Основы делопроизводства. Вопросы к экзамену. Вопросы к экзамену по дисциплине основы делопроизводства
 Скачать 273 Kb.
|
|
ВОПРОСЫ К ЭКЗАМЕНУ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА» 5. Современное состояние системы управления и делопроизводства и пути его совершенствования. Происшедшие события 1917 года привели к полному слому государственного аппарата и зарождению принципиально новых устоев в сфере управления и делопроизводства в частности. Фактически от власти были отстранены помещики, дворяне, купечество. Для работы в советских учреждениях были привлечены люди (рабочие, солдаты и т.д.), не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился. На своих местах оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую власть. Общественно-политическая и научная жизнь России 20-х гг. изобилует противоречиями. С одной стороны, пресекается деятельность видных ученных, с другой – активно и успешно работает несколько вполне самостоятельных школ управленческой мысли (Гостев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А. и др.). Организуются исследования в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства, выходят важные нормативно-методические документы в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ), создается целая сеть общественных организаций, институтов и лабораторий. Для координации работы по НОТ в масштабах страны в декабре 1923 г. образован Совет НОТ, производства и управления, 1 января 1925 г. – Оргстрой, в феврале 1926 г. – Государственный институт техники управления (ИТУ). В 1931 г. ИТУ изданы «Общие правила документации и документооборота», где аккумулирован передовой практический опыт, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Основным исполнительным органом должен стать секретариат. К сожалению, «Правила» не были доработаны по отзывам учреждений. ИТУ ликвидировали в 1932 г. Кабинетом стандартизации ИТУ разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизовались материалы в делопроизводстве – бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п. В июле 1918 г. сформированы центральные и местные органы статистики. В декабре 1926 г. проведена Всесоюзная перепись населения. В бухгалтерской документации широко используется опыт царской России и западноевропейских стран. Конституция 1936г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов. Эти нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти. Отсутствие единого методического центра по координированию работ в области и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций потребовали решения проблемы концентрации научных сил и организационного оформления. В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. Однако практической реализации выдвинутой совещанием программы помешала Великая отечественная война. Вопросы документационного обеспечения управления после окончания войны были оттеснены на второй план. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления произошло в начале 60-х гг. Особенно остро отставание нашей страны по управлению выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математической базы привели к внедрению развитых стран Запада управленческой деятельности новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса». Но это не умаляет достижений отечественной науки в области управления. В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и административно-управленческого аппарата. В 1966 г. учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). В 1988 г. утверждена новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), созданы новые ГОСТы на управленческие документы и на унифицированные системы документации. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов. 6. Истоки официально-делового стиля и его специфика. Официально-деловой стиль обслуживает правовые отношения между гражданами и государством и применяется в различных документах – от государственных актов и международных договоров до деловой переписки. Важнейшие функции этого стиля – сообщение и воздействие – реализуются в таких официальных документах, как законы, постановления, указы, приказы, договоры, соглашения, деловая переписка, заявления, расписка и др. Этот стиль называют еще административным, так как он обслуживает сферу официальных, деловых отношений, область права и государственной политики. Другое его название – деловая речь – свидетельствует о том, что этот стиль – самый древний из книжных стилей, его истоки – в деловой речи эпохи Киевского государства, в котором юридические документы (договоры, «Русская правда», различные грамоты) создавались уже в Х веке. Официально-деловой стиль выделяется среди других книжных стилей своей стабильностью, замкнутостью и стандартизованностью. Несмотря на большое разнообразие деловых документов, их язык строго подчиняется требованиям официально-делового изложения: точность формулировок правовых норм и необходимость абсолютной адекватности их понимания, состав обязательных элементов оформления документа, обеспечивающих его юридическую правомочность, стандартизованный характер изложения, устойчивые формы расположения материала в определенной логической последовательности и т.д. Для всех форм делового письма обязательно строгое соответствие литературной норме на всех языковых уровнях: недопустимо использование лексико-фразеологических средств разговорного, просторечного характера, диалектных, профессионально-жаргонных слов; нелитературных вариантов словоизменения и словообразования; разговорных синтаксических конструкций. Официально-деловой стиль не приемлет экспрессивных элементов: оценочной лексики, высоких или сниженных слов (шутливых, иронических), образных выражений. Важнейшее требование к языку документа – объективность и бесстрастность изложения фактов. Официально-деловой стиль функционирует преимущественно в письменной форме, однако не исключается и его устная форма – выступления государственных и общественных деятелей на торжественных собраниях, заседаниях, приемах. Устную форму деловой речи характеризуют полный стиль произношения, особая выразительность интонации, логические ударения. Выступающий может допустить некую эмоциональную приподнятость речи, даже вкрапление иностилевых языковых средств, не нарушая, однако, литературной нормы. Недопустимы неправильные ударения, нелитературное произношение. Укажем на общие черты официально-деловой речи. Для лексики официальной речи характерно широкое использование тематически обусловленных специальных слов и терминов (юридических, дипломатических, военных, бухгалтерских, спортивных и т.д.). Стремление к краткости обусловливает обращение к аббревиатурам, сложносокращенным наименованиям государственных органов, учреждений, организаций, обществ, партий и т.п. (Совбез, ВДВ, МЧС, ВВС, НИИ, ДЭЗ, ЛДПР, ЯЗ, ЧП, СНГ, ГВМУ МО РФ, Минфин, Минздрав), а также к сокращениям (неликвид, нал (черный), федерал и т.п.). Как видно из примеров, в числе их немало новых слов, эта часть лексики постоянно обновляется, пополняется. Деловые тексты отличаются употреблением слов и выражений, не принятых в иных стилях (вышеуказанный, нижеследующий, вышеперечисленный, надлежащий, воспрещается, мера пресечения, содеянное, наказуемость и т.п.). К ним (вносятся устойчивые словосочетания: кассационная жалоба, акт гражданского (состояния), акт неповиновения, подписка о невыезде и др. Регулярное употребление таких слов и выражений, не имеющих синонимов, способствует точности речи, исключает инотолкования. 9. Лексические признаки официально-делового стиля речи. Лексическая (словарная) система официально-делового стиля, кроме общекнижных и нейтральных слов, включает: 1) языковые штампы (канцеляризмы, клише): ставить вопрос, на основании решения, входящие-исходящие документы, контроль за исполнением возложить, по истечении срока. 2) профессиональную терминологию: недоимка, алиби, черный нал, теневой бизнес; 3) архаизмы: оным удостоверяю, сей документ. В официально-деловом стиле недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях, а синонимы употребляются крайне редко и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение = поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ = амортизация, ассигнование = субсидирование и др. Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, вследствие чего ее лексика предельно обобщена. В официальном документе предпочтение отдается родовым понятиям, например: прибыть (вместо приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное средство (вместо автобус, самолет, «Жигули» и т.д.), населенный пункт (вместо деревня, город, село и т.д.) и др. Официально-деловая речь обнаруживает тяготение к предельно-обобщенной в семантическом отношении лексике, где устранено все остро-своеобразное, конкретное, неповторимое, а на передний план выдвинуто типичное. Для официального документа важна не живая плоть данного явления, а его «юридическая» сущность. Официально-деловая речь отдает предпочтение родовым обозначениям с широкой и бедной семантикой, с ограниченным числом семантических признаков: помещение (ср.: квартира, цех, ангар, вестибюль, кров, обитель, апартаменты), лицо (ср.: индивид, персона, мужчина, девушка, парень, малый, хозяин, жилец, прохожий), родитель (ср.: мать, отец, папаша, матушка, предок), военнослужащий (ср.: солдат, генерал-лейтенант, артиллерист, новобранец, вояка, служивый, морячок), взыскание (ср.: выговор, штраф, арест, нагоняй, выволочка), прибыть (ср.: прийти, приехать, приплыть, прискакать, ввалиться, нагрянуть, припожаловать) и другие. 10. Словообразовательные черты официально-делового стиля. Из словообразовательных моделей существительных широко представлены отглагольные образования, в том числе на -ние иногда с префиксом и не-: несоблюдение, непризнание, решение, исполнение. Например: Дети, оставшиеся без попечения родителей и находящиеся в воспитательных учреждениях, лечебных учреждениях, учреждениях социальной защиты населения и других аналогичных учреждениях, имеют право на: содержание, воспитание, образование, всестороннее развитие, уважение их человеческого достоинства, обеспечение их интересов... (Семейный Кодекс РФ, стр. 149). Нанизывание существительных с суффиксом -ние может считаться яркой приметой официально-делового стиля: Приготовлением к преступлению признается приискание и приспособление средств или орудий или умышленное создание условий для совершения преступлений... Чрезвычайно характерными для официальной речи являются способы композитивного словообразования – осново- и словосложение, сращение, в результате чего в лексиконе делового языка дву- (и более) корневые образования представлены очень пространной коллекцией: бракосочетание, правонарушение, налогообложение, землепользование, пассажироперевозки, нетрудоспособность, квартиросъемщик, квартиросдатчик, дачевладелец, бумагодержатель, культурно-зрелищный, материально-технический, ремонтно-строительный, административно-хозяйственный, осенне-зимний, хлебобулочный, квартиропосреднический, наукоемкий, транс портонасыщенный, низкооплачиваемый, малообеспеченный, человеко-рубль, суда-сутки, пассажиро-место-миля и многие другие. Пристрастие делового стиля к сложным словам легко объяснимо: они прозрачны по строению и смыслу, обладают идиоматическими эффектами. В еще большей мере потребности в семантически ясных наименованиях отвечает словосочетание, число созданных этим способом наименований в официально-деловом стиле насчитывает многие тысячи единиц: транспортные средства, заработная плата, должностное лицо, кондитерские изделия, ценные бумаги, проездной документ, приемный пункт, исполнительный комитет, безналичный расчет, трудовое увечье, телесное повреждение, места общего пользования, профессиональное заболевание, предприятие общественного питания, товары повышенного спроса, обучение без отрыва от производства, право на отдых, ордер на обыск, понижение в должности, поражение в правах.... С особой наглядностью удобство «аналитических» моделей выражено в составляющей гигантский пласт официальных наименований номенклатуре учреждений, профессий, должностей и т.п.: главный научный сотрудник, заместитель командира полка по инженерной службе, Московский государственный университет, Санкт-Петербургский государственный горный институт (технический университет). Закавказская железная дорога, Волынский завод бытовой химии, депутат Государственной Думы... 13. Номенклатура дел, содержание, использование. Документы организации должны храниться в установленном порядке. Такой порядок может быть обеспечен только при наличии грамотной и четкой систематизации документов. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их группировка в дела. Дело – это совокупность документов, или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку. Порядок распределения документов в дела называется номенклатурой дел. Это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатуры дел бывают: типовые (содержащие унифицированные заголовки дел, образующихся в делопроизводстве однородных учреждений); примерные (устанавливающие примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве) и конкретные. Типовые и примерные являются методическими пособиями и используются при составлении номенклатур дел конкретных организаций. По своей сути номенклатура дел – это классификатор дел, в которые группируются исполненные документы. С ее помощью обеспечивается сохранность и облегчается поиск документов. Она является также учетным документом для дел временного (до 10 лет) хранения. номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям (для больших организаций, и первым разделом должна идти служба документационного обеспечения – ДОУ, потому что именно в этой службе создаются и хранятся документы, фиксирующие распорядительную деятельность руководства) или направлениям деятельности фирмы (для небольших организаций разделы: организационно-распорядительная деятельность; планово-отчетная; производственная; коммерческая; маркетинг; деятельность по обеспечению безопасности; справочно-информационная; финансовая; общественная; управление персоналом и др. ). Любой, созданный или полученный в организации, документ должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он помещается. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел должно иметь индекс (номер), который состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах раздела (графа 1). Заголовок дела (графа 2) должен кратко отражать содержание и состав документов дела. Заголовок состоит из следующих элементов: название вида дела или документа; автор документа (название организации или структурного подразделения); краткое содержание документов дела; название адресата (корреспондента) документа; название местности, с которым связано содержание документа; даты (период), к которым относится содержание документов дела; указания на копийность документов. Не каждое дело будет содержать полный набор этих элементов – это зависит от характера документов, собранных в одном деле. Внутри номенклатуры дел заголовки располагаются по степени их важности: сначала организационно-распорядительная документация – приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. При этом заголовки дел, содержащих распоряжения вышестоящих организаций, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя собственной организации. Далее – заголовки дел с плановыми и отчетными документами. Кадровые документы располагаются в конце. А после них идут заголовки дел для группировки документов общественных подразделений (например, профсоюзного комитета). В номенклатуре дел на основе перечней документов устанавливаются сроки хранения (графа 4) документов. Сроки можно изменять, но только в сторону их увеличения. Номенклатура дел организации состоит из номенклатур дел ее структурных подразделений (или направлений деятельности). К номенклатуре дел создается научно-справочный аппарат: оглавление, список принятых сокращений, список перечней документов для определения сроков хранения документов и т.д. первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй используется этой службой как рабочий экземпляр, третий передается в ведомственный архив как учетный документ, четвертый – в государственный архив. Целесообразно наряду с бумажной формой номенклатуры дел иметь и ее электронный вариант. При помещении в дело первого документа в номенклатуре, в графе «Примечания», делается отметка о заведении дела. В процессе работы по формированию дел их заголовки уточняются. При появлении документов, не предусмотренных номенклатурой, в нее включаются новые заголовки дел. В одно дело можно включать до 250 листов. Если число документов больше, заводится второй том дела и делается соответствующая отметка в графе 3. Номенклатура дел используется в справочно-информационной работе, на ее основе осуществляется поиск документов и дел. Для этого удобнее электронная форма. По окончании года составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно по постоянному и временному срокам хранения. Номенклатура дел (приложение 6: «Номенклатура дел на 2007 год» Отдела общего и профессионального образования администрации Новосильского района Орловской области) – это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она является основой для составления описей дел для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Она согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае структурных изменений разрабатывается новая номенклатура дел. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации и ее структурных подразделениях (если их несколько – составляется сводная номенклатура дел), штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов и указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.). В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела (обозначается арабскими цифрами: 02-03) состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок их расположения внутри разделов и подразделов определяется степенью важности документов, составляющих дело и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (постановления, приказы вышестоящих организаций), потом плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Неконкретные формулировки, вводные слова и сложные синтаксические обороты недопустимы. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей) – заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются сроки хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. Если срок хранения документов не предусмотрен типовой или ведомственной номенклатурой дел, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В графе 5 «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию и т.д. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. |