Управлен. снабжением и сбытом. Сущность и содержание информационного обеспечения 4 Понятие коммерческой информации 5
 Скачать 318.63 Kb.
|
|
Среднегодовую стоимость оборотного капитала определяем по формуле средней простой арифметической на основании данных бухгалтерского баланса. Среднегодовая стоимость оборотного капитала снизилась на протяжении анализируемого периода с 4726 тыс. руб. до 4548 тыс. руб. в 2015 году по сравнению с 2014 годом. Коэффициент оборачиваемости определяется делением объема реализации продукции на средний остаток оборотных средств на предприятии. Длительность одного оборота в днях находится делением количества дней в периоде (360дней) на коэффициент оборачиваемости. В 2014 году оборачиваемость оборотного капитала составила 2,3 оборотов в год (продолжительность оборота - 156,52 дней), в 2015 году один оборот совершался за 137,29 дней (коэффициент оборачиваемости - 2,62 оборотов в год). Таким образом, деятельность ООО «Комплект» за период 2014 - 2015 гг. характеризуется ростом выручки от продаж, ростом рентабельности продаж, ростом рентабельности основных и оборотных средств, увеличением коэффициента оборачиваемости оборотного капитала, фондоотдачи и производительности труда. В целом по данным приведенным выше можно сделать вывод, что за исследуемый период с 2014 по 2015 гг. предприятие ООО «Комплект» имеет стойкий экономический рост, что характеризует правильность выбранной политики управления, и экономической стабильности предприятия. 3 Совершенствование управлением информационными потоками 3.1 Характеристика информационных потоков. Информационными потоками называют физические перемещения информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Какое либо изменение информации не рассматривается в качестве информационных потоков. Система информационных потоков - это совокупность всех физических перемещений информации. Такая система дает возможность осуществить какой-либо процесс и реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков - это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность. Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками - максимальная оптимизация работы предприятия.  Рисунок 1 - Виды информационных потоков Управлять информационным потоком можно следующим образом:
Информационный поток измеряется количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами, килобайтами и мегабайтами. В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также:
Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение. Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда. Информация, используемая как элемент управления или предмет управленческого труда, обязательно должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния. Таким образом, информационное обеспечение - это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства. Информация, собираемая в центре системы контроллинга, обеспечивающему информационно – аналитическую поддержку процессов решений для оптимизации управления предприятием и прописывающему последовательность действий в системе менеджмента, должна отвечать ряду обязательных требований:
Собирание плановой, а так же фактической информации, как правило, происходит один раз в месяц, если ее собирать раз в неделю, то служба контроля не будет успевать обрабатывать информацию и сводить все данные по предприятию. Для избежания этой проблемы целесообразно автоматизировать работу системы контроллинга. При характеристике информационной системы, как правило, исследуются передвижение различных информационных потоков, а так же их интенсивность и постоянность, различные виды алгоритмов преобразования информации и соответствующая этим условиям в данный момент схема документооборота. Решения являются идеальным описанием желаемого состояния объекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляется, опосредовано, в деятельности объекта, на который данное решение направлено. Во время создания информационного обеспечения, следует ориентироваться на усредненную и выровненную потребность в специальной информации руководителей и специалистов. Стоит заметить, что особое место здесь занимает тип информации связанный с управлением, в которой будут отражены прогрессивные приемы и методы организации управления. В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную, выполняющую роль нормативно-справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию. Процесс формирования информационного обеспечения включает несколько этапов:
Порядок формирования определяет подход к анализу состава информации. Организация информации в значительной степени предопределяет порядок ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования. Четкая организация банков данных позволяет более полно обосновать направления движения, интенсивность потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения 3.2 Защита коммерческой информации Коммерческая информация торгового предприятия подлежит защите от возможных посягательств со стороны конкурентов. Вероятность утечки коммерческой информации особенно велика в условиях рыночного хозяйствования, что ведет к ослаблению торгово-коммерческих позиций и не исключает даже возможности разорения торгового предприятия. Чтобы этого не произошло, сведения, относящиеся к коммерческой тайне, переводятся в рязряд охраняемых. Согласно статье 139 Гражданского кодекса Российской Федерации: «информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицом, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности». Защита коммерческой информации обеспечивается, прежде всего, администрацией торгового предприятия. Она должна упорядочить и организовать безопасное движение информации, а также разработать мероприятия по ее сохранению. К сожалению, у нас не разработан окончательно механизм защиты и сохранности коммерческой информации конфиденциального характера, исключающий ее утечку и хищение. Поэтому приходится опираться на зарубежный опыт. Американские предприниматели считают, что утрата 20% засекреченной коммерческой информации приводит к разорению фирмы на протяжении месяца. В США, Германии, Франции и других западных странах главная роль в обеспечении защиты информации принадлежит самим фирмам, которые строятся на правовой основе. В Германии действует Закон о недобросовестной информационной конкуренции, устанавливающий уголовную ответственность за выдачу коммерческой и производственной тайны посторонним лицам. К коммерческой тайне в этой стране относятся: состояние рынков сбыта, торговые отношения, сведения о поставщиках и потребителях, размер товарооборота, прибыли и др. В Японии бизнес менее всего страдает от утечки информации. Решение о том, какую информацию нужно защищать, в каждой компании устанавливается на основе экономического расчета. Здесь не существует законов и нормативных актов, предусматривающих ответственность за разглашение коммерческих сведений. Вопросы, касающиеся запрещения передачи информации, решаются департаментом кадров компании, на который возлагается соблюдение режима секретности. В стране существует система пожизненного найма. У работников воспитывают чувство преданности своей компании, что служит сдерживающим фактором нежелательных действий. Руководитель компании Бопу Акио Морита отмечает, что когда нет преданности, которая приходит с долгосрочной занятостью, невозможно положить конец утечкам информации и воровству, от которых страдает бизнес на Западе. [2] Сведениями, относящимися к разряду коммерческой тайны торгового предприятия, являются: - коммерческие данные конфиденциального характера; - ценообразование и стоимостные показатели на закупаемую и реализуемую продукцию; - планы коммерческой и хозяйственной деятельности; - обязательства и контрактные соглашения с субъектами рынка; - информация, касающаяся коммерческих нововведений; - информационный процесс и коммерческие сведения, накопленные в компьютерах. Коммерческие данные - это составная часть документооборота предприятия. Они являются неотъемлемой служебной принадлежностью исполнителей и становятся их достоянием. Все это в какой-то мере не способствует безопасности в использовании информации. Зарубежный опыт показывает, что одни административные меры не гарантируют защиту коммерческой информации. Однако, не отказываясь от административного воздействия, можно совместить его с вовлечением в процесс защиты информации и коллектива фирмы. Руководители фирм считают, что надежность и сохранность информации во многом зависят от расстановки и воспитания кадров. Таким образом, в организации определенное внимание должно отводиться работе с кадрами. И такую позицию следует занимать с момента приема сотрудников на работу. Для этого их знакомят с применяемой системой обеспечения безопасности и защиты информации на предприятии. Немаловажное значение имеет ограниченный доступ к конфиденциальной информации: исполнителям предоставляется возможность пользоваться только той информацией, которая необходима им для выполнения служебных обязанностей. При работе с документами, представляющими коммерческую тайну, следует соблюдать определенные правила: - разработка инструкций об использовании защищаемой информации; - назначение ответственных лиц за делопроизводство; - строгий контроль за допуском работников к служебной документации; - принятие работниками письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны; - стимулирование и поощрение исполнителей, имеющих дело с информацией, представляющей коммерческую тайну; - внедрение автоматизированной технологии защиты коммерческих сведений; - повседневный контроль со стороны администрации предприятия за обеспечением безопасности использования конфиденциальной документации. Информация, содержащая коммерческую тайну, в зависимости от степени ее секретности подлежит разделению с указанием соответствующего грифа секретности. [4] 3.3 Мероприятия по совершенствованию системы управления информационными потоками Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих. Одна из главных задач владельца небольшой фирмы - опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами - и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология. Из представленного ниже рисунка видно что два сбытовых подразделения остаются без связи на целый рабочий день. Обмен информацией с отдаленными филиалами осуществляется путем переноса носителя от базы к базе вручную, а не автоматически, что затрудняет работу предприятия (работа в слепую). Менеджеры отдаленных филиалов не видят новых поступлений товара на центральный склад. Тем самым не владеют информацией ассортимента, что ведет к ложному информированию клиентов, и завышению сроков поступления товара в реализацию. Эта проблема имеет и обратную сторону, при оформлении заказов поставщикам нет реальной картины складских остатков по предприятию. Директор ООО Комплект Бухгалтер Директор по коммерческой части Филиал Магазин №2 Филиал Магазин №1 Оптово-розничный магазин 1.Старший менеджер 2.Менеджер 3.Зав. склад 4.Работник склада 2чел. Всего:5 человек 1.Старший менеджер 2.Менеджер 3.Зав. склад 4.Работник склада Всего:4 человек 1.Старший менеджер 2.Менеджер 3.Зав. склад 4.Работник склада Всего:4 человек
Рисунок 2 - Внутренние связи предприятия. Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит: - Снизить административные накладные расходы - Повысить производительность труда - Рационализировать ведение дел - Снизить затраты на аппаратные средства. Оказалось, что одним из ключевых факторов, который может оказать существенное влияние на конкурентоспособность предложения компании, является отсутствие очередей и быстрота обслуживания, достоверная информация о наличии товара, получение требуемого в срок. Для решения данной проблемы хочу предложить следующее. Связать в единую сеть: центральный офис, магазин №1, магазин №2. Во всех точках нашей будущей сети существует точка узла связи для телефонных аппаратов с подключением к сетям интернет по средствам ADSL. Установка на предприятии главного компьютера (сервера) для формирования единой базы предприятия в будущем. Организовать на предприятии IT отдел. IT - отдел занимается технической поддержкой сотрудников фирмы, закупкой оборудования, внедрением новых информационных технологий. Целью отдела является обеспечить соответствие информационной системы требованиям рынка, обеспечить сохранность, защиту информации и бесперебойную работу всего оборудования. Создать должность системного администратора. Электронная система документоброта должна создать в организации единое документированное информационное пространство, дающее пользователям средства для повышения эффективности управления и совместной работы над документами в рамках их компетенции в режиме реального времени. |