческой тайне и требует защиты от утечки информации и ее похищения? Деловая информация: - финансовые сведения; - данные о цене (стоимости) продукции и услуг, технологии; - деловые планы и планы производства новой продукции; - списки клиентов и продавцов, контракты, преференции и планы; - информация о маркетинге; |